"Главбух", 2006
КОМАНДИРОВКИ ПО РОССИИ И ЗА РУБЕЖ:
ОФОРМЛЕНИЕ, УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
Н.В.Абрамова
ВВЕДЕНИЕ
Направляя сотрудника в командировку, организация несет определенные расходы: выдает суточные, оплачивает проезд и стоимость проживания. Как показывает практика, отражая эти операции в учете, бухгалтеры нередко совершают ошибки, которые могут привести к занижению налогооблагаемой прибыли, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога. Причем значительное количество ошибок и вопросов связано с операциями по загранкомандировкам, так как в этом случае приходится учитывать и правила валютного регулирования. Между тем действующее законодательство предъявляет весьма жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, оплате командировочных расходов и их учету...
В книге рассматриваются как общие принципы бухгалтерского учета и налогообложения командировочных расходов со ссылками на нормативные документы, так и отдельные интересные случаи, вызывающие наибольшее количество вопросов. В спорных ситуациях автор приводит в пример судебные решения, вынесенные по аналогичным делам.
Цель книги - помочь бухгалтерам сориентироваться в нормативной базе, регулирующей те или иные аспекты, связанные с командировками. И, конечно, избежать большинства типичных ошибок, совершаемых при оформлении и учете командировочных расходов.
1. ЧТО СЧИТАЕТСЯ КОМАНДИРОВКОЙ
Основной нормативный документ, определяющий порядок направления сотрудников в командировки по России, - это Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62). Несмотря на давность принятия, Инструкция N 62 продолжает действовать, правда, в части, не противоречащей вступившему в силу с 1 февраля 2002 г. Трудовому кодексу РФ.
В Инструкции N 62 сказано, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения. Если в состав организации входят филиалы и участки, расположенные в разных местностях, то постоянным местом работы сотрудника считается производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. Таким образом, если головная организация расположена в Москве, а представительство - в Твери, для сотрудника тверского подразделения поездка в Москву будет служебной командировкой. А в трудовом договоре этого сотрудника должно быть указано, что место его постоянной работы - Тверь.
Служебные поездки работников, чья постоянная трудовая деятельность носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.
Аналогичные нормы содержатся и в ст. 166 Трудового кодекса РФ.
Основные положения, а также условия направления работников в командировки и порядок оплаты расходов по зарубежным поездкам до 2003 г. регламентировались Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974 г. N 365 "Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за границей". Однако согласно Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 17 января 2003 г. N 3 этот документ признан недействительным на территории Российской Федерации. А никакого другого взамен него до настоящего времени не издано. Поэтому организациям следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.
1.1. Сроки командировки
Срок командировки работников определяет руководитель организации, однако командировка не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А продолжительность командировок рабочих, руководителей и специалистов, направляемых на монтажные, наладочные и строительные работы, не должна превышать одного года (п. 4 Инструкции N 62).
Следовательно, для целей определения налогооблагаемой прибыли расходы, связанные с пребыванием работника предприятия вне места основной работы более 40 дней, не могут быть квалифицированы как командировочные расходы. Аналогичная точка зрения высказана в Письме УМНС России по г. Москве от 15 октября 2003 г. N 26-12/57647.
1.2. Кого нельзя направить в командировку
В соответствии с трудовым законодательством в командировку не могут быть направлены:
- работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 Трудового кодекса РФ);
- беременные женщины (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
- работники в возрасте до 18 лет за исключением отдельных случаев, установленных законодательством (ст. 268 Трудового кодекса РФ).
Только с собственного согласия могут быть направлены в служебные командировки женщины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 Трудового кодекса РФ). Если эти работники не могут поехать в командировку, отказаться от поездки они должны письменно. Перечисленные гарантии и льготы распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 Трудового кодекса РФ).
Необходимо отметить, что в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет:
- для должностных лиц - наложение административного штрафа в размере от 5 до 50 МРОТ;
- для юридических лиц - наложение штрафа от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, грозит ему дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.
2. ПОДГОТОВКА К ОТЪЕЗДУ
Прежде чем работник отправится в командировку, ему следует оформить все необходимые документы и выдать аванс.
2.1. Документальное оформление поездки
Согласно п. 2 Инструкции N 62 направляют работников в командировку руководители организаций. А оформляют такую поездку выдачей командировочного удостоверения. Его можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в день командировки.
Если сотрудник направляется в страну дальнего зарубежья, то достаточно одного приказа. Даты отъезда в командировку и возвращения из нее бухгалтерия определит по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.
