«Федеральная архивная служба России ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД) ...»
Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.
7.7.5. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.
Если в традиционном НСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.
Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и т.д.
При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).
Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.
7.7.6. Автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.
Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.
Поиск информации по полнотекстовым базам данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты) предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.
Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.
7.7.7. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным НСА.
Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного НСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива организации и автоматизированного НСА государственного или муниципального архива.
8. Использование документов архива
8.1. Понятие использования документов архива
8.1.1. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
8.1.2. Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.
Порядок использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях, определяется ими на основе настоящих Правил.
8.1.3. Основными формами использования документов архива являются:
информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
использование документов в средствах массовой информации;
подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
выдача документов для работы в читальном зале архива;
выдача документов во временное пользование.
8.1.4. Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.
Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.
Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.
Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.
Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.
8.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
8.2.1. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
8.2.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме (приложение 42) на бланке архивной справки или общем бланке организации.
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.3. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
8.2.4. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
8.2.5. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
8.2.6. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
8.2.7. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
8.3. Работа читального зала архива
8.3.1. В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фоно-документов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными, аудиовизуальными и иными документами.
Распорядок работы читального зала устанавливает руководитель архива.
При отсутствии в архиве специально выделенного помещения читального зала работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива, для чего оборудуется соответствующее рабочее место.
8.3.2. В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.
Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.
В личном заявлении или письме указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
Разрешение на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.
8.3.3. Архив организации предоставляет юридическим или физическим лицам для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.
Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:
их плохого физического состояния;
ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;
пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;
выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.
Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.
8.3.4. На каждого пользователя в читальном зале архива, кроме работников организации, заводится карточка (приложение 43).
8.3.5. Дела из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа (приложение 17) и учитываются в книге выдачи дел из хранилища (приложение 19).
8.3.6. Каждое выдаваемое из хранилища в читальный зал дело должно иметь лист использования дела (приложение 20).
8.4. Выдача дел во временное пользование
8.4.1 Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.
8.4.2 Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом (приложение 18). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
Дела выдаются на срок не более трех месяцев.
8.4.3. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища (приложение 19), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение 21). Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.
8.4.4. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела (приложение 20).
8.5. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий,
в средствах массовой информации и публикационной деятельности
8.5.1. Архив организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.
Работа проводится как самостоятельно, так и совместно с другими организациями или государственным архивом. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы.
8.5.2. Совместно со средствами массовой информации архив определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются руководителем организации. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве организации, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.
8.5.3. Архив организации может самостоятельно или совместно с другими организациями проводить работу по подготовке документальных публикаций. Наиболее распространенной формой этой работы является подготовка журнальных и газетных публикаций документов. В отдельных случаях могут издаваться сборники документов. При подготовке документальных публикаций необходимо руководствоваться соответствующими правилами работы государственных архивов.
8.6. Учет использования дел и документов архива
Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах:
- книга выдачи дел из хранилища (приложение 19);
- журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов (приложение 44);
- журнал регистрации посещений читального зала (приложение 45).
9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.
9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация -фондообразователь является источником комплектования.
9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:
архивные документы федеральных органов государственной власти, атакже архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - 75 лет;
____________________________________________________________________
Федеральным законом от 29 апреля 2002 года N 44-ФЗ установлено, что срок временного хранения актов гражданского состояния увеличен с 75 до 100 лет.
____________________________________________________________________
архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;
конструкторская документация - 15 лет;
проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;
телеметрическая документация - 5 лет;
кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;
фотодокументы - 3 года;
документы на машинных носителях - 5 лет.
9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документа организацией по письменному разрешению государственного архива.
9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п.10.3), передаются в государственный архив.
9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п.2.4.1-2.4.7 настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.
9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.
9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия в прилагаемой к акту справке организации.
Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.
9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
10. Организация работы архива
10.1. Создание архива организации
10.1.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве.
В положение об архиве включаются следующие разделы:
основные положения;
состав документов архива;
задачи и функции архива;
права архива;
организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
10.1.2. Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.
Положение о центральном архиве (архиве) федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральном отраслевом архиве, отраслевом архиве органа управления субъекта Российской Федерации должно согласовываться соответственно с Росархивом, архивными органами субъектов Российской Федерации.
