«Федеральная архивная служба России ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД) ...»

КНИГА

учета поступления и выбытия документов

Том N__________

Начат __________

Окончен ________

Формат A3 (297 x 420 мм)

Форма титульного листа книга учета поступления и выбытия документов

N п/п

Дата пос- тупле-ния

Наименование организации (структурного подразделения,

Название, номер и дата документа, по которому

Название и номер фонда, описи

Крайние даты поступивших или выбывших документов,

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, документов, листов

Приме- чание

или

лица, архива), от

поступили

поступивших

включенных

Кол-во дел

Кол-во дел

выбы- тия доку- ментов

которой поступили (или выбыли) документы

или выбыли документы

или выбывших документов

в опись

пос- тоян- ного хране- ния

вре- мен- ного (свы- ше 10 лет)

по лично- му составу

пос- тоян- ного хране- ния

вре- мен- ного хране- ния

по лично- му составу

посту- пило

выбы- ло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Итого в ________ году поступило			ед. хр. {для аудиовидеодокументов - + ед. уч.), в том числе:
		(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло				ед. учета (+ документов, листов), в том числе:
	(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись	Подпись	Расшифровка подписи
Заведующий архивом	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат A3 (297 x 420 мм)

Приложение 25 к п.6.3.3

Наименование организации

СПИСОК ФОНДОВ

Toм N ___________

Начат __________

Окончен ________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа списка фондов

N	Название	Дата первого	Отметка о выбытии фонда
фонда	фонда	поступления документов фонда	Куда выбыл	Дата и N документа, на основании которого выбыл	Примечание
1	2	3	4	5	6

На 01.01. _________ года в список включены фонды с N __________ по N __________.
Всего хранится в архиве			фондов, из них:
	(цифрами и прописью)
		содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)

Номера свободные:
Наименование должности работника архива, составившего годовую
итоговую запись	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма списка фондов

Приложение 26 к п. 6.3.3

Наименование организации

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Начат ___________

Окончен __________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа реестра описей

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Кол-во дел в описи			Крайние	Количество	Количество	Примечание
				постоянно- го хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу	даты	листов в описи	экземпляров описи
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Всего хранится в архиве							описей, из них постоянного
			(цифрами и прописью)
хранения				, временного хранения (свыше 10 лет)				,
	(цифрами и прописью)					(цифрами и прописью)
по личному составу					.
		(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
архива организации, составившего реестр описей	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма реестра описей

Приложение 27 к п.6.3.3

(Наименование организации)

(Название архива организации)

КНИГА

учета поступления и выбытия

страхового фонда и фонда пользования

Том N ____________

Начат ____________

Окончен __________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования

N п/п	Дата пос- тупле- ния	Назва- ние и N, дата доку-	Дата копи- рования	Номера фон- дов	Номера описей	Кол-во, ед. хр. под- лин-	Сведения о страховом фонде (кол-во ед. хр.)		Сведения о фонде пользования (кол-во ед. хр.)		Приме- чание
	или выбы- тия ед. хр. СФ	мента, по кото- рому посту- пили или выбы- ли ед. хр. СФ				ников, вклю- чен- ных в еди- ницу хране- ния стра- хового фонда	посту- пило	выбы- ло	посту- пило	выбы- ло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого поступило в _____ году							ед. хр. страхового
				(цифрами и прописью)
фонда,						ед. хр. фонда пользования;
		(цифрами и прописью)
выбыло						ед. хр. страхового фонда
			(цифрами и прописью)
и					ед. хр. фонда пользования.
	(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего годовую итоговую запись	Подпись	Расшифровка подписи
Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования

Приложение 28 к п.6.3.3

Гриф ограничения допуска

Наименование государственного архива*

________________

* Заполняется в государственном архиве.

ОПИСЬ N _____

страхового фонда

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа описи страхового фонда

	УТВЕРЖДАЮ
	Наименование должности руководителя организации
	Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

N ед. хр. страхово- го фонда	Дата копиро- вания	Кол-во кадров в ед. хр.	Кол-во дел, включенных в ед. хр.	Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда			Приме- чание
	документов	страхо- вого фонда		Номера фондов	Номера описей	Номера ед. хр.
1	2	3	4	5	6	7	8

Всего на 01.01____ года в опись включено
				(цифрами и прописью)
ед. хр., с N ________ по N ________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
					кадров м/ф страхового фонда
(цифрами и прописью)
скопировано						ед. хр.
	(цифрами и прописью)

Наименование должности работника архива,
составившего итоговую запись	Подпись	Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО	УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации	Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ___________	от ___________ N ___________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи страхового фонда

Приложение 29 к п.6.3.3

Кому представляется
		(наименование и адрес получателя)
Кем представляется
	(наименование и адрес отчитывающейся организации)
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 20__ года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв.м)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код	Количество единиц хранения
	строки		крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверхуста- новлен- ного срока	Образу- ется в год дел
		всего			всего	крайние даты
			нача- льная	конеч- ная		нача- льная	конеч- ная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников
301

"__" __________ 20__ года.

Руководитель организации, предприятия
	(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.

- Отопление: центральное, печное, отсутствует.

- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

- Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

- Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

- Читальный зал: есть, нет.

- Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Формат A3 (297 x 420 мм)

Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Приложение 30 к п.6.3.3

Кому представляется
		(наименование и адрес получателя)
Кем представляется
	(наименование и адрес отчитывающейся организации)
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

организации, хранящей документы отраслевого фонда

	(название отраслевого фонда)
на 1 декабря 20__ года

1. Сведения о хранилищах

Код строки	Количество хранилищ	Площадь хранилищ	Степень загруженности (%)
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код	Кол-во	Крайние даты		Количество	Объем
	стро- ки	ед. хр.	началь- ная	конеч- ная	баз данных	записанной информации (Мбайт)
А	Б	1	2	3	4	5
Научно-техническая документация	201				-	-
Фотодокументы	202				-	-
Документы на машинных носителях	203
Другие документы	204				-	-

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников
А	1
301

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.

- Отопление: центральное, печное, отсутствует.

- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

- Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

- Сигнализация: пожарная: есть, нет, охранная: есть, нет.

- Читальный зал: есть, нет.

- Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Примечание. В строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и отпечатанных позитивов.

"__" ________ 20__ г.

Руководитель организации,
предприятия		Расшифровка подписи
	(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя

Формат A3 (297 x 420 мм)

Форма паспорта организации, хранящей документы отраслевого фонда

Приложение 31 к п.6.3.5

Учетная карточка единицы учета

электронных документов (ЭД)

Фонд N ________ Опись N ________ Ед. учета ________

Наименование организации/ подразделения, от которых поступили документы	Заголовок единицы учета	N единиц хранения	Отметка о наличии копии ЭД	Дата поступления
Формат	Вид носителя	Объем (Мбайт)	Количество записей для БД	Дата создания
Срок хранения	Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)	Примечание		Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(лицевая сторона)

Вид работы (перезапись, миграции)	N акта миграций и перезаписи	Дата	Новый формат	Объем (Мбайт)	Вид носителя	N единиц хранения	Подпись лица, внесшего запись

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(оборотная сторона)

Приложение 32 к п.6.3.5

Наименование организации				УТВЕРЖДАЮ
Акт				Наименование должности
________ N ________				руководителя организации
	(место составления)			Подпись	Расшифровка подписи
о миграции и перезаписи электронных документов				Дата

Фонд N
(название фонда)

Опись N	Единица учета N
1	2

Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:
Формат
Объем (Мбайт)
Количество и N ед. хр.
Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:
Формат
Объем (Мбайт)
Количество и N ед. хр.
Работу выполнили:

Должность	Подпись	Расшифровка подписи
Должность	Подпись	Расшифровка подписи
Работу принял руководитель архива
	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесли:
Должность	Подпись	Расшифровка подписи
Должность	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта миграций и перезаписей ЭД

Приложение 33 к п.6.3.5

ЖУРНАЛ

учета поступления и выбытия электронных документов

N

Дата

Наименование

Название,

Название и

Поступление описанных ЭД

Выбытие описанных ЭД

Дата

Срок

п/п

поступ- ления или выбытия

организации/ подразделе- ния, от которого поступили документы

N и дата документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД

N фонда, описи и ед. уч. поступивших или выбывших ЭД

Вид носи- теля

Объем

Формат

Кол-во ед. хр. (запи- сей для ЭД)

Вид носи- теля

Объем

Формат

Кол-во ед. хр. (запи- сей для ЭД)

созда- ния

хране- ния

Приме- чание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Итого в ________ году ПОСТУПИЛО

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт;

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

в том числе постоянного хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт;

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

временного хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт;

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

ВЫБЫЛО

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

в том числе постоянного хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

временного хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт.

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

(цифрами, прописью)

Наименование должности лица,
составившего годовую запись	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов

Приложение 34 к п.6.3.5

ЖУРНАЛ

учета миграций и перезаписей электронных документов

Дата	N	Исходные данные			Новые данные			N акта	Подпись
миграции/ перезаписи	ед. уч.	N ед. хр.	Формат	Объем (Мбайт)	N ед. хр.	Формат	Объем (Мбайт)	миграций и перезаписей	лица, внесшего запись
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого подверглось миграции/перезаписи за __ год			ед.уч.,		ед. хр. объемом		Мбайт.
	(цифрами, прописью)			(цифрами, прописью)		(цифрами, прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись		Подпись			Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации		Подпись			Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов

Приложение 35 к пп.6.4.1.1,

6.4.1.2

УТВЕРЖДАЮ					УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности					Директор
руководителя организации					государственного архива
Подпись		Расшифровка подписи			Подпись	Расшифровка подписи
Дата		Гербовая печать организации			Дата	Гербовая печать государственного архива
Акт
________ N ________
	(место составления)
приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

В связи с
		(истечением срока хранения документов
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)
(наименование организации)
передает, а
	(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии за
			(годы)
и справочный аппарат к ним:

N	Название	Кол-во	Кол-во принятых дел	Кол-во	Примечание
п/п	и номер описи	описи	количество ОЦД	страхо- вых копий
1	2	3	4	5	6

Итого принято		ед. хр. (в том числе страховых копий)
	(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N _______________

Передачу произвели:		Прием произвели:
Наименование должностей лиц, производивших передачу		Наименование должностей лиц, производивших прием
Подпись	Расшифровка подписи	Подпись	Расшифровка подписи
Дата		Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

Приложение 36 к п.6.4.1.2

Наименование организации				УТВЕРЖДАЮ
Акт				Наименование должности
________ N ________				руководителя организации
	(место составления)			Подпись		Расшифровка подписи
о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны				Дата
				Фонд N
					(название фонда)

В результате ____________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись N	Ед хр. N	Заголовок ед. хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предпола- гаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого			ед хр.
		(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
ед. хр.:
	(номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО*	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения	Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ N _______	от __________ N _______