«ИНСТРУКЦИЯ ПО УЧЕТУ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА Москва, 2007 Содержание 1. Определение понятий 4 2. Общие положения 5 ...»
Приложение 3.
Образец карточки для регистрационной картотеки периодических изданий
___________________________________________________________________________
(Наименование периодического издания)
___________________________________________________________________________
(Дополнительные сведения: индекс по прейскуранту, место издания, изменение заглавия и др.)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
| Прием издания | Отметки о проверке | Исключение издания | ||||||||||
| Год издания | № записи в КСУБФ | Цена | №№ выпусков | Число экземпляров | №№ выпусков | Число экземпляров | № записи в КСУБФ | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Приложение 4.
Форма индивидуального учета фонда сетевых документов удаленного доступа
| Номер записи по порядку | Дата записи | № записи в формах суммарного учета | Название | Производитель | Платформа и (или) адрес входа | Тип пакета | Отметка о выбытии | Количество документов по типам изданий | ||||||||||||
| Название | Категория (отечественный или зарубежный) | Первичные документы | Вторичные | |||||||||||||||||
| полнотекстовый | Реф.библиографический | книги | журналы | газеты | диссертации | патенты | Другие виды | Библиографические/реферативные БД | Фактографические БД | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | |||
Приложение 5А.
Образец формы суммарного учета поступления документов в библиотеку
Приложение 5Б.
Образец формы суммарного учета выбытия документов из библиотеки
Приложение 5В.
Образец формы отражения суммарного учета итогов движения фонда библиотеки за год
Приложение 6А.
Форма учета поступления в фонд сетевых документов удаленного доступа
| № записи | Дата записи | Реквизиты соглашения | Поставщик | Количество пакетов | |||
| № соглашения | № счета | Срок действия | Стоимость, руб. | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение 6Б.
Форма учета выбытия из фонда сетевых документов удаленного доступа
| № записи | Дата записи | Выбыло кол-во пакетов |
| 1 | 2 | 3 |
| Итого в (указать период) | ||
Приложение 6В.
Форма учета движения фонда сетевых документов удаленного доступа
| Состояло на (указать дату) Кол-во пакетов | Подписано в ….. году новых Кол-во пакетов | Выбыло в …….. году Кол-во пакетов | Состоит на (указать дату). Кол-во пакетов |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Приложение 7.
Форма акта о приеме документов в библиотеку
Акт № ___
«___» _________ 20___ г
Настоящий акт составлен_______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
о приеме в библиотеку _______________________________________________________
(вид документа и от кого получено)
___________________________________________________________________________
в количестве ______________ экземпляров на общую сумму _______________________
___________________________________________________________________________
(повторить сумму прописью)
Список книг (или других документов) прилагается.
Подписи _____________________________
(руководителя)
_____________________________________
(сотрудника)
_____________________________________
(лица, сдавшего книги или другие документы)
Список книг или других документов к акту № ______*
[5]
| №№ | Автор, заглавие книги или вид документа | Цена | Кол-во экз. | Сумма | |
| руб. | коп. | ||||
Приложение 8.
Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен_______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
в том, что за 20___ г. _________________________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
поступило _______________ экземпляров журналов, комплектов газет
(ненужное зачеркнуть)
Подписи*
[6] _____________________________
_____________________________________
_____________________________________
Приложение 9.
Форма акта пожертвования
Акт пожертвования о безвозмездной передаче
«___» ____________ 20 ___ г.
___________________________________________________________________________,
(наименование юридического лица)
именуемый в дальнейшем Жертвователь, в лице ______________________________
___________________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
действующего на основании __________________________________________________
(устав, доверенность и проч.)
с одной стороны, и Библиотека, в лице _________________________________________,
действующего на основании доверенности № ____ от «___» ____________ 20___ г., с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:
1. Жертвователь передал Библиотеке, а Библиотека приняла у Жертвователя безвозмездно в качестве пожертвования следующее имущество: _________________________
___________________________________________________________________________
(наименование имущества)
стоимостью_________________ руб. ___________________________________________
___________________________________________________________________________
2. Указанное в п. 1 Акта имущество (книги, альбомы, журналы и т.п.) передается Жертвователем с целью его использования Библиотекой в соответствии с ее уставной деятельностью в качестве пополнения библиотечного фонда.
3. Правоотношения Жертвователя и Библиотеки во всем, что не предусмотрено настоящим актом, регулируются действующим законодательством, в том числе ст. 582 Гражданского кодекса Российской Федерации и ст. 270 Налогового кодекса Российской Федерации.
4. Адреса и реквизиты сторон:
| Жертвователь | Библиотека |
| ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ | ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ |
| Передал ____________________________________ | Принял ____________________________________ |
Приложение 10.
Форма акта о недостаче документов в поступившей партии
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен _______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
в том, что при приеме партии книг (или других документов), полученных от ________
___________________________________________________________________________
(наименование учреждения, от которого получены книги и другие документы)
___________________________________________________________________________
по _____________________ № __________________ 20___ г.