Если же организация направляет сотрудника в страны СНГ, то здесь ситуация иная. Поскольку с большинством стран - участниц СНГ у Российской Федерации установлен безвизовый режим пересечения границы, срок командировки не может быть подтвержден отметками в загранпаспорте. Поэтому, чтобы избежать недоразумений с налоговыми органами, рекомендуем при командировках в страны СНГ оформлять командировочное удостоверение, в котором отмечаются даты прибытия в пункт назначения и выбытия из него.
2.1.1. Приказ или командировочное удостоверение
По усмотрению руководителя при направлении работника в командировку по территории России наряду с командировочным удостоверением можно оформить приказ.
Нередко возникает вопрос, обязательно ли составлять оба документа - приказ о командировке и командировочное удостоверение. Ведь и тот и другой документ визирует руководитель организации, в обоих указывают цель командировки, то есть оба документа выражают распоряжение руководителя.
Минфин России в Письме от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158 указал, что организация может издать приказ (или иной распорядительный документ), устанавливающий перечень документов, которые будут основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача сотруднику командировочного удостоверения. По мнению финансистов, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Свою позицию Минфин России подтвердил и в дальнейшем - в Письме от 26 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/442, где указал, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется ее продолжительность.
Таким образом, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.
Исходя из вышеизложенного, организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.
2.1.2. Оформляем унифицированные формы
Форма командировочного удостоверения приведена в Приложении N 1 к Инструкции N 62, однако в настоящее время она не применяется. Ведь порядок документооборота для целей бухгалтерского учета регламентируется Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Первичные документы, которыми следует оформлять командировку, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Они обязательны для юридических лиц всех форм собственности. Среди них утверждены следующие формы:
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
- N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
- N Т-10 "Командировочное удостоверение";
- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Рассмотрим каждую из них более подробно.
Служебное задание для направления в командировку...
(форма N Т-10а)
Форму N Т-10а подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо, после чего форму передают в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Лицо, прибывшее из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе, который после согласования с руководителем структурного подразделения представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.
Приказы о направлении в командировку
(формы N Т-9 и N Т-9а)
Приказы о направлении работника (работников) в командировку оформляют сотрудники кадровой службы и подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. При этом на одного командированного сотрудника составляют приказ по форме N Т-9, а при направлении в командировку нескольких человек используют форму N Т-9а.
В приказах указывают:
- фамилию и инициалы;
- структурное подразделение;
- профессию (должность) командируемого лица;
- цель, время и место командировки.
При необходимости упоминают источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (форма N Т-10)
Форма N Т-10 удостоверяет время пребывания в служебной командировке. В каждом пункте назначения делают отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывает в одном экземпляре работник кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
После возвращения из командировки работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
В командировочном удостоверении должны быть указаны следующие данные:
- фамилия и инициалы командируемого лица;
- структурное подразделение;
- профессия (должность);
- место назначения (страна, город, организация);
- цель командировки;
- время командировки (не считая времени нахождения в пути).
Согласно п. 6 Инструкции N 62 отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которую организация обычно использует для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Регистрация лиц, отбывающих (прибывающих) в командировки в данную организацию, ведется в специальных журналах.
По приказу руководителя назначается лицо, ответственное за ведение журналов регистрации, а также за постановку отметок в командировочных удостоверениях.
Пример 1. Директор ЗАО "Снабсбыт" (г. Москва) Величко И.А. на основании служебного задания, подписанного коммерческим директором, издал приказ о направлении менеджера отдела сбыта Кленова С.В. в командировку в г. Пермь для заключения договора поставки продуктов питания с ООО "Ветер".
Срок командировки составляет 3 дня - с 25 по 27 сентября 2006 г., без учета времени нахождения в пути.
В соответствии с установленным порядком Кленову С.В. было выписано командировочное удостоверение (см. форму на с. 13 - 14), а также оформлены другие документы (см. формы на с. 15 - 16).
Унифицированная форма N Т-10
Код
Форма по ОКУД 0301024
ЗАО "Снабсбыт"
------------------------------------------------ по ОКПО
наименование организации
Номер Дата
документасоставления
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ 24 20.09.2006
Табельный номер
Работник Кленов Сергей Владимирович 12
----------------------------------------
фамилия, имя, отчество
отдел сбыта
------------------------------------------------------------------
структурного подразделения
менеджер
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
Российская Федерация, г. Пермь, ООО "Ветер"
командируется в --------------------------------------------------
место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
заключения договора поставки
для --------------------------------------------------------------
цель командировки
__________________________________________________________________
3
на -------- календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
25 сентября 06 27 сентября 06
с "--" ------------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его
паспорт 45 00 125647
документа --------------------------------------------------------
наименование, номер
директор Величко Величко И.А.
