«УДК 01 (075.8) ББК78.5я73 К57 —— Коготков Д. Я.. ...»

у

Рис. 6. Блок-схема выполнения тематической справки

Глава 15. Организация и технология справочио-библиогр. обслуживания 229 ^> картотеки (СКС, тематические, специальные, краеведческие); о источники, информирующие о неопубликованных библиографи­ческих списках и картотеках; => текущие библиографические указатели; => ретроспективные научно-вспомогательные и рекомендательные

указатели; о текущие ГБУ;

<> реферативные и обзорные издания; => прикнижные и пристатейные, внутрикнижные и внутристатей-

ные библиографические материалы.

Поскольку даже в оперативно издаваемых государственных биб­лиографических указателях, а тем более в РЖ вновь опубликованные документы отражаются с запозданием, в требуемых случаях необходи­мо привлекать первичные документы по теме запроса (книги, журналь­ные статьи). Заслуживает распространения практика некоторых НТБ включать в тематическую справку копии малостраничных первичных документов, если они по содержанию являются релевантными запросу. Это избавит потребителей (как правило, предприятия, организации) обращаться в библиотеку за данным документом.

В современных условиях одним из важнейших библиографических источников являются БД как созданные в самой библиотеке, так и сто­ронних организаций. Они в обязательном порядке должны привлекать­ся, если библиотека располагает телекоммуникационным доступом к

ним.

В приведенном выше перечне фонд выполненных справок не слу­чайно назван первым. В случае повторного запроса по какой-либо теме или близкого по содержанию и по характеристике затребованной лите­ратуры (виды документов, язык издания, хронологические границы) можно использовать ранее выполненную справку, дополнив при необ­ходимости сведениями -о публикациях, появившихся после даты, ука­занной в ней.

Как уже отмечалось, тематическая справка — это в сущности биб­лиографическое пособие, составленное по индивидуальному заказу. Поэтому все последующие операции аналогичны операциям, прису­щим процессу создания тематического указателя.

Иногда при удовлетворении запросов 2-й и 3-й категории сложно­сти потребителю требуется выявление всех документов, релевантных запросу, независимо от их местонахождения. Такая полнота информа­ции может быть обеспечена путем использования отечественных и за­рубежных БД (включая каталоги крупнейших библиотек), особенно в

230

Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

тех случаях, когда требуется литература на иностранных языках. Но она может оказаться чересчур избыточной, о чем свидетельствует слу­чай с академиком Д. С. Лихачевым. Находясь в свое время в Париже, он попросил в Центре Помпиду указать ему всю литературу о Б. Л. Пас­тернаке. Буквально через 15 минут по спутниковой связи из Библиоте­ки Конгресса США ему предложили две тысячи названий изданий про­изведений поэта и литературу о нем (в том числе книги с упоминанием его имени).

Это произошло в середине 1980-х гг., когда мировая сеть Интернет еще не получила широкого развития. Сегодня она является огромной по своим масштабам и нечетко организованной (с точки зрения напол­нения и форм представления информации). Как показывает опыт БЕН РАН, на тематический запрос по ключевым словам можно получить не­предсказуемый результат — от избыточной информации до полного ее отсутствия. Иначе говоря, поисковые средства в Интернет нередко ока­зываются недостаточно эффективными из-за сложности системы, что и приводит к появлению «информационного шума», получению доку­ментов, уже известных абоненту, либо к потере информации. К тому же значительная часть наиболее ценной информации (не только полнотек­стовые издания, по и библиографические БД) является платной и в си­лу этого недоступной для многих пользователей.

При удовлетворении запросов первой категории сложности поиск документов целесообразно начинать не с каталога, а с рекомендатель­ных пособий и картотек, помогающих сориентироваться в лучшей но­вой литературе по теме. При этом важным фактором, обеспечивающим использование включенной в справку литературы, является наличие ее в фонде библиотеки.

Как и при составлении тематического указателя, необходимым процессом выполнения справки является отбор литературы. В зависи­мости от целевого назначения критерий отбора формулируется самим потребителем, уточняется и конкретизируется во время беседы при приеме запроса (в бланке запроса он фиксируется после графы «Цель запроса»). На запросы первой категории сложности отбирается, как правило, лучшая литература, преимущественно последних лет издания, но тоже по согласованию с потребителем.

Отобранные материалы должны быть описаны в соответствии с действующим ГОСТом. В случае, если название документа не инфор­мативно, желательно составить краткую аннотацию, особенно при вы­полнении запроса первой категории сложности. При большом количе­стве включенных в справку документов их описания должны быть соот­ветствующим образом сгруппированы. В тематических справках

Глава 15. Организация и технология справочно-библиогр. обслуживания 231 первой категории сложности желательна логическая группировка (от общих вопросов к частным, в рекомендуемом порядке чтения). В справ­ке второй и третьей категории сложности желательна систематическая (тематическая) группировка, но возможно и расположение по фор­мальному признаку: алфавитное, обратно-хронологическое, хроноло­гическое. Последний способ группировки позволяет проследить дина­мику развития темы во времени, что важно потребителям при написа­нии историографического обзора. Оформляются справки в виде биб­лиографического списка, напечатанного на пишущей машинке в 2-3 экземплярах. Одновременно заполняется бланк запроса на тематиче­скую справку (см. ниже), служащий для учета и анализа СБО.

Один экземпляр передается потребителю, а если запрос поступил от организации, список с сопроводительным письмом направляется в адрес этой организации. Передача справки возможна с помощью совре­менных средств связи - по телефаксу или электронной почтой. Все дан­ные о выполненной справке заносятся в журнал учета письменных и устных справок. Другой экземпляр справки направляется в фонд вы­полненных справок (способ оформления и организации их хранения изложен в главе 7).

§ 4. Технология выполнения уточняющих справок

Уточняющей называется библиографическая справка, устанавли­вающая и/или уточняющая элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены в запросе читателя. Без уточнения этих элементов практически невозможно установить, имеется ли в фон­де библиотеки тот или иной документ, если читатель указывает непол­ные или искаженные о нем сведения. Эта же ситуация в крупных биб­лиотеках наблюдается при получении требования по МБА.

Неписаная этика работников библиотеки предполагает не отказы­вать читателю или абоненту МБА в выдаче документа без предва­рительной проверки сведений о нем в требованиях. Это относится в первую очередь к крупным научным библиотекам, фонды которых комплектуются с большой полнотой. Обычно в таких библиотеках вы­полняется большое количество требований по МБА, и они вынуждены выделять специальную группу сотрудников по доработке

требований.

Запросы на уточнение библиографических данных весьма разнооб­разны, а их удовлетворение по праву считается достаточно сложным и трудоемким процессом. Это обусловлено большим количеством неточ­ностей библиографических сведений, предъявляемых читателями,

232

Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

Образец БЛАНК ЗАПРОСА НА ТЕМАТИЧЕСКУЮ СПРАВКУ

(лицевая сторона)
Наименование библиотеки № запроса

Глава 15. Организация и технология справочио-библиогр. обслуживания 233

БЛАНК ЗАПРОСА НА ТЕМАТИЧЕСКУЮ СПРАВКУ (оборотная сторона)

Название составленного библиографического списка

Фамилия, имя, отчество, адрес, теле­
фон читателя или наименование уч­
реждения, организации, предприя­
тия - абонента СБО

Исполнитель,

Сроки исполнения

Использованные источники
а) каталоги —

дата сдачи редактору а) рукописный вариант.

6}картотеки.

Род занятий читателя или профиль
деятельности учреждения, организа­
ции, предприятия - абонента СБО

б) машинописный вариант.

дата редактирования а) рукописного варианта.

в) библиографические списки.

г} прочие.

б) машинописного варианта.

Содержание запроса.

из них на русском.

окончательное оформление справ­
ки и дата ее выдачи абоненту

Количество библиографических записей в списке.

_, на других языках народов РФ-

Цель запроса.

Виды запрашиваемых изданий (по це­
левому назначению и характеру ин­
формации; периодичности и структу­
ре информации и т. д.)

Примечания.

иностранных

Справка направляется в фонд выполненных справок библиотеки

(да,'

(да, нет)

в общероссийский координационный центр

Затраченное время на выполнение справки.

Категория сложности.

Язык, место, годы издания.

Подпись исполнителя

234 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

о документах, и множеством способов их устранения. Причины появле­ния этих неточностей также разнообразны, основными из них являют­ся:

^> невнимательность читателя при записи сведений о документе, взятых из литературных источников, а также при восприятии этих сведений из устных сообщений (лекций, докладов, от друзей и знакомых и т. д.);

^> несоблюдение стандарта по описанию документов в прикнижных и пристатейных списках литературы, в подстрочных примечани­ях издательствами, редакциями журналов и др.;

^ отсутствие библиографической грамотности у читателей, не по­нимающих значения отдельных элементов библиографической записи, их невнимание к библиографическим «мелочам».

Все это и многое другое приводит либо к неудовлетворенным за­просам, либо к необходимости уточнять библиографические данные о документе с последующей его выдачей читателю или абоненту МБА. Уточнение библиографических данных необходимо не только в круп­ных библиотеках с более богатым фондом литературы, но и в библиоте­ках низовой сети (ЦБС, учебных заведений, научно-технических при учреждениях, предприятиях). Особенно важна необходимость уточне­ния запроса при оформлении требований по МБА, направляемых в бо­лее крупные библиотеки. Это ускорит получение заказанной литерату­ры, отсутствующей в фонде своей библиотеки.

Накопленный опыт работы по выполнению уточняющих справок позволяет их классифицировать на простые и сложные. К простым справкам относятся незнание читателем автора книги при наличии све­дений о ее названии и наоборот — известна фамилия автора, но чита­тель не помнит названия книги. К типичным, более сложным уточняю­щим справкам можно отнести:

о искажение фамилии автора (замена одной буквы на другую, сходную по начертанию или близкую по звучанию, ошибки в инициалах, женскую фамилию путают с мужской и т. д.);

^ сокращение и/или неточное название книги, периодического из­дания;

=> представление переводчика, составителя, редактора, художни­ка-иллюстратора как автора книги;

=> неверное указание года издания журнала и продолжающегося из­
дания; у

о авторскую работу приняли за коллективную и наоборот;

Глава 15. Организация и технология справочно-библиогр. обслуживания 235

=> представление статьи, раздела, главы книги, частного заглавия тома, выпуска многотомного издания как названия самостоя­тельного произведения или издания;

^> отсутствие наименования коллектива в продолжающемся изда­нии, в материалах симпозиумов, конференций и т. д.;

=> неточный перевод на русский язык названия зарубежного изда­ния.

Допускаются и другие искажения и неточности, затрудняющие идентификацию документа и его поиск в каталогах и фонде библиоте­ки.

Приступая к библиографическому разысканию при неполных или искаженных сведениях о документе, библиограф должен быть уверен в существовании спрашиваемого издания. Как писала старейший биб­лиограф ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина М. А. Садова, «в большин­стве случаев читатель бывает прав, и его требование заключает в себе если не всю истину, то хотя бы часть ее».

Исходными данными для принятия решения, к каким библиогра­фическим и/или справочным источникам нужно обратиться в первую очередь, являются те сведения, которые содержатся в требовании чита­теля. Важно также получить дополнительные сведения о документе в беседе с читателем при приеме запроса. Успешному разысканию может помочь сообщение читателя об источнике, из которого им взяты сведе­ния о разыскиваемом документе (если этот источник печатный, а не устный). Вообще чем больше дополнительных сведений известно биб­лиографу, тем успешнее будет осуществляться библиографическое ра­зыскание. Такими дополнительными сведениями являются годы жиз­ни автора, область знания, в которой он работал или работает, какие еще научные труды автора известны читателю и т. д.

В отдельных случаях важно знать годы издания, издательство, вы­пустившее книгу. Знание дополнительных сведений поможет расши­рить круг возможных источников, которые могут быть привлечены для уточнения неполных или искаженных сведений о документе.

В универсальных научных библиотеках при выполнении сложных справок все полученные от читателя сведения об искомом документе фиксируются в приводимом ниже бланке.

Введение такого бланка обусловлено несколькими причинами: вы­полнение справки требует много времени, которым читатель в данный момент не располагает; запрос принят дежурным библиографом и

' Садова М. А. В поисках книги: Библиографические разыскания при вы­полнении читательских требований. — М., 1963. — С. 21,

236

Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

Глава 15. Организация и технология справочноебиблиогр. обслуживания 237

Образец

БЛАНК ЗАПРОСА НА УТОЧНЯЮЩУЮ И АДРЕСНУЮ СПРАВКИ
Наименование библиотеки

Дата приема запроса.

Фамилия, имя, отчество Телефон №. читателя или наименова- ______

ние учреждения, органи­
зации, предприятия -
абонента СБО „

Дежурный библиограф.

Содержание запроса __

Откуда получены сведения, приведенные в запросе.

Ответ (полное библиографическое описание произведения печати с указанием его'
местонахождения). ________________________

Источники выполнения.

Дата выполнения.
Исполнитель

Примечание. Текст справки хранится в библиотеке в течение одно­го месяца со дня выдачи его читателю.

Начало поиска

Нет

Hei

Нет —»

Известны надзаголовочные сведения

стен автор

Известно заглавие

Известен год

i

Да

1

Да

i

Да

i Да

Беседа с абонементом по выяснению источника сведений, их достоверности, уточнению других элементов библиографического описания

\

1

\

Алфавитные каталоги

Да

Картотека заглавий художественных

Да

Ретроспективные пособия

Да

Алфавитные каталоги

Да

i

Нет

произведении

\

Нет

\

Нет

Имень

ые указатели 1аниям ВКП

Да

\

Текущие указатели

Да

Систематический каталог

Да

КОД

Систематический

I

Нет

каталог и тематические

Да

\

Нет

Нет

Библи

^графические юсобия

Да

картотеки

Пособия перспективного

Да

Указатели трудов научных коллективов

Да

Нет

характера

Издания РКП,

m

Нет

Нет

предметный

\

авторские указатели

Да

и географический указатели к ним

Хронологические

Да

Ретроспективные пособия, имеющие

Да

и отраслевым пособиям

,Нет

к ретроспективным пособиям

указатель коллективов

Нет

Да

Вспомогательные указатели к библиографиче­ским пособиям

Да

Нет

Да

Нет

III

Пр

икнижные истатейные ки в работах -юго автора

Обращение к специалистам

Консультации специалистов

|нет

спис

Нет

Нет 1

дан

Картотека

Нет i

персоналии, указатель имен

Да

Переадресовка

Консультации специалиста

Да

(если в заглавии приведена фамилия)

библиотеку или отказ

Нет

^Нет

I Поиск по другому признаку

Да

Консультации специалистов

Да

L_

Нет

1

1олучение полных сведений о документе. Конец поиска.

Выдача справки абоненту, Регистрация в журнале учета

Рис. 7. Алгоритм выполнения уточняющей справки

238 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

передан для выполнения коллеге; запрос принят по телефону. Как пра­вило, последним каналом «нередко пользуются научные работники, ко­торым нужно в их рукописных научных трудах (диссертациях, подго­товленных к опубликованию книгах, статьях) привести правильное библиографическое описание использованных и/или цитируемых до­кументов. Графа «Ответ» заполняется в том случае, когда данный бланк используется для анализа запросов или в особо сложных случаях как пример правильно принятых решений для возможных аналогичных ра­зысканий в будущем.

Невозможность непосредственного общения с читателем при полу­чении письменного запроса (в частности при поступлении требования по МБА) намного затрудняет проведение уточняющего поиска, но в особо сложных случаях библиограф имеет право обратиться к читате­лю или в библиотеку, приславшую это требование в письменной форме для получения дополнительных сведений.

Каким же образом производится разыскание недостающих или ис­каженных элементов библиографического описания? Каждое уточняю­щее разыскание сугубо индивидуально, оно может быть проведено раз­ными путями, выбор которых определяют эвристические способности и уровень профессиональных знаний библиографа, степень достовер­ности имеющихся данных. Вместе с тем при всем их многообразии мож­но наметить несколько типичных приемов (алгоритмов) уточняющего поиска (рис. 7).

Приведенными примерами далеко не исчерпываются все случаи, встречающиеся в практике крупных библиотек. Как видно из блок-схе­мы, при наличии книги в фонде библиотеки (позиция № 1) простая справка может быть выполнена «за один ход», т. е. путем обращения к алфавитному каталогу. Точно так же можно установить автора книги, если известно ее название, обратившись к систематическому каталогу, хотя для этого потребуется больше времени: сначала по заглавию надо определить раздел и подраздел каталога, а затем уже внутри подраздела найти карточку с описанием искомой книги.

В муниципальных публичных библиотеках чаще всего встречаются запросы, связанные с уточнением сведений о произведениях писателей, опубликованных в журналах. В этом случае поиск облегчается путем обращения к картотеке заглавий художественных произведений.

Поиск осложняется в том случае, когда книги нет в фонде. На при­мере тех же двух позиций блок-схемы условно показаны операции биб­лиографа, вынужденного обращаться к другим библиографическим ис­точникам. Особенно сложно установить полные и точНУле сведения о документе, если в читательском требовании допущены искажения

Глава 15. Организация и технология справочно-библиогр. обслуживания 239

фамилии автора, заглавие статьи принято за название книги и т. д. Под­тверждением этому служат многочисленные примеры в книге М. А. Са­довой. Вот один из них. В бывшую ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина поступило требование на книгу: Маяковский В. В. Светочи прошлого -творцы будущего. 1919 г. Известно, что произведения В. Маяковского в эти годы издавались, однако книги под таким названием в алфавитном каталоге не оказалось. Библиограф предположил, что в указанной фа­милии заменены буквы. Повторный просмотр каталога с заменой глас­ной буквы позволил обнаружить карточку на книгу: Мияковский В. В. Радищев: Очерк жизни и деятельности: Для самообразования. — Пг.: «Огни», 1919 — (Светочи прошлого — творцы будущего). Таким обра­зом читатель не только исказил фамилию, но и название серии принял за название книги.