Обнаружено:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Подписи:
______________________
______________________
______________________
Приложение 11.
Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения
| Рассмотрено на комиссии по сохранности фондов | УТВЕРЖДАЮ _________________ (подпись лица, утвердившего акт) |
| «___» _______________ 20 ___ г. |
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен _______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
об исключении из фонда _____________________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
«________» экземпляров _____________________________________________________
(указать вид документа)
на сумму ___________________ руб. По причине ________________________________
(указать причину исключения и цифровой код)
Список выбывших ___________________________________________________________
(указать вид документа)
на «______» ___________________ листах прилагается.
Список к акту № _____
| №№ | Инвентарный номер | Автор, заглавие, том, часть, выпуск, год издания | Цена | Коэффициент переоценки | Количество экземпляров | Стоимость | |
| руб. | коп. | ||||||
Члены комиссии:
________________________
________________________
________________________
Приложение 12.
Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения
| Рассмотрено на комиссии по сохранности фондов | УТВЕРЖДАЮ _________________ (подпись лица, утвердившего акт) |
| «___» _______________ 20 ___ г. |
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен _______________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
об исключении из фонда _____________________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
«________» экземпляров _____________________________________________________
(указать вид документа)
временного хранения ________________________________________________________
в количестве ________________ экз. По причине ________________________________
(указать причину исключения и цифровой код)
Члены комиссии:
________________________
________________________
________________________
Приложение 13.
Форма учета исключения из библиотечного фонда
электронных сетевых документов локального доступа
| Название | Формат | Объем дисковой памяти | Количество файлов | Местонахождение (номер компьютера и т.д.) | Причины исключения (при перезаписи указывается новый адрес) |
Приложение 14.
Форма Журнала (тетради) учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных
| Дата | Фамилия, инициалы читателя | Сведения об утерянных книгах или других документах | Сведения о принятых книгах или других документах | ||||||||
| Инв. № | Автор, заглавие, год издания | Цена | Отдел | Автор, заглавие, год издания | Цена | Отдел | Расписка читателя | ||||
| руб. | коп. | руб. | коп. | ||||||||
Приложение 15.
Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными*
[7]
| Рассмотрено на комиссии по сохранности фондов | УТВЕРЖДАЮ _________________ (подпись лица, утвердившего акт) |
| «___» _______________ 20 ___ г. |
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен ____________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
об исключении из библиотечного фонда ________________________________________
(наименование структурного подразделения библиотеки)
«________» экз. книг (других документов) на сумму _____________________________
по причине утери читателями и приеме взамен их __________ экз. книг (других документов) на сумму _____________________________.
Список книг (других документов) прилагается.
Подписи
________________________
________________________
Список изданий и других документов к Акту № ______
| Утеряны читателями | Заменены | |||||||
| Инв. № | Автор, заглавие, год издания документа | Цена | Инв. № | Автор, заглавие, год издания документа | Цена | Фамилия читателя | ||
| руб. | коп. | руб. | коп. | |||||
Приложение 16.
Форма акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена
| Рассмотрено на комиссии по сохранности фондов | УТВЕРЖДАЮ _________________ (подпись лица, утвердившего акт) |
| «___» _______________ 20 ___ г. |
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Настоящий акт составлен в том, _______________________________________________
(наименование передающей библиотеки )
___________________________________________________________________________
передала в _________________________________________________________________
(наименование библиотеки получателя)
приняла документы, отобранные представителем библиотеки _____________________
(фамилия, имя, отчество)
на основании доверенности № ____ от _____________________ в количестве _________
___________________________________________________________________________
книг __________________________ экз., АВД ______________________________ экз.,
журналов ______________________ экз., газет _____________________ комплектов.
Общей стоимостью __________________________________________________________
(прописью)
в том числе стоимость документов, состоящих на бухгалтерском учете ______________
___________________________________________________________________________
(прописью)
Согласно прилагаемому списку документы сдал _________________________________
(подпись)
принял _________________________________
(подпись)
Список к Акту № ____
| №№ | Автор, заглавие | Место и год издания | Количество экземпляров | Цена | Коэффициент переоценки | Стоимость | |
| руб. | коп. | ||||||
Приложение 17.
Форма акта о проверке библиотечного фонда
| Рассмотрено на комиссии по сохранности фондов | УТВЕРЖДАЮ _________________ (подпись лица, утвердившего акт) |
| «___» _______________ 20 ___ г. |
Акт № ___
«___» _________ 20___ г.
Мы, нижеподписавшиеся, председатель комиссии по проверке _____________________
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
и члены комиссии*
[8]
__________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества и должности)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
составили настоящий акт в том, что нами в период с «___» _______________ 20 ____ г.