10.1.3. Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению соответствующих должностных лиц.
Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
10.1.4. Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Ответственный за архив проходит инструктаж, а в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.
10.1.5. На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.
Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации (если архив является структурным подразделением), руководителем службы ДОУ, частью которой является архив, руководителем архива (если архив является учреждением).
10.1.6. Основными формами повышения квалификации работников архивов и служб ДОУ в соответствии со сложившейся практикой являются: отраслевой центр повышения квалификации Росархива, институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.
Повышение квалификации работников архива и службы ДОУ организации проводится по согласованию с ее администрацией. Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляется архивом совместно со службой ДОУ и отделом кадров.
10.1.7. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
На основе отраслевых нормативно-методических документов архивы организаций отрасли разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.
Подготовленные архивами проекты нормативно-методических документов (перечни, номенклатуры и др.) до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.
10.2. Планирование работы и отчетность архива
10.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив.
10.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
10.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.
10.2.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий. не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
10.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.
10.3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией
в делопроизводстве структурных подразделений
10.3.1. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).
Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
10.3.2. Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.
10.4. Выполнение платных работ и услуг
Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.
Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год.
При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором.
Цены на платные работы и услуги утверждаются руководителем организации по представлению руководителя архива.
10.5. Прием-передача документов при смене руководителя архива
10.5.1. При смене руководителя архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 48).
Для приема-передачи дел руководителя архива приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ.
10.5.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
печатей и штампов архива (при их наличии);
противопожарного и охранного оборудования.
Необходимо проверить также условия хранения документов.
10.6. Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации
10.6.1. Порядок приема-передачи документов организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.
В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации должен входить представитель соответствующего архивного органа.
10.6.2. При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям-правопреемникам.
10.6.3. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.
10.6.4. Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве, а также их научно-техническая обработка.
ПРИЛОЖЕНИЯ
(ФОРМЫ)
Приложение 1 к п.2.4.1
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |
| Фонд N ________ | Наименование должности руководителя организации | |
| ОПИСЬ N ________ | ||
| дел постоянного хранения | Подпись | Расшифровка подписи |
| за ________ год | Дата | |
| Название раздела (структурного подразделения организации) | |||||
| N п/п | Индекс | Заголовок даты | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| В данный раздел описи внесено | ед.хр., | |||
| (цифрами и прописью) | ||||
| с N _______________________ по N _______________________, в том числе: | ||||
| литерные номера: | ||||
| пропущенные номера: | ||||
| Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи |
| Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| УТВЕРЖДЕНО | СОГЛАСОВАНО |
| Протокол ЭПК архивного учреждения | Протокол ЦЭК (ЭК) организации |
| от __________ N _______ | от __________ N _______ |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение 2 к 2.4.1
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |
| Фонд N ________ | Наименование должности руководителя организации | |
| ОПИСЬ N ________ | ||
| дел временного (свыше 10 лет) хранения | Подпись | Расшифровка подписи |
| за ________ год | Дата | |
| Название раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| В данный раздел описи внесено | ед.хр., | |||
| (цифрами и прописью) | ||||
| с N _______________________ по N _______________________, в том числе: | ||||
| литерные номера: | ||||
| пропущенные номера: | ||||
| Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| СОГЛАСОВАНО | |
| Протокол ЦЭК (ЭК) организации | |
| от __________ N _______ |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 3 к п.2.4.1
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | |
| Фонд N ________ | Наименование должности руководителя организации | |
| ОПИСЬ N ________ | ||
| дел по личному составу | Подпись | Расшифровка подписи |
| за ________ год | Дата | |
| Название раздела | |||||
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| В данный раздел описи внесено | ед.хр., | |||