Важным источником уточнения библиографических данных слу­жат энциклопедии, о чем свидетельствует запрос инженера одного из заводов, обратившегося с просьбой в ГПНТБ РФ прислать по заочному абонементу (ЗА) книгу «Колокола». Ни автора, ни других данных, кро­ме дат (1905-1910 гг.), в письме не содержалось. Издание было установ­лено при помощи БСЭ, в которой при статье «Колокол» указана книга: Оловянишников Н. История колоколов и колокольное искусство. — 2-е изд. -М.,1912.

Допускаемые читателями искажения иногда выглядят анекдотич­но. Например, в одной из детских библиотек мама ученика попросила книгу И. Тургенева «После бани» и ушла обиженной, когда ей библио­текарь сказал, что, очевидно, речь идет о рассказе Л. Толстого «После бала». К сожалению, таких случаев бывает немало.

Не меньшие затруднения возникают при разыскании статьи из­вестного читателю автора по какому-либо вопросу, а тем более, когда название статьи приводится неточно, но указываются приблизитель­ные годы опубликовании. В этом случае обычно библиографу прихо­дится просматривать в первую очередь СКС, а при отрицательном ре­зультате продолжить поиск по ЛЖС, ЛГС, РЖ. Возможно обращение и к ретроспективным научно-вспомогательным указателям, если статья была опубликована более 3-5 лет назад. На рис. 8 приведена блок-схема такого поиска.

После того, как читателю будет передано полное и точное библио­графическое описание документа, справка считается выполненной, и данные о ней библиограф заносит в журнал учета справок.

В отдельных случаях библиографу не удается найти нужные сведе­ния о документе. Причиной тому может быть плохо организованный СБА, отсутствие нужных источников, недостаточная квалификация

Раздел IV. Организация и технология библиогр, обслуживания

Начало поиска

240

Известны год

опубликования

и заглавие (тема)

Известны автор и заглавие (тема)

Нет

Да

Да

Систематическая картотека статей

Тематический или отраслевой текущий указатель

Нет

И/или

Ретроспективные

и текущие тематические,

отраслевые указатели

Ретроспективные тематические (отраслевые указатели)

Нет

Нет

Летопись журнальных статей

Нет

Летопись журнальных статей

Просмотр новейших периодических изданий

Конец поиска

Рис. 8. Блок-схема поиска статей

исполнителя. Но чаще всего причиной отказа являются неверные или даже несуществующие данные. Отказы также фиксируются в журнале учета справок и библиографических консультаций с указанием причин невыполнения запроса.

§ 5. Технология выполнения адресных справок

В терминологическом ГОСТе 7.0-99 адресная библиографическая справка определяется как «ответ на разовый запрос, содержащий биб­лиографическую информацию о наличии и / или местовдкождении до­кумента». Из этого определения следует, что работники отдела

Глава 15. Организация и технология справочно -библиогр. обслуживания 241

обслуживания очень часто без затруднений выполняют адресные справки, отвечая на вопрос читателя, есть или нет спрашиваемое изда­ние в библиотеке. Хотя такой ответ по своему содержанию и характеру подходит под определение адресной оправки, он не является предметом рассмотрения в данном параграфе.

Адресная библиографическая справка взаимосвязана с уточняю­щей справкой. В крупных научных библиотеках адресная справка вы­полняется в двух случаях:

а) в требовании читателя приводятся правильные данные о доку­
менте, которого в фонде нет, но запрос необходимо удовлетво­
рить, используя МБА. Для этого надо определить, в адрес какой
библиотеки следует направить требование по МБА;

б) в требовании читателя на конкретное издание допущены неточ­
ности или отсутствуют какие-то элементы библиографического
описания. В этом случае адресный запрос переходит в уточняю­
щий. И только после уточнения возможно удовлетворить требо­
вание читателя, выдав ему нужное издание. Если его нет в фонде
данной библиотеки, направить требование по МБА в другую
библиотеку, в фонде которой он может быть.

В практике встречается и третий, более редкий случай перехода уточняющей справки в адресную. Запрос на уточнение библиографиче­ских данных, как правило, поступает от научных работников, которым нужно в статье, книге или диссертации привести точное библиографи­ческое описание соответствующего документа, а затем затребовать сам документ. Процедура будет такой же: если в фонде библиотеки, услуга­ми которой он пользуется, данного документа нет, надо определить, из какой библиотеки он может быть получен по МБА.

Поскольку установление местонахождения документа нередко свя­зано с уточнением библиографических сведений и требует определен­ного времени, РГБ рекомендует в этом случае заполнить бланк запроса, общий для этих видов справок (стр. 236).

Основным средством адресного поиска документов в фондах дру­гих библиотек служат сводные каталоги. Они существуют в некоторых крупных библиотеках в карточном виде на разные виды документов, а также в печатной форме. Наиболее известные из них, а также ведущие­ся работы по созданию электронных сводных каталогов охарактеризо­ваны в главе 7.

Некоторые областные библиотеки имеют сводные каталоги краевед­ческой литературы, отражая в них фонды как местных библиотек, так и коллекции документов других организаций (музеев, заповедников).

9 Зак. 62

242 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

Для установления местонахождения иностранных книг и журналов по технике, естественным наукам, сельскому хозяйству и медицине важ­ным источником является издаваемый ГПНТБ РФ «Сводный каталог научно-технической литературы>>, содержащий сведения о зарубежных книгах и периодических изданиях.

Наряду с изданием этого сводного каталога в печатной форме биб­лиотека ведет электронную версию. Разработанная автоматизированная система Российского сводного каталога (АС РСвК) обеспечивает теле­коммуникационный и локальный доступ к БД, получение магнитных лент, дискет и оптических дисков, содержащих БД или текстовые файлы как по текущим поступлениям, так и по ретроспективному массиву.

При отсутствии нужных сводных каталогов возможно использова­ние справочников по фондам библиотек. Так, ГПНТБ РФ во второй по­ловине 1990-х гг. издала справочник в 3 частях под названием «Путево­дитель по фондам научно-технических библиотек России». Название в данном случае не совсем точно передает содержание, так как наряду с характеристикой фондов научно-технических библиотек в справочни­ке приводятся сведения и о фондах других библиотек (включая универ­сальные).

По таким справочникам нельзя, как по сводным каталогам, с абсо­лютной точностью установить наличие конкретного издания в фонде соответствующих библиотек. Из краткой характеристики профиля комплектования, его ретроспективной глубины можно лишь сделать предположение, что в данной библиотеке может быть искомое издание.

При положительном исходе адресного поиска абонент получает полное библиографическое описание документа с указанием его место­нахождения в фондах библиотек. Приводится шифр хранения книги в той библиотеке, где был принят запрос.

§ 6. Технология выполнения фактографических справок

Как отмечалось в начале главы, фактографическая справка пред­ставляет собой ответ по существу запроса (сообщение точной даты, цифры, цитаты, объяснение термина и т. п.). Соответственно фактогра­фический поиск предполагает разыскание самих фактов, а не сведений о документах, где эти факты содержатся. Поэтому данный поиск не яв­ляется библиографическим, но библиотеки, располагающие различны­ми источниками, давно удовлетворяют такие запросы и традиционно относят их к СБО.

С запросами фактографического характера обращаются читатели различных групп. Различны и причины, побуждающие их обращаться в

Глава 15. Организация и технология справочно-библиогр. обслуживания 243

библиотеку с такими запросами. Все они обусловлены соответствую­щим видом деятельности читателей: учебой, профессиональной дея­тельностью, любительским увлечением и просто любознательностью. Отсюда и многообразие запросов по содержанию.

В универсальные библиотеки поступают запросы школьников в связи с изучением главным образом гуманитарных предметов (исто­рии, литературы и Др.). Эти же библиотеки иногда отвечают и на более сложные запросы обычных читателей, вызванные досуговой деятель­ностью (разгадыванием кроссвордов, шарад и т. п.). Встречаются запро­сы, требующие уточнения хронологии исторических событий, установ­ления дат жизни и творчества отдельных мало известных лиц, объясне­ния употребляемых в литературных источниках терминов, местных диалектов, иностранных слов и т. д. К сложным запросам можно отнес­ти также разыскание источников цитат, крылатых выражений.

В научные и научно-технические библиотеки фактографических за­просов поступает не так много. Чаще всего запрашиваются адреса пред­приятий и организаций. Более сложные запросы выполняются, как пра­вило, информационными службами (номенклатура и характеристика выускаемой продукции, условия ее транспортировки и хранения и т. д.).

В связи с политическими и экономическими преобразованиями за­метно усилился поток фактографических запросов от коммерческих и посреднических структур, предприятий малого и среднего бизнеса Боль­шинство этих запросов относится к установлению адреса производите­лей товаров и услуг (включая зарубежные). Именно этим вызвано появ­ление большого количества справочников типа «Бизнес-карта», приоб­ретаемых многими библиотеками (включая ЦБС) для удовлетворения подобных заиросов.

Выполнение фактографических справок требует хорошего знания фонда справочной литературы (энциклопедий, справочников, слова­рей, путеводителей), иногда следует использовать непосредственно ли­тературные источники, особенно по вопросам истории, литературы, об­ществоведения. Поскольку в ранее изданных энциклопедиях и спра­вочниках характеристика событий, многих общественных деятелей и других лиц дана с позиций господствовавшей тогда идеологии, возни­кает необходимость обращения к научной и / или научно-популярной литературе последних лет издания. Следовательно, библиографу уни­версальной библиотеки важно обладать не только профессиональными знаниями, но и широким кругозором, чему способствует отраслевая специализация внутри библиографического подразделения.

Энциклопедии, справочники, словари, фактографические картоте­ки являются важнейшим, но не единственным средством выполнения

244

Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

фактографических справок. При поступлении запросов по узкоспеци­альным вопросам, а также при выяснении фактов, относящихся к сего­дняшней жизни, которые еще не отражены в справочной литературе, в случае необходимости следует обращаться к специалистам в соответ­ствующей области знания, для чего целесообразно иметь сведения о специалистах, не обязательно являющихся читателями библиотеки (например, из числа преподавателей вузов, сотрудников НИИ и других организаций).

В качестве приложения к справке может быть рекомендован источ­ник (книга, статья, ГОСТ и т. д.), в котором содержатся интересующие читателя сведения. Такого рода факультативные элементы могут быть использованы в целях проверки достоверности приведенных в справке сведений.

В заключение следует еще раз подчеркнуть, что важнейшим усло­вием качества и оперативности СБО является профессиональная под­готовка библиографа, его эрудиция, трудолюбие, а также хорошо орга­низованный СБА.

Раздел V

ПОВЫШЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

КУЛЬТУРЫ РАБОТНИКОВ БИБЛИОТЕКИ

И ЧИТАТЕЛЕЙ

Глава 16

Библиографическое обучение сотрудников библиотеки

§ 1. Общие вопросы

В предыдущих главах отмечалось, что библиографическим обслу­живанием занимаются сотрудники всех подразделениях библиотеки, включая и те, которые не имеют непосредственных контактов с читате­лями (отдел комплектования, отдел хранения фондов и др.)- Однако для того, чтобы осуществлять библиографическое обслуживание, пусть даже в небольшом объеме, сотрудники этих подразделений сами долж­ны владеть библиографическими знаниями и навыками, достаточными для того чтобы участвовать в процессах библиографического обслужи­вания, оказывать в необходимых случаях помощь читателям в исполь­зовании каталогов и картотек при поиске нужной им литературы.

Объем этих знаний не может быть одинаковым для работников раз­ных подразделений. Он зависит от специфики библиотечных процес­сов, выполняемых в этих подразделениях. Так, в отделе обработки лите­ратуры и организации каталогов требуются хорошие знания и умения в области классификации литературы и систематизации материала, представление о различных ИПЯ, отличающихся от того, который ис­пользуется в данной библиотеке.

Работники обслуживающих и других подразделений также должны обладать этими знаниями, но применительно к их использованию при поиске как самих документов в фонде, так и при обращении к катало­гам.

Важным требованием к работникам всех подразделений является понимание назначения элементов библиографического описания не только книги, но и других документов (в первую очередь тех, которые

246 Раздел V. Повышение информ. культуры работников б-ки и читателей

представлены в фонде данной библиотеки). Это значит, что библиоте­карь, библиограф должен, с одной стороны, понимать любую библио­графическую запись, встречающуюся в различных библиографических источниках, а с другой — уметь правильно составлять библиографиче­ское описание любого документа.

Последнее требование приобрело особую остроту в связи с создани­ем электронных каталогов и картотек, необходимой операцией при ко­тором является не только умение составлять библиографическое опи­сание, но и знание структуры и наполнения элементов данных комму­никативного формата, источников выявления ключевых слов и т. д.

Одним из требований, относящимся также к сотрудникам всех под­разделений, можно назвать правильное понимание места своего под­разделения в системе библиографического обслуживания читателей и коллективных абонентов, иметь представление о системе библиотеч-но-библиографических и информационных учреждений региона и страны в целом.

Чем выше уровень информационной грамотности сотрудников, тем успешнее библиотека будет выполнять возложенные на нее задачи. Библиографическая грамотность является одной из составных ее час­тей. Она характеризуется совокупностью знаний; умений и навыков, позволяющих работать с библиографической информацией, самостоя­тельно выявлять и использовать информационные ресурсы для удов­летворения информационных потребностей абонентов.

Известно, что в крупных научных, вузовских библиотеках и ЦБС в числе сотрудников могут быть лица без библиотечного образования или же молодые специалисты, недавно окончившие средние и высшие библиотечные учебные заведения (факультеты, отделения). Даже при небольшом стаже работы они могут удовлетворительно выполнять воз­ложенные на них обязанности (например, выдавать книги и журналы, расставлять их в фонде после возвращения читателями и т. д.). Однако отсутствие.должной информационной культуры, библиографических знаний и навыков не может не сказаться отрицательно на качестве рабо­ты, как и на продвижении их по служебной лестнице.

Поэтому возникает необходимость библиографического просвеще­ния библиотечных работников, в первую очередь, не получивших спе­циального библиотечного образования. Нуждаются в пополнении биб­лиографических знаний и все другие сотрудники, включая и библио­графов, особенно в связи с внедрением средств автоматизации в библиотечные процессы. О важности обучения компьютерной техноло­гии свидетельствуют, в частности, данные анкетирования региональ­ных научных библиотек, показавшие, что в среднем 52% их работников

Глава 16. Библиографическое обучение сотрудников библиотеки 247

считают необходимым подготовку к использованию компактных опти­ческих дисков.

В практике библиотек сложилась определенная система повыше­ния библиографических знаний библиотекарей. Кроме мероприятий в самой библиотеке для определенной категории работников (прежде всего руководителей подразделений) существует система повышения квалификации за пределами библиотеки. Эта категория специалистов должна обладать более широкими познаниями в области библиогра­фии, поскольку они руководят библиографическими процессами в сво­их подразделениях.

Чтобы поддерживать профессиональные знания на современном уровне и стимулировать интерес к инновациям, Российская Академия переподготовки работников искусства, культуры и туризма (АПРИКТ) организует для таких работников краткосрочные проблемные семина­ры, способствующие поднятию уровня их мастерства как руководите­лей. Одна из задач курсов — вооружить слушателей теоретическими и практическими знаниями по конкретным вопросам, в том числе путем привлечения специалистов с авторскими программами типа «Элект­ронная технология в библиотеке», «СБА как система: традиционные и электронные формы» и др. Подобные обучающие семинары проводит и Межрегиональный центр «Образование и информация» преимущест­венно по вопросам использования Интернет.

Таким образом, имеет место дифференцированный подход к биб­лиографическому обучению работников библиотеки с учетом образо­вания, занимаемой должности в соответствующем подразделении, ста­жа работы.

§ 2. Формы и методы библиографического обучения работников библиотеки

Как и в других областях деятельности различают организованную систему обучения и поддержания знаний на должном уровне, а также путем самообразовательного чтения специальной литературы. Органи­зованное обучение в самой библиотеке следует рассматривать как со­ставную часть системы повышения квалификации, осуществляемую квалифицированными библиографами, а потому не требующую фи­нансовых расходов.

Одной из форм обучения являются практикумы, используемые прежде всего для молодых работников, пришедших в библиотеку после окончания общеобразовательной школы. Начало их трудовой дея­тельности требует определенной адаптации к новым условиям.

248 Раздел V, Повышение информ. культуры работников б-ки и читателей

Профессиональное обучение таких лиц начинается обычно с знаком­ства со спецификой библиотеки, ее структурой, составом фонда, СБА и т. д. Для быстрейшего усвоения необходимых знаний и навыков в неко­торых библиотеках распространено наставничество, т. е. своеобразное кураторство наиболее квалифицированных сотрудников над молоды­ми работниками. Оно не исключает необходимости библиографи­ческого обучения путем участия в практикумах. В задачу таких практи­кумов входит, во-первых, знакомство с основными направлениями библиографической деятельности библиотеки, а во-вторых — обучение соответствующим библиографическим навыкам и приемам, которые потребуются в работе практикантов.

В практикумах участвуют не только работники, не имеющие библиотечного образования,.но и другие библиотекари, нуждающиеся в повышении библиографических знаний и умений.

Особенно важно это для тех из них, кто работает в обслуживающих подразделениях, включая филиалы ЦБС. Необходимо научить библио­текарей как знакомиться с документом (прежде всего с книгой), как представлять информацию о конкретном издании при общении с чита­телями, а также опосредованно через рекламную форму библиотечной работы, как вести поиск книг по каталогам и т. д.

В программу практикума включаются деловые игры с домашними заданиями. Они используются как особый вид практических занятий по определенной теме, позволяющий закрепить изложенное на заняти­ях. Обучение происходит не только в процессе проведения игры, но и на этапе ее подготовки. Игровые ситуации нередко становятся основой профессиональных конкурсов, которые служат целям повышения про­фессионального мастерства.

Важным элементом данной формы занятий является разбор ре­зультатов. Он позволяет закрепить правильные методические решения и приемы, обнаружить ошибки и просчеты.

Так, в одной из ЦБС Ставропольского края удачно была проведена деловая игра по теме «Рекомендательные библиографические пособия и выбор книг для чтения», конкурс на лучший обзор-диспут, предпола­гающий умение подобрать литературу и проведение его среди слушате­лей практикума с последующим обсуждением.

