Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.
Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.
Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.
При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены требования нормативных документов: Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991; Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения. - М., 1989. В некоторых случаях сроки хранения дел определены исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при составлении индивидуальных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.
01-05 Руководство вуза 06 Управление делами 07 Учебное управление 08 Подготовительное отделение 09 Приемное отделение 10 Ученый совет вуза и специализированный совет 11-21 Деканат факультета 22 Деканат по работе с иностранными учащимися 23-32 Кафедра 33 Факультет повышения квалификации 34 Учебно-методический отдел 35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры 36 Сектор производственной практики 37 Научный отдел (научно-исследовательский сектор) 38 Планово-финансовое управление 39 Патентный отдел 40 Управление кадров 41 Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля 42 Административно-хозяйственное управление (отдел) 43 Библиотека 44 Архив 45 Студенческое научное (научно-техническое) общество 46 Профсоюзный комитет 47 Редакционно-издательский отдел 48 Редакция многотиражной газеты.
В номенклатуру дел в качестве самостоятельных разделов включается документация общественных организаций вузов (студенческого научного общества, профсоюзного комитета).
Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной номенклатуре дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках их иные наименования. Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел), Управление (отдел) кадров, Управление (отдел) капитального строительства и др.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может оказаться, что обозначенного в примерной номенклатуре дел того или иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под другим названием. В таком случае документация соответствующего в примерной номенклатуре дел структурного подразделения полностью или частично может быть включена в состав других, близких по функциям и направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела - с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения - с хозяйственной частью и т.д. Могут быть другие варианты перераспределения документации между структурными подразделениями вуза.
Возможны случаи, когда в примерной номенклатуре дел не значится то или иное структурное подразделение вуза. Если такое подразделение имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям, то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в качестве самостоятельного раздела.
В пределах каждого раздела примерной номенклатуры дел, соответствующего структурному подразделению вуза, в логической последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются наименования конкретных дел.
В примерную номенклатуру дел не включена категория документов с грифом "Для служебного пользования". Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.) определяется специальными инструкциями и другими нормативными документами.
Наименования дел в примерной номенклатуре сформулированы с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного, корреспондентского, хронологического. Наименования могут быть перенесены в индивидуальную номенклатуру дел вуза.
Каждому делу в примерной номенклатуре дел определен срок хранения. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка "ЭПК". Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, установленный в номенклатуре, решается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, курирующего данный вуз.
Для ряда дел в примерной номенклатуре дел установлен срок хранения "До минования надобности ".
Выделение дел к уничтожению в вузе может быть произведено при условии упорядочения документов постоянного хранения за соответствующие годы.
При определении сроков хранения дел необходимо обращать внимание на специальные пояснения в графе "Примечания". Например, "После замены новыми", "После истечения срока действия договора" и т.п. Такие пояснения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел.
Индивидуальная номенклатура дел вуза составляется в структурном подразделении вуза, согласовывается с Управлением делами.
В Управлении делами на основе номенклатур дел кафедры, деканатов и др. составляется Сводная номенклатура дел вуза. Специфика ведения делопроизводства в вузе такова: Ряд функциональных подразделений (Управление делами, НИС, Отдел кадров. Бухгалтерия) формируют дела по календарному году, т.е. с 1 января. Учебные подразделения (факультеты, кафедры) - по учебному году, т.е. с 1 сентября. Такие дела, как протоколы кафедры, формируются за каждый учебный год. Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год, согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается руководством вуза. Вводится в действие с 1 января.
Из утвержденной сводной номенклатуры дел структурные подразделения вуза получают в виде выписок номенклатуры дел и оформляют их по установленной форме.
Сводная номенклатура дел вуза и номенклатуры дел его структурных подразделений действуют в течение ряда лет (не менее трех лет). В каждом структурном подразделении оставлены номера для внесения дополнительных дел, если таковые возникнут в течение года. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и дополнения, которые согласовываются с архивным учреждением, при коренных изменениях номенклатура дел составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном порядке.
