СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
СТАНДАРТ Организации
Управление информационными ресурсами
библиотеки ЖЕЗУ
СМК СО 3.002–2010
Экз. № _________
Копия № _________
Жезказган
Предисловие
1 Разработан библиотекой ЖезУ
Руководитель РГ – зав. библиотекой - Бейсекеева Б.Б.
2 ВНЕСЕН библиотекой ЖезУ
Зав. библиотекой - Бейсекеева Б.Б.
3 Утвержден и введен в действие приказом Президента-Ректора ЖезУ от 24.05.10 г. № 31
4 Разработчики: - Бейсекеева Б.Б.
- Исина Р.Т.
5 ЭКСПЕРТНАЯ ГРУППА: - Саменова С.Н.
- к.г.н. доц.- Турсинбаева К.С.,
- нормоконтроль - Сигачева Е.И.
6 Периодичность проверки 1 год
7 ВВеден взамен СМК СО 3.002-2005 Стандарт организации. Управление информационными ресурсами библиотеки ЖезУ, утвержденного и введенного в действие приказом № 125-а от 07.09.05 г.
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения Президента-Ректора АО «ЖезУ».
Содержание
| 1 Область применения | 4 |
| 2 Нормативные ссылки | 4 |
| 3 Определения | 6 |
| 4 Обозначения и сокращения | 6 |
| 5 Ответственность и полномочия | 7 |
| 6 Общие положения | 7 |
| 7 Изменения | 22 |
| 8 Согласование, хранение, рассылка | 23 |
| Приложение А Форма плана работы библиотеки университета на учебный год | 24 |
| Приложение Б Форма регистрационной карточки читателя | 25 |
| Приложение В Форма заявки на учебную литературу | 26 |
| Приложение Г Форма книги суммарного учета | 27 |
| Приложение Д Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения | 30 |
| Приложение Е Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными | 32 |
| Приложение Ж Форма инвентарной книги | 34 |
| Приложение К Форма акта о проверке библиотечного фонда | 35 |
| Приложение Л Форма книжного формуляра | 37 |
| Приложение М Штамп библиотеки | 38 |
| Приложение Н Листок читательских требований | 39 |
| Приложение П Лист согласования | 40 |
| Приложение Р Лист ознакомления | 41 |
| Приложение С Лист регистрации изменений | 42 |
| Приложение Т Лист учета периодических проверок | 43 |
| Приложения У Библиография | 44 |
1 Область применения
Настоящий стандарт организации устанавливает требования к процессам управления информационными ресурсами библиотеки.
Настоящий стандарт организации применяется всеми подразделениями библиотеки АО «Жезказганский университет им.О.А.Байконурова» (далее ЖезУ) и входит в состав документов системы менеджмента качества.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
МС ИСО 9000:2005 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
МС ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.
ГОСО РК 5.04.019-2008 Высшее образование. Бакалавриат. Основные положения.
СМК СО 1.002 Система менеджмента качества. Стандарт организации. Нормоконтроль документации системы менеджмента качества и дипломных проектов (работ).
СМК ДП 001 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление документацией.
СМК ДП 002 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление записями.
ГОСТ 2.501-88 (СТ СЭВ 159-83) Правила учета и хранения.
ГОСТ 2.503-90 (СТ СЭВ 1631-79, СТ СЭВ 4405-83) Правила внесения изменений.
ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 Система организационно-раcпорядительной документации.
СТ РК 1.22-2001 Дело стандарта. Порядок его формирования, внесения изменений, хранения, актуализации, сдачи в архив и уничтожения.
ГОСТ 7.11-78 Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках в библиографическом описании.
ГОСТ 7.35-81 Библиотечная документация. Первичные учетные документы.
ГОСТ 7.1-84 Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.
ГОСТ 7.56-90 Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации.
ГОСТ 7.60-90 Издания. Основные виды. Термины и определения.
ГОСТ 7.12-93 Библиографическая запись. Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила.
ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-87) Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения.
ГОСТ 7.73-96 Поиск и распространение информации. Термины и определения.
ГОСТ 7.74 1-96 Информационно-поисковые языки. Термины и определения.
ГОСТ 7.76-96 Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения.
ГОСТ 7.51-98 Карточки для каталогов и картотек. Каталогизация в издании. Состав, структура данных и издательское оформление.
ГОСТ 7.0-99 Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения.
ГОСТ 7.55-99 Основные положения.
ГОСТ 7.80-2000 Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления.
ГОСТ 7.82-2001 Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления.
ГОСТ 7.83-2001 Электронные издания. Основные виды и выходные сведения.
ГОСТ 7.48-2002 Консервация документов. Основные термины и определения.
ГОСТ 7.50-2002 Консервация документов. Общие требования.
3 Определения
В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с МС ИСО 9000, ГОСО РК 5.04.019, ГОСТ 7.0.