Большой эффект с точки зрения библиографического обучения да­ет анализ рекомендательного библиографического пособия с характе­ристикой включенных в него книг. Участники практикума имеют воз­можность ознакомиться с различными типами рекомендательных посо­бий, особенностями аннотаций на книги, их использование при обслуживании читателей.

В связи с тем, что в последние годы рекомендательных указателей издается мало, некоторые ЦБС включают в программу практикума со­здание пособий малых форм и «информационно-библиографических досье». В последние включаются вырезки из газет, списки литературы с аннотациями на отдельные книги по темам, наиболее интересным для широкого круга читателей.

Важной формой поддержания библиографических знаний у со­трудников обслуживающих подразделений являются обзоры повой ли­тературы по вопросам библиографии, а также вновь поступивших биб­лиографических пособий (преимущественно рекомендательных). На­ряду с характеристикой пособий даются советы по их использованию при обслуживании читателей.

К организованным формам обучения относятся стажировки. Они организуются для работников всех подразделений ЦБС, включая и библиографов. Организатором стажировок выступает научно-методи­ческий отдел областной библиотеки, а внутри ЦБС — центральная биб­лиотека. Базой стажировок является в первом случае ЦБС, где имеется лучший опыт работы, во втором — филиал ЦБС.

Действенной формой повышения библиографических знаний яв­ляется занятия на базе библиотек — школ передового опыта.

Обычно к каждому занятию составляется программа и план прове­дения, в котором предусматривается домашнее задание участникам школы передового опыта. Наряду с лекциями и практическими заняти­ями организуется обмен опытом, его обобщение. Распространение пе­редового опыта осуществляется путем выработки соответствующих ре­комендаций, организации выставок материалов школы, а также лучших практических работ слушателей к каждому занятию.

Данная форма наиболее приемлема для филиалов ЦБС. Как прави­ло, это одноразовое мероприятие, организуемое центральной библиоте­кой. Для распространения передового опыта определяется филиал, в котором наиболее хорошо организована библиографическая работа (например, проведение «Дня информации»). Сотрудники других фи­лиалов не являются пассивными слушателями, а получают определен­ные задания, связанные с этим мероприятием (разработка программы мероприятия, реклама, подготовка обзора и-т. д.).

В связи с автоматизацией библиотечных процессов возникла острая необходимость обучения компьютерной технологии главным образом сотрудников двух подразделений библиотеки — отдела обработ­ки литературы и организации каталогов и библиографического отдела. Организация этого обучения в регионах различна. Так, в Кемерово об­ластной библиотекой при участии Кемеровской академии культуры и

250 Раздел V. Повышение ипформ. культуры работников б-ки и читателей

искусств обучением компьютерной технологии охвачены работники библиотек всех типов. Самарская областная библиотека организовала обучение сотрудников самой библиотеки и ЦБС области. В Челябин­ске при методическом объединении библиотек вузов создана секция ав­томатизации, в которую вошли работники разных подразделений этих библиотек (в том числе и библиографы).

Распространен опыт обучения компьютерной технологии и в пре­делах одной организаций. Например, центр «Интернет» при Нижего­родском университете разработал программу на 18 занятий, и без отры­ва от производства библиотечные работники получили представление о сервисах и ресурсах Интернет, навыки работы с поисковыми сервера­ми, программными продуктами, электронной почтой, а также обуча­лись технологии создания электронного каталога, библиографических списков, справок и т. д.

В Москве организаторами обучения выступили отдельные ЦБС. Так, ЦБС «Люблино» объединила усилия ряда соседних ЦБС и своих филиалов по созданию сводного каталога, что потребовало обучения сотрудников этих библиотек электронной технологии. Имеется в Мо­скве опыт обучения компьютерной технологии в пределах одной ЦБС («Киевская», «Кунцево»).

Интересен опыт Ярославской городской центральной библиотеки. Наряду с обучением работников центральной библиотеки и ее филиа­лов по специальной программе «Введение в Интернет для начинающих пользователей», их постоянному тренингу библиотека консультирует сотрудников центральной и областной детской и юношеской библио­тек, а также универсальной научной библиотеки. В рамках общегород­ского конкурса мастерства библиотечных работников библиотека про­вела презентацию программы «Электронный мир библиотеки», преду­сматривающую постепенный переход к электронной библиотеке (медиатеки).

Как правило, обучение в этих и других библиотеках проводилось дифференцированно с учетом профессиональных обязанностей работ­ников, уровня автоматизации соответствующих процессов. В особую группу выделялись, например, администраторы баз данных, генерируе­мых библиотекой, ответственные за эксплуатацию внешних баз дан­ных, библиотекари-консультанты, организующие использование элек­тронных изданий.

Автоматизированная технология на всех участках требует строгой регламентации: создания положений, инструкций (например, положе­ния об электронном каталоге, инструкяии по заполнению-полей, по ве­дению предметных рубрик и т. д.).

251

Глава 16. Библиографическое обучение сотрудников библиотеки

Обучение в названных и других регионах осуществляется преиму­щественно на курсах. Используются также стажировки, индивидуаль­ные консультации после обучения. Наряду с овладением практически­ми навыками работы с компьютером главное внимание обращается на умение ввода данных в формат RUSM ARC.

Опыт многих библиотек, особенно ЦБС, показал, что самым уязви­мым местом («ахиллесовой пятой») является индексирование доку­ментов ключевыми словами и / или предметными рубриками. Поэтому обучение не заканчивается одноразовыми курсами по методике индек­сирования. Обычно инициаторы обучения анализируют заполнение полей и различными способами (созданием инструкции, проведением консультаций, а иногда и повторным обучением) помогают освоить до­вольно трудный процесс, особенно для тех, кто испытывает психологи­ческий барьер, привыкнув к традиционным способам раскрытия содер­жания документов.

Наряду с организованными формами важную роль в повышении квалификации в части библиографических знаний играет самообразо­вание. Как и во всех других сферах практической деятельности, оно предполагает чтение профессиональной литературы. Лучших резуль­татов можно достичь в том случае, если оно носит постоянный система­тический характер и направлено не только на чтение публикаций по уз­кому профилю, но и по более широкому кругу вопросов.

Известно, что в любой практической деятельности накапливается определенный опыт, позволяющий неплохо выполнять работу на своем участке. Иначе говоря, такая работа носит репродуктивный характер, не требующий обновления знаний, получения новой информации. Поэ­тому необходимо во всех ранее охарактеризованных формах обучения пробудить интерес к продолжению занятий путем самостоятельного чтения специальных журналов, к просмотру новых библиографических пособий. Стимулом к самообразовательному чтению и успешному при­менению библиографических знаний в работе может послужить мате­риальное поощрение сотрудников за счет средств, получаемых за плат­ные услуги.

252 Раздел V. Повышение информ. культуры работников б~ки и читателей

Глава 17 Библиографическое обучение читателей

§ 1. Объем библиографических знаний и навыков для разных групп читателей

Процессы информатизации общества, предполагающие создание оптимальных условий для удовлетворения информационных потреб­ностей на основе использования информационных ресурсов, предъяв­ляют к библиотекам, наряду с библиографическим обслуживанием, по­вышенные требования к обучению потребителей основам библиогра­фических знаний. Будучи одним из направлений деятельности библиотеки, оно (обучение) не является приоритетным. Однако с раз­витием систем информационного обслуживания, использованием компьютерных коммуникаций с выходом в глобальные мировые сети задача обучения потребителей стала весьма актуальной.

Многолетними наблюдениями установлено, что в среднем более 70 % читателей, имеющих высшее образование, смутно представляют возможности библиотек, располагающих огромными информационны­ми ресурсами для удовлетворения их разнообразных информационных потребностей. Специальные исследования, проведенные в конце 1980-х гг. бывшей ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина, показали, что да­же в областных библиотеках многие читатели не знают основных час­тей СБА, включая алфавитный и систематический каталоги, в связи с этим 81% тематических запросов относятся к простым, выполняемым с помощью одной-двух рубрик систематического каталога и СКС, а ино­гда и энциклопедий. Ситуация ненамного изменилась и в наши дни.

Еще более удручающие данные, свидетельствующие о низком уровне библиографических знаний, наблюдаются у читателей, не имеющих высшего образования. Так, в муниципальных публичных библиотеках учащиеся старших классов общеобразовательной школы при выборе книг редко обращаются к каталогам и картотекам, а некоторые из них даже не понимают разницы между алфавитным и систематическим каталогами.

Такое положение объясняется, с одной стороны, забвением этого участка работы, а также недостатками применяемых библиотеками форм и методов обучения, а с другой — незаинтересованностью читателей в предмете обучения. Даже среди образованных читателей бытует мнение о библиотеке как о некоем складе книг, в котором поиск необходимого издания не составляет особого труда. Отсюда и недооценка важности информационной культуры вообще и библиографической в частности.

253

Глава

17. Библиографическое обучение читателей

В условиях возросшей роли информации, превращающейся, после материальных и энергетических, в третий вид ресурсов, отсутствие должной информационной культуры (в том числе и библиографиче­ской) отрицательно сказывается на любом участке трудовой деятельно­сти, в процессе всех форм обучения, особенно профессионального.

Между тем для ученых и специалистов, являющихся наиболее ак­тивными потребителями научной и технической информации, владе­ние основами библиографических знаний и практическими навыками самостоятельного поиска литературы в различных библиографических источниках является составной частью научной организации их труда. Не менее важна библиотечно-библиографическая грамотность и для всех других групп читателей; она составляет неотъемлемую часть культуры чтения, способствует выбору лучшей литературы для самооб­разования и / или организованного обучения.

Таким образом, библиографическое обучение читателей, рекомен­дация библиографических материалов необходимы в библиотеках всех типов независимо от масштабов их деятельности. Выбор форм и мето­дов определяется принадлежностью читателей к соответствующим группам, выделяемым по особенностям их деятельности с учетом обра­зовательного уровня.

В соответствии с таким дифференцированным подходом определя­ется объем знаний и навыков, которыми в идеале должны владеть соот­ветствующие группы читателей. Так, учащиеся общеобразовательных школ в соответствии с программой, начиная с воспитания техники чте­ния книги, знакомства с библиографическими элементами ее титульно­го листа в младших классах, постепенно приучаются в последующих классах к самостоятельному выбору книг для чтения сначала по алфа­витному каталогу, а затем и по другим источникам (включая рекомен­дательные библиографические пособия).

В высших учебных заведениях объем библиотечно-библиографиче-ских знаний для студентов должен расширяться и углубляться. В свое время в учебных планах всех вузов имелась учебная дисциплина «Вве­дение в специальность», в одном из разделов которой предусматрива­лось преподавание основ информатики, библиотековедения и библио­графии. Таким образом, наблюдалась определенная преемственность в библиографическом обучении. Она должна сохраняться и в настоящее время, несмотря на изменения в системе образования и отсутствие со­ответствующих регламентирующих документов и программ.

Более глубокими знаниями и практическими навыками должны об­ладать научные работники, а также квалифицированные специалисты всех сфер общественной практики. Их библиотечно-библиографическая

254 Раздел V. Повышение информ. культуры работников б-ки и читателей

ориентация предполагает не только знание минимума источниковедче­ских сведений в своей области, но и системы информационных учрежде­ний, владение приемами библиографического поиска в библиографиче­ских средствах (включая БД). Для авторов научных публикаций она (ори­ентация) в определенной мере способствует уплотнению информации в научных текстах путем сжатой характеристики проблемной ситуации с отсылкой к соответствующим литературным источникам. Такая система ссылок цитируемой и упоминаемой литературы — это библиографическое оснащение научной публикации, повышающая ее информативность. Зна­ющие систему библиографических пособий в своей области, как правило, становятся информационными лидерами в кругу своих коллег.

Читателям, обращающимся в библиотеку с целью самообразова­ния, проведения досуга, библиотечно-библиографическая грамотность помогает самостоятельно выбрать нужные книги и другие источники информации, избавляет от книг, случайно попавших в руки, и заставля­ет в конечном итоге с булыним уважением относиться к библиотеке. Необходимым условием для этого является знание читателями услуг, предоставляемых библиотекой, умение пользоваться каталогами и кар­тотеками, иметь некоторое представление о назначении библиографи­ческих источников.

Применительно ко всем группам можно считать девизом слова «Лучший способ обслужить читателя — не выполнять за него работу, а научить, проинструктировать, как эффективно работать с массивом до1 кументов».

Как любой другой учебный процесс библиографическое обучение предъявляет ряд дидактических требований, главными из которых яв­ляются:

<=$ систематичность и последовательность;

о наглядность;

=> доступность;

=> дифференцированный подход к обучению.

Систематичность и последовательность означает системный под­ход, который должен обеспечить преемственность библиографического обучения от общеобразовательной школы, средних специальных учеб­ных заведений до вуза и далее вплоть до системы повышения квалифи­кации специалистов.

Требование наглядности связано с тем, что приблизительно 90% информации человек воспринимает через зрительные каналы. Поэтому наглядные образы позволяют более успешно и прочно усвоить изучае­мый материал.

Глава 17. Библиографическое обучение читателей 255

Доступность обучения реализуется в изложения материала. Это требование тесно связано с дифференцированным подходом к соответ­ствующим группам читателей.

§ 2. Формы и методы библиографического обучения читателей и пропаганды библиографических материалов

Учащиеся школ

Науч­ные ра­отники

туден­ты вузов

Приведенная в предыдущем параграфе предельно обобщенная классификация читательских групп со столь же обобщенной характе­ристикой библиотечно-библиографических знаний для каждой из них позволяет рассмотреть формы и методы обучения этим знаниям, при­меняемые в библиотеках. Их можно представить в виде помещаемой ниже схемы-таблицы, в которой по вертикали указаны наиболее рас­пространенные формы библиографического обучения, а по горизонта­ли - основные группы читателей, распределенные в зависимости от ви­да деятельности. Знаком «+» отмечены применяемые формы обучения соответствующей группы читателей.

пециа­листы

Прочие

млад­ших классов

тарншх лассов

Формы обучения

Устные формы

1. Консультации
индивидуальные

2. Экскурсии
3. Уроки

4. Практические занятия
5. Лекции
   Наглядные формы

6. Выставки библиогра­
   фических пособий
7. Плакаты
8. Иллюстрированные
   части СБА

256 Раздел V. Повышение информ. культуры работников б-ки и читателей

Продолжение таблицы

Формы обучения	<ь Группы читателей
	Учащиеся школ		Студен­ты вузов	Специа-л исты	Ыауч- ные ра­ботники	Прочие
	млад­ших классов	старших классов
Печатные формы 9. Путеводители, памят­ки 10. Учеб но-методиче­ские пособия 11. Инструкции 12. Комплексные формы 13. Библиографический всеобуч	+	+ +	+ + + + +	+ + 4--г	+ + + +	+ + +

Как видно из таблицы, формы обучения подразделяются на устные, наглядные, печатные и комплексные. Рассмотрим особенности каждой из этих форм.

Устные формы обучения

Консультации проводятся для всех групп читателей, но их организа­ция и содержание различны и зависят в известной мере от типа библио­теки. По содержанию консультации большей частью связаны с разъяс­нением, как пользоваться каталогами, картотеками, АПУ, что означают имеющиеся на ящиках и на карточках цифровые обозначения и т. д. В крупных библиотеках такие консультации проводят дежурные в зале каталогов, в других библиотеках — работники отдела обслуживания.

Помимо правил пользования каталогами и картотеками в некото­рых случаях возможны разъяснения Методики поиска сведений по биб­лиографическим источникам. Научным работникам (включая аспиран­тов), другим специалистам, а также студентам, выполняющим курсовое и дипломное проектирование, оказываются консультации по правилам оформления библиографического списка использованной литературы.

В библиотеках, имеющих электронные каталоги и картотеки, а так­же БД, читателей (пользователей) знакомят с интерфейсом, включаю­щим сведения о библиотеке и предоставляемых услугах, с програм­мно-аппаратными комплексами и возможностями работы со всеми БД.

Опыт вузовских библиотек показывает, что нужно консультировать методам работы с АБИС как студентов, прослушавших курс «Основы библиотечно-библиографических знаний», так и преподавателей.

Экскурсии организуются преимущественно для обучающихся при записи их читателями библиотеки или же в том случае, когда библиоте­ка проводит занятия по основам библиографических знаний в соответ­ствующем учебном заведении. Наряду с рассказом о библиотеке в це­лом и предоставляемых услугах экскурсантов (учащихся класса, сту­дентов группы первого курса) знакомят с каталогами и картотеками, разъясняют их назначение и возможности использования. В библиоте­ках высших учебных заведений студентам объясняют, как заполнять

требование на литературу.

Лекции как самостоятельная форма библиографического обучения используется только в высших учебных заведениях при преподавании основ библиографической деятельности. Ранее упоминалось, что это преподавание являлось в свое время обязательным для всех вузов. Оно не утратило своего значения и сегодня, скорее наоборот. Включение в план преподавания основ библиографии зависит от понимания ректо­ратом и деканатами важности информационной культуры (в частности, библиографической) будущих специалистов, а также от инициативы руководства библиотек.

Наиболее эффективной формой библиографического обучения яв­ляются практические занятия1. Они проводятся в виде уроков в шко­лах, практикумов для студентов, научных, инженерно-технических и других приравниваемых к ним работников (врачей, учителей, менедже­ров и т. д.). Данная форма требует разработки программы обучения, включающей небольшой объем теоретических знаний (лекций), а глав­ными являются занятия практические (в зависимости от состава обуча­ющихся). Естественно, что уроки по основам библиографии в школе, наряду с пояснением учителя (в качестве которого обычно выступает библиограф или другой работник муниципальной детской библиотеки или библиотеки для взрослых), предусматривают посещение библиоте­ки с рассказом и демонстрацией назначения каталогов и картотек, реко­мендательных библиографических пособий.

В городах, где существуют высшие учебные заведения с библиотеч­ными факультетами (в частности, Москве, Кемерово), библиографиче­ское обучение школьников старших классов осуществляется в рамках

1 Последние в литературе нередко называют «семинарами», что у слушате­лей вызывает ассоциации с одной из форм обучения в Бузе и вряд ли распо­лагает к участию в этой форме обучения без дополнительного разъяснения.

