«МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 20 июня 2012 г. N 615 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ...»
183. Дополнительные тома дел и новый журнал учета журналов и картотек вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения с указанием фамилии сотрудника, ответственного за их ведение. По законченным делам (томам дел) в номенклатуре дел производятся записи о дате окончания ведения дела (тома дела), количестве листов в нем и других необходимых данных. Если в течение календарного года возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры дел при ее формировании предусматриваются резервные номера.
184. Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по представлению руководителей (начальников) структурных подразделений органа внутренних дел.
185. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения<1>.
--------------------------------
<1> Перечень документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МВД России от 12 мая 2006 г. N 340.
186. Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.
187. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение спецфондов.
188. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе "Примечание" номенклатуры дел делается запись "Дело не заводилось".
189. После годовой проверки наличия документов номенклатура дел приобщается в номенклатурное дело.
190. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке.
Формирование и оформление дел
191. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатурные дела формируются:
при централизованном ведении делопроизводства - подразделением делопроизводства и режима;
при децентрализованном ведении делопроизводства - как структурными подразделениями органа внутренних дел (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением делопроизводства и режима.
192. Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по согласованию с руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима.
193. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:
в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением документов, переходящих сроком исполнения на следующий год;
запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;
по объему дело не должно превышать 250 листов и 4 см по толщине;
при наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и далее;
документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании, документ-ответ помещается за документом-запросом (за исключением личных дел, где документы располагаются по мере их поступления);
в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;
приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
в отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума;
протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела, протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;
плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления;
перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года;
письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению;
при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
194. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен быть более 10 дней.
Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.
195. Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела.
Документы, имеющие приложения, при подшивке в дело вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция, отметки о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делаются.
196. Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под подпись в номенклатуре дел с указанием даты.
197. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.
Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.
Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.
198. По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.
Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре подписью лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.
199. Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима.
200. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года и включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; проставление нумерации листов в деле; составление заверительного листа и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.
Оформление дел производится сотрудниками, ответственными за ведение дел.
201. На обложке дела указываются: гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, полное и сокращенное наименование органа внутренних дел и структурного подразделения; номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела, срок хранения, инвентарный номер. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно".
Наименование органа внутренних дел указывается полностью в именительном падеже, в скобках - официально принятое сокращенное наименование. Наименование структурного подразделения приводится в соответствии с утвержденным штатным расписанием органа внутренних дел. Заголовок и срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел.
В заголовках дел с распорядительными документами указываются вид документов и их характеристика (подлинники или копии).
202. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел и на обложке дела, соответствует дате списания в дело первого документа, поступившего на подшивку, а дата окончания - дате списания последнего документа.
На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседаний.
На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения.
Если в деле имеются документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: "Имеются документы за___годы", а при необходимости после заголовка указываются также наименования этих документов.
203. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел<1>, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в подразделение специальных фондов карточка остается в подразделении делопроизводства и режима.
--------------------------------
<1> Карточка учета выдачи дел имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну (форма 23, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160).
204. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список сотрудников органа внутренних дел, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается руководителем (начальником) того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима по представлению руководителя (начальника) структурного подразделения.
205. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.
Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно и помещаются в начале дела.
Исправления во внутренних описях документов, находящихся в деле, оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников подразделения делопроизводства и режима.
206. По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество внесенных в нее документов (например: "Всего во внутреннюю опись внесено_____документов на_____листах").
Данная запись заверяется подписью сотрудника, оформившего опись, с указанием его должности, инициалов и фамилии.
207. Законченное производством дело (том дела) прошивается (сброшюровывается) и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется подписью сотрудника, оформляющего дело (том дела) (например: "Всего в дело подшито листов, кроме того, внутренняя опись на____листах"). Заверительный лист не нумеруется.
Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В начале дела, подлежащего передаче в подразделение спецфондов, перед внутренней описью документов подшивается лист использования документов, который не заполняется.
208. Дела со дня их заведения до передачи в подразделения специальных фондов или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
209. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
210. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле, и оформляется обложка дела.
При необходимости сотрудникам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в карточке учета выдачи носителей сведений проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.
211. Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в карточке учета выдачи дел и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением дел.
Отдельные документы из дела могут выдаваться на более длительный срок.
212. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя (начальника) структурного подразделения органа внутренних дел. На выданное дело заводится карта-заместитель<1>, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для отметок о получении и приеме дела.
--------------------------------
<1> Карта-заместитель имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи дел.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителя по актам приема-передачи.
213. Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель<1>. В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.
--------------------------------
<1> Форма 54, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160).
При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам (карточкам) учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале (карточке) учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.
Справка-заместитель подписывается сотрудником подразделения делопроизводства и режима и руководителем (начальником) структурного подразделения органа внутренних дел, с согласия которого изымаются документы. Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и на заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.
214. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.
215. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
216. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа (сейфа).
217. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении (возврате) дел, при смене руководителя (начальника) структурного подразделения органа внутренних дел, руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима, при реорганизации и ликвидации органа внутренних дел или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
218. Законченные производством дела, журналы и картотеки, а также номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с Инструкцией по архивной работе в системе МВД России<1> и настоящей Инструкцией. Номенклатура дел, журналы учета журналов и картотек, законченных производством дел, хранятся постоянно.
--------------------------------
<50> Утверждена приказом МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 "Об организации архивной работы в системе МВД России".
219. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения
220. При подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в спецфонд в структурном подразделении органа внутренних дел проводится экспертиза ценности документов.
221. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве (органе внутренних дел) создается ЦЭПК МВД России (ЭК).
Правовой статус ЦЭПК МВД России, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней, утвержденным приказом МВД России<1>. Решения ЦЭПК МВД России вступают в силу после их утверждения Министром, а в необходимых случаях - после согласования с Федеральным архивным агентством.
--------------------------------
<1> Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 "Об организации архивной работы в системе МВД России".
222. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в подразделения спецфондов; с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
223. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.
224. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В спецфонды дела сдаются по описям установленной формы не позднее чем через пять лет после завершения дел в делопроизводстве.
225. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
226. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, инициалов и фамилии, согласовывает руководитель (начальник) подразделения делопроизводства и режима и утверждает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел. Один экземпляр описи передается в подразделение спецфонда вместе с делами, второй - остается в структурном подразделении органа внутренних дел.
227. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии.
Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
228. В органах внутренних дел должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.
229. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности<1> документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное<2>.
--------------------------------
<1> Порядок проведения экспертизы ценности устанавливается приказом МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 "Об организации архивной работы в системе МВД России".
<2> Далее - "документальные материалы".
230. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
231. Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке.
232. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий (приложения N 49 - 51), которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.
233. В случае если из отобранных для уничтожения дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номера дел, из которых они изъяты, и номера листов, а также дела, в которые они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.
234. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел (приложение N 50) и внутренними описями документов, находящихся в деле (приложение N 43).
235. Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты (приложения N 49, 51) с журналами (карточками) учета.
236. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.
237. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.
238. Уничтожение документальных материалов до утверждения соответствующим руководителем (начальником) акта об уничтожении запрещается.
239. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы органа внутренних дел, они должны быть уничтожены в тот же день.
240. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.
241. По окончании уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте об уничтожении и заверяют ее своими подписями. Сотрудники подразделения делопроизводства и режима, ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта.
Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.
242. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов - в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.
Порядок передачи документов в архив
243. Документы, образующиеся в деятельности органа внутренних дел, являются федеральной собственностью, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в подразделение спецфондов.
244. Долговременное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на архивное хранение осуществляют подразделения делопроизводства и режима органа внутренних дел, которые обеспечивают формирование и использование архивного фонда.
245. Передача документов в спецфонд осуществляется в порядке, установленном отдельным нормативным правовым актом МВД России<1>.
--------------------------------
<1> Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 "Об организации архивной работы в системе МВД России".
VII. Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы
Учет, хранение и использование печатей и штампов
246. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах внутренних дел используются печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
247. Печати органов внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и геральдического знака - эмблемы МВД России ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение N 52). Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
248. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России<1>.
--------------------------------
<1> Приказ МВД России от 6 февраля 2007 г. N 130 "Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России".
249. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел. При их смене печати и штампы передаются по акту.
Изготовление, использование и хранение гербовых бланков
250. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации<1> являются полиграфической продукцией.
--------------------------------
<1> Далее - "гербовые бланки".
В Министерстве заявка на изготовление бланков на полиграфических предприятиях оформляется Управлением документационного обеспечения руководства Министерства<1> ДДО МВД России.