4 Обозначения и сокращения
В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:
| АВД | - | аудио-видеодокументы |
| ББК | - | библиотечная библиографическая классификация |
| БД | - | база данных |
| БФ | - | библиотечный фонд |
| ГОСО | - | государственный общеобязательный стандарт образования |
| ГОСТ | - | государственный стандарт |
| ДП | - | документированная процедура |
| ЕНиР | - | единые нормы и расценки |
| ЖезУ | - | Жезказганский университет им.О.А.Байконурова» |
| ИР | - | информационные ресурсы |
| МКИ | - | международная классификация изобретений |
| МОН РК | - | Министерство образования и науки Республики Казахстан |
| НИР | - | научно-исследовательская работа |
| НТД | - | нормативно-техническая документация |
| ПОД | - | поисковый образ документа |
| ПРК | - | представитель руководства по качеству |
| РГ | - | рабочая группа |
| РД | - | руководящий документ |
| РЖ | - | реферативный журнал |
| РИО | - | республиканский издательский отдел |
| РНПБ | - | республиканская научно-педагогическая библиотека |
| СБА | - | справочно-библиографический аппарат |
| СБО | - | справочно-библиографический отдел |
| СК | - | систематический каталог |
| СМК | - | система менеджмента качества |
| СНиП | - | строительные нормы и правила |
| СО | - | стандарт организации |
| СТ РК | - | стандарт Республики Казахстан |
| CD-ROM | - | компакт-диск с памятью только для чтения |
| ТДК | - | таблица десятичной классификации |
| УДК | - | универсальная десятичная классификация |
| УиВР | - | учебная и воспитательная работа |
| ЦКиО | - | центр качества и оценки |
5 Ответственность и полномочия
5.1 Утверждает настоящий стандарт организации (СО) Президент-Ректор ЖезУ.
5.2 Ответственность за внедрение требований, указанных в настоящем СО несут представитель руководства по качеству (ПРК), заведующий библиотекой ЖезУ
5.3 Ответственность за разработку требований настоящего СО несет заведующий библиотекой.
5.4 Ответственность за управление настоящим СО в соответствии с СМК ДП 001 несет начальник ЦКиО.
5.5 Руководителем процесса разработки, согласования, утверждения и оформления документов системы менеджмента качества (СМК) по управлению информационными ресурсами библиотеки является заведующий библиотекой, который несет ответственность за выполнение требований настоящего СО.
6 Общие положения
6.1 Информационные ресурсы библиотеки – это документальный фонд, справочно-библиографические и информационные системы.
6.2 Управление информационными ресурсами в библиотеке включает в себя процессы: моделирование, комплектование и учет, обработку документов, организацию, размещение и использование документального фонда, создание электронного и традиционного справочно-библиографического аппарата (далее СБА), использование собственных электронных ресурсов.
Работа библиотеки строится на основании годового плана (Приложение А).
6.2.1 Моделирование библиотечного фонда – это приведение его состава в соответствии с задачами и потребностями читателей библиотеки.
Управление параметрами моделирования осуществляется на основании «Инструкции о формировании фонда библиотеки государственной организации образования Республики Казахстан». Под изучением фонда понимается научное познание состава, использование динамики библиотечного фонда с целью повышения его соответствия задачам библиотеки, информационным потребностям абонентов, а также эффективности использования.
6.2.2 При изучении фонда применяется комплекс специальных методов: статистический, библиографический.
6.2.3 Базисной информацией основой для изучения фонда является статистика.
6.2.3.1. Это абсолютные и относительные показатели и формулы для расчета этих показателей:
- объем новых поступлений (в абсолютных цифрах);
- объем выбытия (в абсолютных цифрах);
- книговыдача;
- число читателей;
- обращаемость;
- книгообеспеченность;
- читаемость;
В ходе статистического изучения применяются различные формы и методы: группировка, ранжирование, анализ по отклонениям показателей, динамический анализ.
Качественную сторону состава и использования фонда позволяет представить изучение отраслевой структуры фонда и книговыдачи. В результате изучения выявляются активные или пассивные отделы, даются рекомендации для совершенствования комплектования.
Изучение состава и использования фонда – это ключ к его моделированию.
6.2.3.2 При моделировании библиотечного фонда, прежде всего, учитываются следующие параметры:
- тематический диапазон (профиль институтов, задачи в области научных исследований, хозяйственной деятельности, воспитательного процесса);
- видовой аспект (печатные, аудиовизуальные документы, электронные издания);
- типологический аспект: перечень типов изданий, которые собираются в фонде (научные, научно-популярные, учебные, производственные, справочные, информационно–библиографические, научно-технические документы, в т.ч. ГОСТы, стандарты и патенты (далее НТД);
- языковой диапазон (документы на государственном, русском, и иностранных языках);
- краеведческий диапазон (издания, выпущенные в свет на территории Казахстана и о Казахстане, за пределами республики);
- хронологическая глубина фонда, которая определяется временем хранения документов с момента их выпуска в свет;
- потребительская ориентация фонда предполагает выявления контингента пользователей библиотеки (студенты, сотрудники, профессорско-преподавательский состав, аспиранты, магистранты, научно-производственный персонал).
Параметры моделирования создают системную модель фонда для научно-обоснованного комплектования.
6.2.3.3 Комплектование библиотечного фонда (далее БФ) информационными ресурсами (далее ИР) производится в соответствии с Инструкцией о формировании фонда библиотеки государственной организации образования Республики Казахстан.
6.2.3.4 Комплектование библиотечного фонда делится на виды: текущее, ретроспективное и рекомплектование.
6.2.3.5 Текущее комплектование включает:
- анализ внешнего документального потока;
- отбор документов из него;
- заказ отобранных документов для приобретения;
- приобретение документов и включение их в фонд.
Требования, предъявляемые к текущему комплектованию:
- полнота отбора литературы;
- своевременность ее приобретения;
- достаточная экземплярность.
Основной метод текущего комплектования - предварительный заказ, который производится на основании:
- прайс–листов (рекламных и информационных материалов книгоиздающих и книготоргующих организаций);
- писем-предложений.
При текущем комплектовании объем новых поступлений обусловливается следующими нормативами: новинки должны составлять:
- не менее 5-10% от всего имеющегося единого БФ – ежегодно;
- не мене 50% от всего имеющегося единого БФ – 5-10 лет.