258 Раздел V. Повышение ипформ. культуры работников 6-ки и читателей

профессионализации, нацеленной на поступление выпускников школ для продолжения профессионального библиотечного образования.

В высших небиблиотечных учебных заведениях практические за­нятия являются продолжением лекционной части программы. Обычно они проводятся по группам на старших курсах (начиная с 3-го), когда студенты должны выполнять курсовые работы. На этих занятиях сту­дентов знакомят с библиографическими источниками, соответствую­щими профилю их обучения, выдают индивидуальные задания по биб­лиографическому поиску с использованием вспомогательных указате­лей. Больший эффект на таких занятиях достигается в том случае; если в задание включается поиск как по библиографическим указателям, так и по систематическому каталогу и картотеке.

Эта же форма применяется и при обучении научных работников, специалистов. Важно, чтобы группа обучающихся состояла из лиц, объ­единяемых общностью профессиональных интересов в соответствую­щих областях знаний (включая базовую профессиональную подготов­ку). Последнее обстоятельство способствует повышению интереса к библиографическим источникам, содержащим информацию о литера­туре по профилю обучающихся.

Обзоры библиографических пособий сопровождают обычно комп­лексные виды информирования («День специалиста*, «День информа­ции»). Главное в обзорах — характеристика первичных документов, а при наличии по теме «День специалиста» или же при поступлении но­вых тематических указателей последние включаются в обзор с характе­ристикой как самих указателей, так при возможности и наиболее важ­ных книг, журнальных статей, включенных в указатели.

Наглядные формы обучения

Наиболее распространенной формой не обучения, а скорее реко­мендации библиографических пособий (материалов) являются выстав­ки. Они бывают двух видов: постоянные и временные. Назначение по­стоянных выставок - регулярно знакомить наиболее подготовленных читателей с очередными номерами текущих библиографических посо­бий (РЖ, летописи РКП). Организуются они вблизи от пункта выдачи литературы с регулярным обновлением экспонируемых вновь посту­пившими номерами. Обычно такие выставки имеют пояснительный текст с краткой характеристикой экспонируемых указателей и возмож­ностей их использования (например, «Библиография в помощь науч­ной работе»),

В некоторых библиотеках вместо самостоятельных выставок биб­лиографические пособия экспонируются вместе с новыми поступлениями

259

Глава 17. Библиографическое обучение читателей

первичных документов (книг, журналов, стандартов и др.). В таких слу­чаях они выделаются из общего массива экспонируемых изданий в са­мостоятельный раздел под названием «Информационные издания», в котором размещаются не только текущие, но и вновь полученные рет­роспективные научно-вспомогательные и рекомендательные указатели. На временных выставках, организуемых в связи с какими-либо ак­туальными проблемами, знаменательными датами, экспонируются раз­личные виды литературы, в том числе и библиографические пособия, относящиеся по содержанию к теме выставки (или разделы, совпадаю­щие с темой).

В муниципальных публичных библиотеках, располагающих реко­мендательными пособиями, особенно по художественной литературе, практикуются внутриполочные выставки в открытом фонде абонемен­та. В этом случае вслед за полочным разделителем помещается реко­мендательный указатель, а на стенке стеллажа - текст, поясняющий на­значение указателя. Большего эффекта можно достичь, если в указате­ле будут отмечены книги, имеющиеся в фонде библиотеки из числа

рекомендуемых.

Плакаты используются в библиотеках для различных целей: как форма рекомендации библиографических пособий; как средство обуче­ния библиографическим знаниям. Они могут размещаться на стенах и стендах. Плакат, знакомящий читателей со структурой библиотеки, временем работы, условиями пользования, системой каталогов и мес­том их расположения, является своеобразной визитной карточкой этой библиотеки. Обычно он находится в вестибюле и объясняет в виде схе­мы расположение подразделений библиотеки, предоставляемые ими

услуги.

В некоторых библиотеках в плакатной форме пропагандируются выписываемые текущие библиографические указатели. Содержание такого плаката состоит из воспроизведения обложки указателя (РЖ, Книжной летописи и др.), фотографии страницы (или ее оригинала), а также из текста, разъясняющего, как регулярно следить за вновь вы­шедшей литературой и вести ее поиск в данном указателе. Такие плака­ты размещаются обычно в читальном зале научной и научно-техниче­ской библиотеки.

В муниципальных публичных библиотеках подобные плакаты представляют рекомендательные библиографические пособия с изоб­ражением обложки указателя, рекомендуемая литература в котором представляет интерес для многих читателей (например, «Путешествия, приключения, фантастика»). Наверху плаката помещается текст, объ­ясняющий его назначение («Как из многого выбрать лучшее»), а под

260 Раздел V. Повышение информ, культуры работников 6-ки и читателей

обложкой - обращение к читателю с советами по использованию реко­мендательного пособия при выборе книг.

Если навыки работы с текущими и ретроспективными указателями и знание правил описания документов нужны ограниченному кругу лиц, то знание рациональных и эффективных способов поиска литера­туры требуется читателям практически при каждом посещении биб­лиотеки. Обучению этому способствуют плакаты третьего вида.

Методика и средства поиска, представленные на таком плакате, должны быть очень простыми в виде логических схем (алгоритмов), без злоупотребления незнакомой читателям терминологией. Плакаты долж­ны быть составлены так, чтобы читатель совершал правильные дей­ствия, не зная всех тонкостей создания соответствующей части СБА. Наглядность и простота — важнейшие требования к созданию подоб­ных плакатов (схем-алгоритмов). Ниже приводится схема-алгоритм поиска журнальных статей по теме в СКС.

Такие же схемы-алгоритмы можно составить-и для обучения поис­ку в текущих библиографических источниках, к которым обращаются наиболее подготовленные читатели. Не все из них знают возможности использования вспомогательных указателей при тематическом поиске (предметного, географического и других, раскрывающих содержание документов, включенных в указатель). Усвоив эти приемы на примере текущих указателей, читатель сможет применить их и при обращении к ретроспективным пособиям.

Печатные формы обучения

Путеводители, памятки по своему содержанию и назначению близки к плакатам, выполняющим информационную функцию. В них также приводятся сведения о библиотеке (но более обширные), харак­теризуются состав фондов, структурные подразделения библиотеки, выполняемые ими функции и оказываемые услуги и т. д.

Для отдельных категорий потребителей информации создаются учебно-методические пособия, содержащие своеобразный путеводи­тель по библиографическим источникам, методические советы по спо­собам поиска сведений о документах и составлению списков литерату­ры к научной работе.

Наиболее известными пособиями, адресованными научным работ­никам, являются охарактеризованные кратко во втором разделе: «Биб­лиография в помощь научной работе: методическое и справочное по­собие» И. К. Кирпичевой и «Библиографический поиск в научной работе» Е. В.Иениш. В 1987 г. вторым изданием Увышла книга

261

Глава 17. Библиографическое обучение читателей

По указанному в

таблице или «ключе» индексу (он находится на этикетке каталож­ного ящика) найдите нужный раздел картотеки.

Есть ли здесь нужные Вам статьи?

С чего начать поиск: Найдите Вашу тему в таблице - перечне разделов система­тической картотеки

Заполните требование на

нужные Вам

журналы (точно и

полно название и

номер журнала)

Да

статей или обозначьте предмет

поиска словом

(словосочетанием),

Да

Да

найдите его в

алфавитно-

предметном

указателе («ключе»)

к систематической

картотеке. Нашли

ли Вы нужный Вам

раздел?

Нет

Нет

Посмотрите,нет

ли статей по

Вашей теме в

близлежащих или

в общем отделе

этого раздела

картотеки?

Измените и уточните название темы или предме­та и повторите поиск. Нашли ли Вы теперь свою тему?

Нет

Нет

При всех затруднениях в поиске обратитесь к дежурному библиографу

(библиотекарю). Если нужных журналов в библиотеке нет, закажите их по

межбиблиотечному абонементу

Рис. 9. Алгоритм тематического поиска в СКС

И. Г. Моргенштерна и Б.Т.Уткина «Занимательная библиография», адресованная широким кругам читателей и содержащая многочислен­ные, популярно изложенные советы по библиографическому поиску, а

262 Раздел V. Повышение информ. культуры работников б-ки и читателей

также знакомящая с системой библиографического обслуживания и самообслуживания. Книга иллюстрируется примерами поиска в различных областях знания по всем элементам библиографической записи.

Развитие автоматизированных библиотечных систем, наряду с оха­рактеризованными ранее формами обучения пользователей, потребо­вало создания методических материалов, инструкций как встроенных в память ПЭВМ, так и напечатанных на бумаге для различных категорий пользователей.

Некоторые региональные и вузовские библиотеки используют средства массовой информации для рекомендации библиографических пособий и повышения информационной культуры. Например, Ярос­лавская городская библиотека им. М.Ю. Лермонтова на независимой радиостанции «Элис» ведет постоянную рубрику «Информационная культура».

К комплексным формам библиографического обучения и пропаганды библиографических материалов относятся Дни (недели, декады, месяч­ники) библиографии, которые проводятся преимущественно региональ­ными библиотеками (в частности, ЦБС). Они требуют тщательной под­готовки с предварительным составлением плана. В нем отражаются участвующие подразделения библиотеки с распределением обязанно­стей между конкретными сотрудниками. Одно из достоинств данного мероприятия заключается в широте охвата читателей библиотеки и ис­пользовании различных форм обучения основам библиографии в соче­тании с пропагандой библиографических пособий.

В проведении «Библиографического всеобуча», организуемого так­же по заранее составленному плану, принимают участие другие биб­лиотеки, расположенные в районе (микрорайоне). Привлекаются об­щественные организации. Библиотека — инициатор всеобуча (как пра­вило, центральная библиотека ЦБС) вместе с участниками подготавливает комплекс методических материалов, программ прове­дения тематических вечеров, библиотечных уроков в школах и т. д. Эф­фективность этого весьма трудоемкого мероприятия обеспечивается тем, что оно рассчитано на определенную группу читателей (например, молодежь) с широкой и разнообразной рекламой как в библиоте­ках-участницах, так и через СМИ.

Обучение библиографическим знаниям — процесс непрерывный.
Только постоянное внимание к этому участку работы с использованием
всех возможных форм обучения и рекомендации библиографических
пособий можно достичь желаемых результатов..*

Раздел VI

УПРАВЛЕНИЕ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ БИБЛИОТЕКИ

Глава 18 Сущность управления

Современная библиотека представляет собой сложную систему, развивающуюся под воздействием многих внутренних и внешних фак­торов1. Библиографическая служба выступает в ней в качестве одной из важных подсистем, характерной особенностью которой является орга­низационная расчлененность, что затрудняет управление ею.

Для того чтобы рассматривать проблемы управления библиогра­фической деятельностью, необходимо иметь хотя бы самое общее пред­ставление о понятии «система». Это важно потому, что в специальной литературе термин «система» употребляется довольно часто, но не все­гда корректно.

В настоящее время существуют различные определения понятия «система». Будем использовать одно из них, в соответствии с которым под системой понимается совокупность взаимодействующих элемен­тов, составляющих целостное образование с присущими ему новыми свойствами; которые отсутствуют у ее элементов. Иначе говоря, систе­ма — это упорядоченная совокупность объектов (элементов), находя­щихся в определенных отношениях (связях), направленных на дости­жение заданных целей. Эти отношения могут носить информационный, механический или управленческий характер. Нас будут интересовать системы с последним видом связей.

Если учесть сложность многих систем, то возможно их различное расчленение (декомпозиция) по определенным признакам, в результа­те которого получатся подсистемы, имеющие характерные особенно­сти. Каждая из них взаимосвязана с другими частями системы, и ее, в свою очередь, можно рассматривать как самостоятельную систему. Вы­деление подсистем зависит от типа системы, от целей ее

Имеются в виду прежде всего универсальные научные библиотеки.

265

264 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

функционирования и (или) исследования. В свою очередь подсистема формируется также из элементов, которые играют большую роль в об­разовании систем и подсистем. Иначе говоря, элемент выступает струк­турообразующей частью какой-либо системы.

Не углубляясь в характеристику свойств и особенностей элемен­тов, заметим, что они функционируют и развиваются в рамках системы, которая является не просто их суммой, а целостностью, обладающей иными качествами, нежели составляющие ее элементы. Совокупность этих элементов взаимодействует на основе организованных определен­ным образом связей. Главным фактором, обусловливающим характер взаимодействия элементов, является целевая функция системы. Цель является исходным-пунктом управления.

Системы, неотъемлемым элементом которых является человек, от­носятся к классу социальных систем. К ним принадлежит и библиотека, которая правомерно рассматривается как сложная динамическая систе­ма, состоящая, в свою очередь, из ряда подсистем, с явно выраженными локальными свойствами. Связь между этими элементами осуществля­ется не только непосредственно, но и опосредованно. Библиографиче­ская служба — один из таких элементов библиотеки как системы.

Каждая социальная система состоит из двух самостоятельных, но взаимосвязанных систем — управляемой (объект управления) и управ­ляющей (субъект управления). К управляемой системе относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных благ или оказания услуг. К управляющей сис­теме относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие процесс управления.

Управляемой системой в библиотеке являются все подразделения, которые так или иначе связаны с оказанием услуг читателям (включая, конечно, и отделы комплектования, обработки литературы и организа­ции каталогов и др.). В качестве управляющей системы (органа управ­ления) выступают дирекция библиотеки и руководители подразделе­ний, то есть лица, осуществляющие целенаправленное воздействие на коллективы сотрудников, занятых в управляемой системе.

Управление неразрывно связано с информацией, С помощью по­следней осуществляется связь между управляющей и управляемой си­стемами. Важнейшие черты процесса управления — принятие и реали­зация управленческих решений. Управленческие воздействия могут формироваться только на основе результатов анализа информации о том, как реализованы предыдущие указания («команды»). Наряду с ин­формацией о производственной деятельности подразделений («вну­тренняя» информация) управляющая система получает информацию

Глава 19. Принципы, методы и функции управления

«внешнюю*. Следует отметить, что внешнее воздействие на управляе­мую систему может исходить не только со стороны управляющей систе­мы более высокого уровня, но и со стороны однотипных систем. Так, на деятельность библиотеки может оказывать воздействие не только вы­шестоящий орган управления, но и библиотеки других ведомств, нахо­дящиеся в данном регионе (городе, области).

При рассмотрении вопросов управления следует избегать отождест­вления данного понятия с понятием «организация». Чтобы правильно понимать соотношение этих понятий, необходимо иметь в виду следую­щее. Элементарной предпосылкой организации системы считается из­вестная упорядоченность элементов, их расположение в определенном порядке, обусловленном целью системы, ее назначением. Однако для функционирования системы необходимо еще одно условие — управле­ние, то есть способ определенного воздействия на управляемый объект.

Управление имеет место везде, где труд организован в более или ме­нее значительных размерах. Процесс управления как особый вид чело­веческой деятельности вызван необходимостью обеспечить целена­правленность и согласованность работы членов соответствующего кол­лектива.

Иначе говоря, труд людей, совместно выполняющих определенную работу, нуждается в согласовании действия отдельных индивидуумов. Следовательно, управленческие воздействия направлены на человека и его труд. Основная функция управления состоит в том, чтобы воздейст­вовать на организованную систему как объект управления с целью по­лучения желаемого результата. Однако последний должен быть подго­товлен к восприятию воздействия.

Эти общие положения в полной мере распространяются на библио­теку, имеющую в своей структуре ряд подразделений с соответствую­щим штатом работников. К библиотекам, где большой объем библио­графической работы выполняется разными подразделениями, относят­ся прежде всего областная и другие крупные научные библиотеки, а также централизованные библиотечные системы.

Глава 19 Принципы, методы и функции управления

Одним из принципов управления является принцип демократиче­ского централизма, который предполагает сочетание единоначалия и коллегиальности, централизованного руководства и самостоятельности

266 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Глава 19. Принципы, методы и функции управления

267

коллективов предприятий, учреждений в решении стоящих перед ними экономических, научно-производственных, социальных и других задач, развития инициативы всех сотрудников.

Применительно к управлению библиотекой и / или ее подразделения­ми следует отметить значение принципа научности управления. Он требу­ет использования новейших достижений теории управления, современ­ных технических средств. При проведении в жизнь данного принципа не­обходимо осуществлять индивидуальный подход к каждому объекту управления, учитывать его особенности, избегать шаблонных решений.

Одним из важнейших принципов в условиях рыночной экономики является принцип маркетинга. Его сущность определяется формулой: «Производить то, что безусловно находит сбыт, а не пытаться навязы­вать покупателю не «согласованную» предварительно с рынком про­дукцию». Применительно к библиотекам принцип маркетинга исполь­зуется не для получения прибыли, а для того, чтобы наиболее полно удовлетворить информационные потребности людей.

Иначе говоря, принцип маркетинга должен использоваться для ор­ганизации всей деятельности библиотеки как концепция оптимального использования ресурсов библиотеки и эффективного удовлетворения запросов потребителей информации.

Принципы управления тесно связаны с методами, которые опреде­ляются целью управленческого воздействия. Если принципы управле­ния постоянны и носят обязательный характер, то совокупность мето­дов может изменяться в зависимости от объектов, цели управления и изменений условий, в которых осуществляется управленческий акт.

Если при определении целей нужно ответить на вопрос «чего сле­дует достичь?», то вслед за этим возникает вопрос «как наиболее рацио­нально достичь поставленной цели?». То есть появляется необходи­мость в выборе наиболее эффективных методов, обеспечивающих до­стижение целей управления. Под методами в данном случае следует понимать способы осуществления целенаправленного воздействия на коллектив работников или на отдельных членов этого коллектива.

В теории управления социально-экономическими системами (в первую очередь предприятиями производственной сферы) выделяются три группы методов: организационно-распорядительные (иногда их на­зывают административными), экономические и социально-психологи­ческие. Они применяются, как правило, в комплексе, что позволяет до­стигать лучших результатов воздействия.

Организационно-распорядительным методам свойственен прямой характер воздействия: любой административный акт подлежит обяза­тельному выполнению. Это обусловливает важность принятия научно

обоснованных административных решений, осуществления контроля за исполнением приказов, распоряжений, соблюдением требований регламентирующих документов.

