«ДИПЛОМНАЯ РАБОТА на тему: Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов Студента ………… ...»

15 – адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации или физическим лицам, так и на внутренних документах, предаваемых руководителю учреждения или в другие структурные подразделения.

Минимально реквизит может включать только точное наименование организации - получателя. Однако, для оперативности движения документа, лучше дополнить название организации уточняющей информацией. Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих элементов:

Наименование организации (в именительном падеже)

Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)

Указание должности получателя (в дательном падеже)

Инициалы и фамилия (в дательном падеже)

Почтовый адрес

Все составные части реквизита печатаются с новой строки через 1.5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать 28 знаков. Элементы адресата не разделяются знаками препинания. В формуляре для реквизита «адресат» отводится правая верхняя зона документа. Внутри выделенной зоны допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Таким образом, в самом полном виде реквизит адресат может выглядеть таким образом:

ЗАО «Вымпел»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

И.К.Киселёвой

Ул. Садовая, д. 32, Москва, 103245

Или в центрованном виде:

ЗАО «Вымпел»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

И.К.Киселёвой

Ул. Садовая, д. 32,

Москва, 103245

Мы видим, что реквизит получился достаточно громоздким. Чтобы сократить его можно использовать следующие приёмы. Во-первых, почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый возраст указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту, для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления. Во-вторых, следует обмануть целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.

Обратим внимание на то, что почтовый адрес на конвертах и документах должен указываться в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. в соответствии с ними устанавливается следующая последовательность написания почтового адреса:

• Наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц)
• Название улицы, номер дома, номер квартиры
• Название населённого пункта (города, посёлка, и т.п.)
• Название области, края, автономного округа, республики
• Страна (для международных почтовых отправлений)
• Почтовый индекс

Таким образом, при адресовании документа физическому лицу указание почтового адреса будет обязательным, а инициалы будут указываться после фамилии:

Рыжову В.И.

ул. Дружбы, д. 20, г. Видное

Московской области, 107233

Заметим ещё одну тонкость: при адресовании документа руководителю организации её наименование включается в наименование важности руководителя.

Например:

Генеральному директору

ЗАО «Вымпел»

И.Е.Елисееву

Аналогично адресуют документ и руководителю структурного подразделения после обязательного указания названия организации.

Например:

ЗАО «Вымпел»

Начальнику отдела

маркетинга

И.П.Макарову

Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией.

Например:

Главному врачу

Городской клинической

Больницы №33

Проф. А.К.Горбунову

Сейчас стало модным кроме имени получателя добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перезагружает реквизит. Более удачным, представляется, размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.

Например:

Уважаемый господин президент!

или

Уважаемый господин Серов!

Следует отметить, что после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.

При направлении писем одного содержания подведомственным организациям адресат указывается обобщённо.

Например:

Директорам школ

Северо-восточного округа

На одном документе не должно размещаться более 4 адресатов. Если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа указывается конкретный адресат. При этом слово «копия» не проставляется.

Указание адресата на внутренних документов предназначено для оперативного направления непосредственному исполнителю. При этом указывается лишь структурное подразделение или сокращённое наименование должности руководителя и его имя.

Например:

Начальнику отдела кадров

Н.П.Мальцевой

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Реквизит печатают, отступив от границы левого поля на 32 знака (четвёртое положение табулятора пишущей машинки) и на 5 – 6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»). Знаки препинания не ставятся.

Примеры оформления:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Большевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С.Николаеву

или

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно – исследовательский

Институт документоведения и архивного

дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д.7а

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А.Бунееву

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

Ул. Садовая, д.5, кв.12

И.П.Калинину

В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в верхнем левом углу.

Приведенный выше адрес на конверте будет выглядеть следующим образом:

И.П.Калинину

ул. Садовая, д.5, кв.12,

Киреевский р-н, г. Липки,

Тульская обл., 301264

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается.

16 - гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Большевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2000

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Большевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЁН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2001 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 01.02.2000 № 82

Утверждение документа изданием другого (распорядительного) документа производится в том случае, если требуются дополнительные разъяснения или проведение каких-либо мероприятий по внедрению утверждаемого документа.

17 – резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату, например:

А.В.Зайцевой

П.С.Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2006

Личная подпись В.С.Казначевский

05.11.2006

От правильного выбора исполнителя, конкретности и чёткости текста резолюции зависит качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию выполнение задания.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция в случае оформления её на отдельном листе является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.

Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.

18 - заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чём (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентировать в его содержании без прочтения текста.

В целом заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: «Об утверждении отчёта и проведении выборов».

Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его не должен превышать 5 строк с длиной каждая в 28 знаков.

При угловом расположении постоянных реквизитов (угловом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизитами в рамках выделенного «уголками» места. Пример оформления заголовка при продольном распоряжении постоянных реквизитов приводится ниже.

МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

РЕШЕНИЕ

28.08.07 № 22/10 г.Москва

О сооружении обелиска

в ознаменование запуска

Советским Союзом первого

искусственного спутника Земли

В дополнение к решению Мосгорисполкома от 11.05.60 № 29/30 исполком РЕШИЛ:

1. Утвердить

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

19 - отметка о контроле

В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

20 - текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Более подробно порядок оформления таких текстов установлен в ГОСТ Р1.5 – 92.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, приказы – распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления – просьбу, без пояснения причин; справки, докладные записки – только оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации (докладные, объяснительные записки), изложения текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного лиц (решили:).

В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного лица, (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного лица (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного лица (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного лица (министерство не возражает, комиссия считает возможным).

Структура текстов конкретных документов и отдельных видов документов может определяться унифицированными системами документации и другими нормативными актами, регламентирующими их создание, например, Федеральным законом «О банках и банковской деятельности», регламентирующим структуру устава.

21 - отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений располагается под основным текстом (реквизит 20) и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Отметка размещается непосредственно от левого поля документа через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу директора Института

от 15.06.2006 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

К приказу директора Института

15.06.2006 № 319

Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В тексте ГОСТа Р 6.30 – 2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах. То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда.

Также реквизит «Отметка о наличии приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочный документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30 – 2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол.

Фрагмент документа 1

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003

При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилий не перечисляются, а указываются цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали 47 человек (список прилагается).

Фрагмент документа 2

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается».

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях, и решениях.

Фрагмент документа 3

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента РФ в тексте на них обязательно делается ссылка.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению1», «согласно приложению2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкции и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)».

При оформлении приложений следует соблюдать следующие правила^[4] :

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или в реквизите «Гриф утверждения документа».
3. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку. Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя – четырьмя межстрочными интервалами.
4. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текстов документов.
5. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.
6. Организационно-правовые документы – инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, - в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует от добавления какой-либо текста в конец приложения после подписания основного документа.

22 - подпись

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3 – 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнёр» Личная подпись Н.А.Федоров

или

Исполнительный директор Личная подпись Н.А.Федоров

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнёр» Личная подпись Н.А.Федоров

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации – автора документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть предоставлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами руководителя организации о делегировании полномочий; доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации.

Документы информационно – аналитического характера (доклады, докладные записки, справки и т.п.), предоставляемые на имя руководителя организации, подписываются автором – составителем документа.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласовании с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М.А.Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.И.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Личная Личная

подпись подпись

В.М.Степанов А.П.Миронов

На одном уровне располагают подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договоров, трудовых договоров (контрактах), имеющих несколько подписей.

На практике оформление документов за несколькими подписями (в частности, договоров купли – продажи, на поставку продукции, передачи имущества и др.) сопровождается рядом дополнительных сведений.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артёмьев

Личная подпись С.П.Матвеев

Личная подпись В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

В ряде случаев возможно использование факсимиле при подписании документов. Организации самостоятельно определяют состав документов, на которых проставляется факсимиле. Как правило, это приглашения, извещения, справки и тому подобные документы, за безусловным исключением документов финансового характера.

При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи допускается в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.

Порядок подписания является одним из центральных вопросов документирования деятельности современной организации. Распорядительные документы подписываются, как правило, руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением их обязанностей, закреплённым в организационно-правовых документах (уставе, приказе о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям управлений или отделов, что отражается в положении о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.

Докладные записки, справки, аналитические материалы могут подписываться исполнителями, при условии, что вопросы, содержащиеся в документе, входят в компетенцию сотрудника.

Письма могут подписываться как руководителем организации, так и его заместителями и руководителями структурных подразделений. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям другой организации.

Ряд документов может иметь несколько подписей должностных лиц.