Наименование вуза Утверждаю Номенклатура дел Ректор ___________ (инициалы, _______ N _______ (подпись) фамилия) Место составления Дата на _________ год -----+----------------------------------+-----+------------+------------\ Ин- | Заголовок дела |Коли-|Срок хране- | | декс | (тома, части) |чест-|ния и статья| Примечание | дела | |во |по перечню | | | |томов| | | -----+----------------------------------+-----+------------+------------+ 01 | | | | | 02 | | | | | 03 |Руководство вуза | | | | 04 | | | | | 05 | | | | | 06 |Управление делами | | | | 06-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |Постоянно |На госхране-| |нобразования России, относящиеся к| | |ние не пере-| |деятельности вуза. Копии | | |даются | 06-02|Приказы Минобразования России,| |До минования| | |присланные для сведения. Копии | |надобности | | 06-03|Решения коллегии Минобразования| |Постоянно |На госхране-| |России, относящиеся к деятельности| | |ние не пере-| |вуза. Копии | | |даются | 06-04|Приказы и инструктивные письма от-| |Постоянно |На госхране-| |раслевых министерств и ведомств,| | |ние не пере-| |относящиеся к деятельности вуза.| | |даются | |Копии | | | | 06-05|Устав вуза | |Постоянно | | | | |ст.37а | | 06-06|Приказы ректора по основной дея-| |Постоянно | | |тельности | |ст.19а | | 06-07|Приказы ректора о командировках| |3 г. | | |сотрудников и преподавателей | |ст.19в | | 06-08|Приказы ректора по административ-| |5 л. | | |но-хозяйственным вопросам | |ст.19г | | 06-09|Приказы и распоряжения ректора и| |Постоянно | | |проректоров по контингенту движе-| |ст.19а | | |ния учащихся | | | | 06-10|Положения о структурных подразде-| |Постоянно | | |лениях вуза | |ст.21, 36 | | 06-11|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | 06-12|Сводная номенклатура дел вуза,| |Постоянно | | |согласованная с Госархивом | |ст.95а | | 06-13|Переписка с Минобразованием России| |5 л. ЭПК | | |о приеме в вуз, организации учеб-| |ст.558 | | |ной работы и другим вопросам | | | | 06-14|Предложения, заявления и жалобы| |5 л. |В случае не-| |граждан, документы по их исполне-| |ст.31б |однократного| |нию | | |обращения -| | | | |5 л. после| | | | |последнего | 06-15|Переписка с местными органами уп-| |5 л. | | |равления, учреждениями образования| | | | |по учебным вопросам | | | | 06-16|Переписка с другими вузами по| |3 г. | | |учебной работе | |ст.549б | | 06-17|Переписка с организациями по учеб-| |3 г. | | |ным и научным вопросам | |ст.549б | | 06-18|Переписка о заказе и уничтожении| |3 г. | | |печатей, штампов | |ст.1077 | | 06-19|Карточки регистрации исходящей| |3 г. | | |корреспонденции | |ст.106б | | 06-20|Карточки регистрации входящей кор-| |3 г. | | |респонденции | |ст.106б | | 06-21|Журналы регистрации отправленных| |3 г. | | |ценных писем и бандеролей | |ст.106б | | 06-22|Номенклатура дел управления | |5 л. | | | | |ст.95б | | 06-23|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты об уничтожении дел вре-| |ст.117б |за - посто-| |менного срока хранения | | |янно | 07 |Учебное управление | | | | 07-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России по учебно-ме-| |надобности | | |тодическим вопросам. Копии | | | | 07-02|Положение об Учебном управлении | |До замены| | | | |новыми | | | | |ст.38 | | 07-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | 07-04|Приказы ректора по личному составу| |До минования|Подлинники -| |студентов. Копии | |надобности |в Управлении| | | | |кадров | 07-05|Паспорт вуза | |Постоянно | | | | |ст.557 | | 07-06|Годовой план приема студентов и| |Постоянно | | |выпуска специалистов | | | | 07-07|Планы работы факультетов | |Годовые -| | | | |постоянно. | | | | |Семестровые | | | | |- 3 г. | | | | |ст.572 | | 07-08|Документы проверок подразделений и| |5 л. ЭПК | | |кафедр, посещения лекций, семина-| |ст.605, 606 | | |ров (справки, сведения) | | | | 07-09|Планы, графики расписания учебных| |1 г. | | |занятий и экзаменов | |ст.602 | | 07-10|Отчеты вуза по учебно-методической| |Постоянно | | |работе за учебный год | |ст.293а | | 07-11|Отчеты председателей о работе Го-| |Постоянно | | |сударственных аттестационных ко-| | | | |миссий по всем факультетам | | | | 07-12|Сводные статистические отчеты вуза| |Постоянно | | |о движении контингента студентов| |ст.293а | | |на начало и конец учебного года| | | | |(ф.3НК, 4НК) | | | | 07-13|Сводные статистические отчеты вуза| |ст.293 |1. При от-| |о движении контингента студентов | |а) сводные -|сутствии го-| | | |постоянно |довых - пос-| | | |б) годовые -|тоянно | | | |постоянно |2. При от-| | | |в) полугодо-|сутствии по-| | | |вые - 5 л. |лугодовых -| | | | |постоянно | | | |г) кварталь-|3. При от-| | | |ные - 3 г. |сутствии