Также учитываются нормы комплектования на одного студента университета - не менее 140 единиц (доля основной литературы – 70, дополнительной учебной литературы – 30, литературы для самостоятельных занятий – 30, литературы для развития личности – 10).
Учебная литература приобретается исходя из следующих соотношений обеспечения каждого обучающегося и дифференциации учебной литературы:
- основная рекомендуемая учебная литература 1:2
- дополнительная рекомендуемая учебная литература 1:3
- литература, рекомендуемая для выполнения
- самостоятельной работы и саморазвития личности 1:4
Соотношение книгообеспеченности в соответствии с циклами
дисциплин
| Курсы | Циклы дисциплин | Книгообеспеченность |
| I-II | Общегуманитарные Общеобразовательные Общепрофессиональные Специальные | 1:3 1:3 1:3 1:3 |
| III-IV | Общеобразовательные Специальные | 1:5 1:2 |
| V-VI | Специальные | 1:3 |
Организация обслуживания пользователей на абонементах и в читальных залах ведется по единой регистрационной карточке (Приложение Б).
Предоставление различных видов библиотечных услуг.
Пропаганда произведений печати посредством выставок, конференций, презентаций и других форм массовой работы.
Научные издания и другие виды документов приобретаются из принципа удовлетворения читательских запросов.
Заказы на документы оформляются на бланке библиотеки, где указывается количество названий, экземпляров, сумма заказа. Заказ подтверждается подписью Президента-Ректора, главного бухгалтера и заведующего библиотекой (Приложение В).
6.2.3.6 Ретроспективное комплектование - приобретение недостающих документов прошлых лет издания.
Основой ретроспективного комплектования служат:
- сводный указатель обменных фондов библиотек;
- списки литературы от кафедр для докомплектования недостающими изданиями.
6.2.3.7 Рекомплектование – освобождение библиотечного фонда от устаревших, ветхих, непрофильных и дублетных изданий.
Основные и дополнительные источники комплектования.
Основные источники комплектования:
- библиотечные коллекторы;
- книготорговые и книгоиздающие организации;
- фирмы (включая издательские центры вузов);
- частные лица.
Дополнительные источники комплектования:
- вузы, занимающиеся издательской деятельностью;
- Интернет;
- РИО ЖезУ, предоставляющий обязательный экземпляр изданий (учебники, учебно-методические пособия преподавателей, научные труды и. т.д.), издаваемых в ЖезУ.
6.2.3.8 Учет библиотечного фонда
Учет фонда – это комплекс операций, обеспечивающий фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а так же его сохранность.
Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда».
Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, место нахождения каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.
Поступления документов в фонд библиотеки осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.
В библиотеке применяется автоматизированная обработка документов в системе «КАБИС».
6.2.3.9 При поступлении документов осуществляется суммарный и индивидуальный учет.
6.2.4 Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» в традиционном виде (Приложение Г).
Сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»:
- часть 1-«Поступление в фонд»;
- часть 2-«Выбытие из фонда;
- часть 3-«Итоги движения фонда».
Учет выбытия документов из основного БФ:
Выбытие документов длительного и временного хранения из БФ оформляется актами об исключении (Приложение Д) и отражается во второй части книги суммарного учета и в инвентарной книге. В одном акте указывается одна причина списания, например: ветхость либо устарелость и. т.д.
Выбытие АВД, электронных изданий и микроформ оформляется актом с указанием причин и обоснования исключения их из БФ. В акт могут включаться АВД различного вида, но списываемые по одной причине.
Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных» (Приложение Е). На основании записей составляется акт на поступление и выбытие.
6.2.4.1 Индивидуальный учет каждого экземпляра документа производится путем присвоения документу инвентарного номера, который закрепляется за документом на все время нахождения его в библиотеке. Формой индивидуального учета являются «Инвентарная книга» (Приложение Ж).
6.2.4.2 Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Проверка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом. Она производится:
- при смене материально-ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
- при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
- при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Проверка фонда осуществляется в следующие сроки:
- редчайшие фонды – 1 раз в 3 года;
- фонд библиотеки свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выбороч- ном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
Результаты проверки фиксируются в акте (Приложение К).
За учетом следует обработка документов – комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию.
6.2.4.3 Все документы проходят техническую и научную обработку.
6.2.4.4 Техническая обработка документов – это ряд операций, которым подвергаются документы для того, чтобы отличить их от книг и других документов, принадлежащих частным лицам; документов одной от документов другой библиотеки; организовать библиотечные фонды.
На титульном листе книги указывается шифр, проставляется инвентарный номер, заполняется книжный формуляр (Приложение Л), вклеиваются кармашек и срок возврата. Документы, включаемые в фонд, маркируются, при этом используется штамп библиотеки (Приложение М).
6.2.4.5 Научная обработка – это процесс аналитико-синтетической обработки документов. Все документы систематизируются, им присваивается индекс УДК, ББК, группа стандарта - поисковый образ документа (ПОД).
6.2.4.6 Прием, размещение и использование документального фонда
Литература, прошедшая учет, инвентаризацию, научную и техническую обработку передается из отдела комплектования по абонементным и читальным залам по мере их подготовки.
6.2.4.7 Прием и распределение документов в фондохранилище осуществляется по Инструкции «О порядке приема, передачи, распределения литературы в фонде библиотеки ЖезУ». В целях контроля за полнотой учета поступления изданий за их сохранностью, распределением и перераспределением изданий по фондам структурных подразделений, каждая книга регистрируется на «Тетради учета книг структурных подразделений библиотеки» (Приложение Н).