--------------------------------
<1> Далее - "УДО".
251. Гербовые бланки выдаются УДО ДДО МВД России уполномоченным сотрудникам подразделений делопроизводства и режима.
252. Гербовые бланки подлежат учету и выдаются сотрудникам под подпись в журнале учета гербовых бланков документов (приложение N 53).
253. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (сейфах).
254. На гербовых бланках печатаются документы за подписью Министра и его заместителей.
255. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты документов на гербовых бланках сдаются сотруднику подразделения делопроизводства и режима, ответственному за учет гербовых бланков.
256. Уничтожение испорченных гербовых бланков или неподписанных проектов документов на гербовых бланках производится сотрудником подразделения делопроизводства и режима, ответственным за учет гербовых бланков. Указанным сотрудником и исполнителем документа в журнале учета гербовых бланков документов делается отметка (их подписи и дата).
257. Контроль за хранением и использованием гербовых бланков в подразделениях Министерства (органа внутренних дел) осуществляется соответствующим подразделением делопроизводства и режима.
258. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется один раз в год комиссией, создаваемой руководителем (начальником) подразделения Министерства (органа внутренних дел), по итогам которой составляется акт, который утверждается руководителем (начальником), создавшим комиссию.
VIII. Особенности делопроизводства в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации
Порядок получения и рассмотрения документов
259. Поступившая корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, заместителям Министра<1>, а также МВД России без указания конкретного подразделения Министерства, регистрируется в ДДО МВД России.
--------------------------------
<1> Далее - "руководство Министерства".
Корреспонденция, адресованная в конкретные подразделения Министерства, регистрируется в подразделениях делопроизводства и режима этих подразделений.
260. Срочная корреспонденция, поступающая руководству Министерства после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в Приемную Министра, где регистрируется в пакетно-контрольном журнале.
О содержании документов дежурный по Приемной Министра докладывает руководству ДДО МВД России и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей (начальников) структурных подразделений Министерства, о чем делает соответствующую отметку на документе.
261. Документы, полученные непосредственно сотрудниками структурных подразделений Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю (начальнику), должны быть переданы для регистрации в ДДО МВД России или подразделение делопроизводства и режима соответствующего структурного подразделения Министерства.
262. Пакеты, имеющие специальный "Литер "М" или "МВ", вскрываются и докладываются руководству Министерства. После подготовки указаний по исполнению и ознакомления руководства Министерства такие документы направляются адресату или в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России.
263. Поступившая в ДДО МВД России и структурные подразделения Министерства корреспонденция на иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан, направляется в Управление организации международного протокола ДПД МВД России для перевода или аннотации. Если в них затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Управления организации международного протокола ДПД МВД России, то такие документы рассматриваются в установленном порядке. При необходимости доклада руководству Министерства указанные документы возвращаются в ДДО МВД России для регистрации и рассмотрения.
264. Руководство ДДО МВД России в день поступления документов докладывает их Министру или передает в аппараты заместителей Министра для рассмотрения и подготовки поручений соответствующим руководителям (начальникам).
265. В случае если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов нецелесообразно докладывать руководству Министерства, он направляется руководством ДДО МВД России, УДО ДДО МВД России, Управления по работе с обращениями граждан и организаций ДДО МВД России<1> или руководителями аппаратов заместителей Министра в соответствующее подразделение Министерства с кратким указанием по исполнению на бланке установленного образца.
--------------------------------
<1> Далее - "УРОГ ДДО МВД России".
266. Проекты указаний Министра по исполнению документов готовятся УДО и УРОГ ДДО МВД России, а заместителей Министра - сотрудниками их аппаратов.
На бланке указания по исполнению документа проставляется его регистрационный номер. При необходимости указания Министра могут быть подготовлены в виде отдельного поручения, которому присваивается очередной номер исходящего документа ("1/__"; "3/__"), а текст переносится в информационное поле (краткое содержание) электронной формы учета.
267. Документы, требующие срочного решения в соответствии с указаниями Министра, руководства ДДО МВД России, направляются головному исполнителю, а соисполнителям - копии, необходимое количество которых готовится ДДО МВД России. Копии документов, направляемых исполнителям в соответствии с указаниями заместителей Министра, готовятся в аппаратах соответствующих заместителей Министра.