го-| | | |д) месячные|довых, полу-| | | |- 1 г. |годовых, | | | | |квартальных | | | | |- постоянно | 07-14|Сведения о выполнении учебной наг-| |5 л. | | |рузки профессорско-преподаватель-| | | | |ского состава | | | | 07-15|Расчеты учебных часов работы по| |75 л. | | |кафедрам | | | | 07-16|Документы (справки, сводки, пись-| |10 л. ЭПК | | |ма) по учебно-методическим вопро-| |ст.579 | | |сам, направляемые в Минобразование| | | | |России | | | | 07-17|Реестр распределения учебных поме-| |3 г. | | |щений по назначению | |ст.1101 | | 07-18|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | | |и исходящих документов | |ст.106б | | 07-19|Номенклатура дел управления | |5 л. | | | | |ст.95б | | 07-20|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-| |тожению | | |янно | | | | | | 08 |Подготовительное отделение | | | | 08-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России о работе под-| |надобности | | |готовительного отделения. Копии | | | | 08-02|Положение о подготовительном отде-| |До замены | | |лении | |новыми | | | | |ст.38 | | 08-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | 08-04|Приказы ректора о работе подгото-| |До минования|Подлинники -| |вительного отделения. Копии | |надобности |в Управлении| | | | |делами | 08-05|Указания (распоряжения) заведующе-| |5 л. | | |го подготовительным отделением | |ст.19г | | 08-06|Годовой план работы подготовитель-| |3 г. | | |ного отделения | |ст.167 | | 08-07|Отчет о работе подготовительного| |Постоянно | | |отделения | |ст.575а | | 08-08|Годовые статистические отчеты о| |Постоянно | | |приеме, движении и выпуске слуша-| |ст.575а | | |телей подготовительного отделения | | | | 08-09|Протоколы заседаний приемной ко-| | |После окон-| |миссии подготовительного отделе-| | |чания вуза| |ния: | | |или выбытия| |а) на принятых | |5 л. |из него | | | |ст.561а | | |б) на не принятых | |1 г. | | | | |ст.561б | | 08-10|Протоколы заседаний аттестационной| |Постоянно | | |комиссии подготовительного отделе-| |ст.578 | | |ния | | | | 08-11|Планы работы и протоколы заседаний| |Постоянно | | |учебно-методического и педагоги-| |ст.572, 578 | | |ческого советов подготовительного| | | | |отделения и документы к ним | | | | 08-12|Личные дела слушателей, зачислен-| |15 л. ЭПК |Передаются в| |ных на подготовительное отделение | | |приемную ко-| | | | |миссию | 08-13|Учебный план подготовительного от-| |Постоянно | | |деления | |ст.572 | | 08-14|Журнал посещаемости и успеваемости| |5 л. | | |слушателей | |ст.606а | | 08-15|Расписание занятий, консультаций,| |1 г. | | |экзаменов | |ст.602 | | 08-16|Экзаменационные билеты по лекцион-| |1 г. | | |ным курсам отделения | |ст.566 | | 08-17|Зачетные и экзаменационные ведо-| |1 г. |После окон-| |мости | |ст.565а |чания учеб-| | | | |ного заведе-| | | | |ния или вы-| | | | |бытия из не-| | | | |го | 08-18|Списки слушателей по группам | |10 л. | | 08-19|Переписка с Минобразованием Рос-| |3 г. | | |сии, вузами по вопросам работы| |ст.559 | | |подготовительного отделения | | | | 08-20|Переписка с учреждениями и органи-| |3 г. | | |зациями по вопросам приема и обу-| |ст.558 | | |чения на подготовительном отделе-| | | | |нии | | | | 08-21|Переписка с гражданами об условиях| |3 г. | | |приема на подготовительное отделе-| |ст.495 | | |ние | | | | 08-22|Журнал передачи дел выпускников| |3 г. | | |подготовительного отделения в при-| | | | |емную комиссию вуза | | | | 08-23|Карточки регистрации входящих до-| |3 г. | | |кументов | |ст.106б | | 08-24|Карточки регистрации исходящих до-| |3 г. | | |кументов | |ст.106б | | | | | | | 09 |Приемное отделение | | | | 09-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России, отраслевых| |надобности | | |министерств и ведомств по вопросам| | | | |приема студентов в вуз. Копии | | | | 09-02|Приказы и распоряжения ректора и| |До минования|Подлинники -| |проректоров вуза по вопросам орга-| |надобности |в Управлении| |низации приема в вуз. Копии | | |делами | 09-03|Приказы и распоряжения ректора и| |До минования|Подлинники -| |проректоров по основной деятель-| |надобности |в Управлении| |ности. Копии | | |делами | 09-04|Положение об управлении (отделе-| |До замены | | |нии) | |новыми | | | | |ст.38 | | 09-05|Протоколы, стенограммы заседаний| | | | |приемной комиссии о зачислении| | | | |абитуриентов в вуз: | | | | |а) на принятых в вуз | |5 л. |После окон-| | | |ст.561а |чания учеб-| | | | |ного заведе-| | | | |ния или вы-| | | | |бытия из не-| | | | |го | |б) на не принятых в вуз | |1 г. | | | | |ст. 561б | | 09-06|Протоколы заседаний апелляционной| |5 л. | | |комиссии | | | | 09-07|Протоколы заседаний предметных ко-| |Постоянно | | |миссий | |ст.578 | | 09-08|Планы работы отделения | |3 г. | | | | |ст.