6.2.4.8 Примерная структура фонда библиотеки:
- основной фонд – представляет собой наиболее полное собрание учебной, научной и художественной литературы. Его частью является фонд редких книг, в который включаются особо ценные и представляющие библиографическую редкость книги;
- подсобный фонд – часть единого фонда, пользующаяся наибольшим спросом читателей. Организован при всех пунктах выдачи (читальные залы, абонементы);
- стандарт организации – включает в себя международные стандарты (ИСО), межгосударственные стандарты РК (СТ РК), отраслевые стандарты (ОСТ), правила, рекомендации, руководящие документы, нормативно-законодательные документы;
- фонд художественной литературы – это собрание казахской, русской, зарубежной классической и современной литературы;
- фонд периодических изданий – состоит из журналов и газет на казахском, русском и иностранных языках. Представлен научно-техническими журналами постоянного хранения и общественно-политическими журналами и газетами, срок хранения определен Инструкцией о порядке хранения периодических изданий в фонде библиотеки ЖезУ.
6.2.4.9 Размещение фонда – это физическое объединение учтенных и обработанных документов в систематизированную совокупность и ее расположение в помещении библиотеки.
При размещении фонда учитываются:
- параметры помещения библиотеки. Характеризуются а) безопасность здания: система сигнализации, двери, окна; б) противопожарная сигнализация;
- освещение;
- температурные пределы. Замеры осуществляются две недели зимой, две недели – летом;
- контроль влажности;
- отопление;
- очевидность наличия насекомых, грибков, грызунов;
- обеспечение социальной сохранности (воровство и вандализм).
В библиотеке применяются три способа размещения фонда: горизонтальное, вертикальное, смешанное.
Фонд библиотеки организован в виде основного и подсобного при структурных подразделениях, осуществляющих обслуживание пользователей.
6.2.5 Расстановка документов - порядок расположения документов на полках фондохранилища в соответствии с шифрами их хранения.
В библиотеке применяются две основные группы видов расстановок библиотечного фонда: расстановка систематическая и формального типа.
К расстановке систематического типа: расположение изданий по отраслям знаний.
Расстановка формального типа: алфавитная, хронологическая, языковая.
Документы расставляются в соответствии с принятыми в библиотеке классификациями – универсальная десятичная классификация (далее УДК), библиотечно-библиографическая классификация (далее ББК), таблица десятичной классификации (далее ТДК) и по группам (стандарты).
6.2.5.1 Оформление фонда
Документальный фонд библиотеки оформлен планом–схемой его расположения. На торце каждого стеллажа указывается перечень отделов или наименование документов, которые на нем размещаются.
Фонд библиотеки оформлен внутри стеллажными полочными разделителями: тематическими, буквенными, нумерационными.
6.2.5.2 Сохранность документов
Под сохранностью понимается обеспечение целостности и нормального физического состояния документов, хранящихся в фонде.
На физическое состояние документа влияют следующие группы факторов: атмосферные, биологические, факторы волновой энергии, экстремальные ситуации, социальные факторы.
Атмосферные факторы. Рост загрязненности воздуха пылью, аэрозолями, различными газами и другими отходами, связанными с хозяйственной деятельностью человека.
Биологические факторы: бактерии, грибы, насекомые, грызуны. Их развитие всегда сопряжено с нарушением режима хранения. Не менее вредно занесение в помещение библиотеки насекомых, личинки которых поедают бумагу.
Факторы волновой энергии. К ним относится магнитное поле, тепловое и световое излучение и другие виды энергии. Они вызывают усиленное старение документа.
Экстремальные ситуации. К ним относятся стихийные бедствия, катастрофы, комплексные аварийные ситуации. Особенно губительными для библиотечных фондов являются пожары.
Социальные факторы. Основными видами ущерба, наносимого библиотеке читателями, являются несвоевременный возврат документов, их утеря, вырезание отдельных частей текста, кража.
Режим хранения включает: санитарно-гигиенический, температурно-влажностный и световой режимы. Ведущим направлением в санитарной защите фонда являются профилактические мероприятия: очистка воздуха, гигиеническая обработка документов, микологический и энтомологический надзор. Поддержание нормального режима температуры и влажности воздуха соблюдается при условии хранения фондов на бумажной основе при температуре 17-19Со, относительной влажности 55%, а на нитроцеллюлозной и иной полимерной основе соответственно 10-15оС и 20-30%. Соблюдение светового режима необходимо не только при хранении документа, но и при его использовании.
Режим хранения также включает реставрацию. Реставрация это восстановление физической ценности ветхого или поврежденного документа в его первоначальном или близком к первоначальному виду. Реставрации подвергают наиболее ценную часть фонда. Обычно же производят мелкий ремонт, который выполняют сами библиотекари или читатели.
6.2.5.3 В целях повышения качества библиотечного фонда систематически проводится анализ его использования.
Результаты работы по исключению из фонда библиотеки устаревшей, многоэкземплярной, непрофильной литературы систематически анализируются с целью уточнения принципов формирования основного и подсобных фондов, внесения необходимых корректив в профиль комплектования и докомплектования фонда, более рационального размещения и хранения книжного и журнального фонда в пределах имеющихся площадей.
6.2.5.4 Порядок выявления и отбора изданий и материалов для исключения из фонда библиотеки. Исключение документов из фондов библиотеки производится согласно «Инструкции об исключения изданий и иных материалов из фондов библиотек Министерства образования и науки Республики Казахстан».