Руководитель ----------------- ------------- ---------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
----------------------------------------------------------------
Оборотная сторона формы N Т-10
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты
назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Москвы Пермь
Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------
25 сентября 06 25 сентября 06
"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.
Менеджер
по персоналу Лапина Секретарь Кустова
------------ ------------------ ----------- -------------------
должность личная подпись должность личная подпись
Лапина С.Ю. Кустова Р.П.
------------------------------- -------------------------------
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
Перми Москву
Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------
27 сентября 06 27 сентября 06
"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.
Менеджер
Секретарь Кустова по персоналу Лапина
----------- ------------------- ------------ ------------------
должность личная подпись должность личная подпись
Кустова Р.П. Лапина С.Ю.
------------------------------- -------------------------------
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________
"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.
___________ ___________________ ___________ ___________________
должность личная подпись должность личная подпись
_______________________________ _______________________________
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________
"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.
___________ ___________________ ___________ ___________________
должность личная подпись должность личная подпись
_______________________________ _______________________________
расшифровка подписи расшифровка подписи
М.П. М.П.
Унифицированная форма N Т-9
Код
Форма по ОКУД 0301022
ЗАО "Снабсбыт"
------------------------------------------------ по ОКПО
наименование организации
Номер Дата
документасоставления
55-К 20.09.2006
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
Табельный номер
Кленова Сергея Владимировича
-------------------------------------------------
фамилия, имя, отчество
отдел сбыта
------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
менеджер
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
Российская Федерация, г. Пермь, ООО "Ветер"
------------------------------------------------------------------
место назначения (страна, город, организация)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
сроком на 3 календарных дней
25 сентября 06 27 сентября 06
с "--" ---------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.
заключения договора поставки продуктов питания
с целью ----------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
ЗАО "Снабсбыт"
Командировка за счет средств -------------------------------------
указать источник финансирования
Основание (документ,
служебное задание N 24 от 20 сентября 2006 г.
номер, дата): ----------------------------------------------------
служебное задание, другое основание (указать)
__________________________________________________________________
Директор Величко Величко И.А.
Руководитель организации ----------- ------- ---------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Кленов 20 сентября 06
работник ознакомлен ----------------- "--" --------- 20-- г.
личная подпись
Унифицированная форма N Т-10а
Код
Форма по ОКУД 0301025
ЗАО "Снабсбыт"
------------------------------------------------ по ОКПО
наименование организации
Номер Дата
документасоставления
24 25.09.2006
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ
для направления в командировку и отчет о его выполнении
Табельный номер
Кленов Сергей Владимирович 12
---------------------------------------------------------------
фамилия, имя, отчество
| Структурное подразделе- ние | Должность (специаль- ность, про- фессия) | Командировка | Основание | ||||||
| место назначения | дата | срок (кален- дарные дни) | органи- зация- плательщик | ||||||
| страна, город | органи- зация | начала | окончания | ||||||
| все- го | не счи- тая времени нахож- дения в пути | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Отдел сбыта | Менеджер | РФ, г. Пермь | ООО "Ветер" | 25.09.2006 | 27.09.2006 | 3 | 3 | ЗАО "Снабсбыт" | Приказ N 55-К от 20.09.2006 |
| Содержание задания (цель) | Краткий отчет о выполнении задания |
| 11 | 12 |
| Подписание договора поставки продуктов питания | Переговоры проведены успешно. Договор подписан и передан в отдел сбыта |
Руководитель Ком.
структурного директор Свешников Свешников М.Ю. Кленов
подразделения -------- --------- -------------- Работник ---------
должность личная расшифровка личная
подпись подписи подпись
Задание
Заключение о выполнении задания -----------
выполнено
-------------------------------------------
Руководитель Ком.
Руководитель директор Величко Величко И.А. структурного директор Свешников Свешников М.Ю.
организации --------- ------- ------------- подразделения --------- --------- --------------
должность личная расшифровка должность личная расшифровка
подпись подписи подпись подписи
28 сентября 06
"--" ------------ 20-- г.
2.2. Выдаем аванс на командировочные расходы...
Находясь в командировке, работник неизбежно несет расходы, связанные с проездом, проживанием, а также с выполнением служебного задания. Поэтому организация при направлении сотрудника в командировку выдает ему аванс наличными денежными средствами или предоставляет в пользование корпоративную банковскую карту.
2.2.1....в рублях
О том, каким образом следует рассчитываться наличными с работниками, сказано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40. А именно выдают наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах тех сумм, которые установлены именно для этих целей.
Размер аванса зависит от продолжительности командировки, от места назначения, от возможных дополнительных затрат (например, представительских расходов) и т.д. Сумму аванса организация определяет самостоятельно.