167 | | 09-09|Отчет о работе отделения о приеме| |Постоянно | | |в вуз | |ст.575а | | 09-10|Отчеты о проведении вступительных| |10 л. ЭПК | | |экзаменов в вуз | |ст.563а | | 09-11|Отчеты председателей предметных| |Постоянно | | |экзаменационных комиссий | |ст.594а | | 09-12|Документы (докладные записки,| |5 л. | | |справки, сводки, сведения) о ходе| |ст.564 | | |приема абитуриентов в вуз | | | | 09-13|Документы (сводные ведомости ре-| |5 л. | | |зультатов вступительных экзаменов,| |ст.564 | | |сводки о количестве зачисленных| | | | |абитуриентов, представления фа-| | | | |культетов на открытие коммерческих| | | | |групп) о ходе приема в вуз | | | | 09-14|Рекламные афиши, объявления и др. | |1 г. | | 09-15|Переписка о приеме и зачислении в| |3 г. | | |вуз | |ст.558 | | 09-16|Переписка о проведении дней откры-| |3 г. | | |тых дверей, лекций, выездов в шко-| |ст.559 | | |лы и других мероприятий по привле-| | | | |чению абитуриентов в вуз | | | | 09-17|Переписка об организации курсов и| |3 г. | | |групп по подготовке лиц, поступаю-| |ст.560 | | |щих в вуз | | | | 09-18|Переписка с гражданами и учрежде-| |3 г. | | |ниями об условиях приема в вуз | |ст.558 | | 09-19|Экзаменационные ведомости: | | | | |а) абитуриентов, прошедших по кон-| |1 г. |После окон-| |курсу; | |ст.565а |чания учеб-| | | | |ного заведе-| | | | |ния или вы-| | | | |бытия из не-| | | | |го | |б) абитуриентов, не прошедших по| |6 мес. | | |конкурсу | |ст.565б | | 09-20|Экзаменационные билеты по дисцип-| |1 г. | | |линам | |ст.566 | | 09-21|Расписания вступительных испытаний| |1 г. | | | | |ст.602 | | 09-22|Акты (книга) передачи личных дел| |5 л. | | |абитуриентов в архив | | | | 09-23|Личные дела абитуриентов, посту-| |1 г. |После изъ-| |павших, но не принятых в вуз | |ст.501 |ятия личных| | | | |документов. | | | | |Не востребо-| | | | |ванные лич-| | | | |ные докумен-| | | | |ты - 50 л. | 09-24|Журнал регистрации документов аби-| |1 г. | | |туриентов, поступающих в вуз | |ст.527 | | 09-25|Копии извещений о допуске лиц,| |1 г. | | |поступающих в вуз, к приемных эк-| |ст.567 | | |заменам | | | | 09-26|Списки абитуриентов, поступающих в| |1 г. | | |вуз, и студентов, оплативших обу-| |ст.514ж | | |чение | | | | 09-27|Номенклатура дел отделения | |5 л. |В архиве | | | |ст.95б |вуза - по- | | | | |стоянно | 09-28|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве | |вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |вуза - по- | |тожению | | |стоянно | | | | | | 10 |Ученый совет вуза и специализиро-| | | | |ванный совет | | | | 10-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России, нормативные| |надобности | | |документы Высшей аттестационной| | | | |комиссии о деятельности совета.| | | | |Копии | | | | 10-02|Положение об Ученом совете вуза | |До замены | | | | |новыми | | | | |ст.38 | | 10-03|Список членов Ученого совета, из-| |75 л. | | |менения и уточнения списка | |ст.511 | | 10-04|Годовой план работы Совета и доку-| |5 л. | | |менты по его уточнению и изменению| |ст.657 | | 10-05|Годовой отчет о работе совета | |Постоянно | | | | |ст.575а | | 10-06|Протоколы, стенограммы заседаний| |Постоянно | | |Ученого совета и документы к ним | |ст.1303 | | 10-07|Аттестационные дела соискателей,| |Постоянно | | |представленных к присуждению уче-| |ст.654а | | |ных степеней | | | | 10-08|Аттестационные дела соискателей,| |10 л. ЭПК | | |не защитивших диссертации | |ст.654г | | 10-09|Книга (журнал) регистрации диссер-| |5 л. ЭПК | | |таций, принимаемых к защите | | | | 10-10|Защищенные диссертации и авторефе-| |Постоянно |На госхране-| |раты | |ст.655 |ние не пере-| | | | |даются | 10-11|Списки соискателей, защитивших| |ст.514л |На госхране-| |диссертации и получивших ученые| | |ние не пере-| |степени и звания | | |даются, хра-| | | | |нятся в ор-| | | | |ганизации | 10-12|Бюллетени тайного голосования со-| |3 г. | | |вета | |ст.656 | | 10-13|Переписка с Высшей аттестационной| |5 л. ЭПК | | |комиссией, учреждениями и отдель-| |ст.662 | | |ными