по «___» ______________ 20 ___ г. была проведена проверка библиотечного фонда
___________________________________________________________________________
(наименование библиотеки или ее структурного подразделения)
методом _____________________________________________________________________
(указать способ проверки, для электронных документов указать способ проверки и используемое программное обеспечение для подсчета и проверки контрольных сумм)
Проверены следующие документы:
а) Акт предыдущей проверки фонда _(указать число и год)________________________________________
б) Книги суммарного учета библиотечного фонда ________________________________
в) Формы индивидуального учета (указать какие) ________________________________
г) Акты исключения (списания ) книг и других документов между предыдущей и настоящей проверками _________________________________________________________
д) Документы, удостоверяющие выдачу книг и других документов читателям ________
е) _________________________________________________________________________
ж) _________________________________________________________________________
В результате проверки документов и сверки контрольных талонов*
[9] * с формами индивидуального учета, установлено:
1. По учетным документам числится:
_________________________ экз. книг ___________________________________ АВД
___________________________________________________ электронных документов
2. Имеется в наличии:
_________________________ экз. книг ___________________________________ АВД
___________________________________________________ электронных документов
3. Недостает:
_________________________ экз. книг ___________________________________ АВД
___________________________________________________ электронных документов
на общую сумму _______________ руб. _________________________________________
(сумма прописью)
Список недостающих книг, АВД, электронных и других документов прилагается к Акту.
4. Из выданных читателям до 20 ___ г. книг не возвращено ___________________ экз.
5. Обнаружено неучтенных в формах индивидуального учета _________________ экз.
6. Выводы комиссии по проверке (о ведении учета, состоянии учетных документов, о недостающих документах, о задержанных книгах и других документов)
___________________________________________________________________________
7. Предложения комиссии:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Подписи:
Председатель комиссии: _______________________
Члены комиссии ______________________________
Содержание
- Определение понятий ………………………………………………………………… 5
- Общие положения ……………………………………………………………………..6
- Виды учета библиотечного фонда…………………………………………………….8
- Единицы учета библиотечного фонда……………………………………………… 12
- Учет документов по видам и категориям……………………………………………13
- Печатные издания и неопубликованные документы………………………… 13
- Аудиовизуальные документы……………………………………………………16
- Электронные документы…………………………………………………………17
- Учет поступления документов в библиотечный фонд………………………………18
- Учет выбытия документов из библиотечного фонда……………………………… 20
- Учет перестановки, замены, реализации исключенных документов……………… 23
- Итоги движения библиотечного фонда……………………………………………… 24
- Проверка библиотечного фонда……………………………………………………… 25
- Делопроизводство в организации учета фонда……………………………………… 27
- Ответственность работников библиотек за организацию учета фонда…………… 28
Приложения. Формы документации по учету библиотечного фонда
Приложение 1. Образец листа инвентарной книги……………………………………….31
Приложение 2. Образец листа актового учета…………………………………………….31
Приложение 3. Образец карточки для регистрационной картотеки периодических
изданий……………………………………………………………………………………….32
Приложение 4. Форма индивидуального учета фонда сетевых документов удаленного доступа………………………………………………………………………………………..33
Приложение 5А. Образец формы суммарного учета поступления документов
в библиотеку………………………………………………………………………………….35
Приложение 5Б. Образец формы суммарного учета выбытия документов
из библиотеки…………………………………………………………………………………36
Приложение 5В. Образец формы отражения суммарного учета итогов движения фонда библиотеки за год…………………………………………………………………………….37
Приложение 6А. Форма учета поступления в фонд сетевых документов удаленного
доступа………………………………………………………………………………………39
Приложение 6Б. Форма учета выбытия из фонда сетевых документов удаленного
доступа…………………………………………………………………………………………39
Приложение 6В. Форма учета движения фонда сетевых документов удаленного
доступа………………………………………………………………………………………...39
Приложение 7. Форма акта о приеме документов в библиотеку………………………..41
Приложение 8. Форма акта о поступлении периодических изданий в библиотеку…….42
Приложение 9. Форма акта пожертвования………………………………………………...43
Приложение 10. Форма акта о недостаче документов в поступившей
партии…………………………………………………………………………………………..45
Приложение 11. Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов длительного хранения……………………………………………………………………………..46
Приложение 12. Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов временного хранения……………………………………………………………………………...47
Приложение 13. Форма учета исключения из библиотечного фонда электронных документов локального доступа…………………………………………………………………..48
Приложение 14. Форма Журнала (тетради) учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных…………………………………………………………………48
Приложение 15. Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными…………………………………49
Приложение 16. Форма акта приема-передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена………………………………………………………………………..50
Приложение 17. Форма акта о проверке библиотечного фонда……………………………51
* Понятия «ветхость», «дефектность», «устарелость», «дублетность», «непрофильность», «утрата» определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами и стандартами СИБИД.
* В том числе на микроформах.
** Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после завершения проверки библиотечного фонда.
* По усмотрению библиотеки в формы листа акта и инвентарной книги могут быть внесены дополнительные графы.
* При небольшом количестве принимаемых документов перечень включается в текст акта.
* Акт подписывается руководителем структурного подразделения библиотеки.
* Библиотека вправе составлять раздельные акты об исключении утерянных читателями документов и приеме документов взамен утерянных.
- В состав комиссии должны входить бухгалтер или финансист.
*** Если иные методы проверки, то указать какие.