Ознакомление с документами, не подлежащими копированию, организует головной исполнитель.
268. Если поручение поступило в МВД России с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то руководство ДДО МВД России обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.
269. Передача документов, зарегистрированных в ДДО МВД России, из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется через УДО либо УРОГ ДДО МВД России, в исключительных случаях - через их подразделения делопроизводства и режима с обязательным уведомлением ДДО МВД России.
270. При возвращении документа из структурного подразделения Министерства в ДДО МВД России (после ознакомления или исполнения) повторная регистрация его не производится, а делается отметка в соответствующих учетах.
271. Документы, на которых проставлен штамп "Подлежит возврату в УДО ДДО МВД России", возвращаются в течение месяца, если не оговорен иной срок.
Порядок подготовки исходящих документов и документов внутреннего обращения
272. Подготовка проекта исходящего документа, представляемого на подпись руководству Министерства, осуществляется на чистом листе бумаги. После окончательного согласования текста документа со всеми заинтересованными структурными подразделениями Министерства он печатается на гербовом бланке с указанием номера бланка на оборотной стороне 2-го и 3-го экземпляров.
В тексте проекта запроса о предоставлении каких-либо сведений из органов внутренних дел указывается контактная информация о структурном подразделении Министерства, ответственном за сбор и обобщение этих сведений.
273. Документы, подписанные руководством Министерства, руководителями (начальниками) структурных подразделений Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а также органы внутренних дел, являются исходящими, и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3-456).
274. Передача документов на подпись Министру осуществляется через ДДО МВД России. На подпись заместителям Министра документы передаются через аппараты заместителей Министра. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.
275. Факт приема документов, имеющих гриф ограничения доступа, сотрудниками ДДО МВД России или аппарата заместителя Министра фиксируется их подписью с проставлением даты в одной из следующих форм, представляемых исполнителем: описи документов, находящихся у исполнителя, реестре, разносной книге или в расписке.
Учет принятых на рассмотрение и подпись документов в ДДО МВД России или аппарате заместителя Министра осуществляется в журналах учета документов, полученных на подпись и для рассылки адресатам (приложение N 54).
276. При наличии замечаний и предложений по письменному поручению руководства Министерства, руководителя (начальника) структурного подразделения Министерства ответственный исполнитель устраняет имеющиеся в документе недостатки и повторно представляет его на подпись или согласование.
277. Документы, подписанные руководством Министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами ДДО МВД России, если не установлен иной порядок.
278. Исходящие документы структурных подразделений Министерства подписываются только руководителями (начальниками) этих подразделений или их заместителями.
279. Документы за подписью руководства Министерства готовятся в следующем количестве экземпляров:
279.1. При направлении документа в один адрес он готовится в трех экземплярах: первый на бланке установленного образца - для отправки; второй и третий - на простых листах. Второй экземпляр с необходимыми визами хранится в ДДО МВД России; третий - в подразделении, подготовившем документ.
279.2. При направлении нормативного правового акта, разработанного в МВД России, иного документа, содержащего позицию МВД России по проекту нормативного правового акта, поступившего на рассмотрение или согласование в Министерство, или по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на проект федерального закона или поправок к нему, а также межведомственного соглашения (протокола) (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) исполнитель готовит дополнительный (четвертый) экземпляр документа (на простом листе), который вместе с копиями прилагаемых в адрес документов и материалов направляется в ДПД МВД России.
В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:
отп. 4 экз.
1 - в адрес
2 - в дело ДДО МВД России
3 - в дело ДГСК МВД России
4 - в дело ДПД МВД России
исп. инициалы и фамилия
667 03 26
07.02.2012
N бланка
279.3. При направлении документов с идентичным содержанием нескольким адресатам (в подлинниках) документ готовится по количеству адресатов на бланках установленного образца - для отправки; два дополнительных экземпляра: один - на простом листе с необходимыми визами и указателем рассылки - для хранения в УДО ДДО МВД России; второй (с указателем рассылки) - для хранения в подразделении, подготовившем документ.
В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:
отп. 8 экз.
1 - 6 - в адрес
7 - в дело ДДО МВД России
8 - в дело ДГСК МВД России
исп. инициалы и фамилия
667 03 26
07.02.2012
N бланка
279.4. При направлении адресатам копий документа (распоряжений, планов, графиков) документ готовится в двух экземплярах: первый с необходимыми визами (визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника), указателем рассылки установленного образца - для хранения в ДДО МВД России; второй экземпляр - для хранения в подразделении, подготовившем документ.