лицами по вопросам защиты| | | | |диссертаций | | | | 10-14|Протоколы заседаний конкурсной ко-| |Постоянно | | |миссии по замещению вакантных| |ст.518 | | |должностей профессорско-преподава-| | | | |тельского состава и документы к| | | | |протоколам | | | | 10-15|Журнал регистрации документов, лиц| |3 г. | | |участвующих в конкурсе на замеще-| | | | |ние вакантных должностей в вузе | | | | 10-16|Личные дела соискателей, прошедших| |ст.498 |Передаются в| |по конкурсу на замещение вакантных| |а) лиц, име-|отдел кадров| |должностей | |ющих ученые|вуза | | | |степени и| | | | |звания -| | | | |постоянно | | | | |б) научных| | | | |работников, | | | | |не имеющих| | | | |ученые сте-| | | | |пени и зва-| | | | |ния - 75 л.| | | | |- в ЭПК | | 10-17|Личные дела соискателей, не про-| |3 г. |После изъ-| |шедших по конкурсу на замещение| | |ятия личных| |вакантных должностей | | |документов | 10-18|Документы (заявления, характерис-| |5 л. |Хранятся в| |тики, заключения кафедр и др.) по| | |составе лич-| |переизбранию профессорско-препода-| | |ных дел | |вательского состава в должностях| | | | |на новый срок | | | | 10-19|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | | |регистрации) входящих и исходящих| |ст.106б | | |документов | | | | 10-20|Номенклатура дел совета | |5 л. | | | | |ст.95б | | 10-21|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты об уничтожении дел | |ст.117б |за - посто-| | | | |янно | | | | | | 11-21|Деканат факультета | | | | -01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России по учебно-ме-| |надобности | | |тодическим вопросам. Копии | | | | | | | | | -02|Приказы ректора и проректоров вуза| |До минования|Подлинники -| |по основной деятельности. Копии | |надобности |в Управлении| | | | |делами | -03|Положение о факультете | |До замены | | | | |новыми | | | | |ст.38 | | -04|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | | | | | | -05|Протоколы заседаний совета факуль-| |Постоянно |Отдельно по| |тета | |ст.571 |диссертациям| -06|Протоколы, постановления комиссии| |5 л. |Документы по| |по назначению стипендий студентам,| |ст.615 |утверждению | |документы к ним (представления,| | |именных сти-| |заявления, справки) | | |пендий, | | | | |списки сти-| | | | |пендиатов, | | | | |получивших | | | | |именные сти-| | | | |пендии -| | | | |постоянно | -07|Протоколы заседания Государствен-| |75 л. |В творческих| |ной аттестационной комиссии | |ст.593 |вузах - пос-| | | | |тоянно | -08|Годовой план работы факультета по| |3 г. | | |учебной работе | |ст.167 | | -09|Годовой отчет факультета по учеб-| |Постоянно | | |ной работе | |ст.575а | | -10|Отчеты руководителей о прохождении| |5 л. | | |производственной практики студен-| |ст.610 | | |тов | | | | -11|Отчеты студентов о производствен-| |3 г. | | |ной и педагогической практике | |ст.611 | | -12|Документы об организации педагоги-| |3 г. | | |ческой, стажерской и других видов| |ст.614 | | |учебных практик (инструктивные| | | | |письма, методические указания) | | | | -13|Документы об организации самостоя-| |3 г. | | |тельной работы студентов (справки,| |ст.611 | | |отчеты и др.) | | | | -14|Переписка с организациями и граж-| |5 л. | | |данами по вопросам работы факуль-| |ст.28 | | |тета | | | | -15|Учебные и учетные карточки студен-| |75 л. - в|Хранятся в| |тов | |ЭПК ст.499а |личных делах| | | | |студентов | -16|Журнал учета учебной работы про-| |5 л. | | |фессорско-преподавательского сос-| |ст.618 | | |тава факультета | | | | -17|Журнал регистрации контрольных и| |3 г. | | |курсовых работ | |ст.616 | | -18|Журнал учета успеваемости студен-| |5 л. |Сводные ве-| |тов | |ст.605 |домости ус-| | | | |певаемости -| | | | |не менее 25| | | | |л. | -19|Журнал учета посещаемости студен-| |5 л. | | |тов | |ст.605 | | -20|Журнал учета выдачи академических| |Постоянно | | |справок | | | | -21|Список студентов (по группам) | |10 л. | | | | |ст.514е | | -22|Зачетные и экзаменационные ведо-| |5 л. | | |мости | |ст.597 | | -23|Расписание занятий | |1 