С учетом специфики воздействия можно выделить три вида (под­группы) организационно-распорядительных методов: организацион-но-стабилизирующие, распорядительные и дисциплинарные. Централь­ное место среди них занимают организационно-стабилизирующие. Они обеспечивают долговременное закрепление организационных связей в системе путем жесткого регламентирования. Достигается такое органи­зационное воздействие путем внедрения положений, обязательных для исполнения и действующих в течение точно определенного этими по­ложениями времени. Примером таких регламентирующих документов могут служить положение о библиотеке как объекте управления, а так­же положения, определяющие статус, задачи, функции ее отдельных подразделений (отделов, секторов), или же положения, регламентиру­ющие порядок и состав участников какого-либо процесса (например, библиографического обслуживания определенной группы потребите-, лей). К числу регламентирующих относятся документы, определяющие штатную численность сотрудников с перечнем должностей, основные требования к их замещению, а также должностные инструкции.

Система мер по закреплению обязанностей за руководителями раз­ных уровней и исполнителями путем создания регламентирующих до­кументов позволяет устранить дублирование, избежать разногласия в принятии управленческих решений, добиться ритмичности в работе всего коллектива.

Было бы ошибочным рассматривать жесткую регламентацию обя­занностей руководителей и исполнителей как некую бюрократизацию служебных взаимоотношений сотрудников библиотеки или какого-ли­бо ее подразделения. Выполняя определенный круг обязанностей, ру­ководитель подразделения и / или исполнитель имеют возможность проявлять инициативу и самостоятельность в принятии решений на своем участке, не опасаясь, что его действия будут расценены необъек­тивно. Особенно важна регламентация обязанностей руководителей отделов областной библиотеки и работающих в этих отделах библио­графов, без чего практически невозможно добиться четкой деятельно­сти библиографической службы как функциональной подсистемы.

Методы распорядительного воздействия применяются в текущей работе по отношению к возникающим ситуациям, не предусмотренным в регламентирующих документах. К ним относятся постановления, приказы, распоряжения, указания, отдаваемые как письменно, так и устно.

268 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Методы дисциплинарного воздействия заключаются в установле­нии ответственности, которая может быть личной и коллективной, ма­териальной и моральной.

С помощью экономических методов осуществляется материальное стимулирование как производственных коллективов, так и отдельных работников. Эти методы используются не только в производственной сфере, но и в тех сферах обслуживания, где услуги являются платными. Большинство библиотечных услуг, как известно, предоставляется чи­тателям бесплатно, поэтому экономические методы управления могут применяться здесь в ограниченных масштабах.

В специальных библиотеках предприятий и организаций матери­альное стимулирование библиотечных работников ставится обычно в зависимость от успешного выполнения научно-производственных пла­нов обслуживаемым коллективом.

В настоящее время в некоторых библиотеках (в частности, муници­пальных) номенклатура платных услуг достаточно разнообразна (в том числе составление библиографических списков по запросам, проведе­ние по заказу ряда информационных мероприятий и т. д.). Это позволя­ет производить доплату сотрудникам к основному должностному окла­ду на основе специально разработанного «Положения...» с учетом коэф­фициента трудового участия.

Социально-психологические методы управления предусматривают учет человеческого фактора. К социальным методам относятся различ­ные способы и приемы воздействия на процесс формирования и разви­тия коллектива, а к психологическим — регулирование взаимоотноше-' ний между людьми. Это достигается путем создания хороших социаль­ных и психологических условий труда, его морального стимулирования, содействием творческому росту членов коллектива, повышению куль­турного и профессионального уровня и т. д.

Социально-психологические методы предполагают использование менеджмента, т. е. комплекса положений и мероприятий, побуждаю­щих людей творчески трудиться на своих участках. С другой стороны, они предъявляют к руководителю коллектива (менеджеру) ряд важных требований. В литературе по менеджменту следующим образом опреде­ляются качества хорошего менеджера. Он должен быть одновременно: психологом, организатором, другом, учителем, экспертом в постановке задач, лидером, а также человеком, умеющим слушать других. В сово­купности с другими чертами характера (скромностью, справедливо­стью, честностью, честолюбием, преданностью своему делу и т. д.) пере­численные качества позволяют менеджеру создать благоприятный кли­мат, что намного облегчает управление коллективом.

269

Глава 19. Принципы, методы и функции управления

К функциям управления относятся: планирование, организация, контроль, учет и регулирование. Следует заметить, что все названные функции тесно взаимосвязаны друг с другом. Например, планирование, контроль, учет требуют организации этой работы так же, как процесс организации невозможен без планирования, регулирования, учета и т. д. На разных уровнях управления полнота этих функций будет раз­личной. Например, все названные функции используются в управле­нии библиографической деятельностью как в областной библиотеке, так и в ЦБС, однако их наполнение не может быть одинаковым.

Определяющей является функция планирования. Достаточно сказать, что выполнение всех остальных функций подчинено задачам достиже­ния результатов деятельности, определяемых плановыми заданиями.

Функция организации выступает как процесс, обеспечивающий до­стижение соответствия существующей организации системы новым це­лям. В масштабах большой системы может возникнуть необходимость в формировании новых или реорганизации старых объектов и субъектов управления. Примером этого может служить централизация сети госу­дарственных массовых библиотек, повлекшая за собой реорганизацию как объектов, так и субъектов управления.

Функция контроля заключается в оценке соответствия результатов деятельности тем заданиям, которые предусмотрены планом. С функ­цией контроля тесно связана функция учета, ибо без последней невоз­можно контролировать результаты производственного процесса, оце­нивать их соответствие плановым показателям. На основе учета осуще­ствляется планирование деятельности любой социальной, системы, в том числе и библиотеки.

Если содержанием функции контроля является выявление нару­шений нормального хода любой производственной деятельности, вскрытие их причин, то устранение этих причин является функцией ре­гулирования (координации).

Содержание функций управления как элементов управленческой деятельности зависит от объекта управления. В любом случае состав функций управления должен обеспечивать своевременную реакцию управляющей системы на любое изменение управляемой системы.

Организационная структура управления

В теории и практике управления социальными объектами выделя­ется еще одна важная составляющая системы управления — ее органи­зационная структура. В результате развития управленческой деятель­ности сложились различные типы структур управления — линейная,

270 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

функциональная и смешанный тип — линейно-функциональная. Самая простая из них — линейная, при которой все функции управления со­средоточены в руках руководителя. Примером линейной структуры управления может служить управление небольшой библиотекой, руко­водитель которой единолично осуществляет планирование работы биб­лиотеки, ее организацию, учет и контроль за исполнением плановых за­даний, а также регулирование производственной деятельности.

Функциональная структура предполагает выполнение функций управления несколькими руководителями. Иначе говоря, рядовые со­трудники, а также нижестоящие линейные руководители подчинены нескольким функциональным руководителям.

В практике чаще встречается смешанный тип организационной структуры, в том числе и в крупных библиотеках. Например, при дирек­ции библиотеки создаются советы по отдельным направлениям работы библиотеки, и линейные руководители (заведующие отделами) согла­совывают действия по управлению своим подразделением с функцио­нальными руководителями и / или экспертами. К данному типу струк­тур приближается структура управления библиографической службой областной библиотеки. В качестве функционального руководителя здесь выступает заведующий библиографическим отделом, вместе с ко­торым линейные руководители принимают управленческие решения, относящиеся к библиографической деятельности возглавляемых ими отделов.

Ниже приводится схема линейно-функциональной структуры управления библиографической службой областной библиотеки (рис. 10).

Дирекция библиотеки

Библиографический отдел

т

Зав. отраслевым отделом

Зав. отраслевым отделом

Зав. отраслевым отделом

Библиографы

Библиографы

Библиографы

Рис. 10. Схема линейно-функциональной структуры управления библиогра­фической службой областной библиотеки. Пунктирная линия означает учас­тие библиографического отдела в управлении библиографической деятель­ностью отраслевых отделов

271

Глава 20. Планирование библиографической работы

Глава 20 Планирование библиографической работы

§ 1. Общие вопросы

Планирование является ведущей функцией управления в социаль­ных системах. С полным основанием это можно отнести и к управле­нию библиографической деятельностью. Особенно велика роль плани­рования в областных библиотеках с их организационно расчлененной библиографической службой. В планах определяются цели и основные задачи библиографической деятельности библиотеки, меры по их реа­лизации. Четко организованное и научно обоснованное планирование библиографических процессов способствует правильной расстановке кадров, распределению обязанностей между работниками библиотеки, рациональному использованию материально-технических и финансо­вых ресурсов.

В основе планирования библиографической работы, как и работы библиотеки в целом, лежат общие принципы планирования: научная обоснованность, директивность.

Научная обоснованность предполагает учет реальных условий и возможностей библиотеки, использование достижений библиографи­ческой теории и практики, внедрение прогрессивной технологии и пе­редового опыта. Важно обеспечить также согласованность планируе­мых работ по различным связанным между собой процессам, учитывая при этом реальные возможности выполнения этих процессов работни­ками библиотеки. Утвержденный руководством план приобретает силу директивного документа, требующего неукоснительного выполнения. Изменения и дополнения вносятся в план только с разрешения руко­водства при наличии соответствующего обоснования.

Говоря о директивности, следует заметить, что в отличие от произ­водственной сферы нарушение плановой дисциплины в библиотеках не связано с финансовыми и материальными издержками, поскольку основные библиотечные услуги предоставляются бесплатно. Отсюда может показаться, что невыполнение отдельных пунктов плана никак не отразится на деятельности как самой библиотеки, так и обслуживае­мых ею индивидуальных и коллективных абонентов. Подчеркнем, что речь идет об отдельных мероприятиях или показателях, не связанных,. например, с непосредственным библиографическим обслуживанием абонентов. На первый взгляд так оно и есть на самом деле. Именно этим, очевидно, объясняется недооценка плановых документов не­которой частью работников библиотек, формальный подход к их

272 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

составлению, а также к контролю за выполнением плановых заданий. На самом деле все пункты плана важны, ибо они нацеливают на конеч­ные результаты библиографической деятельности библиотеки, на по­вышение качества библиографического обслуживания абонентов. Нельзя забывать также о главенствующей роли планирования в управ­лении библиографическими процессами, особенно в условиях органи­зационно расчлененной библиографической службы библиотек, когда библиографические процессы выполняются разными отделами биб­лиотеки.

При разработке планов следует учитывать также ряд требований, относящихся в первую очередь к библиотекам, имеющим библиографи­ческие подразделения. Одним из них является учет координационных связей как внутри библиотеки, так и данной библиотеки с другими биб­лиотеками, органами информации, учреждениями и организациями, участвующими в соответствующих мероприятиях. Плановые докумен­ты должны отличаться конкретностью, четкостью. Это способствует правильному распределению поручений между исполнителями, облег­чает контроль за ходом выполнения плана и ведение учета.

§ 2. Перспективное и оперативное планирование библиографической работы

Различают два вида планирования — перспективное и оперативное (текущее). Перспективный план, разрабатываемый чаще всего на пять лет, носит прогностический характер и отражает тенденции развития библиографической деятельности библиотеки.

Это стратегический взгляд на пять или более лет вперед, как бы по­верх того, что сейчас и сегодня происходит как в библиографической службе библиотеки, так и во внешней среде и даже в обществе в целом. Сюда же входит понимание того, что нужно предпринять в новых усло­виях для выполнения возложенных на библиографическую службу за­дач, какие меры и ресурсы потребуются для совершенствования спра-вочно-библиографического аппарата, библиографического обслужива­ния и т. д.

Обязательно для каждой библиотеки оперативное планирование, осуществляемое ежегодно. Годовой план библиотеки состоит из: тек­стовой части, в которой излагаются основные задачи библиотеки на очередной год; перечня видов работ всех подразделений с цифровыми показателями по соответствующим разделам; объяснительной записки к плану. План библиографической работы является структурным раз­делом общего годового плана библиотеки. Методическими центрами

273

Глава 20. Планирование библиографической работы

разработаны формы плана и рекомендации по отражению планируе­мых показателей для библиотек соответствующей сети. Их необходимо воспринимать именно как рекомендации, а не как нормативный доку­мент. Библиотеки могут по своему усмотрению увеличивать или умень­шить количество пунктов плана и их наполнение, хотя это и затруднит сравнительную оценку их деятельности соответствующими органами управления.

Заслуживают внимания методические рекомендации РНБ, относя­щиеся к планированию работы библиографического отдела областной библиотеки. Хотя они опубликованы еще в 1982 г., основное их содер­жание не утратило своего значения до настоящего времени. В рекомен­дациях дается перечень всех направлений библиографической деятель­ности библиотеки, включая научную организацию библиографическо­го труда и повышение квалификации сотрудников отдела (всего 10 тематических направлений).

Сегодня он может быть дополнен теми процессами, которые появи­лись в связи с автоматизацией библиографических процессов и предо­ставлением некоторых услуг, ранее отсутствовавших в библиотеках, без изменения общей структуры плана.

Годовой план работы библиографического отдела рекомендуется составлять в трех частях (разделах). В первой текстовой части излага­ются задачи отдела на очередной год, во второй части в табличной фор­ме представлены основные контрольные показатели, последняя часть включает перечень процессов по всем десяти направлениям. Во второй части должны быть отражены основные цифровые показатели плана за предшествующий год и его выполнения, а также планируемые показа­тели на следующий год. Такой способ представления плановых показа­телей, то есть совмещение плана-отчета позволяет наглядно видеть рост или снижение основных количественных показателей в пределах двух лет и принимать соответствующие решения.

Именно по этим показателям можно сравнивать и оценивать дея­тельность однотипных библиотек, находящихся в относительно одина­ковых условиях.

К контрольным показателям рекомендуется относить число чита­телей библиографического отдела, число посещений, количество кни-говыдач, библиографических справок, количество абонентов системы информирования, информационных мероприятий («Дней информа­ции», «Дней специалистов» и др.), составленных библиографических пособий и т. д.

Ниже приводится фрагмент раздела годового плана с условными контрольными показателями.

10 Зак. 62

Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

№п/п	Основные контрольные показатели	План на 1999 г.	Выполнено В 1999 г.	План на 2000 г.
1	Число читателей	400	416	420
2	Число посещений	1212	1200	1200
3 4	Количество библиографических справок	4800	4790	4810
5	и т. д.
15	Обзоры библиографических по­собий	24	24	24

Вузовские библиотеки, наряду с одинаковыми показателями для универсальных библиотек, в соответствии с рекомендациями Мини­стерства образования РФ, могут включать такие показатели, как коли­чество тем по системе ИРИ/ДОР, дней кафедр/дипломников, прове­денных занятий (в часах) по библиографическому обучению студентов, наличие парка ЭВМ, баз данных и другие, отражающие особенности этих библиотек.

При планировании контрольных показателей в недалеком про­шлом рекомендовалось увеличивать количественные показателей от достигнутого, что не совсем правомерно. В зависимости от прогнозиру­емой ситуации возможно не увеличение, а уменьшение соответствую­щих показателей, которое нельзя рассматривать как ухудшение биб­лиографической деятельности. Например, количество библиографиче­ских записей, вводимых в БД, по трудоемкости в два-три раза больше ручной росписи журнальных статей и/или других документов, поэтому показатели самостоятельной росписи в плане на очередной год будут меньше, если останутся те же условия.

Весьма важными с точки зрения управления библиографической деятельностью областной библиотеки являются рекомендации по раз­работке третьей части (раздела) плана, в которой отражаются все виды работ, выполняемых библиографическим отделом (все процессы) с указанием норм времени и общей (суммарной) трудоемкости по каждо­му процессу. Именно эта часть годового плана с нормативным обосно­ванием каждого процесса превращает плановый документ1 в действен­ный инструмент управления библиографическими процессами.

275

Глава 20. Планирование библиографической работы

В общих планах библиотек разных типов библиографическая дея­тельность отражается неоднозначно. Набор показателей, подлежащих включению в годовой план, определяется с учетом типа библиотек. Та­кой подход правомерен. Однако при любом решении вопроса библио­графическому подразделению крупной библиотеки в своем годовом плане целесообразно отражать все направления библиографической деятельности с детальным раскрытием их содержания. К этим направ­лениям относятся:

о формирование СБА (комплектование фонда справочных и биб­лиографических изданий, пополнение каталогов и картотек, их редактирование, ввод БЗ в БД и т. д.);

=> библиографическое информирование;

->СБО;

^> составление библиографических пособий и их использование в

работе с читателями;

=> работа по библиотечно-библиографическому обучению читате­лей;

О методическая помощь библиотекам по вопросам библиографиче­ской работы;

=> участие в научно-исследовательской работе библиотеки;

<=> повышение квалификации работников библиографического по­дразделения.

В планах библиотек низового звена, не имеющих специального биб­лиографического подразделения, отражается работа со справочно-биб-лиографическим аппаратом, СБО, библиографическое информирова­ние, направления библиографического обучения.

Практика работы многих библиотек подтвердила преимущества табличной формы представления планируемых показателей. В этом случае каждое из названных направлений образует самостоятельный раздел годового плана библиографического подразделения. Внутри раздела перечисляются отдельные виды работ (процессы, а при необхо­димости и операции). Такая детализация позволяет руководителю под­разделения правильно распределить поручения среди сотрудников и контролировать ход выполнения плана. В общий план библиотеки должны включаться не все направления (виды работ), а только основ­ные, относящиеся к контрольным показателям и связанные непосред­ственно с обслуживанием индивидуальных и коллективных абонентов (в частности, библиографическое информирование, СБО, подготовка библиографических пособий и т. д.) без детального раскрытия их содержания.

276 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Глава 21 Нормирование библиографических процессов

§ 1. Особенности различных нормативных материалов

Роль годового плана как главного средства управления намного по­вышается благодаря использованию в планировании норм времени на выполнение библиографических процессов. Они позволяют достаточ­но точно определить объемы работ и рассчитать трудовые затраты на всю совокупность библиографических процессов, обосновать учет и от­четность, сравнить нагрузку исполнителей, оценить деятельность под­разделений библиотеки и их сотрудников по сходным показателям, определить коэффициент трудового участия.