Следует помнить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Выдают наличные при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Кроме того, сотрудник, получивший наличные деньги, обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Пример 2. Менеджер ООО "Метизсбыт" Иванов П.Р. в соответствии с приказом руководителя направлен в командировку в г. Киров. Соответствующие командировочные документы были получены Ивановым П.Р. перед отъездом.
На момент направления в командировку Иванов П.Р. не имел задолженности перед организацией по ранее выданным ему авансам, поэтому ему был выдан аванс в размере 5000 руб.
Срок командировки 5 дней - с 4 по 8 сентября 2006 г.
В бухгалтерском учете выдача аванса Иванову П.Р. отразится следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50
- 5000 руб. - выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы.
Иванов П.Р. должен представить отчет в бухгалтерию не позднее 13 сентября, так как 9 и 10 сентября - выходные.
2.2.2....в валюте
Для оплаты командировочных расходов предприятие должно выдать своему сотруднику аванс в иностранной валюте. В соответствии с пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее - Закон N 173-ФЗ) между резидентами разрешены валютные операции при:
- оплате или возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ;
- при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Таким образом, теперь организация на законном основании может приобретать у банка валюту и через кассу выдавать ее на командировочные расходы (например, суточные, возмещение стоимости проезда). В валюте же можно и оплатить дополнительные расходы по авансовому отчету, а неизрасходованные средства внести на счет.
Пример 3. ООО "Восток" направляет заместителя генерального директора по маркетингу Сидорова К.Е. в командировку за границу, оформив при этом все необходимые документы. А 1 августа 2006 г. бухгалтер ООО "Восток" сняла со счета в банке 1000 долл. США. Курс ЦБ РФ на эту дату - 26,8197 руб. за 1 долл. США. Валюта в тот же день выдана Сидорову К.Е.
В бухгалтерском учете эти операции будут отражены так:
Дебет 50 Кредит 52
- 26 819,70 руб. (1000 USD x 26,8197 руб/USD) - получены в банке наличные денежные средства для оплаты командировочных расходов;
Дебет 71 Кредит 50
- 26 819,70 руб. - выдана наличная иностранная валюта под отчет на командировочные расходы.
Физические лица вправе вывозить наличную иностранную валюту из Российской Федерации в порядке, установленном п. 3 ст. 15 Закона N 173-ФЗ.
В нем сказано, что физлица (резиденты и нерезиденты) имеют право единовременно вывозить из РФ наличную иностранную валюту, сумма которой не превышает в эквиваленте 10 000 долл. США (вывозить валюту сверх этой суммы не разрешается). Документы, подтверждающие, что вывозимая валюта была ранее ввезена, переслана или переведена в РФ либо приобретена в РФ, в таможенный орган представлять не надо. При этом если сумма валюты не превышает в эквиваленте 3000 долл. США, то на таможне ее не декларируют. Если превышает - составляют письменную таможенную декларацию на всю сумму вывозимой валюты.
2.2.3....по корпоративной банковской карте
В п. 1.8 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. N 266-П, указано, что в договоре с клиентом определяется следующее:
- условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных и кредитных карт;
- порядок возврата предоставленных денежных средств;
- порядок начисления и уплаты процентов.
Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных и кредитных карт, осуществляется посредством зачисления денежных средств на банковские счета клиентов.
Исполнение обязательств по возврату предоставленных денежных средств и уплате по ним процентов осуществляется клиентами в безналичном порядке путем списания или перечисления денежных средств с банковских счетов клиентов, открытых в кредитной организации - эмитенте или другой кредитной организации, а также наличными деньгами через кассу или банкомат.
Операции с картами
Клиент с помощью расчетных и кредитных карт может осуществлять следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте РФ;
- оплату расходов в валюте РФ, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов на территории РФ;
- иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
Корпоративные карточные счета
Такие счета относятся к специальным счетам в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". В зависимости от вида валюты перечисление средств на карточный счет отражается следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 51
- перечислена сумма в рублях на специальный карточный счет;
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 52
- перечислена иностранная валюта на специальный карточный счет.
Валютные операции по счетам корпоративных карт следует осуществлять в соответствии с требованиями валютного законодательства и Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н.
Бухгалтерский учет операций с картами
Датой совершения операций в иностранной валюте является дата зачисления денежных средств на валютный счет или дата их списания с валютного счета в банке. Поскольку корпоративная карта может открываться и на расчетный счет организации (рублевая корпоративная карта), датой совершения операции в иностранной валюте при получении наличной валюты и оплате счетов подотчетным лицом с использованием такой карты следует считать дату списания необходимых для конвертации рублевых средств со счета организации.