г. | | | | |ст.602 | | -24|Заявления студентов декану, объяс-| |1 г. | | |нительные записки, медицинские| |ст.607 | | |справки, справки с места работы | | | | -25|Номенклатура дел деканата факуль-| |5 л. | | |тета | |ст.95б | | -26|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-| |тожению | | |янно | | | | | | 22 |Деканат по работе с иностранными| | | | |учащимися | | | | 22-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России о работе с| |надобности | | |иностранными учащимися. Копии | | | | 22-02|Положение о деканате | |До замены |Подлинники -| | | |новыми |в Управлении| | | |ст.38 |делами | 22-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | 22-04|Приказы ректора по вопросам работы| |До минования|Подлинники -| |с иностранными учащимися. Копии | |надобности |в Управлении| | | | |делами | 22-05|Годовой план работы деканата | |3 г. | | | | |ст.167 | | 22-06|Отчет о работе деканата | |Постоянно | | | | |ст.575а | | 22-07|Годовой план учебно-воспитательной| |3 г. | | |работы с иностранными студентами и| |ст.167 | | |аспирантами | | | | 22-08|Отчет об учебно-воспитательной ра-| |Постоянно | | |боте с иностранными студентами и| |ст.575а | | |аспирантами | | | | 22-09|Семестровые отчеты об учебе иност-| |3 г. |При отсутс-| |ранных учащихся | |ст.575б |твии годовых| | | | |- постоянно | 22-10|Учебные карточки иностранных уча-| |5 л. |После окон-| |щихся | | |чания вуза | 22-11|Справочная картотека по личному| |75 л. | | |составу иностранных учащихся | |ст.508 | | 22-12|Списки иностранных студентов, ас-| |5 л. |После окон-| |пирантов и стажеров | | |чания вуза | 22-13|Переписка с Минобразованием России| |5 л. ЭПК | | |и другими ведомствами по учеб-| |ст.584 | | |но-воспитательной работе с иност-| | | | |ранными учащимися | | | | 22-14|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | | |и исходящих документов | |ст.106б | | 22-15|Номенклатура дел деканата | |5 л. | | | | |ст.95б | | 22-16|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты об уничтожении дел | |ст.117б |за - посто-| | | | |янно | | | | | | 23-32|Кафедра | | | | -01|Приказы, распоряжения ректора,| |До минования|Подлинники -| |проректоров вуза. Копии | |надобности |в Управлении| | | | |делами | -02|Протоколы заседаний кафедры за| |Постоянно | | |учебный год | |ст.571 | | -03|Протоколы научно-методических кон-| |Постоянно | | |ференций | | | | -04|План работы кафедры на учебный год| |Постоянно | | | | |ст.572а | | -05|План научно-исследовательской ра-| |Постоянно | | |боты кафедры на учебный год | | | | -06|Планы повышения квалификации про-| |До минования|Подлинники -| |фессорско-преподавательского сос-| |надобности |в Управлении| |тава. Копии | | |аспирантуры | | | | |и докторан-| | | | |туры | -07|Индивидуальные планы и отчеты о| |5 л. | | |работе преподавателей | |ст.574 | | -08|Рабочие учебные планы на учебный| |1 г. | | |год и графики учебного процесса | |ст.602 | | -09|Годовой отчет о работе кафедры | |Постоянно | | | | |ст.575а | | -10|Годовой отчет о научно-исследова-| |Постоянно | | |тельской работе кафедры | |ст.1284 | | -11|Сведения о педагогической нагрузке| |5 л. | | |преподавателей кафедры на учебный| | | | |год | | | | -12|Дипломные работы и проекты студен-| |5 л. |Дипломные | |тов | |ст.591 |работы, от-| | | | |меченные на| | | | |конкурсах -| | | | |постоянно. | | | | |Работы, вы-| | | | |полненные на| | | | |творческих | | | | |факультетах | | | | |художествен-| | | | |ных вузов| | | | |- 15 л. ЭПК.