Обычно каждая библиотека использует нормы времени, разрабо­танные соответствующим методическим Центром для своей сети. Биб­лиотекам низового звена с небольшим штатом работников целесообраз­но использовать комплексные нормы на укрупненные процессы. Если на какие-либо процессы отсутствуют нормы времени или выработки, их определяют либо опытным путем непосредственно в библиотеке, ли­бо используя пооперационные нормы, рекомендованные для других бо­лее крупных библиотек.

В 1997 г. были выпушены «Межотраслевые нормы времени на ра­боты, выполняемые в библиотеках» (М., 1997), утвержденные Цен­тральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социально­го развития Российской Федерации. Они отличаются полным набором процессов и операций, относящихся, в частности, к библиографической деятельности. В специальном разделе 3.8 «Справочная и информацион­ная работа» впервые даются нормы на такие процессы, как организация СБА с детальным перечнем входящих в этот процесс операций (вклю­чая просмотр и отбор как первичных, так и вторичных документов, ор­ганизацию и редактирование картотек и др.). В подразделе 3.8.1 «Спра-вочно-библиографическое обслуживание» приведены нормы не только на выполнение всех типов справок, но и на консультации у СБА, на ве­дение фонда выполненных справок.

Точно так же подробно нормированы работы по библиографическому информированию, начиная от выявления информационных потребностей специалистов и кончая нормами на подготовку комплексных мероприя­тий («День информации», «День специалиста», «День библиографии»).

В особом подразделе представлены нормы на работы по составлению рекомендательных (популярных) и научно-вспомогательный указате­лей, а также аналитических обзоров и справок, экспресс-информации.

277

Глава 21. Нормирование библиографических процессов К сожалению, разработчики норм почему-то назвали этот подраздел «ин­формационная работа», составной частью которой, как известно, являет­ся и библиографическое информирование. Правильнее было бы назвать его «создание (или составление) библиографических пособий».

Нельзя не отметить, что впервые включены нормы на некоторые технологические процессы и операции, осуществляемые в автоматизи­рованном режиме. Например, имеются нормы на ввод библиографиче­ских записей в автоматизированную систему (АС) при формировании систематической картотеки (СКС), при обслуживании в режиме ИРИ. Что касается самих норм времени, то в большинстве случаев они близки или одинаковы с нормами, имеющимися в «Нормативных мате­риалах по труду для ЦБС» (М., 1989). Так, на выполнение письменной тематической справки (в зависимости от количества включенных доку­ментов) приводятся такие же нормы времени, как и в сборнике норм для ЦБС (от 3,3 до 32,7 минут).

Следует отметить, что в свое время были изданы нормы времени, адресованные соответствующим типам библиотек (областным универ­сальным, детским, научно-техническим, вузовским, библиотекам сети Академии наук). Они отличаются не только по набору нормируемых процессов и операций, но и по их названию, содержанию работ, а также по затрачиваемому времени на выполнение этих работ.

Издание «Межотраслевых норм...», апробированных в разных ти­нах библиотек, предполагает внесение корректив в нормирование труда с учетом конкретных условий в деятельности библиотеки. В крупных библиотеках, где библиографическая деятельность занимает большое место, целесообразно использовать «Межотраслевые нормы...» как наи­более полно охватывающие все основные процессы. При отсутствии этих норм можно использовать «Нормативные материалы...» для ЦБС, во многом близкие как по содержанию нормируемых процессов, так и по нормам времени на их выполнение.

Для тех видов работ, на которые нормы времени отсутствуют, мож­но использовать имеющиеся нормы в других, ранее изданных сборни­ках или же определить их опытным путем, применяя соответствующие

методы нормирования.

Одним из требований к планированию на основе норм является четкое формулирование названий процессов и правильное определе­ние единиц их измерения и учета. При этом статистическая часть плана примет форму, которая позволит легко рассчитать трудоемкость пла­нируемых работ по процессам и циклам или по соответствующим на­правлениям библиографической деятельности, распределить их в тече­ние года между сотрудниками отдела.

278 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

§2. Методика планирования библиографической работы с использованием нор$л времени

Разработка плана начинается обычно с изучения задач библиогра­фической работы на предстоящий год, вытекающих из социально-эко­номической, политической, научной и культурной жизни региона (ор­ганизации, учреждения), законодательных и директивных актов, принятых соответствующими ветвями власти, а также распоряжений местной администрации. Предпосылкой для всех этапов планирования служит надежная информационная база, включающая знание об окру­жении библиотеки, ее пользователях и даже о ее конкурентах. Регио­нальным библиотекам необходимо знать, с кем и с чем в своей библио­графической работе соприкасается библиотека, какие учреждения, предприятия находятся в зоне ее обслуживания, кто ее конкуренты, партнеры, что представляют собой наиболее важные группы населения, реальные и потенциальные потребители информации.

Для специальных библиотек чрезвычайно важно изучить конкрет­ные научно-производственные планы обслуживаемых предприятий и организаций. В них отражаются не только проблематика, но и сроки внедрения новой техники, технологии, организационно-технические мероприятия, этапы выполнения научно-исследовательских и проект -но-конструкторских работ.

Анализируются итоги прошлого года и основные (предваритель­ные) показатели, характеризующие выполнение плана текущего года, востребованность продуктов и услуг (как правило, план на следующий год составляется за 2 месяца до окончания текущего года). Необходимо не только обратить внимание на количественные показатели, но и выя­вить положительные моменты, учесть недостатки в работе и вызвавшие их причины, сделать правильные выводы.

На основе углубленного анализа данных, имеющихся в книге учета справочно-библиографической работы, наряду с количественными по­казателями, имеется возможность предусмотреть в плане мероприятия по совершенствованию СБА (редактирование разделов систематиче­ского каталога, СКС и других картотек, организация новых и т. д.), по­вышению квалификации работников, участвующих в справочно-биб-лиографическом обслуживании, улучшению пропаганды библиогра­фических материалов и библиографического обучения читателей.

В планировании библиографической работы имеются известные трудности, обусловленные вероятным характером отдельных процес­сов. В первую очередь это относится к СБО. Поэтому при планирова­нии количества справок различного типа исходят обычно из

I. JIUOU. I. Hup.™,,

достигнутого уровня в предыдущем году с учетом внешних факторов (решения о строительстве какого-либо предприятия в зоне обслужива­ния, изменения тематических направлений в научных исследованиях и т. д.), которые могут оказать влияние на тематику запросов индивидуа­льных и коллективных абонентов.

Опытные библиографы обычно прогнозируют появление запросов, которые могут возникнуть в связи с различными общественными меро­приятиями (например, избирательными кампаниями, национальными, профессиональными праздниками, юбилеями событий, исторических

лиц и т. д.).

Возможен и другой подход к планированию количественных пока­зателей этих справок. Он требует подсчета среднего показателя за по­следние пять лет, что позволяет более правильно определить предпола­гаемый объем работы с учетом прогнозируемых запросов.

План будет реальным в том случае, если предполагаемый объем ра­боты соответствует суммарному рабочему времени работников библио­графического отдела. Расчет рабочего времени производится следую­щим образом. Из 365 календарных дней в году исключают выходные, праздничные дни и отпускной период, в совокупности составляющие около 130 дней на каждого сотрудника. Кроме того, принято исключать 2% из оставшихся рабочих дней на бюллетени по болезни. Таким обра­зом, каждый сотрудник в среднем будет работать 230 рабочих дней в го­ду. Если в штате библиографического отдела, например, десять человек, реальное рабочее время составит 8,2 ч х 230 х 10= 18 860 ч.

При подсчете оказалось, что реального рабочего времени на 600 ча­сов меньше требуемого. Следовательно, выполнить весь объем преду­смотренных планом работ отдел не имеет возможности. Необходимо привести в соответствие планируемую трудоемкость с реальным рабо­чим временем, для чего потребуется что-то исключить из проекта пла­на, имея в виду еще и резерв времени на непредвиденные работы, а так­же время на отдых и личные потребности сотрудников. Предпочтение нужно отдать тем работам, которые являются составной частью общих мероприятий библиотеки, а также постоянным, продолжающимся из года в год процессам. Исключать из проекта плана нужно такие процес­сы (виды работ), которые существенно не отразятся на качестве обслу­живания читателей. Неверно было бы, например, исключать из проекта плана такой процесс, как составление бюллетеня новых поступлений, поскольку процесс его создания повторяется ежегодно. Нельзя также исключить процессы, связанные с комплектованием СБА.

Такой подход к планированию обеспечивает наиболее рациональ­ное распределение поручений между сотрудниками библиографического

280 Раздел VI. Управление библиографической деят.елъностыо библиотеки

отдела, каждый из которых будет знать виды закрепленных за ним ра­бот и их трудоемкость на-весь планируемый период.

Сроки выполнения отдельных позиций плана определяются в зави­симости от объема и трудоемкости планируемых работ с учетом обстоя­тельств, не зависящих от библиографического подразделения (напри­мер, сроков мероприятий, проводимых другими подразделениями биб­лиотеки или организациями и учреждениями, с которыми связано выполнение некоторых работ).

Проект годового плана обсуждается на производственном совеща­нии сотрудников библиографического подразделения и утверждается руководством библиотеки. При обсуждении плана сотрудники вносят предложения, что позволяет сочетать централизованное планирование с активным участием коллектива в его разработке.

На основе утвержденного годового плана составляют квартальные планы подразделения (отдела), а также квартальные планы секторов и индивидуальные планы сотрудников отдела. При составлении квар­тальных планов учитывают сезонные особенности каждого квартала (например, с точки зрения частоты обращения читателей в библиотеку) и квартальные фонды рабочего времени подразделения. В квартальных планах предусматривают также работы, которые могут возникнуть в связи с постановкой новых задач (их не всегда возможно учесть в го­довых планах).

Помимо годового и квартальных планов в библиографическом под­разделении практикуется составление специальных (целевых) планов на отдельные виды работ - проведение конкретного научного исследо­вания, составление ретроспективного библиографического пособия и т. д. Особенно важны такие целевые планы при подготовке научно-вспомогательных указателей. Они позволяют осуществлять контроль на каждом этапе работы и принимать соответствующие меры для ее завершения в намеченные сроки.

Широкое распространение в библиотеках получили планы различ­ных разовых мероприятий, предусматривающие участие нескольких подразделений библиотеки, в том числе и библиографического. Эти ме­роприятия не всегда могут быть учтены в годовом плане отдела. В этом случае работа выполняется за счет резерва рабочего времени. К числу специальных планов относятся также координационные планы биб­лиографического обслуживания соответствующих категорий потреби­телей, осуществляемого совместно с библиотеками других ведомств и

органами информации.

'У

281

Глава 22. Учет библиографической работы библиотек и отчетность

Глава 22

Учет библиографической работы библиотек и отчетность

Планирование библиографической работы не только способствует совершенствованию организации труда, но и позволяет наладить систе­матический контроль за всеми процессами, учет и отчетность. Учет в сочетании с контролем выступает в качестве важной функции управле­ния библиографической деятельностью. На базе учета осуществляется контроль за ходом выполнения плана, что позволяет регулировать дея­тельность библиографического отдела, своевременно принимать необ­ходимые меры к устранению причин, отрицательно влияющих на ход выполнения плановых заданий. В конечном итоге учет и контроль - это средство целенаправленного воздействия на коллектив сотрудников, участвующих в реализации плана.

§ 1. Формы учета библиографической работы

Текущая работа библиографов учитывается в индивидуальных дневниках, а также в едином журнале библиографического подразделе­ния, где учет ведется по основным разделам, обозначенным в плане. В некоторых библиотеках разработана специальная учетная форма («учетный листок»), в которой работник библиотеки ежедневно фик­сирует наименования процессов, объем выполненной работы и затра­ченное время.

Это не столь обременительно и не должно восприниматься как из­лишняя бюрократическая процедура. Тем более что учитывать можно не отдельные операции, а входящие соответствующие процессы, обыч­но включаемые в укрупненные нормы времени.

Весьма важным в организации учета является правильное опреде­ление как самих процессов, так и единиц учета. Оно не должно расходи­ться с названиями процессов и единиц измерения, записанных в годо­вом плане. Так, единицами учета дифференцированного библиографи­ческого информирования являются не только индивидуальные и коллективные абоненты, но и количество их долговременных запросов, а также сигнальных оповещений. Единицами учета являются заявлен­ная абонентами тема и оповещение о каждом документе. Такой первич­ный учет позволяет ежемесячно подводить итоги работы по процессам, подсчитывать время, затраченное на выполнение всех процессов, а так­же составлять индивидуальные отчеты за каждый квартал.

282 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Формы массового информирования учитываются по числу меро­приятий. При этом комплексное мероприятие, например, обзор литера­туры, сопровождающийся показом новых поступлений, учитывается как одно мероприятие.

При проведении массовых мероприятий рекомендуется вести учет экспонируемых и выданных изданий, а также участников этих меро­приятий. Такой учет областным библиотекам и ЦБС целесообразно ве­сти в специальной книге учета по следующей форме:

о

к

аГ

5

X

н

ого м

а о

ста)

А 11

ков

S

ПИЯ

Э а

и

№ п/п

Дата

эрмационн

3-3 33 5

ь специали

Тема

представок изданий

;ло участии

3 а о :> С

s У 3 в «

од проведе

ю с кем пр<

ероприяти

е-

w

о

о

^ и

ь

н

i

d S

S

и

S

UJ

3

G.

О

да

О

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Графа 4 заполняется только в том случае, если проводится День специалиста или тематический показ литературы. Поскольку назван­ные выше библиотеки организуют выездные мероприятия, в которых участвуют библиотеки и органы информации других ведомств, преду­сматривается учет этих данных в специальных графах (8, 9).

§ 2. Особенности учета справочно-библиографической работы

Учет в этой области имеет специфические особенности. Его целесо­образно вести по единой форме не только в библиографическом подраз­делении, но и в других отделах, занимающихся справочно-библиографи-ческим обслуживанием. Ведение унифицированного, единообразного учета способствует правильному и обоснованному планированию рабо­ты, изучению потока запросов, совершенствованию справочно-библио-графического аппарата, повышению квалификации работников.

К объектам учета относятся разовые библиографические и факто­графические запросы и ответы на них, выполненные в форме справок и консультаций (включая отказы), а также запросы, перенаправленные в другие библиотеки или службы информации. Учетной единицей

Глава 22. Учет библиографической работы библиотек и отчетность 283

является запрос (устное или письменное обращение абонентов) и ответ на него — устная или письменная справка, содержащая сведения о доку­ментах по определенной теме (тематическая), или об одной уточненной библиографической записи (уточняющая), или о местонахождении конкретного документа (адресно-библиографическая), или о выявлен­ном факте (фактографическая). Соответственно учет выполненных за­просов производится путем суммирования всех справок, зарегистриро­ванных в учетных формах, принятых в библиотеке.

Разовые запросы, перенаправленные в другие библиотеки, и отказы принимаются во внимание при анализе СБО, но не входят в основные показатели деятельности библиотеки.

Разовые запросы, поступающие в библиотеку по различным кана­лам (непосредственно от читателя, по телефону, почте, телетайпу), и от­веты на них регистрируют в особой книге учета, имеющей единую фор­му для всех структурных подразделений библиотеки (см. стр. 284).

Если запрос требует длительного времени для выполнения, на него заполняют специальный бланк (см. стр. 232-233,236), служащий сред­ством контроля за технологией и сроками выполнения. Книга учета и бланки запросов являются важными первичными учетными докумен­тами; на их основе анализируют состояние справочно-библиографиче-ского обслуживания и составляют отчет.

В практике работы ЦБС, несмотря на накопленный за время рабо­ты в условиях централизации опыт, наблюдается противоречивый, не­однозначный подход к учету выполненных справок. Во-первых, не во всех ЦБС налажен учет справок, выполняемых функциональными под­разделениями (абонементом, читальным залом и др.). Во-вторых, ра­ботники ЦБС, в том числе и библиографы, подходят к учету выполнен­ных справок по-разному: часть сотрудников, следуя рекомендациям ин­структивно-методических пособий, стремятся учесть ответ на любой запрос абонента, вплоть до устных ответов на вопрос типа, в каком ящи­ке каталога находятся карточки на конкретное издание. Другая же часть, наоборот, отмечает в книге учета преимущественно тематические справки, выполнение которых оказалось трудоемким и потребовало об­ращения к различным источникам. В результате этого показатели коли­чества выполненных справок даже в ЦБС, функционирующих в одина­ковых условиях, колеблются в широких пределах — от 300-500 до не­скольких тысяч. В какой-то мере это можно объяснить отсутствием опыта у работников большинства массовых библиотек в ведении СБО.

Однако главная причина заключается, по-видимому, в другом. Ре­ально существующие трудности в однозначном отнесении ответов на запросы к категории справок или консультаций неизбежно приводят к

284 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Таблица 6 Страница журнала учета запросов и ответов

Jan рос

,рес

Тип запроса

с

га

га

К к

1

(те

агл

я

о

:туплен

"1

о о у

рганиза

ескип

1

ическш

тнвный

запроса

запрос;

какие г

, автор,

мента)

га

о

^

о

гг

-е-

га

га

>-.

J^

~5

•и

к

-„

S

3

ы~

я

Дата

га с—

сновани

ъ~

О

к о о о

фактогр

капсул!

одержан

сратура,

пюта, яз

о

Отр,

а>

и

г-4

~» о

я

е?

с

Ответ

Тип справки

а

ъ

га

га

"s

S

й

01

О

и s

I.O

=

1^

L^

Н

о

я

Я

X

w

о

X

S

с-

я

f5

03

а

о

э5

о

с

3

о.

^т"

—

ID

2

о

S.Д.

я

5

Е о

S

и S

емати1

'ТОЧПЯ

Я чО

тограс

н 1

"1ереал

: иыпо.

юлага

-1СХ0Д?