Выявление и отбор изданий и иных материалов для исключения из фонда библиотеки, производится по мере необходимости не реже одного раза в год.
Устаревшими по содержанию считаются издания и материалы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную, учебно-методическую и производственную ценность, не пригодные для практического пользования, исключению подлежат все издания и материалы по всем отраслям знаний как на казахском, так и на русском и других языках.
К указанным изданиям и материалам относятся: утратившие силу законов положения, инструкции, распоряжения, акты; литература и материалы, выпущенные в помощь учебной работе, устаревшие учебники, методические разработки, памятки, программы; справочники и материалы для поступающих в высшие учебные заведения после выхода новых; массовая политическая литература и материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность; Проекты документов Правительства Республики Казахстан и комментирующая их литература (после утверждения документов); массовая юридическая литература, вышедшая до принятия новых законов; инструкции, наставления, памятки, положения, руководства, уставы, учебно-методические пособия, лабораторные работы, утерявшие свое практическое значение; брошюры, буклеты, листовки и другие материалы о прошедшей политической кампании; специальные виды научно-технической литературы и документации (для служебного пользования) - истечении указанных сроков хранения; учебники и учебные пособия после выхода в свет дополненных и переработанных на качественно высоком уровне.
Примечание: если в новом издании отсутствуют новые сведения (схемы, чертежи, таблицы, иллюстрации и т.д.), имеющиеся в предыдущем издании и они нужны читателям, их не следует исключать из фонда библиотеки.
Исключаются устаревшие правила технической эксплуатации, прейскуранты, производственные инструкции, ценники, техническая документация, ГОСТы.
Управление НТД (стандартами) осуществляется на основании ГОСТ 2.501, ГОСТ 2.503. РД 50 РК 18. Информация об отмене срока действия НТД, замене на новую НТД и Государственные стандарты. Внесение информации в НТД осуществляется путем вклеивания листка с новой информацией и отметки на титульном листе.
Информационные издания и материалы, выпускаемые межотраслевыми территориальными центрами, исключаются после 10 лет хранения; отдельные виды информационных изданий, имеющие указание на определённый срок хранения в справочно-информационных фондах хранятся по указанным срокам.
Примечание: Устарелость изданий определяется путём внимательного ознакомления с его содержанием.
АВД исключаются из фонда по тем же причинам, что и другие документы.
Периодические издания исключаются из фонда библиотеки ЖезУ по истечении следующих сроков хранения:
- комплекты газет местные, республиканские - после 5-ти лет хранения;
- годовые комплекты других газет - после 3-х лет хранения;
- комплекты журналов общественно-политические, социально-
экономические - после 5 лет хранения;
- литературно-художественная периодика - после 5 лет хранения;
Примечание: художественно-иллюстративный материал периодических изданий после списания может быть использован в оформительской работе. Отдельные номера газет, журналов, а также отдельные работы, статьи и другие журнальные материалы, в которых содержится краеведческий материал или крайне важная для читателей информация, пользующаяся спросом, художественные произведения - могут сохраняться в библиотеке более продолжительный срок.
Не ограничиваются сроки хранения научно-технической периодики по профилю университета.
Не исключаются из фонда библиотеки как устаревшие краеведческие и внутриуниверситетские издания, произведения художественной литературы, а также издания и материалы из фонда редкой и оригинально изданной книги; любые издания, напечатанные шрифтами, вышедшими из употребления, доклады, речи, выступления и др.; авторские работы Президента и Правительства Республики Казахстан, Ведомости Верховного Совета Республики Казахстан и Парламента; собрания законов, указов, классические произведения в области философии, политики, экономики и других наук.
К излишним экземплярам изданий и материалов относятся избыточные дублеты одноименных изданий, имеющихся в фонде библиотеки (факт излишки устанавливается путем изучения книгообеспеченности и читательского спроса, учитываются также возможности библиотеки по доукомплектованию фонда, тенденции морального и физического износа изданий).
Непрофильными считаются издания, не соответствующие по тематике, профилю комплектования и задачам хранения фонда библиотеки ЖезУ.
Ветхими, дефектными (повреждёнными) считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту, реставрации.
Утраченными считаются издания и материалы, утерянные и невозвращённые читателями, пропавшие при почтовых пересылках, в условиях открытого доступа читателей к фондам, в результате стихийного бедствия, а также отсутствующие по неизвестным причинам (недостача, кража).
Выдача документов из основного книгохранилища производится по устным и письменным запросам пользователей.
Для более полного удовлетворения запросов пользователей в библиотеке ведется работа по выявлению и учету причин отказов. С этой целью в подразделениях отдела обслуживания, имеющих подсобные фонды, ведутся «Картотеки отказов».
Картотеки служат учету и регистрации неудовлетворенных требований по причинам отказов из отраслевых отделов фонда библиотеки и анализируются по заявкам читательских требований (Приложение П):
- нет в библиотеке;
- занято;
- нет на месте;
- на реставрации.
На основании анализа причин отказов передаются сведения на докомплектование недостающих изданий; проводится проверка правильности расстановки фонда.
6.2.5.5 Не менее значимым информационным ресурсом библиотеки является справочно-библиографический аппарат – каталоги и картотеки.
Библиотечные каталоги – перечни произведений печати и других документов, имеющихся в фонде библиотеки, составленные по определенным принципам и предназначенные для раскрытия состава и содержания библиотечных фондов. Они реализованы в карточной и машиночитаемой форме.
Библиографическое описание произведений печати расположены в них в определенном порядке. Название каждого каталога зависит от способа группировки в нем описаний, от назначения каталога и других признаков.