| | | | |Отзывы из-| | | | |вестных лиц| | | | |- постоянно | -13|Дипломные работы. Отзывы на них | |5 л. |Работы, от-| | | |ст.591 |меченные | | | | |первыми пре-| | | | |миями на| | | | |всероссийс- | | | | |ких, респуб-| | | | |ликанских и| | | | |вузовских | | | | |конкурсах -| | | | |постоянно. | | | | |Работы, вы-| | | | |полненные на| | | | |творческих | | | | |факультетах | | | | |художествен-| | | | |ных вузов -| | | | |15 л. ЭПК | -14|Курсовые проекты студентов | |2 г. | | | | |ст.590 | | -15|Экзаменационные билеты по лекцион-| |1 г. | | |ным курсам | |ст.566 | | -16|Документы о работе кружков | |5 л. | | -17|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | | |и исходящих документов | |ст.106б | | -18|Номенклатура дел кафедры | |5 л. | | | | |ст.95б | | -19|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-| |тожению | | |янно | | | | | | 33 |Факультет повышения квалификации | | | | 33-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России, относящиеся к| |надобности | | |деятельности ФПК. Копии | | | | 33-02|Положение о ФПК | |До замены | | | | |новыми | | | | |ст.38 | | 33-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | 33-04|Приказы ректора и проректоров вуза| |До минования|Подлинники -| |о работе ФПК. Копии | |надобности |в Управлении| | | | |делами | 33-05|Утвержденные планы и программы по| |Постоянно | | |специальным дисциплинам ФПК | | | | 33-06|План повышения квалификации препо-| |5 л. | | |давателей вуза | |ст.574 | | 33-07|Годовой план работы ФПК | |3 г. | | | | |ст.167 | | 33-08|Отчет о работе ФПК | |Постоянно | | | | |ст.575а | | 33-09|Протоколы заседаний Методического| |Постоянно | | |совета ФПК | | | | 33-10|Годовой план работы Методического| |3 г. | | |совета ФПК | |ст.167 | | 33-11|Отчет о работе Методического сове-| |Постоянно | | |та ФПК | |ст.575а | | 33-12|Утвержденные списки членов Методи-| |5 л. | | |ческого совета ФПК | |ст.637 | | 33-13|Протоколы заседаний аттестационной| |15 л. | | |комиссии ФПК | | | | 33-14|Зачетные и экзаменационные ведо-| |5 л. | | |мости | |ст.597 | | 33-15|Списки слушателей ФПК по учебным| |5 л. | | |группам | | | | 33-16|Журналы учета посещаемости слуша-| |5 л. | | |телей ФПК | |ст.606а | | 33-17|Личные дела слушателей ФПК | |75 л. - в| | | | |ЭПК ст.499а | | 33-18|Переписка с министерствами, ве-| |3 г. | | |домствами, вузами по вопросам по-| | | | |вышения квалификации | | | | 33-19|Журнал регистрации выдачи свиде-| |75 л. | | |тельств об окончании ФПК | |ст.528а | | 33-20|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | | |и исходящих документов | |ст.106б | | 33-21|Номенклатура дел ФПК | |5 л. | | | | |ст.95б | | 33-22|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты об уничтожении дел | |ст.117б |за - посто-| | | | |янно | | | | | | 34 |Учебно-методический отдел | | | | 34-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России по учебно-ме-| |надобности | | |тодическим вопросам. Копии | | | | 34-02|Положение об отделе | |До замены | | | | |новыми | | | | |ст.38 | | 34-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | 34-04|Приказы ректора и проректоров вуза| |До минования|Подлинники -| |по учебно-вспомогательной, учеб-| |надобности |в Управлении| |но-методической работе. Копии | | |делами | 34-05|Годовой план работы отдела | |3 г. | | | | |ст.167 | | 34-06|Отчет о работе отдела | |Постоянно | | | | |ст.575а | | 34-07|Планы работы методических комиссий| |3 г. | | |факультетов | |ст.167 | | 34-08|Документы (планы, справки, отчеты| |5 л. ЭПК | | |и др.) по обследованию и изучению| |ст.580 | | |учебно-методической работы на фа-| | | | |культетах и кафедрах | | | | 34-09|Документы учебно-методических кон-| |Постоянно | | |ференций и совещаний (протоколы,| | | | |стенограммы, тезисы) | | | | | | | | | 35 |Управление (отдел) аспирантуры и| | | | |докторантуры | | | | 35-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России по вопросам| |надобности | | |аспирантуры. Копии | | | | 35-02|Приказы и распоряжения ректора ву-| |До минования|Подлинники -| |за по вопросам аспирантуры, докто-| |надобности |в Управлении| |рантуры и повышения квалификации.