| (цифрами и прописью) | ||||
| с N _______________________ по N _______________________, в том числе: | ||||
| литерные номера: | ||||
| пропущенные номера: | ||||
| Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Начальник службы кадров (инспектор по кадрам) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО |
| Протокол ЦЭК (ЭК) архивного организации | Протокол ЭПК архивного учреждения |
| от __________ N _______ | от __________ N _______ |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение 4 к п.2.4.1
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||||
| Акт | Наименование должности | ||||
| ________ N ________ | руководителя организации | ||||
| (место составления) | Подпись | Расшифровка подписи | |||
| о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Дата | ||||
| На основании | ||
| (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) | ||
| отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и | ||
| утратившие практическое значение документы фонда N | ||
| (название фонда) | ||
| N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок документов | Крайние даты | Номера описей | Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи | Кол-во ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Итого | ед. хр. за | годы | |||
| (цифрами и прописью) | |||||
| Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, по личному | |||||
| составу согласованы с ЭПК | |||||
| (наименование архивного учреждения) | |||||
| (протокол от ____________ N ____________ ) | |||||
| Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| СОГЛАСОВАНО | |
| Протокол ЦЭК (ЭК) | |
| от __________ N _______ |
| Документы в количестве | ед.хр., | ||
| (цифрами и прописью) | |||
| весом ________________ кг сданы в | |||
| (наименование организации) | |||
| на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________ N _______ | |||
| Наименование должности работника, | ||
| сдавшего документы | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Изменения в учетные документы внесены. | ||
| Наименование должности работника архива, внесшего изменения | ||
| в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 5 к п.2.4.2
| (Название государственного архива) |
| (Название организации) |
| Фонд N ________ | ||||
| Опись N ________ | ||||
| (Название описи) | ||||
| (Крайние даты) | ||||
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
| УТВЕРЖДАЮ | ||
| Протокол ЭПК | ||
| (название архива) | ||
| ________ N ________ | ||
Фонд N
Опись N
За _____________ год
| N ед. учета | N ед. хр. | Заголовок ед. учета | Дата создания | Объем (Мбайт) | Кол-во записей (для баз данных) | Формат данных | Состав текстовой сопрово- дитель- ной докумен- тации | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| В данный раздел описи включено | ед. учета с N _____ по N _____; | |||
| (цифрами и прописью) | ||||
| ед. хр. с N _____ по N _____ объемом ______ Мбайт. | ||||
| (цифрами и прописью) | ||||
| Всего в опись включено | ед. учета с N _____ по N _____; | |||
| (цифрами и прописью) | ||||
| ед. хр. с N _____ по N _____ объемом ______ Мбайт. | ||||
| (цифрами и прописью) | ||||
| Наименование должности | ||
| составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| СОГЛАСОВАНО | ||
| Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _____________ | ||
| Председатель ЭК (ЦЭК) организации | ||
| (должность, подпись, расшифровка подписи) | ||
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи электронных документов постоянного хранения
Приложение 6 к п.6.3.3
ЛИСТ ФОНДА N __________
| (Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) | (Дата первого поступления документов фонда) |
| Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
| 1 | 2 |
1. Учет неописанных документов
| Дата | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) | |||
| записи | Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы | Кол-во ед. хр. | Крайние даты | Кол-во ед. хр. | Крайние даты | Всего ед.хр |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Форма листа фонда
2. Учет описанных документов
| Дата | Номер | Край- | Название описи | Посту- | Выбытие | Наличие (остаток) | Микро- | |||||||||
| записи | описи дел | ние даты дел описи | или аннотация документов | пило дел | Дел | Осно- вание выбы- тия | В том числе по описям, утвержден- ным ЭПК | ед. хр. | В том числе: | филь- миро- вано дел | ||||||
| (наз- | ед. хр. | край- | постоянного хранения | по л/с | посто- | |||||||||||
| вание, дата, N доку- мента) | ние даты | из них по описям, утвержденным ЭПК | ед. хр. | край- ние даты | янного хране- ния | |||||||||||
| ед. хр. | край- ние даты | |||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 7 к п.3.4.6
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||||
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | Наименование должности | ||||
| ________ N ________ | руководителя организации | ||||
| (место составления) | Подпись | Расшифровка подписи | |||
| На _____________ год | Дата | ||||
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во ед.хр. | Срок хранения и N статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| Наименование должности руководителя | ||
| службы ДОУ организации | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) |
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО |
| Протокол ЦЭК (ЭК) | Протокол ЭПК архивного учреждения |
| от __________ N _______ | от __________ N _______ |