В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:
отп. 2 экз.
1 - в дело ДДО МВД России
2 - в дело ДГСК МВД России
исп. инициалы и фамилия
667 03 26
07.02.2012
N бланка
280. Изготовление необходимого для отправки количества копий документа осуществляется структурным подразделением Министерства, подготовившим этот документ.
281. Экземпляр документа, подлежащий хранению в архиве подразделения, его подготовившего, с сопутствующими материалами (при их наличии) возвращаются в данное подразделение после завершения процедуры регистрации в ДДО МВД России (на следующий рабочий день).
282. Подписываемые руководством Министерства (в том числе и при личном докладе) документы (или их копии) визируются курирующим заместителем Министра и руководителем (начальником) структурного подразделения Министерства, подготовившего документ, руководителями (начальниками) подразделений-соисполнителей, а также руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима на предмет его соответствия требованиям настоящей Инструкции.
283. Непосредственная рассылка исходящего документа более чем в пять адресов осуществляется структурным подразделением Министерства, подготовившим данный документ.
284. Подготовленные структурным подразделением Министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и другие), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию передаются в другие структурные подразделения Министерства под подпись в реестре (разносной книге): с грифом "секретно" - по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и с пометкой "Для служебного пользования" - без регистрации.
285. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Министерства, подготовленные в подразделениях, регистрируются как исходящие документы и передаются в ДДО МВД России или аппараты заместителей Министра. Докладной записке присваивается входящий регистрационный номер ДДО МВД России.
Подлинник докладной записки после рассмотрения руководством Министерства возвращается в соответствующее структурное подразделение Министерства для доведения полученных поручений до всех заинтересованных подразделений.
286. Прием документов для отправки в УДО ДДО МВД России осуществляется по согласованию с руководителем (начальником) отдела обработки и прохождения документов или его заместителями. Выявленные в документах ошибки устраняются исполнителем до отправки. Неправильно оформленные или недооформленные экземпляры документов, направляемых в архив ДДО МВД России, возвращаются в подразделение, подготовившее документ, на доработку. Доработанный документ представляется в УДО ДДО МВД России в течение суток.
287. В выходные и праздничные дни на отправку через УДО ДДО МВД России принимаются только документы, сроки исполнения которых истекают до начала следующего рабочего дня.
В нерабочее время регистрационные номера на такие документы присваиваются в Приемной Министра (при наличии завизированного установленным порядком экземпляра документа с отметкой об исполнителе).
288. Копии документов из архива ДДО МВД России предоставляются инициатору запроса по распоряжению руководства ДДО МВД России.
Порядок работы с нормативными правовыми актами
289. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Министерства, учитываются в УДО ДДО МВД России в журналах установленной формы.
290. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД России по органам внутренних дел, другим федеральным органам исполнительной власти производится УДО ДДО МВД России через экспедицию фельдъегерской связи согласно указателю рассылки, составленному исполнителем и утвержденному руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения Министерства.
291. С целью обеспечения органов внутренних дел нормативными правовыми актами МВД России и создания необходимого их резерва УДО ДДО МВД России по согласованию с исполнителем может вносить в указатель рассылки изменения и дополнения.
292. Учет федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нормативных правовых актов МВД России осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции.
293. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально докладываются руководству Министерства и с его указаниями направляются соответствующему руководителю (начальнику) для исполнения.
294. Законодательные и иные нормативные правовые акты, направленные для ознакомления руководству Министерства, руководителям (начальникам) структурных подразделений Министерства, подлежат возврату в УДО ДДО МВД России не позднее трех суток с даты получения.
295. Возвращенные в УДО ДДО МВД России нормативные правовые акты (после ознакомления и исполнения) передаются по реестру в ДПД МВД России, за исключением нормативных правовых актов с пометками "Литер "М" или "МВ", которые направляются в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России.
СОГЛАСОВАНО
Руководитель
Федерального архивного агентства
___________________А.Н. Артизов
23 апреля 2012 г.