Каталоги обеспечивают возможность разыскания и выбора книг и являются средством воспитания, образования, и активно пропагандируют произведения печати и другие документы, входящие в фонд библиотеки.
В каталогах библиографические описания собраны в определенной системе. Она легко обозрима сама по себе, с помощью целого ряда указаний (отсылок и ссылок).
Большое значение имеют каталоги во внутренней работе библиотеки. Они нужны для комплектования фонда, обработки новых поступлений и очистки фонда от устаревших изданий, при подготовке массовых мероприятий. Без хорошо организованных каталогов невозможна справочно-информационная работа библиотеки.
Организация каталогов начинается с составления библиографического описания произведения печати, его части или группы произведений. Для того, чтобы организовать из отдельных библиографических описаний каталог, их надо расположить (сгруппировать) в определенном порядке.
В библиотеке ЖезУ два основных вида каталогов по способу группировки библиографических записей:
- в порядке строгого алфавита авторов и заглавий произведений печати;
- в систематическом порядке отраслей знания;
Соответственно и названия каталогов: алфавитный, систематический.
6.2.5.6 Создание справочного аппарата
Широта тематики, многообразие документов, различия в запросах потребителей информации обусловливают необходимость постоянного совершенствования справочно-библиографического аппарата библиотеки, важнейшей частью которого является система каталогов и картотек.
Система каталогов - совокупность планомерно организованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных каталогов, раскрывающих состав и содержание информационных ресурсов библиотеки.
Система каталогов – составная часть справочно-библиографического аппарата библиотеки.
Информационно-поисковая функция реализуется в процессе разыскания документов в ответ на запрос читателя:
- редактирование каталогов;
- оформление каталогов;
- пропаганда каталогов.
6.2.5.6 Редактирование – проверка соответствия структуры, содержания и оформления каталогов предъявляемым требованиям. Это: проверка соответствия каталожных индексов на разделителях, проверка расстановки карточек, пересистематизация изданий, частичная замена карточек в связи с изменениями в содержании классификационных таблиц и методики систематизации.
6.2.5.7 Оформление каталога подразделяется на внешнее и внутреннее. К изменениям описания, замена износившихся карточек и разделителей и т.д. внешнему оформлению относятся сведения о наименовании каталога и его краткая характеристика, надписи на этикетках, а также нумерация ящиков. К внутреннему оформлению относятся группировка записей, расстановка карточек, которая тесно связана с видом каталога, выделение отдельных групп карточек с помощью разделителей.
6.2.5.8 Пропаганда каталогов направлена на раскрытие справочно-поискового аппарата библиотеки и обучение читателей поиску информации. Осуществляется это в индивидуальных беседах и консультациях, на библиотечно-библиографических занятиях и путем издания различных буклетов, путеводителей.
Система каталогов обеспечивает выполнение всех функций библиотеки: комплектование, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическую, информационную и методическую работу.
Каталоги различаются по видам отражаемых документов, назначению, охвату фондов, способу группировки и форме представления информации.
По видам изданий организуются каталоги:
- книг, брошюр, продолжающихся изданий, альбомов, атласов, изданий на нетрадиционных носителях;
- периодических изданий- журналов, газет.
По охвату фонда в библиотеке ведутся:
- каталог, отражающий фонд библиотеки (алфавитный);
- каталоги, отражающие фонды отдельных структурных подразделений библиотеки.
Описание изданий во всех каталогах библиотеки производится в соответствии с ГОСТами: ГОСТ 7.1, ГОСТ 7.80, ГОСТ 7.82, ГОСТ 7.83.
Функциональная эффективность и качество использования каталогов обеспечиваются эстетическим внешним и внутренним оформлением, их своевременным редактированием. Процессы оформления и редактирования всех каталогов проводятся в соответствии с Инструкцией по оформлению каталогов библиотек МОН РК, Инструкцией по редактированию каталогов библиотеки (Методические пособия по библиотечному делу для библиотек образования. Республиканская научно-педагогическая библиотека).
6.2.5.9 Перечень каталогов библиотеки:
6.2.6. Алфавитный каталог
Алфавитный каталог - каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов Добавочные записи, ссылочные и справочные карточки расставляются в общем алфавите.
Включает библиографические записи на весь фонд библиотеки, книги, брошюры, альбомы, атласы, диссертации, СНИПы труды институтов, издания на нетрадиционных носителях изданные на казахском, русском и иностранных языках. Раскрывает фонд по авторскому признаку, позволяет установить наличие издания в библиотеке и его экземплярность. Выполнению справочных функций каталога способствует оформление карточек служебными пометками (шифр, полный классификационный индекс, сведения о добавочных описаниях, инвентарные номера и т.д.).
Примечание: Авторефераты диссертаций, труды институтов, отражаются в специальных картотеках.
Карточки в каталоге расставляются в общем алфавите фамилий авторов, наименований учреждений, организаций и заглавий произведений. Карточки на произведения одного автора расставляются в следующем порядке:
- полное собрание сочинений;
- собрание сочинений;
- сочинения;
- избранные произведения;
- избранные сочинения;
-отдельные произведения в порядке алфавита.
Произведения авторов, имеющих двойные или составные фамилии, расставляются после произведений авторов, фамилии которых совпадают с первой частью двойной фамилии.
Добавочные записи, ссылочные и справочные карточки расставляются в общем алфавите.
6.2.6.1 Алфавитный каталог художественной литературы
Включает библиографические записи на произведения художественной литературы, имеющиеся в фонде абонемента художественной литературы. Структура каталога соответствует структуре алфавитного служебного и читательского каталогов библиотеки.