Л о 3

1 га

с пере

н

^^

-ОН

га

КО]

5 X

V

я н

по;

3

о ч"

я

га

о. ч

с

с;

S

субъективным решениям. Об этом свидетельствует и практика учета справочно-библиографической работы в областных библиотеках. Опубликованные в печати данные говорят о еще больших расхождени­ях в количественных показателях этих библиотек. А между тем эти биб­лиотеки накопили большой опыт СБО, в их структуре имеются круп­ные библиографические подразделения, в штате которых работают опытные, квалифицированные библиографы. Несмотря на неоднократ­ную попытку в печати обратить внимание на явное неблагополучие в учете, положение не изменилось до сих пор, поскольку планирование

Глава 22. Учет библиографической работы библиотек и отчетность 285

работы на этом участке идет от достигнутого уровня. Следовательно, чтобы не снижать показателей, библиотеки вынуждены и в последую­щие годы вести учет по разработанным ранее правилам.

В ЦБС в соответствии с инструктивно-методической документа­цией в книге учета должны фиксироваться все типы справок. По мне­нию некоторых специалистов, такой учет позволяет объективно оце­нить состояние СБО как в ЦБС в целом, так и в отдельных ее подразде­лениях.

Несомненно, что на основе хорошо налаженного учета справоч­но-библиографической работы действительно возможен глубокий ана­лиз заложенных в форму показателей, позволяющий оказывать эффек­тивные управленческие воздействия на исполнителей, совершенство­вать СБА библиотеки. Особенно важно знать состав читателей, обращающихся с тематическими запросами, содержание последних, а также цель, побудившую абонента обратиться за помощью непосредст­венно к библиографической службе библиотеки.

Для углубленного анализа требуется коррекция всех содержащих­ся в учетной форме данных. Однако существующая форма учета спра­вок - запись каждой из них отдельной строкой - не позволяет этого сделать. Поэтому обычно анализ выполненных справок сводится к ли­нейному подсчету каждого показателя в отдельности. При большом ко­личестве записей - это трудоемкий процесс. Если принять во внимание эти трудозатраты во всех подразделениях библиотеки, то правомерно будет отказаться от записи в книгу учета уточняющих, адресно-библио­графических и фактографических справок. Это целесообразно сделать еще и потому, что для выполнения названных трех типов справок совер­шенно необязательно знать, от кого поступил запрос, тематическое со­держание и цель запроса. Нередко ответ на простой запрос не требует сложного поиска, иногда выполняется «по памяти» и занимает меньше времени, чем запись о выполненной справке в книге учета. При этом надо выяснить еще и личность читателя, цель его обращения в библиотеку, что с юридической и этической точек зрения не совсем правомерно и удобно. Очевидно, данное обстоятельство является одной из причин иг­норирования библиотечными работниками рекомендаций по учету всех выполненных справок с обязательной регистрацией их в книге учета.

В практике некоторых библиотек сложилась более рациональная система учета показателей СБО. В книге учета фиксируются только те­матические справки, как наиболее трудоемкие и при выполнении кото­рых необходимы сведения об абоненте и цели запроса. Остальные типы справок учитываются суммарно, без привязки их к читательским груп­пам, тематике, а тем более к цели обращения.

286 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

Применение так называемого суммарного учета сокращает трудо­емкость и вместе с тем дает возможность определить как типологию вы­полненных справок, так и весь объем работы. В необходимых случаях, кроме типа справки, можно учитывать и некоторые другие показатели (например, использование источников СБА для выполнения запро­сов). С этой целью заготавливается учетная форма, состоящая из двух (трех) блоков, и соответствующие показатели учитываются так, как это сделано в приведенном ниже примере:

	Типы справок			Использованные источники
				для выполнения справок
	о				о
	<и а*
	К				—
	-в-	о
ц		о	s	S	S	s	s
1ЯЮ1	1И0Г]	афи	алог	Г0ТС1	о	(ОЧН	.аыя1
041	\о		я	а. я	S -в-	а.	о
S-			—>	bi		п	К
	6				с	и
		е			с
	О,				л
	3				щ
1	2	3	4	5	6	7	8

ИМ"

Для работника библиотеки не составляет большого труда расшифровать приведенную запись: уточняющих справок — 9, адресно-библиографических — 12, фактографиче­ских — 5, всего — 26. Обращение к источникам: к каталогам — 12, к картотекам — 7, к биб­лиографическим пособиям — 2, к справочникам — 4, «по памяти* — 1

Преимущества такого способа учета трех названных типов справок очевидны, поскольку он не требует больших затрат труда и времени и позволяет легко подсчитать число справок каждого типа и их общее ко­личество для последующего анализа.

Учет других видов библиографических работ ведется в произволь­ной форме, но, как уже отмечалось, с обязательным указанием тех еди­ниц учета, которые нашли отражение в плановых документах. Данное требование вытекает из необходимости последующего анализа выпол­нения плановых заданий с учетом трудовых затрат и внесения возмож­ных поправок в расчеты трудоемкости при составлении плМна на следу­ющий год.

Глава 22. Учет библиографической работы библиотек и отчетность 287

Важнейшей частью управления является контроль за выполнением плановых заданий, а также проверка выполнения предписаний техно­логических и должностных инструкций, соблюдения стандартов, норм времени на библиографические процессы. В условиях областной и дру­гих крупных библиотек итоги работы рассматриваются регулярно (как правило, один раз в месяц) на производственных собраниях сотрудни­ков подразделений, в том числе и библиографического отдела. На этих собраниях обсуждается ход выполнения годового плана и другие про­изводственные вопросы, связанные с проверкой исполнения принятых решений и / или указаний руководителей библиотеки (директора или его заместителей).

Таким образом, контроль выступает в качестве важнейшей функ­ции управления библиографической деятельностью библиотек. Конт­роль за выполнением основных библиографических процессов в обла­стной библиотеке, а также в других крупных библиотеках и ЦБС возла­гается на заведующего библиографическим отделом, а в ЦБС, не имеющих библиографического отдела, - на работника отдела методи­ческой и библиографической работы, или другого подразделения, в ко­торый входит библиографический сектор

§ 3. Отчет о выполнении планов библиографической работы

Непременным атрибутом управления является информация, игра­ющая важную роль в функционировании каждой системы. Это в пол­ной мере относится и к библиографической деятельности. Для того что­бы целенаправленно воздействовать на управляемый объект, необходи­мо знать состояние этого объекта. Иначе говоря, необходима обратная связь, благодаря которой субъект управления в низовом звене (заведу­ющий библиографическим отделом) имеет достаточно полное пред­ставление о ходе выполнения плановых заданий. Основной формой ре­ализации обратной связи является отчетность сотрудников библиогра­фического отдела о выполнении плана.

Итоги выполнения квартальных и годового планов по всему объему работ подводят в квартальных и годовых отчетах, являющихся завер­шающим звеном учета, контроля и отчетности библиографического по­дразделения (и библиотеки в целом). Составляются отчеты на основе ежеквартальных отчетов библиографов, дневников и книги учета спра-вочно-библиографической работы и библиографического информиро­вания (в частности, учета массовых мероприятий).

Форма и структура отчета должны соответствовать форме и струк­туре плана. Из плана (в той же последовательности) переносят в отчет

288 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

наименования процессов, единицы измерения и учета и нормы выполне­ния процессов. В соответствующих графах отчета отражают объем вы­полненных работ и время, затраченное на их выплнение (трудоем­кость). Такая форма отчета позволяет анализировать выполнение пла­на по каждому процессу и по общей трудоемкости всех видов работ и процессов.

Отчет по такой форме является внутренним, а в общем отчете биб­лиотеки отражаются, как правило, обобщенные показатели по тем на­правлениям библиографической деятельности, которые определяются органами управления вышестоящего уровня или которые сочтет необ­ходимым отразить руководство библиотеки.

В отчетах библиографическая деятельность представлена показате­лями, характеризующими библиографическое обслуживание: количе­ство выполненных справок (без разбиения их по типам), количество индивидуальных и групповых абонентов информационного обслужи­вания.

Какой бы ни была форма планово-отчетной документации, номен­клатура показателей которой предназначается для верхнего управлен­ческого звена, на низовом уровне, то есть в пределах библиографи­ческого отдела библиотеки, она должна сохраниться такой, которая, с одной стороны, позволяла бы контролировать и регулировать библио­графические процессы в пределах отдела, а с другой — быть базовой для отчетности перед управляющими звеньями вышестоящего уровня.

Помимо статической годовой отчет имеет текстовую часть, в кото­рой наряду с другими направлениями всесторонне характеризуется библиографическая работа библиотеки. Годовой отчет служит важным источником изучения и распространения передового опыта,

На основе анализа в отчете выявляют как определенные достиже­ния, так и недостатки работы за год. При характеристике библиографи­ческого информирования приводят конкретные примеры наиболее удачных мероприятий (Дней специалиста, выставок-просмотров), от­мечают их эффективность (число присутствующих специалистов, чис­ло выданных им источников или копий и т. д.).

Справочно-библиографическое обслуживание характеризуется не только количественными показателями. Поэтому в текстовой части от­чета необходимо отметить, по каким отраслям знаний были выполнены запросы и для каких категорий потребителей информации. В процессе анализа желательно обратить внимание на хронологические границы и виды документов, нашедших отражение в тематических справках.

В отчет включают также сведения об отказах и перенаправленных за­просах. Это позволяет принять необходимые меры по совершенствованию

Глава 23. Методическое руководство библиографической деятельностью 289

СБА и, в частности, по докомплектованию фонда справочных и библио­графических изданий.

Книга учета выполненных справок позволяет проанализировать частоту обращения к различным частям СБА, сделать выводы о полно­те комплектования справочно-библиографического фонда, глубине и точности раскрытия содержания различных видов документов в ката­логах и картотеках. Кроме того, на основании данных книги учета мож­но судить об уровне профессиональной подготовки сотрудников биб­лиографического подразделения, о владении ими методикой библио­графического поиска.

При наличии электронных каталогов и картотек, а также баз дан­ных сторонних организаций важно отразить в отчете не только количе­ство обращений к этим частям СБА, но и преобладающее содержание запросов, степень их удовлетворения, а также категории пользователей.

В заключительной части отчета формулируются основные выводы и предложения по дальнейшему совершенствованию библиографиче­ской работы библиотеки.

Глава 23

Методическое руководство библиографической деятельностью

§ 1. Общие вопросы

Методическое руководство является одной из форм управления библиографической деятельностью библиотек. Хотя это управляющее воздействие носит рекомендательный характер, тем не менее его орга­низационное влияние на библиографическую деятельность библиотек весьма значительно.

В связи с социально-экономическими изменениями в обществе во второй половине 1990-х гг. на страницах специальной печати дискути­ровался вопрос о статусе и функциях методической службы библиотек. Несмотря на наличие разных точек зрения на содержание и формы ра­боты (и даже на смену названий методических подразделений в некото­рых библиотеках) общепризнанной остается функция оказания помо­щи работникам библиотек со стороны методической службы. Именно в этом заключается сущность методической работы.

Характерной особенностью в изменившихся условиях является усиление консультационной работы, являющейся одной из форм

290 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

организационно-управленческого воздействия со стороны методиче­ских центров на библиотеки^низового уровня. При этом не потеряли своего значения и другие формы оказания помощи, но их воздействие носит сугубо рекомендательный характер, без жесткого администриро­вания, что имело место в доперестроечные годы.

Структура методической службы в библиотечной сети в целом со­хранилась прежней и носит иерархический характер.

Наиболее отчетливо иерархическая структура методического руко­водства выражена в сети библиотек Министерства культуры РФ. Так, для библиотеки-филиала ЦБС непосредственным методическим цент­ром является центральная районная (городская) библиотека системы. Для самой ЦБС в качестве методического центра выступает областная библиотека, а для последней — РНБ или РГБ.

Определенная иерархия существует и в сети библиотек высших и средних учебных заведений, принадлежащих разным ведомствам. На общероссийском уровне методическим центром для этих библиотек является Центральный методический кабинет научной библиотеки МГУ им. М. В. Ломоносова. В городах, где имеется несколько высших и средних специальных учебных заведений, при библиотеке одного из ву­зов функционирует зональный методический кабинет, поддерживаю­щий связи с центральным методическим кабинетом.

Для сети научно-технических библиотек на федеральном уровне методические функции выполняет ГПНТБ РФ, а в пределах сети биб­лиотек отдельных ведомств — отраслевая центральная научно-техниче­ская библиотека (ЦНТБ).

В сети библиотек РАН, где созданы централизованные библиотеч­ные системы, центральная библиотека (БЕН в Москве, БАН в Санкт-Петербурге, ГПНТБ СО РАН в Новосибирске) являются одно­временно методическими центрами для библиотек научно-исследова­тельских учреждений региона.

§ 2. Основные формы методической работы

Организационно-методическая деятельность осуществляется не одним научно-методическим (методическим) отделом, а всеми подраз­делениями библиотеки - методического центра. Научно-методический (методический) отдел выступает в роли координатора и организатора методического воздействия на работу библиотек. Сотрудники библио­графического отдела крупных научных библиотек (включая област­ные) принимают активное участие в методическом руководстве биб­лиографической деятельностью библиотек, в том числе и в тех его

Глава 23. Методическое руководство библиографической деятельностью 291

формах, которые оказывают организационно-управленческое воздей­ствие. Это относится и к ЦБС, тем более что в большинстве их библио­графы (библиограф) включены в штат отдела методической и библио­графической работы и подчиняются заведующему отделом.

По-прежнему одной из форм методического воздействия для управления библиографической деятельностью является анализ рабо­ты библиотек подведомственной сети. На этой основе осуществляется разработка рекомендаций по устранению выявленных недостатков и (или) по распространению передового опыта работы. Эти рекоменда­ции могут направляться библиотекам непосредственно методическим центром или же передаваться через административный орган управле­ния. В последнем случае рекомендации принимают обязательный ха­рактер, что придает методическому руководству организаторские фун­кции.

Основным источником анализа библиографической деятельности служит годовой отчет, который представляют библиотеки соответству­ющему методическому центру. Результаты анализа обычно излагаются в письменных заключениях, составляемых по отчетам каждой библио­теки или всех библиотек сети, и доводятся до руководителей этих биб­лиотек.

Другим способом получения сведений является непосредственное знакомство с библиографической деятельностью библиотек сети. Его преимущество состоит в возможности всестороннего анализа деятель­ности библиотеки на месте, включая наблюдение за отдельными про­цессами. Такое знакомство осуществляется, как правило, при плановой проверке работы библиотеки, но может использоваться любая другая возможность (посещение библиотеки, например, при организации со­вещаний, научно-практических конференций).

Плановая проверка может быть общей (охватывать все направле­ния деятельности библиотеки) или же частичной (охватывать отдель­ные направления, проверка реализации каких-либо установок, реко­мендаций органов управления и методических центров). И в том, и в другом случае разрабатывается перечень вопросов, на которые члены комиссии должны обратить особое внимание при проверке работы биб­лиотеки. По итогам проверки обычно составляется письменное заклю­чение (акт) с замечаниями и предложениями по устранению выявлен­ных недостатков. При очередном посещении библиотеки сотрудник ме­тодического центра проверяет выполнение сделанных комиссией рекомендаций и предложений.

Результаты систематического анализа деятельности библиотек с предложениями и рекомендациями методических центров используются

292 Раздел VI. Управление библиографической деятельностью библиотеки

органами управления для принятия соответствующих решений, на­правленных на совершенствование работы библиотек. Таким образом; административная функция органов управления в данном случае осно­вывается на результатах деятельности методических центров, которые оказывают большую помощь в управлении подведомственными биб­лиотеками.

К сожалению, возможности непосредственного знакомства работ­ников методического центра с деятельностью библиотек, находящихся в сфере воздействия, весьма ограничены.

Наряду с анализом библиографической деятельности по плано­во-отчетной документации и подготовкой на этой основе предложений по его совершенствованию, организующая роль методических центров проявляется в разработке методических материалов. Их назначение -содействовать внедрению нормативной и регламентирующей докумен­тации, утверждаемой соответствующими органами управления. Как правило, такие материалы разрабатываются библиотеками федераль­ного уровня и другими крупными методическими центрами. В этом случае задачей методических центров более низких уровней (в частно­сти, областных библиотек, ЦБС) является оказание помощи работни­кам библиотек сети в использовании методических пособий и внедре­нии в практику работы соответствующих нормативных и / или регла­ментирующих документов. Так, после утверждения «Нормативных материалов по труду для централизованных библиотечных систем» РГБ издала методические рекомендации по внедрению и использова­нию этих норм. Такие же рекомендации были ею совместно с РНБ изда­ны по внедрению Государственного стандарта 7.1-84 «Библиографиче­ское описание документа».

Следует отметить, что различные методические материалы, пред­назначенные ЦБС, издаются и областными библиотеками, однако с точки зрения управления библиографическими процессами (как, впро­чем, и другими), значение имеют те из них, которые направлены на реа­лизацию именно нормативных и регламентирующих документов. i Можно сказать, что с помощью таких методических материалов опосре­дованно выполняется административная функция субъекта управле­ния, ибо реализация нормативно-регламентирующей документации, утвержденной органами управления вышестоящего уровня, является обязательной для всех библиотек или библиотек определенного типа.

Среди других направлений воздействия методических центров на библиографические процессы в библиотеках следует назвать работу по изучению и внедрению передового опыта, а также рекомендаций, осно­ванных на результатах научных исследований. Организуя внедрение

Слава 23. Методическое руководство библиографической деятельностью 293

передового опыта в библиотеках своей сети, методические центры тем самым активно влияют на ход библиографических процессов и в конеч­ном счете на выполнение плановых заданий. Такое участие методиче­ских центров во внедрении нового, передового в практику библиотек лишний раз свидетельствует о том, что методическая работа является относительно самостоятельной составной частью управления библио­графической деятельностью библиотек.

Успешное внедрение передового опыта и рекомендаций, разрабо­танных на основе научных исследований, зависит от точности и полно­ты сведений о них, инициативы методического центра и квалификации его работников. Источниками выявления передового опыта может слу­жить отчетная документация библиотек сети, анализируемая методи­ческими центрами, посещения библиотек и непосредственное знаком­ство с передовым опытом, совещания, научно-практические конферен­ции, школы передового опыта, консультации, занятия в системе повышения квалификации.