Приложение N 1
к п. 35 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 2
к п. 35 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 3
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 4
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 5
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 6
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 7
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 8
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 9
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 10
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 11
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 12
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 13
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 14
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 15
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 16
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 17
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 18
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 19
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 20
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 21
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 22
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 23
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 24
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 25
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 26
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 27
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 28
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 29
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 30
к п. 41 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 31
к п. 49.3 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Образец телеграммы
ТЕЛЕГРАММА
СРОЧНАЯ
НАЧАЛЬНИКУ УМВД РОССИИ ПО
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМУ
АВТОНОМНОМУ ОКРУГУ
полковнику полиции
ПЕТРОВУ В.В.
Матросова, 7, Салехард,
Тюменская область
УВАЖАЕМЫЙ ВЛАДИМИР ВЛАДИМИРОВИЧ!
ОТ ИМЕНИ КОЛЛЕГИИ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИМИТЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ С ДНЕМ РОЖДЕНИЯ.
ЖЕЛАЮ ВАМ, ВЛАДИМИР ВЛАДИМИРОВИЧ, КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ, БОЛЬШОГО СЕМЕЙНОГО СЧАСТЬЯ, МИРА И БЛАГОПОЛУЧИЯ ВАМ И ВАШИМ БЛИЗКИМ, УСПЕХОВ В БЛАГОРОДНОМ ДЕЛЕ СЛУЖЕНИЯ РОССИИ.
С УВАЖЕНИЕМ,
МИНИСТР ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И. ФАМИЛИЯ
_________________________________________________________________________
Г. МОСКВА, УЛ. ЖИТНАЯ, 16 МИНИСТР ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
МВД РОССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГЕНЕРАЛ-ПОЛКОВНИК ПОЛИЦИИ
И.О. ФАМИЛИЯ
15 ОКТЯБРЯ 2011 Г.
N_______________
Исп. И.О. Фамилия
667 62 22
М.П.
Приложение N 32
к пп. 50.8; 50.10 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
ЖУРНАЛ
учета факсограмм
N п/п | Дата и время поступления (отправки) факсограммы | Корреспондент отправки (получения) | Количество листов факсограммы | Краткое содержание факсограммы | Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего (отправившего) факсограмму | Фамилия исполнителя и руководителя, подписавшего (получившего) факсограмму | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение N 33
к пп. 51.4; 51.9 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Бланк телефонограммы
| Наименование организации | Адресат | ||
| Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму; N телефона | Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму; N телефона | ||
| ТЕЛЕФОНОГРАММА | |||
| Дата | Индекс | Время передачи | |
Текст | |||
| Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма | |||
N (регистрационный) | |||
Приложение N 34
к п. 51.9 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 35
к п. 70 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Примерный перечень нерегистрируемых документов
Периодические издания (газеты, журналы, сборники).
Литературные произведения.
Научные труды.
Плакаты, рекламные извещения, проспекты, поздравительные письма и телеграммы, соболезнования.
Сообщения о заседаниях, совещаниях, занятиях.
Первичные документы бухгалтерского учета.
Прейскуранты.
Приложение N 36
к п. 72 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
АКТ
Мы, нижеподписавшиеся сотрудники (федеральные государственные гражданские служащие,
работники) подразделения делопроизводства и режима_________________________________
(наименование органа внутренних дел)
___________________________________________________________________________________
(должности и ф.и.о. сотрудников)
__________________________________________________________________________________,
составили акт о том, что "______" _________________ 20__ г.
при вскрытии пакета________________________________________________________________
в нем не оказалось (выявлено несоответствие)_______________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи:___________________
___________________
___________________
Приложение N 37
к пп. 77; 81; 84; 96; 129
Инструкции по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 38
к пп. 77; 81; 84; 96; 129
Инструкции по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 39
к пп. 90; 92; 173 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 40
к пп. 90; 92; 173 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
КАРТОЧКА
учета подготовленных несекретных документов
| Регистрационный номер, пометка ограничения в доступе | Дата регистра- ции | Вид и краткое содержание документа |
| 1 | 2 | 3 |
Подразделение и фамилия исполнителя | Кем подписан | Номер и дата исполненного входящего документа | Количество листов | |
| основного документа | приложения | |||
| 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
--------------------------Оборотная сторона карточки-------------------------
| Подпись в получении документа для отправки и дата | Отправлено документов | Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разносной книге | |
куда и кому | номера экземпля- ров | ||
| 9 | 10 | 11 | 12 |
| Документ подшит | Расписка о проверке наличия документа и дата | Номер и дата акта об уничтожении документа | Примечания | |
| дело и том | номера листов | |||
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
Примечание.