Датой погашения задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам под отчет на осуществление определенных расходов, является дата утверждения авансового отчета.
В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в соответствии с п. 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, учитываемые на счете 91 "Прочие доходы и расходы".
Сумма вознаграждения за обслуживание специального карточного счета отражается в учете в составе операционных расходов и учитывается на счете 91 субсчет "Прочие расходы".
Оформляем слип
При осуществлении расчетов с организациями торговли и общественного питания с использованием банковских карт необходимо составить первичный документ на бумажном носителе - слип. Он должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- идентификатор организации;
- дату совершения операции;
- сумму операции;
- валюту операции;
- код, подтверждающий авторизацию эмитентом операции;
- реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности;
- подпись держателя карты.
Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый вручается покупателю, второй сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию при кассовом отчете. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина. Основанием для списания средств с подотчетного лица, осуществляющего расчеты с использованием расчетных банковских карт, является наличие слипа и выписки банка по данному счету. К авансовому отчету с использованием банковских карт прикладываются первичные документы: счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов, а также отчеты о командировках.
Пример 4. В августе 2006 г. ЗАО "Лилия" перевело со своего расчетного счета в банке на специальный карточный счет 50 000 руб. Расчетная банковская карта оформлена на коммерческого директора фирмы Коробова Н.Н. В этом же месяце банковской картой Коробов Н.Н. оплатил свои командировочные расходы в сумме 15 000 руб. 31 августа 2006 г. банк удержал комиссию за обслуживание карточного счета в размере 15 руб.
В бухгалтерском учете ЗАО "Лилия" данные хозяйственные операции были учтены следующим образом:
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 51
- 50 000 руб. - перечислены денежные средства для открытия специального банковского счета;
Дебет 71 Кредит 55
- 15 000 руб. - списаны денежные средства на основании выписки со специального карточного счета;
Дебет 26 Кредит 71
- 15 000 руб. - отражены командировочные расходы на основании первичных документов (билетов на проезд, счета гостиницы, командировочного удостоверения);
Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"
Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"
- 15 руб. - отражена сумма комиссии банка.
Операции по использованию кредитной корпоративной карты отражаются в бухучете с использованием счетов 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", поскольку фактически организация пользуется кредитом.
Пример 5. В июле 2006 г. ЗАО "Лилия" заключило договор с банком на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк предоставил кредитную линию на сумму 200 000 руб. сроком на 12 месяцев по ставке 12 процентов годовых. 1 августа 2006 г. гендиректор ЗАО "Лилия" оплатил с данной карты свои командировочные расходы - 70 000 руб.
Сумма процентов взимается с фактически использованной кредитной линии (в данном случае - за месяц). В бухучете эти операции будут отражены так:
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 66
- 70 000 руб. - поступила сумма кредита с кредитной линии на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;
Дебет 71 Кредит 55
- 70 000 руб. - списаны денежные средства на основании выписки со специального карточного счета;
Дебет 26 Кредит 71
- 70 000 руб. - отражены командировочные расходы на основании первичных документов (билетов на проезд, счета гостиницы, командировочного удостоверения);
Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"
Кредит 66
- 713,42 руб. (70 000 руб. x 12% x 31 дн. : 365 дн.) - начислены проценты по кредитной линии за август 2006 г.;
Дебет 66 Кредит 51
- 713, 42 руб. - перечислены проценты по использованной части кредитной линии.
А теперь рассмотрим пример отражения операций по использованию корпоративной карты в иностранной валюте (цифры условные).
Пример 6. 11 сентября 2006 г. ЗАО "Лилия" перевело 5000 евро со своего валютного счета на специальный карточный счет. Курс евро на день списания с валютного счета составил 35 руб/евро. За открытие специального корпоративного карточного счета банк удержал с организации 5 евро. Сотрудник ЗАО "Лилия" Листов В.П. был направлен в командировку в Италию сроком на 4 дня - с 12 по 15 сентября 2006 г. Суточные составили 200 евро (полностью сняты в банкомате 13 сентября 2006 г., курс - 35,2 руб/евро). Оплата счета гостиницы 15 сентября 2006 г. - 800 евро (курс - 35,9 руб/евро). Авансовый отчет был представлен Листовым В.П. 18 сентября 2006 г. (курс - 36,5 руб/евро).
В бухучете данные хозяйственные операции будут отражены так.
11 сентября 2006 г.:
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 52
- 175 000 руб. (5000 EUR x 35 руб/EUR) - поступили евро на специальный карточный счет;
Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"
Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"
- 175 руб. (5 EUR x 35 руб/EUR) - удержано банком вознаграждение за открытие специального карточного счета.