Все источники, за исключением отчетов библиотек, относятся к так называемым неформальным каналам распространения передового опыта. Они обладают рядом преимуществ — оперативностью и избира­тельностью, а также возможностью получения дополнительной инфор­мации при личном общении. Кроме того, эти каналы «открыты» не то­лько для работников методических центров, но и для сотрудников биб­лиотек сети — участников названных мероприятий. Ограниченный доступ к этим каналам распространения информации обусловлен отно­сительно узким кругом лиц, участвующих в соответствующих меропри­ятиях, а также эпизодичностью их проведения.

К формальным каналам, наряду с отчетами библиотек, относятся все Другие первичные и вторичные документы, например, статьи в спе­циальных периодических и продолжающихся изданиях. Их главное преимущество - общедоступность. Но следить за публикациями о пере­довом опыте должны, конечно, в первую очередь библиотеки, выполня­ющие методические функции. Именно они выявляют и изучают пере­довой опыт, отраженный в специальной литературе, и делают выводы о возможности его внедрения. В их задачу входит и разработка мероприя­тий по внедрению передового опыта с учетом специфики каждой конк­ретной библиотеки своей сети.

Литература

295

ЛИТЕРАТУРА

Основная

1. Закон о библиотечном деле // Науч. и техн. б-ки. — 1995. — № 6. — С. 3-20.
2. ГОСТ 7.0-99. Информационно-библиотечная деятельность, библиогра­
   фия. Термины и определения. Изд. официальное. — Минск, 1999. — 23 с.
3. Организация работы централизованной библиотечной системы: Инструк­
   ции и учетные формы. — 2-е изд., испр. и доп. — М., 1985. — 180 с.
4. Организация и управление библиографической работой в областной биб­
   лиотеке. Библиографический отдел: Метод, рекомендации. — Л., 1982. —
   63 с.
5. Каталоги и картотеки ЦБС: Практ. пособие. — М., 1985. — 128 с.
6. Положение о-Государствешюй системе научно-технической информации
   // Науч. и техн. б-ки. — 1997. — № 12. — С. 5-10. То же: Библиотековеде­
   ние. - 1998.-№ 1.-С. 3-7.
7. Положение о библиотеке муниципального общедоступного информаци­
   онного центра // Библиотека. — 1998. — № 9. — С. 63-64.
8. Программа «Библиотека — муниципальный общедоступный информаци­
   онный центр» // Библиотека. — 1998. - № 7.
9. Бутковская М., Харькова И., Шелудько В. ЦБС Кунцево: новая стратегия,
   новые возможности: Сб. документов и материалов. — М: Либерея, 1997. —
   95 с.
10. Гиляревский Р. С. Научная библиотека в эпоху электронных коммуника­
    ций // Науч. и техн. б-ки. - 1998. - № 7. - С. 3-12.
11. Гиляревский Р. С, Маркусова В. Д., Черный А, И. Научные коммуника­
    ции и проблема информационной деятельности // Науч.-техн. ипформ.
    Серия 1. - 1993. - № 9. - С. 1-7.
12. Коготков Д. Я. Справочно-библиографический аппарат библиотеки: Лек­
    ция. - U., 1998.- 61 с.
13. Коготков Д. Я. Информационные потребности и основные/группы потре­
    бителей библиографической информации: Лекция. — М., 2000. — 46 с.

14. Коготков Д. Я. Библиографическое информирование читателей в библио­
    теках: Учеб. пособие. — М., 1988. — 48 с,
15. Коршунов О. П. Библиография: теория, методология, методика. — М.,
    1986.-288 с.
16. Моргенштерн И. Г. Научная организация библиографического труда:
    Учеб. пособие по спецкурсу. — Челябинск, 1992. — 102 с.
17. Моргенштерн И. Г. Справочно-библиографическое обслуживание в биб­
    лиотеках. - М'., 1999. - 79 с.
18. Справочник библиографа / Науч. Ред. А. Н. Ванеев, В. А. Минкипа. —
    СПб.: Профессия, 2002. - 528 с. — (Серия «библиотека»).
19. Справочник библиотекаря / Науч. Ред. А. Н.Ванеев, В. А. Минкина. —
    Изд. 2-е, исправл. и доп. - СПб.: Профессия, 2001. — 439 с. — (Серия «Биб­
    лиотека»).
20. Worid Wide Web — стратегия эффективного поиска: Справ. Для б-к /
    РНБ; Сост. И. С. Галеева и др. - СПб., 2001. - 207 с.

Дополнительная

1. Андреева Н. Е. Маркетинговое планирование библиографической деяте­
   льности библиотек// Науч. и техн. б-ки. — 1997. — № 2. — С. 31-37.
2. Бакун Д. Мы начинали с нуля // Библиография. — 1998. — № 2. —
   С. 42-47.
3. Балацкая Н. Компьютеризация: планы и надежда // Библиотека. —
   1998.-№10.-С. 82-84.
4. Барышева О. В., Гиляревский Р. С. Библиография в эпоху электронной
   коммуникации // Библиография. — 1999. — №.6. — С. 3-13.
5. Берестова Т. Ф. СБА универсальных библиотек: модные веяния и устой­
   чивые тенденции // Библиография. — 1997. — № 4. — С.49-54.
6. Бирюкова И. Мы нашли свою нишу в сфере информационных услуг //
   Библиотека. - 1998. - № 4. - С. 11-12.
7. Васильева Т. Что показало исследование? // Библиотека. — 1998. — Х° 2. —
   С. 65-67.
8. Васильева Т. А., Елесина В. 10. Комплектование и организация компакт­
   ных оптических дисков в универсальных научных библиотеках // Науч. и
   техн. б-ки. - 1997. - № 2. - С. 76-81.
9. Галимова Е. Я. Информационное обеспечение предпринимательской дея­
   тельности // Библиография. — 1995. — № 1. — С. 24-27.

-296

Литература

Литература

297

10. Геллер И. О., Паршукова Г. Б. Вновь об актуальной проблеме (обучение
    студентов основам ББЗ и динамическому чтению) // Библиография. —
    1994. - № 4. - С. 23-29.
11. Герасимова Л. М., Розова Н. М. Библиограф в СБО: раздумья в белую ночь
    // Библиография. - 1993. - № 6. - С. 3-10.
12. Гитер Д., Лавринова М. Доступ к источникам информации с помощью Ин­
    тернет // Библиография. — 1998. — № 4. - С. 3-7.
13. Головко С. И. Самим учиться и других учить // Библиография. — 1995. -
    №3. - С. 25-28.
14. Грибкова Л. План — это порядок (Опыт планирования технологического
    процесса в библиотеке по естественный наукам РАН) // Библиотека. -
    1993. — № 5. - С. 21-22.
15. Давыдова Н. Р. Справки: автоматизированное обслуживание // Мир биб­
    лиографии. - 2000. - № 1. - С. 19-21.
16. Ермолаева М. А., Фокеева Е. А. Информационная поддержка органов
    местного самоуправления // Библиография. — 1999. — № 2. — С. 25-32.
17. Ершова Т. В. Усиление роли публичной библиотеки в информационном
    обществе // Науч. и техн. б-ки. — 1999. — № 1. — С. 71-76.
18. Жабко Е. Д. Тенденции развития информационно-библиографического
    обслуживания на этапе внедрения современных компьютерных техноло­
    гий // Науч. и техн. б-ки. - 1998. - № 3. - С. 35-39.
19. Забелина Н. А. Информационная помощь российскому бизнесу // Биб­
    лиография. - 1995. - № 5. - С. 20-23.
20. Коготков Д. Я., Руссу Л. А. Прежде уточним терминологии // Библиогра­
    фия. - 1993. - № 5. - С. 3-11.
21. Коготков Д. Я. СБА: определение, состав, функций // Библиография. —
    1997.-№4.-С. 49-54.
22. Коготков С. Д. Формирование информационных потребностей // На­
    уч.-техн. информ. Сер. 2. — 1986. — № 2. — С. 1-6.
23. Кузнецова Т. Я. Сегментация библиотечного информационного рынка //
    Библиография. — 1995. — № ]. — С. 3.
24. Лебедева П. Д. Нужен ли имидж библиографу //Библиография. — 1996. —
    №5. -С.16-19.
25. Левин Г. Л. Ретроспективная национальная библиография России // Сов.
    библиогр. - 1992. - № 2. - С. 7-13.
26. Левин Г. Л. Репертуар русской книги: взгляд 70 лет спустя // Библиогра­
    фия. - 1999. - № 1. - С. 20-27.
27. Леонов В. П. Где закапчивается «о чем» и начинается «что»? (О критерии
    .различия аннотаций и рефератов) // Сов. библиогр. — 1987. — № 6. —

С. 45-50.

28. Михлина И. Отбор литературы по территориальному признаку в краевед­
    ческих пособиях // Библиография. — 1998. — № 1. — С. 35-39.
29. Михнова И. Портрет бизнесмена в необычном интерьере // Библиотека. —
    1994. - № 5. - С. 21-24; № 8. - С. 35-38.
30. Моргснштерн И. Г. Библиограф в информационном обществе // Библио­
    графия. - 1992. - № 5-6. - С. 3-10.
31. Моргенштерн И. Г. О профессии и личности библиографа // Сов. библи­
    огр. - 1983. - № 35. - С. 13-22.
32. Моргенштерн И. Г. Автоматизация библиографических процессов // Биб­
    лиография. - 1999. - № 3. - С. 3-9.
33. Моргенштерн И. Г. Что же такое СБА? // Библиография. — 1993. — № 2. —
    С. 135-136.
34. Моргенштерн И. Г. Аппарат. Но какой? // Науч. и техн. б-ки. — 1997. —
    №8. -С. 21-23.
35. Нагорная Л. Я. К проблеме виртуальности слравочно-библиографическо-
    го аппарата библиотеки // Науч. и техн. б-ки. — 1997. — № 8. — С. 23-29.
36. Оранская Л. И. Некоторые особенности использования дескрипторного
    поискового языка в библиографической ИПС универсального типа// На­
    уч. и техн. б-ки. - 1997. - № 9. - С. 13-23,
37. Пилко И. С. Технологическое обеспечение производства библиографиче­
    ских продуктов и услуг// Науч. и техн. б-ки. — 1990. — № 1. — С. 11-15.
38. Пилко И. С. В поисках технологического знания // Библиография. —
    1994. -№ 1.-С. 22-29.
39. Ручимская Е. М. Что затрудняет информационный поиск // Библиогра­
    фия. - 1996. - № 3. - С. 3-6.
40. Соколинский Е., Загорская Е. Ретроспективная национальная библиогра­
    фия России: на пути к созданию электронных сводных каталогов // Биб­
    лиотековедение. — 1999. — № 4-6. — С. 74-80.
41. Степанов В. К. Виртуальный справочно-библиографический аппарат в
    библиотеках России// Науч. и техн. б-ки. — 1996. — № 11. — С. 15-20.
42. Степанов В. К. Информационная эра: Завтра? Сегодня? Сейчас? // Биб­
    лиотека. - 1996. - № 7. - С. 41-46.
43. Степанов В. К. Работа в Интернет как продолжение библиотечной профес­
    сии // Науч. и техн. б-ки. - 1997. - № 2. - С. 73-75.
44. Столяров Ю. Возрождать профессионализм // Библиотека. — 1997. —
    № 1, -С. 67-68.
45. Суслова И. М. Профессионализация методической библиотечной деяте­
    льности//Науч. и техн. б-ки. — 1995. — №5. — С. 3-13.
46. Теплицкая А. В. Библиографические ориентиры национальной библиоте­
    ки //Библиография. - 2000. - № 3. - С. 13-20.

298

Литература

47. Терешин В. И. Организационно раздроблена или органически включена
    // Сов. библиогр. - 1992*- № 2. - С. 38-43.
48. Терешин В. И. Так что же такое СБА и СБФ в библиотеке? // Библжнра-
    фия. - 1994-№2.
49. Хасанова Л. Наши нравственные ориентиры (о кодексе библиографа) //
    Библиография. - 1998. - № 4. - С. 64-68.
50. Цесарская Г. Центр «модем» служит всем // Библиотека. — 1994. —
    №11.-С. 10-12.
51. Ярмольчук С. С:, Власова С. А. Информирование руководящего состава
    института в условиях автоматизированной технологии // Науч. и техн.
    б-ки. - 1995. - № 5. - С. 25-29.
52. Янчук В. А., Богданович Н. И., Шевченко Л. В. Влияние психологических
    особенностей личности на деятельность библиографа // Науч. и техн.
    б-ки. - 1998. - № И. - С. 15-18.

Приложения

Приложение 1

Образец записи из бюллетеня «Изобретения. Полезные модели»

(11)1514874 (51) 4 Е 02 D 29/14 (21) 4369649/23-33 (22} 26.01.88 (75) В.П. Алешин (53) 628.74

(54) (57) ЛЮК КОЛОДЦА, включающий корпус с кольцевым пазом и буртиком и крышку, отличающийся тем, что с целью повышения надежности конструкции крышка снабжена рас­положенной под ней подпружиненной шайбой, замком, ры­чагами и нажимным механизмом с подпружиненной осью, причем каждый рычаг выполнен с выпуклой криволинейной наружной обращенной к шайбе поверхностью и оперт одним концом в торец корпуса, а другим — в нижний торец оси нажимного механизма, при этом верхняя часть оси нажимно­го механизма расположена в одном уровне с поверхностью крышки и выполнена с коническим сужающимся кверху участком, к которому примыкает один конец подпружинен­ной расположенной перпендикулярно оси нажимного меха­низма замка, другой конец которой размещен в кольцевом пазу корпуса. Цифры, стоящие после цифр в круглых скобках, означают:

(11) ХХХХХХ - номер авторского свидетельства или патента (19) ХХХХХХ - код страны публикации

21. ХХХХХХ - регистрационный^) номер(а) заявки, включая
    номер(а) присоединенной(ых) заявки(ок)
22. ХХХХХХ - дата подачи заявки

71. ХХХХХХ - заявитель(и), код страны
72. ХХХХХХ - автор(ы) изобретения, код страны

(75) ХХХХХХ - автор(ы) изобретения, который(е) являет-ся(ются) также заявителем, код страны

53. ХХХХХХ - индексы УДК
54. ХХХХХХ - название изобретения
    (57) ХХХХХХ - пункт формулы

302

Приложения

Приложения

303

Приложение 5

л-

Образец записи из указателя стандартов

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ

Т. ОБЩЕТЕХНИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ СТАНДАРТЫ

ТО. ОБЩЕТЕХНИЧЕСКИЕ И МЕТРОЛОГИЧЕСКИЕ ТЕРМИНЫ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И ВЕЛИЧИНЫ

ТОО. Общетехнические термины, обозначения и величины

7.0-84 Система стандартов по информации, библиотечному и издатель­скому делу. Библиографическая деятельность. Основные терми­ны и определения. — Взамен ГОСТ 7.0-77, 7.26-80 Система стан­дартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечное дело. Основные термины и определения. Т6. Система классификации, кодирования и технико-экономиче­ской информации Т62. Информация, библиотечное и издательское дело

7.1-84 Система стандартов по информации, библиотечному и издатель­скому делу. Библиографическое описание документа. Общие тре­бования и правила составления. Взамен ГОСТа 7.9-70

7.9-77 Система стандартов по информации, библиотечному и издатель-(СТ СЭВ скому делу. Реферат и аннотация. Взамен ГОСТа 7.9-70 2011-79)

Образец записи в указателе обозначений стандартов

Обозначение стандарта 6.10.7-90

Группа Т54

7.0-84 7.1-84

ТОО Т62

Для отметок

Приложение 6

Образец записи из указателя, содержащего сведения о промышленных каталогах

10-07-107

УДК 617.7-089-7 Российская Федерация

ПК 07-1171-6 Микрохирургические инструменты для офтальмологии. — Можайский мед.-инструмент. з-д им. П. В. Гусенкова. — Можайск, 1996. — 34 с. — рус, англ.

Векорасширители, микрокрючки для радужной оболочки, магниты, глаз­ные, пинцеты и др. Хирургические офтальмологические инструменты. Назна­чение. Технические данные.

10-770-117

УДК 615.014.2.002.5 Италия

ПК 07-1242-6 MG 2-MG 2 SpA

(Pianozo / Bologna) изгот. — Pianozo Bologna, 1991. — [32] с. — итал., англ., нем., фр., испан.

Обзор деятельности фирмы по созданию и производству твердых желати­новых капсул и малогабаритных контейнеров для фармацевтической промыш­ленности. (Выставка «Упак-Италия-86»).

Приложение 7

Образцы записи из указателя, содержащего сведения о неопубликованных документах

Образец записи отчета

20.05.96.0020

02960003203 Системный анализ процессов формирования и использова­ния информационных ресурсов России. Отчет о НИР (заключит.) /Институт системного анализа РАН (ИСА РАН); руководитель Гвишиани Д.М. — ГР 01940000171УДК 0026.96.03.21 58с.

Реферат

Образец записи диссертации

20.05.96.0027

04960004967 Рищенко Дмитрий Викторович. Рынок информационного продукта: особенности и механизм функционирования: Дисс... к. э. н. / Москов­ский государственный университет. — Защищена 19960523 УДК 002.6 139 с. Библиогр.: 164 назв.

Реферат

304 Приложения

Приложение 8

ПЕРЕЧЕНЬ

основных пунктов паспорта систематической картотеки,

рекомендованного для ЦБС с краткими пояснениями и

дополнениями, взятыми из рекомендаций для НТБ

1. Название картотеки
2. Год образования
3. Тематика (универсальная, отраслевая)
4. Объем (тыс. карт) на 1 января года паспортизации
5. Средний годовой прирост (тыс. карт)
6. Отражение фондов библиотеки (ЦБ, ее подразделений, филиа­
   лов)
7. Виды изданий документов (статьи из каких видов периодиче­
   ских и продолжающихся изданий - журналов, газет, сборников)
   включаются в картотеку
8. Расстановка карточек в картотеке
9. Источники комплектования (пополнения) — карточки РКП, са­
   мостоятельная роспись
10. Внутреннее оформление (разделители, их виды, размеры, цвето­
    вое оформление)
11. Внешнее оформление (нумерация ящиков, оформление этике­
    ток)
12. Вспомогательный аппарат (указатели к картотеке)
13. Редактирование картотеки:

44. текущее
45. плановое

14. Документация на картотеку (положение, паспорт, инструкция)
15. Ответственный за ведение

У