| | |делами | |Копии | | | | 35-03|Решения коллегии ВАК России об ор-| |Постоянно |На госхране-| |ганизации диссертационных советов| | |ние не пере-| |по защите диссертаций. Копии | | |даются | 35-04|Протоколы заседаний комиссий по| |5 л. |После окон-| |приему в аспирантуру | |ст.625 |чания аспи-| | | | |рантуры или| | | | |выбытия из| | | | |нее | 35-05|Протоколы заседаний комиссий по| |50 л. | | |приему кандидатских экзаменов | |ст.626 | | | | | | | 35-06|Протоколы, стенограммы заседаний| |Постоянно | | |диссертационных советов по защите| |ст.653 | | |диссертаций | | | | 35-07|Планы приема в аспирантуру | |Постоянно | | | | |ст.166а | | 35-08|Годовой статистический отчет о ра-| |Постоянно | | |боте аспирантуры и докторантуры| |ст.293а | | |(Ф1-НК) | | | | 35-09|Переписка о создании диссертацион-| |5 л. ЭПК | | |ных советов по защите диссертаций| |ст.662 | | |и присуждению ученых степеней | | | | 35-10|Переписка о депонировании рукопи-| |3 г. | | |сей | |ст.886 | | 35-11|Личные дела аспирантов и докторан-| |75 л. - в|Отчисленные | |тов | |ЭПК ст.499а |с 1 курса -| | | | |15 л. | 35-12|Аттестационные дела лиц, утверж-| |Постоянно | | |денных в ученой степени доктора| |ст.654а | | |наук | | | | 35-13|Аттестационные дела лиц, утверж-| |10 л. | | |денных в ученой степени кандидата| |ст.654в | | |наук | | | | 35-14|Рефераты, представляемые в аспи-| |3 г. |Хранятся в| |рантуру при сдаче вступительных| |ст.630 |личных делах| |экзаменов | | |аспирантов | 35-15|Бюллетени, книги учета, бюллетени| |3 г. | | |тайного голосования, протоколы| |ст.656 | | |счетной комиссии диссертационных| | | | |советов по защите диссертаций | | | | 35-16|Журналы (книги) выдачи дипломов о| |На госхране-| | |присуждении ученых степеней | |ние не пере-| | | | |даются. Хра-| | | | |нятся в ор-| | | | |ганизации. | | | | |ст.660 | | 35-17|Регистрационные карточки (журналы| |3 г. | | |регистрации) входящих и исходящих| |ст.106б | | |документов | | | | 35-18|Номенклатура дел отдела | |5 л. | | | | |ст.95б | | 35-19|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты о выделении дел к унич-| |ст.117б |за - посто-| |тожению | | |янно | | | | | | 36 |Сектор производственной практики | | | | 36-01|Приказы и инструктивные письма Ми-| |До минования| | |нобразования России по вопросам| |надобности | | |производственной практики студен-| | | | |тов. Копии | | | | 36-02|Положение о секторе производствен-| |До замены | | |ной практики | |новыми | | | | |ст.38 | | 36-03|Должностные инструкции сотрудников| |3 г. |После замены| | | |ст.56 |новыми | 36-04|Положение о производственной прак-| |До замены | | |тике студентов | |новыми | | | | |ст.608 | | 36-05|Договоры с заводами, научно-иссле-| |3 г. |После исте-| |довательскими институтами о прове-| | ст.337 |чения срока| |дении производственной практики| | |действия до-| |студентов | | |говоров | 36-06|Заявки на закрепление баз произ-| |1 г. | | |водственной практики студентов | |ст.609 | | | | | | | 36-07|Списки баз производственной прак-| |До замены | | |тики студентов | |новыми | | | | |ст.612 | | 36-08|Приказы ректора о распределении| |До минования|Подлинники -| |студентов по базам производствен-| |надобности |в Управлении| |ной практики. Копии | | |делами | 36-09|Списки студентов с указанием баз| |5 л. | | |прохождения производственной прак-| |ст.606а | | |тики | | | | 36-10|Планы и программы производственной| |1 г. | | |практики студентов | |ст.609 | | 36-11|Сводные отчеты по факультетам и| |Постоянно | | |курсам об итогах производственной| |ст.575а | | |практики студентов | | | | 36-12|Отчеты руководителей производс-| |5 л. | | |твенной практики о прохождении| |ст.610 | | |студентами практики | | | | 36-13|Зачетные ведомости прохождения| |5 л. | | |студентами производственной прак-| |ст.597 | | |тики | | | | 36-14|Переписка с учреждениями, предпри-| |5 л. | | |ятиями и организациями о прохожде-| | | | |нии студентами производственной| | | | |практики | | | | 36-15|Регистрационные карточки входящих| |3 г. | | |и исходящих документов | |ст.106б | | 36-16|Номенклатура дел сектора | |5 л. | | | | |ст.95б | | 36-17|Описи на дела, переданные в архив| |3 г. |В архиве ву-| |вуза, акты об уничтожении дел | |ст. 117б |за - посто-| | | | |янно |
Министр
общего и профессионального
образования Российской Федерации
В.Филиппов
Одобрено ЦЭПК Росархива Протокол N 1 от 24 февраля 1999 г.