13 сентября 2006 г.:
Дебет 71
Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"
- 7040 руб. (200 EUR x 35,2 руб/EUR) - отражено снятие суточных.
На конец дня 13 сентября 2006 г. на карточном счете осталось 4795 евро (5000 - 5 - 200). Бухгалтер определил сумму курсовой разницы на 13 сентября 2006 г.:
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"
- 959 руб. (4795 EUR x (35,2 руб/EUR - 35 руб/EUR)) - отражена курсовая разница.
15 сентября 2006 г.:
Дебет 71
Кредит 55 субсчет "Специальный карточный счет"
- 28 720 руб. (800 EUR x 35,9 руб/EUR) - оплачен счет гостиницы;
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"
- 2796,50 руб. ((4795 EUR - 800 EUR) x (35,9 руб/EUR - 35,2 руб/EUR)) - отражена курсовая разница.
18 сентября 2006 г.:
Дебет 26 Кредит 71
- 7300 руб. (200 EUR x 36,5 руб/EUR) - списаны расходы по суточным;
Дебет 26 Кредит 71
- 29 200 руб. (800 EUR x 36,5 руб/EUR) - списаны расходы по проживанию в гостинице;
Дебет 55 субсчет "Специальный карточный счет"
Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"
- 2397 руб. ((4795 EUR - 800 EUR) x (36,5 руб/EUR - 35,9 руб/EUR)) - отражена курсовая разница;
Дебет 71
Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"
- 480 руб. (800 EUR x (36,5 руб/EUR - 35,9 руб/EUR)) - произведена переоценка средств, уплаченных за гостиницу;
Дебет 71
Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"
- 260 руб. (200 EUR x (36,5 руб/EUR - 35,2 руб/EUR)) - произведена переоценка средств, выданных под отчет в качестве суточных.
3. РАБОТНИК НАХОДИТСЯ В КОМАНДИРОВКЕ
Работник, находящийся в командировке, продолжает оставаться сотрудником "родной" организации. Следовательно, он сохраняет право на гарантии в своей организации, но при этом должен соблюдать режим работы по месту командировки.
3.1. Гарантии, установленные законодательством
Согласно ст. 167 Трудового кодекса РФ за командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Также подлежат возмещению расходы, связанные с командировкой.
Если сотрудник работает по совместительству, средний заработок сохраняется за ним в той организации, которая его командировала.
В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.
Некоторые дополнительные гарантии командированному работнику установлены в Инструкции N 62 (например, на случай болезни работника во время командировки или его задержки в пути).
Так, если работник в командировке заболел, что подтверждается больничным листом, то дни его болезни не включаются в срок командировки. За этот период работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Однако, если работник не находился в стационаре, за дни болезни работнику выплачиваются суточные и оплачивается наем жилого помещения (п. 16 Инструкции N 62). Но срок болезни при этом не может превышать двух месяцев.
Пример 1. Инженер Иванов А.П. был направлен в командировку сроком на 15 дней. Дорога к месту командировки и обратно заняла пять дней. Во время командировки работник заболел (это подтверждено листком временной нетрудоспособности). На лечении в стационаре работник находился 10 дней (дополнительно к сроку командировки).
Таким образом, суточные работнику должны быть выплачены за 30 дней (15 + 5 + 10). А вот расходы по найму жилья за период, когда работник находился на лечении в стационаре, ему не оплачиваются.
Средний заработок сохраняется за работником только за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия (кроме тех, когда он болел).
Работника в командировке или пути следования могут застать непредвиденные обстоятельства. К примеру, возможна вынужденная остановка в связи с задержкой транспорта. Во время такой остановки работнику:
- выплачиваются суточные по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке (п. 14 Инструкции N 62);
- оплачиваются расходы по найму жилого помещения при условии, что им представлены подтверждающие документы: счета, квитанции и т.д. (п. 11 Инструкции N 62).
При этом вынужденная остановка также должна быть документально подтверждена.
Пример 2. В связи с неблагоприятными погодными условиями самолет, на котором геолог ООО "Метеор" Воробьев К.Д. возвращался из командировки в Москву, совершил вынужденную посадку в Нижнем Новгороде. Воробьеву К.Д. пришлось снять номер в гостинице по месту вынужденной посадки. Вернувшись из командировки, работник представил подтверждающую справку авиакомпании, а также счет из гостиницы.
Бухгалтер ООО "Метеор" приравнял расходы по оплате номера в гостинице во время вынужденной посадки самолета в другом городе к расходам по проживанию в месте командировки и возместил их Воробьеву К.Д.
А вот за время задержки в пути без уважительных причин зарплата не сохраняется, суточные не выплачиваются, расходы по найму жилья не возмещаются.