Графа 15 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Приложение N 41
к п. 106 Инструкции по
делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
НАРЯД N ______
на размножение (копирование, тиражирование) документов
Подразделение ______________________________________________
Наименование работы ________________________________________
(печатание, размножение, переплет и другое)
| Регистра- ционный номер подлинника (оригинала) и дата | Гриф секретнос ти | Количество листов оригинала | Количество требующихся экземпляров | Выполнение работ | Отметка об уничтожении бракованных листов, подписи лиц, сделавших отметку, дата | 1 2 6 | ||
| количество изготовленных экземпляров | количество листов в экземпляре | количество бракованных листов | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |
Руководитель подразделения делопроизводства и режима _________________ "____"_____________20___ г.
(подпись)
Отметки в форме учета о дополнительно изготовленных экземплярах (листах) произвел:
Ответственный за учет ______________________ "____"______________20___ г.
(подпись)
Приложение N 42
к пп. 119 - 121; 125 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 43
к пп. 125; 234 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 44
к пп. 128-130; 132 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 45
к пп. 128-130; 132 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 46
к пп. 139.1; 147 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
По исполнении подлежит Срок исполнения_________ возврату в _________________________ Срок продления _________ (наименование подразделения делопроизводства и режима) КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N ____________ Дата__________ 20___ г. Исполнитель _________________ Подразделение _________________ (фамилия, телефон) |
Краткое содержание _________________________________________________________ |
Указания по исполнению _____________________________________________________ |
---------------------Оборотная сторона контрольной карточки----------------
| Дата | Работа по контролю | Исполнено |
| В срок | ||
| С нарушением срока (подчеркнуть) | ||
Исполнение: _____________________________________________________
Исх. N ___________________ Дата _________________________________
Снято с контроля_________________________________________________
(подпись)
Приложение N 47
к пп. 139.1; 148.2 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
_________________________________________________________________________
(наименование субъекта контроля)
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
Заполненную контрольную карточку за подписью руководителя_____________________
(наименование структурного
подразделения)
представить до "___" ________ 20___ г. в_________________________________________
(наименование субъекта контроля)
электронном виде и на бумажных носителях.
Факс:______, каб.____, тел.________.
Контролирующий сотрудник_________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Адрес электронной почты:_________________________________________________________
Примечания:
1. Текст графы "Ход выполнения" можно располагать ниже таблицы по всей ширине листа как на лицевой, так и на оборотной стороне бланка либо на дополнительных листах с приложением необходимых документов.
2. В конце текста графы "Ход выполнения" должен быть вывод о признании мероприятия или поручения выполненным и подлежащим снятию с контроля (мероприятие считается выполненным, если совершены (завершены) все перечисленные в нем действия).
3. Заполненная контрольная карточка представляется с материалами, свидетельствующими об исполнении поручения, мероприятия.
| Название документа (поручения) | Пункт поручения | Название мероприятия, поручения (полное) | Ответственный исполнитель |
Ход выполнения:
Приложение N 48
к пп. 148.2 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
____________________________________________
(наименование субъекта контроля)
Начальнику ___________________
____________________________
____________________________
КАРТОЧКА-УВЕДОМЛЕНИЕ
_____________________________________________________________
(ф.и.о. сотрудника, контролирующего исполнение служебного документа или поручения)
Тел. __________
Направляется в порядке напоминания и упреждающего контроля перечень поручений,
подлежащих реализации с ______ по_____ 20___ г.
| Наименование документа | Номер пункта документа | Содержание поручения | Ответственный исполнитель | Срок исполнения |
Приложение N 49
к пп. 232; 235 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 50
к пп. 232; 234 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 51
к пп. 232; 235 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 52
к п. 247 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Примерный перечень документов,
на которых ставится печать с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации
Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и другие).
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и другие).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и другие).
Заявки (на оборудование, изобретения и другие).
Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода на драгоценные металлы.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и другие).
Положение об органе внутренних дел.
Протоколы (согласования планов поставок и другие).
Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.
Приложение N 53
к п. 252 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
Приложение N 54
к п. 275 Инструкции
по делопроизводству
в органах внутренних дел
Российской Федерации
Смотри данное приложение в MS-Word