6.2.6.2. Алфавитный каталог периодических изданий
Алфавитный каталог оперативно и полно информирует читателей об имеющихся (или отсутствующих) в фонде библиотеки периодических изданиях.
Выделены алфавитные ряды по языкам: на казахском языке, на русском языке.
6.2.6.3 Систематический каталог – каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знания в соответствии с определенной библиотечно-библиографической классификации.
Систематический каталог – отражает содержание документов и предназначен для поиска по тематическим запросам. Систематический каталог используется в библиотечно-информационной работе для изучения состава фонда, комплектования фондов, в справочно-библиографической и информационной работе, для организации выставок, массовых мероприятий и пропаганды литературы.
В основу каталога положены 2 классификационных схемы – УДК (Универсальная десятичная классификация. 4-е изд.) и ББК (Библиотечно-библиографическая классификация. 1997г.), каждая из которых представлена самостоятельным рядом.
По таблицам УДК отражается фонд по естественным, прикладным наукам, по языкознанию и литературоведению, художественная литература. Построение УДК: весь фонд разделяется по содержанию на 10 основных отделов, каждый из которых обозначается одной из арабских цифр.
Литература по общественным и гуманитарным наукам отражается в каталоге по схеме таблиц ББК (для массовых библиотек).
Описания группируются за разделителями с индексами таблиц по отраслям знания. В пределах каждого деления карточки расставляются в алфавитном порядке.
Важную роль в оформлении и пользовании каталогом выполняют разделители, которые возглавляют каждый раздел систематического каталога. На выступе разделителя указывается индекс и наименование отдела или раздела. С левой стороны помещается заголовок «Основные деления», а под ним столбиком индексы и рубрики следующей ступени деления. В правой части разделительной помещаются отсылки, заимствованные из таблиц классификации.
6.2.6.4 Управление системой каталогов
Управление системой каталогов включает:
- разработку методической и технологической документации;
- контроль за исполнением плановых заданий, решений организационного и методического характера;
- внедрение нормативных документов.
Методическое руководство организацией, ведением и редактированием всех каталогов осуществляется отделом комплектования и научной обработки литературы библиотеки.
Ответственность за организацию, ведение, редактирование и использование отдельных каталогов возлагается на отделы, в чьем ведении они находятся.
6.2.6.5 Вместе с каталогами, справочно-библиографическими документами картотеки входят в состав справочно-библиографического аппарата как одна из его частей и являются одним из важнейших информационных ресурсов библиотеки.
Связи между каталогами и картотеками формируются уже с момента их создания. Единство этих частей СБА обеспечивают:
- стандартизованные формы библиографической записи;
- перекрестные ссылки и отсылки;
Картотеки делятся на 2 вида – традиционные и электронные.
В свою очередь библиографические картотеки подразделены на:
- отраслевую картотеку журнальных статей;
- краеведческую;
- тематические;
6.2.6.7 Систематическая картотека статей базируется на аналитической росписи периодических и продолжающихся изданий, сборников, разделов монографий. По тематике отражаемых материалов она является универсальной, однако ее границы избираются с учетом профиля университета и запросов читателей. Структура картотеки аналогична структуре систематического каталога.
Поиск осуществляется по: автору, заглавию статьи, названию журнала, году, ключевым словам, индексам, языку издания.
6.2.6.8 Краеведческая картотека " Казахстан"
Краеведческая картотека расширяет возможности краеведческого каталога, включает библиографическую информацию, связанную с краем - о его природных богатствах, экономике, истории, политике, социальных проблемах, культуре, образовании, науке и др. С особой подробностью расписываются материалы о г.Жезказгане. В пределах разделов часто выделяются рубрики персонального характера, касающиеся жизни и творчества выдающихся деятелей науки и культуры, лидеров общественного движения и т.д.
Источником формирования краеведческой картотеки служит весь доступный библиотекарю документальный поток. Особое внимание обращается на книги, периодические и продолжающиеся издания, выходящие на территории республики.
Отдельным рядом выделены нормативно-правовые акты Республики Казахстан - законы, постановления, указы и др. и материалы, касающиеся Жезказгана и Карагандинской области.
6.2.6.9 Тематические картотеки служат для подбора оперативной информации по актуальным проблемам, которые в наибольшей степени интересуют читателей.
Включенный в них материал состоит из описаний журнальных и газетных статей, книг, материалов из тематических и научных сборников и т.д., как имеющихся в нашей библиотеке, так и отсутствующих.
Тематические картотеки носят временный характер. Их ведение прекращается, когда рассматриваемая проблема перестает быть актуальной.
В библиотеке ведутся тематические и персональные картотеки: «Казахстан», «Промышленность Казахстана», «Экономика Казахстана», «Высшее образование» «Н.А.Назарбаев» «Академик О.А.Байконуров» «Академик Евней Букетов» «Ректор ЖезУ профессор Ж.Ж.Наурызбай».
6.2.7 Промышленность Казахстана – картотека отражает материалы социально-экономическим наукам и проблемам современного общества в Казахстане.
Расстановка карточек - обратнохронологическая.
6.2.7.1 Экономика Казахстана - картотека отражает материалы по проблемам экономической реформы. Маркетинг, менеджмент, формы собственности, экономические зоны, инвестирование, биржи, фонды, вопросы нашли отражение в материалах предлагаемых публикаций последних 3-х лет.
Расстановка карточек - обратнохронологическая.
6.2.7.2 Картотека «Высшее образование» - отражает материалы по общим вопросам образования, педагогики, воспитания, экономики, реформе высшей школы, вузовской науки, современным технологиям образования, магистратуры и бакалавриата и др. в странах СНГ.
6.2.7.3 Специальные библиографические картотеки созданы для отражения заглавий трудов преподавателей ЖезУ.
6.2.7.4 Картотека трудов профессорско-преподавательского состава
ЖезУ - картотека включает библиографическое описание монографий, статей из журналов, сборников трудов и других публикаций, изданных под руководством данного лица, диссертации.
Материал расположен в алфавите фамилий авторов, внутри – в обратнохронологической последовательности опубликования материала.
6.2.7.5 Большой массив информационных ресурсов представляют научно-вспомогательные библиографические пособия.
Научно-вспомогательные библиографические пособия предназначаются в помощь научно-исследовательской деятельности. Они адресованы ученым, преподавателям, аспирантам, студентам. Это – реферативные, отраслевые текущие и ретроспективные периодические и продолжающиеся издания, а также рекомендательные пособия и указатели.
Библиографические списки пополняются по мере поступления информации.
Ежемесячный электронный информационный бюллетень новинок литературы, поступившей в фонд библиотеки в текущем году.
Информационный бюллетень содержит сведения:
- описание документа;
- количество экземпляров;
Расположение материала - отраслевое, внутри каждого отраслевого раздела - в алфавитной последовательности.
7 Изменения
Разработку, оформление, согласование и утверждение «Извещений об изменениях» настоящего СО, а также внесение в него изменений производится в соответствии с СМК ДП 001 и регистрируется в «Листе регистрации изменений» (Приложение Т).
8 Согласование, хранение, рассылка
8.1 Рассылку настоящего СО на отзыв осуществляет СК. Отзыв дает экспертная группа, состав которой указан в предисловии.
8.2 Согласование настоящего СО осуществляется с ПРК, проректором по УиВР, начальником ЦКиО и оформляется в «Листе согласования» (Приложение Р).
8.3 Нормоконтроль настоящего СО осуществляется в соответствии с СМК СО 1.002, о чем делается запись в «Листе согласования» (Приложение Р).
8.4 Ответственность за передачу настоящего СО (подлинника) на хранение в ЦКиО несет заведующий библиотекой ЖезУ.
8.5 Ответственность за хранение, тиражирование и рассылку СО абонентам возлагается на ЦКиО.
8.6 Учтенные рабочие экземпляры настоящего СО рассылаются в следующие адреса: ПРК, руководителям всех структурных подразделений библиотеки, ЦКиО. Выдача учтенных рабочих экземпляров должна регистрироваться в соответствии с СМК ДП 001.
8.7 Ответственность за сохранность учтенных рабочих экземпляров настоящего СО несут руководители структурных подразделений в соответствии с СМК ДП 001.
8.8 Создание копий учтенного рабочего экземпляра должно производиться в соответствии с СМК ДП 001.
Приложение А
(справочное)
Форма плана работы библиотеки университета
Ф.3.014-01
План работы библиотеки университета
на_____ учебный год
| №№ п/п | Мероприятия | Сроки исполнения | Ответственные |
Приложение Б
(обязательное)
Форма регистрационной карточки читателя
Ф.3.014-02
КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ЧИТАТЕЛЯ
| Год | |||||
| № |
Фамилия____________________________________________________________
Имя, отчество________________________________________________________
Домашний адрес, телефон _____________________________________________
Место обслуживания_________________________________________________
_________________________________________________________
Дата________________________________________________________________
Подпись читателя____________________________________________________
Приложение В
(обязательное)
Форма заявки на учебную литературу
Ф.3.014-03
Президенту-Ректору
АО «Жезказганский университет
им.О.А.Байконурова»
____________________________
Служебная записка
| №№ п/п | Наименование | Кол-во | цена | сумма |
«______» __________20___г. Руководитель
подразделения ___________
Приложение Г
(обязательное)
Форма книги суммарного учета
Ф.3.014-04
Книга суммарного учета
Часть 1 Поступление в фонд
| Дата записи | № записи по порядку | Источник поступления | № или дата сопроводительного документа | Поступило | |||||||
| изданий, принятых на баланс | изданий, не принятых на баланс | Всего | |||||||||
| названий | Экземпляров | на сумму | названий | экземпляров | названий | экземпляров | |||||
| тенге | тиын | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Из общего количества поступивших изданий по отраслям | Из них по языкам | АВД | ||||||||||||||||
| Естественные науки (2) | Техника.информатика (3.32) | Сельское,лесное хозяйство (4) | Медицина (5) | Общественные и гуманитарные науки (6/8) | Педагогика наро.образован. Культура (71,72,74 | Физкультура и псорт (75) | Языкознания,литературоведение (81,82,83) | Искусство (85) Искусство (85) | Литература универсальеного содержания | Художественная литература | Юридическая литература | Казахский | Русский | Другие языки | Название | Количество | ||
| 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
Продолжение приложения Г
Часть 2 Выбытие изданий и неопубликованных материалов
| Дата записи | №, дата акта выбытия | Выбыло | В том числе по видам издания | |||||||||||||||
| изданий, принятых на баланс | изданий, не принятых на баланс | Всего | Названий | Научные | Учебные издания | |||||||||||||
| названий | экземпляров | на сумму | названий | экземпляров | названий | экземпляров | экземпляров | названий | экземпляров | |||||||||
| тенге | тиын | На казахском языке | На русском языке | На иностранном языке | ||||||||||||||
| На казаахском языке | На русском языке | На иностранном языке | ||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | |
