«Федеральная архивная служба России ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД) ...»

________________

* В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.

Изменения в учетные документы архива внесены.
Руководитель архива,
(лицо, ответственное за учет)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Приложение 37 к п.6.4.1.2

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
		Наименование должности руководителя организации
АКТ
____________ N ____________		Подпись		Расшифровка
				подписи
(место составления)		Дата
		Фонд N
о неисправимых повреждениях документов			(название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных		ед. хр.
	(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив)		Подпись	Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения	Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ____________ N ____________	от ____________ N ____________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные документы		Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Приложение 38 к п.6.4.1.3

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
АКТ		Наименование должности
_____________ N ____________		руководителя организации
(место составления)		Подпись	Расшифровка подписи
описание документов личного происхождения		Дата

Фонд N

(название фонда)

По состоянию на

в фонде N ________________ по

(дата начала работы)

учетным данным числилось

описей,

временных дел (единиц хранения),

документов.

В процессе описания сформировано

дел (единиц хранения),

выделено не подлежащих хранению

документов (листов),

__________ дел; возвращено владельцу

документов

(листов),

дел (единиц хранения).

Вновь составлена опись N ________ на ____________ дел.

По состоянию на

в фонде N __________

(дата завершения работ)

числится ____________ описей, ____________ дел (единиц хранения) за

____________ годы.

Проведены следующие виды работ

(перечисляются виды проведенных работ,

кроме описания документов)

в объемах:

(каталогизация, выявление дел, требующих реставрации)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат:

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили

Подписи

Расшифровка

(наименование должностей)

подписей

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол N _____________ от ____________

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол N _____________ от ____________

Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве _________

дел (документов) на _____ л.

Подпись владельца архива

Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации

Расшифровка подписи

Подпись

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта описания документов личного происхождения

Приложение 39 к п.6.4.1.3

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
АКТ		Наименование должности
_____________ N ____________		руководителя организации
(место составления)		Подпись	Расшифровка подписи
об образование объединенного архивного фонда		Дата

Фонды в составе

N

в количестве

ед. хр.

(название фонда)

N

в количестве

ед. хр.

(название фонда)

N

в количестве

ед. хр.

(название фонда)

N

в количестве

ед. хр. и т.д.

(название фонда)

по состоянию на

в фонде N

по

(дата начала работы)

учетный данным числилось

.

В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд

(название)

в составе

ед. хр., внесенных в

описи.

(количество)

(количество)

По состоянию

на в объединенном архивном фонде N _____

(дата завершения работ)

числится _________ описей, _________ дел (единиц хранения) за ____________ годы.

Проведены следующие виды работ

(перечисляются виды проведенных работ,

кроме списания документов)

К описи составлен следующий научно-справочный аппарат

(предисловие, оглавление, указатели)

Работу выполнили

Подписи

Расшифровка

(наименование должностей)

подписей

Работу принял

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации

протокол N _____________ от ____________

Опись утверждена ЭПК архивного учреждения

протокол N _____________ от ____________

Изменения в учетные формы внесены.

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве _________

дел (документов) на _____ л.

Подпись владельца архива

Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЦЭК (ЭК) организации

Расшифровка подписи

Подпись

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта об образовании объединенного архивного фонда

Приложение 40 к п.6.4.1.3

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
АКТ		Наименование должности
_____________ N ____________		руководителя организации
(место составления)		Подпись	Расшифровка подписи
о технических ошибках в учетных документах		Дата
Фонд N ___________

Название фонда
В ходе выполнения			обнаружены технические
ошибки в записях

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)
на		ед. хр.
Примечание:
Должность		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы
Наименование должности руководителя			Подпись		Расшифровка подписи
архива (лица, ответственного за архив)
Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Приложение 41 к п.6.4.1

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
АКТ		Наименование должности
_____________ N ____________		руководителя организации
(место составления)		Подпись	Расшифровка подписи
об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.)		Дата

В ходе
	(вид работы)
обнаружено
		(в фонде, хранилища, рабочем помещении)

N п/п	Заголовок ед. хр.	Шифр (если есть)	К какому фонду относится	Примечания
1	2	3	4	5

Итого обнаружено
	документов.
(доярами и прописью)

Наименование должности работника	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат АД (210 х 297 мм)

Форма акта об обнаружении документов

Приложение 42 к п.8.2.2

Наименование организации	Петрову Б.И.
	ул.Жуковского, 105/2, кв.5,
АРХИВНАЯ СПРАВКА	г.Новосибирск, 630082
31.06.99 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.99

В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим за апрель-декабрь 1962 года, значится Петров Борис Иванович в должности инженера.

Основание: ф.50, oп.2, д.3, лл.105-106.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Наименование должности руководителя организации
(структурного подразделения, в состав которого входит архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Гербовая печать организации

Формат А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм)

Форма архивной справки (образец)

Приложение 43 к п.8.3.4

Наименование организации

КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия

Имя

Отчество

Место работы (учебы) и должность

Организация, направившая пользователя, ее адрес

Образование

Ученая степень, звание

Тема и хронологические рамки исследования

Место жительства

Телефоны:

(домашний);

(служебный)

Серия и N документа, удостоверяющего личность

С правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.

Дата

Подпись

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма карточки пользователя

Приложение 44 к п.8.6

Наименование организации

ЖУРНАЛ

регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов

N п/п	Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов

Приложение 45 к п.8.6

Наименование организации

ЖУРНАЛ

регистрации посещений пользователями читального зала

Начат _________

Окончен _______

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа журнала регистрации посещений пользователями читального зала

N п/п	Дата посещения	Кол-во выданных ед. хр. и описей	Фамилия, инициалы пользователя* (разборчиво)
1	2	3	4

________________

* Графа заполняется пользователем.

Итого в _________ году количество посещений читального зала пользователями
составило
	(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
архива		Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма журнала регистрации посещений пользователями читального зала

Приложение 46 к п.10.2.1

Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ
	Наименование должности руководителя организации*
	Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

________________

* Или руководителя архива, если архив является самостоятельным учреждением.

ПЛАН

работы		на 20__ год
	(наименование архива)

N п/п	Название раздела и наимено- вание вида работы	Единица измерения	Объем работы	Бюджет рабочего времени	Срок исполне- ния	Исполни- тель	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование должности
руководителя архива	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Форма годового плана работы архива

Приложение 47 к п.10.3.1

КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1. Общие сведения об организации

Наименование организации и

ее непосредственная подчиненность

Адрес организации

Название архива

Адрес архива

Название, дата и N документа

Об образовании организации

О реорганизации организации

О ликвидации организации

Фамилия, имя, отчество, N телефона

Руководителя организации

Начальника управления делами

(Управляющего делами, начальника общего или 1-го отдела)

Начальника канцелярии

Председателя ЦЭК (ЭК)

Руководителя архива или лица, ответственного за архив

Дата и N приказа о назначении лица, ответственного за архив

2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических и плановых документов

Положения об архиве

Инструкции по ведению делопроизводства

Номенклатуры дел организации

Плана-графика передачи дел в архив

Положения о ЦЭК (ЭК) организации

Форма карточки учета работы с организацией

(лицевая сторона)

3. Сведения о проверках работы архива

Дата проверки	Организация, осуществля- ющая проверку	Основные предложения по итогам проверим	Результаты реализации предложений	Примечание
1	2	3	4	5

4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив

			Утверждение описей ЭПК		Одобрение описей ЭПК					Согласование с ЭПК описей
			дел постоянного хранения		особо ценных дел		копий страхового фонда			на дела по личному составу
			кол-во дел	край- ние даты дел	кол-во дел	край- ние даты дел	кол-во ед. учета	кол-во ед. хр.	край- ние даты дел	кол-во дел	край- ние даты дел
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Форма карточки учета работы с организацией

(оборотная сторона)

Приложение 48 к п.10.5.1

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
АКТ		Наименование должности
_____________ N ____________		руководителя организации
(место составления)		Подпись	Расшифровка подписи
приема-передачи при смене руководителя архива		Дата

В соответствии с приказом от _______________________ N _____________________
		передал, а
(Ф.И.О. передающего)			(Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составе председателя и членов					и членов
	(Ф.И.О.)
				документы
(Ф.И.О.)
архива, страховые копии документов за _______ годы и справочный аппарат к ним.

N п/п	Название и N описи	Кол-во экземпля- ров описи	Кол-во принятых дел - числитель, знаменатель - количество ОЦД	Кол-во ед. хр. страхового фонда	Примечание
1	2	3	4	5	6

ИТОГО принято

дел,

(цифрами и прописью)

в том числе

особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

ед. хр. страхового фонда и

(цифрами и прописью)

описей в

экземплярах

(цифрами и прописью)

(цифрами и прописью)

Состояние документов, страхового фонда и описей:

(общая характеристика состояния)

Одновременно передаются

(виды НСА и его объемы, состояние)

Состояние помещения архива:

(общая характеристика состояния)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

(общая характеристика состояния)

Передал	Подпись	Расшифровка подписи
Принял	Подпись	Расшифровка подписи
Председатель комиссии	Подпись	Расшифровка подписи
Члены комиссии:	Подпись	Расшифровка подписи

Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

Текст документа сверен по:

"Основные правила работы архивов организаций",

Росархив, ВНИИДАД, Москва, 2002