3.2. Режим работы
Согласно п. 8 Инструкции N 62 на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен неиспользованных дней отдыха другие дни по возвращении не предоставляются.
Если сотрудник был специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсируется ему это в соответствии с действующим законодательством. А в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия решается по договоренности с администрацией.
Необходимо отметить, что по указанному пункту в 2002 г. было интересное судебное разбирательство.
Так, гражданин Марченко В.А. обратился в Верховный Суд РФ с заявлением о признании недействительными абз. 1 и 3 п. 8 Инструкции N 62. Как указал заявитель, оспариваемые положения нормативного правового акта не соответствуют Трудовому кодексу РФ и ограничивают права работников.
То есть, если работник при направлении в командировку должен придерживаться того режима, который установлен в организации, куда он командирован, а этот режим не соответствует режиму, установленному в его организации, нарушаются существенные условия трудового договора, заключенного работодателем с работником.
Кроме того, заявитель считал незаконным, что при выбытии в командировку в выходной день работнику предоставляется другой выходной день, а не оплачивается работа в выходной день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Верховный Суд РФ в своем Решении от 20 июня 2002 г. N ГКПИ 2002-663 заявление Марченко В.А. оставил без удовлетворения. Свое решение суд мотивировал следующим образом.
Статья 57 Трудового кодекса РФ предусматривает в качестве существенных условий трудового договора определение режима работы конкретного работника, отличающегося от общеустановленного в правилах внутреннего трудового распорядка организации. Например, таким может быть условие, связанное с разъездным характером работы, и это обстоятельство должно найти отражение в условиях трудового договора.
В иных случаях работник выполняет тот режим, который установлен правилами внутреннего трудового распорядка организации, и в трудовом договоре он может не отражаться.
Работа в служебной командировке производится в организации, в которую направлен работник для выполнения служебного задания. Эта организация имеет свой режим работы, закрепленный в правилах внутреннего трудового распорядка. Поскольку работник, направляемый в другую организацию, не свободен в выборе времени и места выполнения задания, он планирует выполнение работ с учетом режима рабочего времени и времени отдыха организации, в которую он командирован.
Работа в выходные дни командированному работнику служебным заданием, как правило, не предусматривается.
При таких обстоятельствах доводы заявителя о том, что п. 8 Инструкции N 62 предусматривает возможность изменения по инициативе работодателя существенных условий трудового договора, являются несостоятельными.
Как пояснили в суде представители Минфина России и Минтруда России, в случае если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.
Если работник не желает воспользоваться другим днем отдыха, ему производится оплата труда как за работу в выходные и нерабочие праздничные дни, предусмотренная ст. 153 Трудового кодекса РФ. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Положения абз. 3 п. 8 Инструкции N 62 не запрещают работнику, выезжающему в командировку в выходной день по распоряжению администрации, получить оплату за работу в нерабочий праздничный день в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Из приведенного Решения Верховного Суда РФ можно сделать вывод, что, если работник по решению работодателя выехал в командировку в выходной или праздничный день, ему может или предоставляться другой день отдыха, или работа должна быть оплачена в соответствии со ст. 153 ТК РФ:
- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;
- работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;
- работникам, получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.
Другой вывод по данному судебному Решению заключается в том, что в командировке работник должен работать по режиму той организации, куда он командирован, независимо от режима труда и отдыха, установленного в "родной" организации.
4. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И РАСЧЕТЫ ПОСЛЕ КОМАНДИРОВКИ
Работник, вернувшись из командировки, должен отчитаться перед своим руководителем и бухгалтерией. На это ему дается три рабочих дня.
4.1. Отчет о выполнении задания
Как уже говорилось в разд. 2.1.2 данной книги, работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.
4.2. Заполнение авансового отчета
Для подтверждения обоснованности своих расходов и их возмещения работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. С 1 января 2002 г. применяется новая унифицированная форма авансового отчета, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. К нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки: билеты на транспорт; счета за проживание; командировочное удостоверение по форме N Т-10, за исключением заграничных командировок в дальнее зарубежье; копию загранпаспорта при командировке за пределы СНГ; отчет о выполнении служебного задания (форма N Т-10а); прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки. Все документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. На это указано в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.
Пример 1. Менеджер ООО "Зверобой" Волков И.В. отбыл в служебную командировку в г. Псков железнодорожным транспортом. Срок командировки составил 10 дней (с 11 по 20 сентября 2006 г. включительно). Суточные приказом руководителя установлены в размере 300 руб. в день. Перед отъездом - 7 сентября - ему был выдан аванс в размере 10 000 руб. Вернувшись из командировки, работник 21 сентября представил авансовый отчет с приложенными документами: счет из гостиницы и счет-фактуру на сумму 5900 руб., в том числе НДС - 900 руб.; железнодорожные билеты на сумму 2600 руб. (НДС не выделен, счет-фактура не приложен); командировочное удостоверение; отчет о выполнении служебного задания. Суточные составили 3000 руб. (300 руб/дн. x 10 дн.). Всего расходы по командировке составили 11 500 руб. (5900 + 2600 + 3000). Сумма НДС, подлежащая вычету, - 900 руб. Командировочные расходы, которые могут быть приняты при расчете налога на прибыль, составили 8600 руб. (5000 руб. + 2600 руб. + 100 руб/дн. x 10 дн.). Сверхнормативные расходы составили 2000 руб. (200 руб/дн. x 10 дн.). Волкову И.В. был выплачен перерасход аванса в сумме 1500 руб. (11 500 - 10 000). В учете бухгалтер запишет:
Дебет 71 Кредит 50
- 10 000 руб. - выдан работнику аванс на командировку;
Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы в пределах норм"
Кредит 71
- 8600 руб. - отражены расходы на командировку в пределах норм;
Дебет 26 субсчет "Командировочные расходы сверх норм"
Кредит 71
- 2000 руб. - отражены расходы на командировку сверх норм;
Дебет 19 Кредит 71
- 900 руб. - выделен НДС по счету-фактуре гостиницы;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"
Кредит 19
- 900 руб. - принят к вычету НДС по командировочным расходам;
Дебет 71 Кредит 50
- 1500 руб. - возмещен Волкову И.В. перерасход аванса.
Образец заполнения авансового отчета приведен на с. 31 - 32.
Унифицированная форма N АО-1
Код
Форма по ОКУД 0302001
ООО "Зверобой"
---------------------------------------------- по ОКПО 01
наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Одиннадцать тысяч
пятьсот
Отчет в сумме -------------------
11 500 00
----------------- руб. ----- коп.
Номер Дата Директор
АВАНСОВЫЙ Руководитель --------------------
ОТЧЕТ 102 21.09.2006 должность
Сухов Сухов М.Ю.
---------- ----------------------
подпись расшифровка подписи
21 сентября 06
"--" ------------- 20-- г.
Код
Отдел сбыта
Структурное подразделение ---------------------------
Волков И.В.
Подотчетное лицо ------------------ Табельный номер 13
фамилия, инициалы
командировочные
менеджер расходы
Профессия (должность) ---------- Назначение аванса ---------------
Наименование показателя Сумма, Бухгалтерская запись
руб. коп.
остаток дебет кредит
Предыдущий
аванс перерасход счет,сумма, счет, сумма,
суб- руб. суб- руб.
счет коп. счет коп.
Получен аванс 1. из
кассы
1а. в валюте 26/1 8 600 71 11 500
(справочно)
2. 07.09.2006 10 000 26/2 2 000
19 900
Итого получено 10 000
Израсходовано 11 500
Остаток
Перерасход 1 500
4 4
Приложение ----- документов на ----- листах
Одиннадцать тысяч пятьсот
Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------
сумма прописью
00 11 500 00
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
Крюкова Н.М. Крюкова
Главный бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Лучко Р.В. Лучко
Бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен
---------------- в сумме 1500 руб. 00 коп. по кассовому
Перерасход выдан
135 21 сентября 06
ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
Лучко Р.В. Лучко 21 сентября 06
Бухгалтер (кассир) ------- ----------------- "--" -------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
------------------------------------------------------------------
линия отреза
Расписка. Принят к проверке от ____________________ авансовый
102 21 сентября 06
отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.
Одиннадцать
тысяч
пятьсот 00
на сумму ----------- руб. -- коп., количество документов
прописью
4 4
------- на ------- листах
Лучко Р.В. Лучко 21 сентября 06
Бухгалтер ---------- ------------------- "--" -------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
| Номер по по- рядку | Документ, подтверждающий производственные расходы | Наименование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет сче- та, суб- счета | ||||
| по отчету | принятая к учету | |||||||
| в руб. коп. | в валюте | в руб. коп. | в валюте | |||||
| дата | номер | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1 | 20.09.2006 | 114 | Счет из гостиницы | 5 900 | 5 900 | 26/1, 19 | ||
| 2 | 20.09.2006 | Железнодорожные билеты | 2 600 | 2 600 | 26/1 | |||
| 3 | 20.09.2006 | Командировочное удостоверение | 3 000 | 3 000 | 26/1, 26/2 | |||
| Итого | 11 500 | 11 500 | ||||||