Контроль правильности подписания документов возлагается на службу делопроизводства или на секретаря. Поэтому необходимо знать состав должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов, их личные подписи. Желательно, чтобы были подготовлены локальные нормативные акты, регламентирующие эти вопросы (инструкция по делопроизводству, правила подготовки организационно-распорядительных документов и др.).

Требования к оформлению реквизита «Подпись» содержится в ГОСТе Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи. В расшифровке подписи всегда сначала указываются инициалы, а затем фамилия.

Если документ подготовлен не на бланке, указывается полная должность с указанием организации-автора.

Например:

Генеральный директор

ЗАО «Вымпел» Личная подпись Е.Р.Серёгин

Если документ оформлен на бланке, наименование организации в подписи не повторяется.

Например:

Генеральный

директор Личная подпись Е.Р.Серёгин

С введением в практику документирования должностных бланков появились новые правила подписания. На документах, выполненных на таких бланках, вообще не указывают название должности.

Например:

Личная подпись Е.Р.Серёгин

В научных учреждениях и вузах в должностях указываются учёная степень и звание.

Например:

Зав. Кафедрой истории, Личная

проф., д-р истор. Наук подпись В.С.Смирнов

Документы, принятые коллегиальными органами, подписываются председателем и секретарём.

Например:

Председатель Личная подпись О.В.Ершов

Секретарь Личная подпись Т.Г.Жукова

Российским законодательством допускается использование факсимиле как аналога собственноручной подписи, воспроизводственного механически. Правила применения факсимиле определяются ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Оформление факсимильной подписи допускается при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта. Применение факсимиле на внутренних документах организации регламентируется инструкцией по делопроизводству или специальными распорядительными документами.

В заключение отметим ряд наиболее распространённых ошибок, допускаемых при оформлении реквизита «Подпись».

• Указание в качестве подписи лишь личной подписи должностного лица без должности и её расшифровки.
• Неправильное расположение фамилии и инициалов.
• Указание на документах, выполненных на бланках, полного наименования должности подписывающего лица.
• Указание при расшифровке подписи имени без отчества. Это противоречит правилам, установленным стандартом, и современным нормам русской речевой культуры.
• Проставление косой черты или предлога «за», означающих, что документ подписан другим должностным лицом. В тех случаях, когда руководитель отсутствует, документ может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью руководителя ставят буквы «И.О.», указывают фактическую должность подписавшего, его инициалы и фамилию.

23 - гриф согласования документа

Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице её должностного лица или коллегиального органа.

Гриф утверждения документа состоит из слово СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовываться документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

23.04.2006

Зона реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже – личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.06 № 451 – 805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.06 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится. Пример листа согласования выглядит следующим образом:

Положение о принципах сотрудничества

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор Генеральный директор

АО «РИК» АОЗТ Торговый дом «Амур»

личная личная

подпись К.Р.Романов подпись В.Е.Афанасьева

14.06.2006 14.06.2006

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления

личная банка «Прогресс»

подпись А.С.Линев личная

17.06.2006 подпись Н.М.Титов

17.06.2006

Согласование документа может приводиться с подчинёнными и неподчинёнными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путём визирования документа (реквизит 24).

24 - визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов 25.01.2006

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.

Виза ставится непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документа исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации по направлению, юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.01.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменения, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.

25 – оттиск печати

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Печати бывают гербовые и простые.

Гербовая печать - круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993г. № 2050.

Печати с изображением Российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995г. № 154 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличена в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней введены дополнительные надписи. В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.

Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.

Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не имеют юридической силы.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

Простые печати, кроме круглых, бывают различной геометрической формы – прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и пр.

Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождение; словосочетание: « индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания и некоторые другие.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться. На некоторых видах документов печать проставляется на специально обозначенном месте, обозначаемом буквами М.П.

26 - отметка о заверении копии

Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись (реквизит 22)

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков

07.06.2006

Верность копии документа заверяется сотрудником организации (секретарём, инспектором отдела кадров). Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т.п. Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Печать также ставится на копиях документов, выполненных на гербовых бланках, тиражированных средствами оперативной полиграфии и предназначенных для рассылки. Кроме того, печать ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).

27 - отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

Рекомендуется указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя.

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона международным кодом, например: (095) 924 45 67.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.

Отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

Возможные варианта реквизита: «Отправлен факс от 01.14.2001 № 131»; «Издан приказ от 06.04.2002 № 12 «О создании комиссии»; «Вопрос решён по телефону 16.12.2001» и т.д.

29 - отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей документ, дату поступления документа и его регистрационный номер (индекс).

30 - идентификатором электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.

Глава 2. Технология разработки и оформления организационно-распорядительной документации

2.1. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Устав

Под Уставом – как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.^[5]

Устав относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.^[6]

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа.^[7]

Учредительный договор

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.^[8]

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.^[9]

Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.^[10]

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками).^[11] Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.^[12]

Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги форматаА4.

Положение об организации

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.^[13]

В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.^[14]

Положение об организации относится к учредительным документам. В учредительных документах некоммерческой организации должны определяться наименование некоммерческой организации, содержащее указание на характер ее деятельности и организационно-правовую форму, место нахождения некоммерческой организации, порядок управления деятельностью, предмет и цели деятельности, сведения о филиалах и представительствах, права и обязанности членов, условия и порядок приема в члены некоммерческой организации и выхода из нее (в случае, если некоммерческая организация имеет членство), источники формирования имущества некоммерческой организации, порядок внесения изменений в учредительные документы некоммерческой организации, порядок использования имущества в случае ликвидации некоммерческой организации и иные положения, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1996г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях". ^[15] Положение об организации оформляется на общем бланке организации.^[16] Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, оттиск печати.^[17]

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. ^[18]

Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. ^[19]

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. ^[20]

Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения. ^[21]

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения. ^[22]

В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. ^[23]

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. ^[24]

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. ^[25]

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.^[26]

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.^[27]

Положения о коллегиальном (или совещательном) органе могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о коллегиальном (или совещательном) органе. Текст положения может включать следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование коллегиального (или совещательного) органа, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует орган, чем он руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется.

Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых коллегиальным (или совещательным) органом и определяющих характер и направления его деятельности.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должен выполнять коллегиальный (или совещательный) орган для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику его деятельности.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязан осуществлять коллегиальный (или совещательный) орган в лице его председателя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести председатель коллегиального (или совещательного) органа в случае невыполнения органом своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются основные документы, создаваемые коллегиальным (или совещательным) органом; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет; устанавливаются периодичность и сроки представления.

Положения о коллегиальном (или совещательном) органе подписываются председателем и утверждаются руководителем организации. Положения о коллегиальном органе могут утверждаться распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами положения о коллегиальном (или совещательном) органе являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф, утверждения.

Регламент

Существует несколько определений регламента:

Регламент – свод правил. ^[28]

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. ^[29]

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. ^[30]

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой. ^[31]

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа. ^[32]

Регламент оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Штатное расписание

Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. ^[33]

Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. ^[34]

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. ^[35]

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации. ^[36]

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).^[37] При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.) ^[38]

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание". ^[39]

Инструкция

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. ^[40]

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). ^[41]

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т.п. ^[42]

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция по контролю…", "Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации Президента Российской Федерации". ^[43]

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Инструкции оформляются на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. ^[44]

Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.^[45]

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65, Типовые должностные инструкции по должностям государственных служащих Росархива, утвержденные приказом Росархива от 5 июня 1996 г. № 25), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.

Примечание: вышеперечисленные документы содержатся в "Информационно-справочной системе архивной отрасли" (ИССАО) – официальной базы данных Федерального архивного агентства (Росархива) (Соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.). ИССАО является уникальной и единственной тематической информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. ^[46]

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения" включает:

• наименование должности с обозначением структурного подразделения;
• должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
• порядок назначения на должность и освобождения от должности;
• перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствует­ся работник, занимающий данную должность;
• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
• требования к специальным знаниям и навыкам.^[47]

В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание дея­тельности работника. В разделе указывают:

•  участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направле­ний работы или перечень курируемых объектов);
•  виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

• обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
• обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);
• обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
• обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий. ^[48]

В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

• право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
• право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
• право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
• право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
• право требовать определенных действий от других работников. ^[49]

В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. ^[50]

В разделе "Взаимоотношения" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями. ^[51]

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. ^[52]

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

2.2. Распорядительные документы

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.^[53] Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.^[54]

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. ^[55]

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. ^[56]

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. ^[57]

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Питербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий. ^[58]

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. ^[59]

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: