ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

«ВОЛЖСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. В.Н. ТАТИЩЕВА»

(ИНСТИТУТ)

Кафедра “Информатика и системы управления“

УТВЕРЖДАЮ

Проректор по учебной работе

________________ Е.В. Никифорова

“_____“ _______________ 200_ г.

Информационные технологии.

Теоретические основы информационных технологий

Учебное пособие

071900 «Информационные системы»

220100 «Вычислительные системы, комплексы, машины и сети»

Форма обучения очная, заочная

Тольятти 2005

Лысенко И.В. Учебное пособие по дисциплине «Информационные технологии» – Тольятти. 2005 г. – 20 с.

Учебное пособие разработано в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки инженеров и примерного учебного плана подготовки инженеров по специальности 071900, 220100, входящих в Государственный образовательный стандарт.

Утверждено на заседании кафедры «Информатика и системы управления протокол №__ от «__»__________2005 г.

Зав. кафедрой _________________________________

(Ф.И.О.)

Согласовано с кафедрой «Прикладная информатика»

Зав. кафедрой ____________________________ __________ /________/

«_____» _______________ 200_ г.

Одобрено Учебно-методическим советом факультета

от «____»_______________200___г., протокол №___

Одобрено Учебно-методическим советом университета

от «____»_______________200___г., протокол №___

Председатель ___________________________________________________

© Волжский университет им. В.Н. Татищева

Содержание

Введение. 4

Раздел 1. Информатизация общества 6

Информационные революции 6

Роль информатизации в развитии общества 6

Информационное общество 7

Характерные черты информационного общества: 7

Опасные тенденции информатизации общества: 7

Раздел 2. Информация и ее свойства. 8

Информация и данные. 8

Характеристики информации. 8

Информационные ресурсы. 10

Раздел 3. Информационные технологии. 11

Понятие информационных систем 11

Понятие информационных технологий 11

Новая информационная технология. 11

Инструментарий информационной технологии. 12

Составляющие информационной технологии 12

Этапы развития ИТ. 13

Проблемы использования информационных технологий 15

Роль структуры управления в информационной системе 15

Методы реализации информационной технологии 16

Концепции внедрения информационной технологии в фирме. 17

Раздел 4. Виды информационных технологий. 19

Классификация информационных технологий 19

Свойства, структура, и классификация информационных технологи управления 20

Виды информационных технологий по степени охвата задач управления : 23

Информационная технология обработки данных 23

Информационная технология управления 24

Автоматизация офиса 26

Информационная технология поддержки принятия решений 27

Информационная технология экспертных систем. 31

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ……………………………………………………………………….34

ТЕМАТИКА ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ..………………………………………………………..36

Список рекомендуемой литературы………………………………………………....37

Введение

Учебное пособие по курсу «Информационные технологии» содержит базовые теоретические и практические сведения, которыми должен владеть любой специалист в области новых информационных технологий. Пособие разработано в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки инженеров, примерного учебного плана подготовки инженеров по специальностям 220100 и 071900.

Пособие разбито на 4 раздела, отражающих следующие аспекты информационных технологий : информатизация общества, информация и ее свойства, базовые понятия информационных систем и технологий, виды информационных технологий.

Для закрепления теоретических знаний и приобретения необходимых практических навыков и умений к пособию прилагаются методические рекомендации к выполнению лабораторных работ.

Цель пособия :

Дать студентам представление :

• об этапах информатизации общества;
• о современном информационном обществе и его характеристиках;
• о роли и значении информационных технологий в проектировании и эксплуатации информационных систем.
• об этапах развития информационных технологий;
• об основных научно-технических проблемах и перспективах развития информационных технологий;
• о тенденциях развития информационных технологий;

раскрыть:

• свойства информации;
• способы представления информации;
• способы классификации информации;
• назначение и структуру информационных систем;
• основное назначение информационных технологий ( ИТ);
• основные компоненты ИТ;
• основные правила построения ИТ;
• инструментарий ИТ;
• виды ИТ и структуру каждого вида;
• свойства и модели знаний ;

• методы построения информационных технологий для решения практических задач,
• основные приемы реализации ИТ с помощью языков и сред программирования.

Раздел 1. Информатизация общества

Информационные революции

Информационная революция возникает тогда, когда необходимо решить проблемы назревшего информационного кризиса : необходимость новых методов и инструментов хранения, передачи и обработки информации вследствие существенного увеличения ее объемов, сложности, увеличения расстояний для передачи информации и т.д.

В истории развития цивилизации произошло несколько информационных революций- преобразований общественных отношений из-за кардинальных изменений в сфере обработки информации. Следствием подобных преобразований являлось приобретение человеческим обществом нового качества.

1 революция – ( до н.э.) изобретение письменности, что привело к гигантскому качественному и количественному скачку. Появилась возможность передачи знаний от поколения к поколению.

2 революция – (середина XVI в.) изобретение книгопечатания, которое радикально изменило индустриальное общество, культуру, организацию деятельности.

3 революция – (конец XIX в.) изобретение электричества, благодаря которому появились телеграф, телефон, радио, позволяющие оперативно передавать и накапливать информацию в любом объеме.

4 революция – ( 70-е гг.XX в.) изобретение микропроцессорной технологии и появление персонального компьютера. Позволила :

• перейти от механических и электрических средств преобразования информации к электронным,
• миниатюризировать все узлы, устройства, приборы, машины,
• создать программно-управляемые устройства и процессы.

Роль информатизации в развитии общества

Образование больших потоков информации в информационном обществе обуславливается:

1. чрезвычайно быстрым ростом числа документов, отчетов, диссертаций, докладов и т.п., в которых излагаются результаты научных исследований и опытно-конструкторских работ;
2. постоянно увеличивающимся числом периодических изданий по разным областям человеческой деятельности;
3. появлением разнообразных данных, записываемых обычно на магнитных лентах и по этому не попадающих в сферу действия системы коммуникаций.

Как результат- наступает информационный кризис, который имеет следующие проявления:

1. появляются противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и обработке информации и существующими мощными потоками и массивами хранящейся информации. Так, например, общая сумма знаний менялась вначале очень медленно, но уже с 1900 г. она удваивалась каждые 50 лет, к 1950 г. удвоение происходило каждые 10 лет, к 1970 г. - каждые 5 лет, с 1990 г. - ежегодно.
2. существует большое количество избыточной информации, которая затрудняет восприятие полезной для потребителя информации;
3. возникают определенные экономические, политические и другие социальные барьеры, которые препятствуют распространению информации. Например, по причине соблюдения секретности часто необходимой информацией не могут воспользоваться работники разных ведомств.

Эти причины породили весьма парадоксальную ситуацию - в мире накоплен громадный информационный потенциал, но люди не могут им воспользоваться в полном объеме в силу своих возможностей. Информационный кризис поставил общество перед необходимостью поиска путей выхода из создавшегося положения. Внедрение ЭВМ, в различные сферы деятельности послужило началом нового эволюционного процесса, называемого информатизацией в развитии человеческого общества, находящегося на этапе индустриального развития [1].

Информационное общество

Информационное общество – общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы – знаний.

Характерные черты информационного общества

1. Решена проблема информационного кризиса, т.е. разрешено противоречие между информационной лавиной и информационным голодом;
2. Обеспечен приоритет информации по сравнению с другими ресурсами;
3. Главной формой развития становится информационная экономика;
4. В основу общества закладываются автоматизированные генерация, хранения, обработка и использование знаний с помощью новейшей информационной техники и технологии;
5. Информационная технология приобретает глобальный характер, охватывая все сферы социальной деятельности человека ;
6. Формируется информационное единство всей человеческой цивилизации;
7. Реализуются оптимальные принципы управления обществом, воздействия на окружающую среду.

Опасные тенденции информатизации общества

2. Все большее влияние на общество средств массовой информации;
3. Информационные технологии все больше вторгаются в частную жизнь людей и организаций;
4. Существует проблема отбора качественной и достоверной информации;
5. Многим людям трудно адаптироваться в среде информационного общества. Существует опасность разрыва между информационной элитой и потребителями.

Ближе всех на пути к информационному обществу стоят страны развитой информационной индустрии, к ним относятся США, Япония, Англия, Германия, страны Западной Европы. В этих странах уже давно одним из направлений государственной политики является направление, связанное с инвестициями и поддержкой инноваций в информационную индустрию, в развитие компьютерных систем и телекоммуникаций.

Последняя информационная революция выдвигает на первый план новую отрасль – информационную индустрию, связанную с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Важнейшими составляющими информационной индустрии становятся все виды информационных технологий, особенно телекоммуникации. Современная информационная технология опирается на достижения в области компьютерной техники и средств связи.

Раздел 2. Информация и ее свойства

Информация и данные

Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.п. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Информатика рассматривает информацию как концептуально связанные между собой сведения, данные, понятия, изменяющие наши представления о явлении или объекте окружающего мира. Наряду с информацией в информатике часто употребляется понятие данные. Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранится. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому можно утверждать, что информацией являются используемые данные.

Характеристики информации

I. Адекватность информации

Основной характеристикой информации является ее адекватность. Адекватность информации - это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т. П [1].

Формы адекватности информации

1. Синтаксическая адекватность. Она отображает формально-структурные характеристики информации и не затрагивает ее смыслового содержания. На синтаксическом уровне учитываются тип носителя и способ представления информации, скорость передачи и обработки, размеры кодов представления информации, скорость передачи и обработки, размеры кодов представления информации, надежность и точность преобразования этих кодов и т.п. Информацию, рассматриваемую только с синтаксических позиций, обычно называют данными, так как при этом не имеет значения смысловая сторона. Эта форма способствует восприятию структурных внешних характеристик, т.е. синтаксической стороны информации.

2. Семантическая (смысловая) адекватность. Эта форма определяет степень соответствия образа объекта и самого объекта и самого объекта. Семантический аспект предполагает учет смыслового содержания информации. На этом уровне анализируются те сведения, которые отражает информация, рассматриваются связи. В информатике устанавливаются смысловые связи между кодами представления информации. Эта форма служит для формирования понятий и представлений, выявления смысла, содержания информации и ее обобщения.

3. Прагматическая (потребительская) адекватность. Она отражает отношение информации и ее потребителя, соответствие информации цели управления, которая на ее основе реализуется. Проявляются прагматические свойства информации только при наличии единства информации (объекта), пользователя и цели управления. Прагматический аспект рассмотрения связан с ценностью, полезностью использования информации при выработке потребителем решения для достижения своей. С этой точки зрения анализируются потребительские свойства информации. Эта форма адекватности непосредственно связана с практическим использованием информации, с соответствием ее целевой функции деятельности системы.

II. Качества информации

1. Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования в целях создания образа объекта, максимально совпадающего с фактическим объектом. Важнейшее значение здесь имеют:

• правильность концепции, на базе которой сформулировано исходное понятие;

• обоснованность отбора существенных признаков и связей отображаемого явления.

Нарушение репрезентативности информации приводит нередко к существенным ее погрешностям.

2. Содержательность информации отражает семантическую емкость, равною отношению количества семантической информации в сообщение к объему обрабатываемых данных, т.е. C=Ic/Vд.С увеличением содержательности информации растет семантическая способность информационной системы, так как для получения одних и тех же сведении требуется преобразовать меньший объем данных.

3. Достаточность (полнота ) информации означает,что содержится объем информации, достаточный для принятия правильного решения.

4. Доступность информации восприятию пользователя обеспечивается выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования. Например, в информационной системе информация преобразовывается к доступной и удобной для восприятия пользователя форме.

5. Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования и зависит от динамики изменения ее характеристик и от интервала ее времени, прошедшего с момента возникновения данной информации.

6. Точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п. Для информации, отображаемой цифровым кодом, известно четыре классификационных понятия точности:

• формальная точность, измеряемая значением единицы младшего разряда числа;
• реальная точность, определяемая значением единицы последнего разряда числа, верность которого гарантируется;
• максимальная точность, которую можно получить в конкретных условиях функционирования системы;

• необходимая точность, определяемая функциональным назначением показателя.

7. Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точности. Устойчивость информации, как и репрезентативность, обусловлена выбранной методикой ее отбора и формирования.

III. Классификация информации

Классификация- система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам соответствия с определенным признаком.

Классификация информации

Информационные ресурсы

Ресурс - запасы,источники чего-нибудь. В индустриальном обществе, где большая часть усилий направлена на материальное производство, известно несколько основных видов ресурсов ставших уже классическими экономическими категориями :

1. Материальные ресурсы - совокупность предметов труда, предназначенных для использования в процессе производства общественного продукта, например : сырье, материалы, топливо, энергия, полуфабрикаты, детали и т.д.

2. Природные ресурсы – объекты, процессы, условия природы, используемые обществом для удовлетворения материальных и духовных потребностей людей.

3. Трудовые ресурсы – люди, обладающие общеобразовательными и профессиональными знаниями для работы в обществе.

4. Финансовые ресурсы – денежные средства, находящиеся в распоряжении гос. или коммерческой структуры.

5. Энергетические ресурсы – носители энергии, например : уголь, нефть, газ, гидроенергия, электроэнергия и т.д.

6. Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках, данных, других информационных системах )

Раздел 3. Информационные технологии

Понятие информационных систем

Система - любой объект, который одновременно рассматривается и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу,так и по главным целям.

Информационная система (ИС) - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Реализация функций ИС невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Т.о. :

Информационная система – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов ( ИП), использующая компьютерную информационную технологию, т.е. ИС система является средой для применения информационных технологий.

Понятие информационных технологий

Информационная технология (ИТ) – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта), т.е. совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации в ИП.

Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия его на основе решения по выполнению какого-либо действия. В данном пособии рассматриваются только новые информационные технологии.

Новая информационная технология

Новая информационная технология – технология, базирующаяся на инновационных разработках и идеях. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В ее понятие включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами [1].

Новая технология постоянно меняет свое содержание, так как развиваются ее средства, методы и инструментарий. Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использование информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использование технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из символов: «компьютерная», «современная» и т.д.

Современная информационная технология - информационная технология, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства, с «дружественным» интерфейсом работы пользователя.

Основные принципы современной (компьютерной ) информационной технологии:

• Интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;
• Интегрирование (стыковка, взаимность) с другими программными продуктами;
• Гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Основные характерные черты современной информационной технологии

Методология	Основной признак	Результат
Принципиально новые средства обработки информации	передача, хранение и отображение информации «Встраивание» в технологию управления	Новая технология коммуникаций
Целостные технологические системы	Интеграция функций спе-циалистов и менеджеров	Новая технология обработки информации
Целенаправленные создания	Учет закономерностей социальной среды	Новая технология принятия управленческих решений

Инструментарий информационной технологии

Инструментарий информационной технологии – один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера:

1. Текстовой процессор (редактор);
2. Настольные издательские системы;
3. Электронные таблицы ;
4. Системы управления базами данных;
5. Графические редакторы;
6. Системы автоматизированного проектирования;
7. Органайзеры (электронные записные книжки, календари и т.д.);
8. Информационные системы функционального назначения

(финансовые, бухгалтерские, для маркетинга, проектирования деятельности предприятия и пр.)

9. Экспертные системы и т.д.

Составляющие информационной технологии

1-й уровень - этапы, где реализуются сравнительно длительные технологические процессы. состоящие из операций и действий последующих уровней.

2-й уровень - операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.

3-й уровень –действия - совокупность стандартных для каждой программной среды приемов работы,приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержимое экрана.

…

n-й уровень – элементарные операции по управлению мышью и клавиатурой.

Освоение ИТ и дальнейшее ее использование должны сводиться к тому, что нужно сначала хорошо овладеть набором элементарных операций (ЭО). Из ограниченного набора ЭО в разнообразных комбинациях составляется действие, а из действий составляются операции, которые определяют этапы. Совокупность технологических этапов образует информационную технологию, которая должна отвечать следующим требованиям :

• Обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы, операции, действия;
• Включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;
• Иметь регулярный характер, т.е. все уровни должны быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно использовать технологии для решения однотипных задач.

Этапы развития ИТ

Информационные технологии развивались поэтапно, но эти этапы можно классифицировать по разному [1] :

По виду задач и процессов обработки данных.

1 этап (60-70 гг) – обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Цель – автоматизация операционных действий человека.

2 этап ( с 80 г) – решение стратегических задач.

По проблемам, стоящим на пути информатизации общества

1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого этапа — отставание программного обеспечения от уровня развития аппа­ратных средств.

3-й этап (с начала 80-х гг.)—компьютер становится инструментом непрофессио­нального пользователя, а информационные системы — средством поддержки принятия его решений. Проблемы — максимальное удовлетворение потребностей пользователя и созда­ние соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

4-й этап (с начала 90-х гг.) — создание современной технологии межорганизаци­онных связей и информационных систем. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

• выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

• организация доступа к стратегической информации;

• организация защиты и безопасности информации.

По преимуществам, которые приносит компьютерная технология

1-й этап (с начала б0-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой инфор­мации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллектив­ное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая — плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и пони­мания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию информационных систем — ориентация смещается в сторо­ну индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизо­ванная обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, бази­рующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преиму­ществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распреде­ленной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие ин­формационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.

По видам инструментария технологии

1-й этап (до второй половины XIX в.)- “ручная” информационная технология, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов,депеш.Основная цель технологии- представление информации в нужной форме.

2-й этап ( с конца XIX в. ) - «механическая» технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технология – представление информации в нужной форме более удобными средствами.

3-й этап (40-60-е гг. XX в.) - «электрическая» технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

4-й этап (с начала 70-х гг. ) - «электронная» технология, основным инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно- поисковые системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формирование содержательной стороны информация для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. Множество объективных и субъективных и факторов не позволили решить состоящие перед новой концепции и информационной технология поставленный задачи. Однако был приобретен опыт формирования содержательной стороны управленческой информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная база для перехода на новый этап развития технологии.

5-й этап (с середины 80-гг.)- «компьютерная» («новая») технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализация АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определенными специалистами. Подобный системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуется на персональном компьютере и использует телекоммуникация. В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергается и технические средства бытового, культурного и прочее назначения. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные и локальные компьютерные сети.

Проблемы использования информационных технологий

Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устаревает и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии.

Роль структуры управления в информационной системе

Внедрение информационных технологий для любой организации нацелено на решение следующих задач:

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соот­ветствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме — эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение социальных и экономи­ческих задач.

2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и ис­пользоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной ин­формации.

Для внедрения и использования информационных систем и информационных технологий необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимае­мых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации — структура и органы уп­равления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы и внедрение информационных технологий должно начинаться с анализа структуры управ­ления организацией.

Структура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управ­ления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анали­за, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структу­ры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборато­рии, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производ­ства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-иссле­довательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, реги­страцию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тен­денций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от слож­ности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела — ме­неджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-эконо­мистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за вы­полнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

• финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

• психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п..

Принятие решения — акт целенаправленного воздействия на объект управле­ния, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достиже­ния этой цели.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются слож­ностью решаемых задач. Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: опера­ционный, функциональный и стратегический. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления тре­буется.

Методы реализации информационной технологии

Существует три основных метода обработки информации в информационном процессе [1]:

1. Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычислительные центры (ВЦ) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране – ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60-70-е гг.

Достоинства методологии централизованной технологии:

• возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры ;
• сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии:

• ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;
• ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

2. Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинствами такой методологии являются:

• гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователям;
• усиление ответственности низшего звена сотрудников;
• уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;
• более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Недостатки такой методологии:

• сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;
• психологическое неприятие пользователями рекомендуемых центром стандартов и готовых программных продуктов;
• неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

3. Рациональная методология. Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной информационной технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход назовем рациональной методологией. Рациональная методология использования информационной технологии позволит достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др.

Распределение обязанностей при данной методологии:

• вычислительный центр должен отвечать за выборку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;
• персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Концепции внедрения информационной технологии в фирме

При внедрении информационной технологии в фирме необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающую сложившиеся точки зрения на существующую структуру организаций и роль в ней компьютерной обработки информации:

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализуются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимально, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Недостаток– необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

Достоинства - минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуры фирмы. Существующая структура будет модернизироваться. Данная стратегия предполагает максимальное развитее коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующий по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

Недостатки :

• Существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
• Наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинства:

• Рационализация организационной структуры фирмы;
• Максимальная занятость всех работников;
• Высокий профессиональный уровень;
• Интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Раздел 4. Виды информационных технологий

Классификация информационных технологий

По степени охвата задач управления информационные технологии подразделяются на следующие группы:

• электронная обработка данных;
• автоматизация функций управления;
• поддержка принятия решений;
• электронный офис;
• экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций ИТ можно разделить:

• системы с текстовым редактором;
• системы с табличным процессором;
• системы управления базами данных;
• системы с графическими объектами;
• мультимедийные системы;
• гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса ИТ делятся на:

• пакетные (централизованная обработка);
• диалоговые;
• сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети ИТ можно разделить на:

• локальные;
• многоуровневые;
• бухгалтерского учета;
• банковской деятельности;
• налоговой деятельности;
• страховой деятельности и т. д.

По обслуживаемым предметным областям информационные технологии подразделяются на технологии:

• бухгалтерского учета;
• банковской деятельности;
• налоговой деятельности;
• страховой деятельности и т. д.

По активности ИТ делят на :

• информационно-справочные (пассивные), которые поставляют информацию оператору после его связи с системой по соответствующему запросу. В них необходима только для сбора и обработки информации об управляемом объекте основе информации, переработанной ЭВМ и представленной в удобной для восприятия форме, оператор принимает решения относительно способа управления объектом, предоставляет широкие возможности для математической обработки данных (сравнение текущих значений параметров с их максимально и минимально допустимыми значениями прогнозирование характера изменения контролируемых параметров). В математическое обеспечение ЭВМ входят библиотека рабочих программ, каждая из которых выполняет одну или несколько функций централизованного контроля, и программа-диспетчер, выбирающая для выполнения ту или иную рабочую программу. Общение между оператором и ЭВМ ведется в режиме «запрос-ответ».
• информационно-советующие (активные), которые сами выдают абоненту предназначенную для него информацию периодически или через определен промежутки времени. В этих системах наряду со сбором и обработкой информации выполняются следующие функции: определение рационального технологического режима функционирования по отдельным технологическим параметрам, определение управляющих воздействий по всем или отдельным управляемым параметром процесса и т. п.

Эти технологии применяют в тех случаях, когда требуется осторожный подход к решениям, выработанным формальными методами. Это связано с неопределенность математическом описании управляемого процесса: математическая модель недостаточно полно описывает технологический (производственный) процесс, так как учитывает лишь часть управляющих и управляемых параметров; математическая модель адекватна; управляемому процессу лишь в узком интервале технологических параметров; критерии управления носят качественный характер и существенно изменяются в зависимост1 большого числа внешних факторов. Неопределенность описания может быть связана с недостаточной изученностью технологического процесса, и реализация адекватной модели потребует применения дорогостоящей, ЭВМ. При большом разнообразии и объеме дополнительных данных, общение оператора с ЭВМ строится в виде диалога.

В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи и функционирования звена «человек—машина», распределения информационных управляющих функции между оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контр управления все технологии можно разделить на информационные и управляющие.

Информационные технологии, обеспечивающие сбор и выдачу в удобно» обозрения виде измерительную информацию о ходе технологического производственного процесса, в результате соответствующих расчетов определяют, управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс про наилучшим образом. Выработанная управляющая информация служит рекомендацией оператору, причем основная роль принадлежит человеку, а машина и вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию.

Информационные технологии должны, с одной стороны, представлять отче нормальном ходе производственного процесса и, с другой - информацию о ситуациях, вызванных любыми отклонениями от нормального процесса.

Промежуточным классом между информационной и управляющей технологи можно считать информационно-управляющую система, которая предоставляет оператору достоверную информацию о прошлом, настоящем и будущем состоя производственной системы. Следовательно, кроме программ сбора и обработки( производственной информации необходима реализация ряда дополнительных программ статистики, прогнозирования, моделирования, планирования и др.

Свойства, структура, и классификация информационных технологи управления

Под информационной технологией управления ( ИТУ) понимается сие методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых: информация предоставляется пользователям.

Управляющая технология осуществляет функции управления определенным программам, заранее предусматривающим действия, которые должны быть предприняты в той или иной производственной ситуации. За человеком остается контроль или вмешательство в тех случаях, когда возникают непредвиденные алгоритмами управления обстоятельства.

Применение информационных технологий управления позволило представлять данные в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому ИТУ играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает объясняется рядом свойств, присущих информационным технологиям, которые:

• позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что экономит другие виды ресурсов;
• реализуют наиболее важные, интеллектуальные функции социально-
  экономических процессов;
• позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы в период становления информационного
  общества;
• обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует
  распространению массовой информации. Информационные технологии
  быстро ассимилируются культурой общества, снимают многие
  социальные, бытовые и производственные проблемы, расширяют
  внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют
  на миграцию населения по планете;
• занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества,
  развитии системы образования, культуры и новых (экранных) форм
  искусства, популяризации шедевров мировой культуры и истории развитии
  человечества;
• играют ключевую роль в процессах получения, накопления и
  распространения новых знаний;
• позволяют реализовать методы информационного моделирования
  глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования
  многих природных ситуаций в регионах повышенной социальной и
  политической напряженности, экологических катастроф, крупных
  технологических аварий.

Структура конкретной информационной технологии управления для реализации предполагает наличие трех компонент:

• комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной
  коммуникационной и организационной техники;
• системы программных средств, состоящей из системного (общего и
  прикладного программного обеспечения;
• системы организационно-методического обеспечения, включающей
  инструктивные и нормативно-методические материалы по организации
  работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной
  ИТ обеспечения управленческой деятельности.

С ростом числа задач управления в сложных системах значительно увеличивается объем переработанной информации и повышается сложность алгоритмов управления. В результате осуществлять управление централизованно невозможно, так как имеет место несоответствие между сложностью управляемого объекта и способностью любого управляющего органа получать и перерабатывать информацию. Кроме того, в таких можно выделить следующие группы задач, каждая из которых характеризуется соответствующими требованиями по времени реакции на события, происходящие в управляемом процессе:

• задачи сбора данных с объекта управления (время реакции - секунды, доли
  секунды);
• задачи экстремального управления, связанные с расчетами желаемых параметров управляемого процесса (время реакции - секунды, минуты)
• задачи оптимизации и адаптивного управления процессами (В
  реакции - несколько секунд);
• информационные задачи, задачи диспетчеризации и координации в масштабах цеха или предприятия, задачи планирования и др. (Время реакций - часы).

Очевидно, что иерархия задач управления приводит к необходимости создания иерархической системы средств управления. Такое разделение, позволяя справиться с информационными трудностями для каждого местного органа управления, порождает необходимость согласования принимаемых этими органами решений, т. е. создания ними нового управляющего органа. Кроме того, многие производственные структуры имеют собственную иерархию. Чаще всего иерархическая структура объекта управления не совпадает с иерархией системы управления. Следовательно, по мере усложнения систем выстраивается иерархическая пирамида управления.

В многоуровневой иерархической системе управления (например, гибкой производственной системой) выделяют обычно три уровня: уровень управления работой оборудования и технологическими процессами, уровень оперативного управлениях ходом производственного процесса и уровень планирования работ. В функции низшего уровня входят:

• сбор и обработка информации и непосредственное управление работой оборудования и технологическими, процессами с учетом команд, поступающих с вышестоящего уровня;
• фиксация времени простоя оборудования с учетом причин простоя;
• контроль за состоянием инструмента и учет его использования;
• учет числа обработанных деталей;
• передача информации на уровень оперативного управления.

Функциями уровня оперативного управления ходом производственного процесса являются:

• анализ наличия ресурсов для выполнения сформированных задании;
• оперативная корректировка режимов отдельных технологических процессов и выдача заданий по коррекции технических устройств низшего уровня; контроль качества изделий;
• прием и систематизация информации с управляющих устройств низшего уровня;
• координация работы всех элементов системы в соответствии с полученным заданием;

• передача информации на верхний уровень управления.

Функциями уровня планирования работ являются:

• решение комплекса задач, связанных с управлением и контролем за работой уровня оперативного управления;
• управление библиотекой управляющих программ для оборудования и технологических процессов;
• сбор, обработка и выдача информации о ходе производственного процесса в системе.

Виды информационных технологий по степени охвата задач управления :

1. Информационная технология обработки данных
2. Информационная технология управления
3. Автоматизация офиса
4. Информационная технология поддержки принятия решений
5. Информационная технология экспертных систем

Информационная технология обработки данных

Характеристика и назначение.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Это технология применяется на уровне операционной (исполнительной) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Задачи, которые решаются на уровне операционной деятельности:

• Обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• Создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• Получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформления их в виде бумажных документов или отчетов.
• Операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.

Особенности, связанные с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• Выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. По этому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
• Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• Выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• Выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• Использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к его началу;
• Акцент на хронологию событий;
• Требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

1. Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии обработки данных :

2. Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

• Классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей;
• Сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
• Вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
• Укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

3. Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

4. Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документов для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

Информационная технология управления

Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходит для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управлений управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Задачи обработки данных, которые решаются на этом этапе:

• Оценка планируемого состояния объекта управления;
• Оценка отклонений от планируемого состояния;
• Выявление причин отклонений;
• Анализ возможных решений и действий.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления :

Основные компоненты

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчётов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений и организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1. Данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
2. Планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Формирование управленческих отчетов.

Все управленческие отчеты делятся на два основных вида :

1. Регулярные отчёты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
2. Специальные отчёты создаются по запросам управления или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчётов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчётов:

1. В суммирующих отчётах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
2. Сравнительные отчёты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
3. Чрезвычайные отчёты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от её запланированного состояния).

При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчётам предъявляются следующие требования:

• Отчёт должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• Сведения в отчёте должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
• Все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
• В отчёте необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникаций персонала (с её совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить её.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии автоматизации офиса :

1. Электронный календарь. Он представляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.
2. Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
3. Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
4. Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства- оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент введено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

5. Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы.
6. Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиокнференции, но с применением видеоаппаратуры.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

• односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудио сигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;
• односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником ;
• двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающий определенную проблему, независимо от их географического положения.

Информационная технология поддержки принятия решений

Характеристика и назначение

Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информация технологии появились усилиями в основном американских ученых в конце70-х –начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решений, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

1. cистема поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
2. человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающие полученный результат вычислений на компьютере.

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений можно указать еще ряд ее отличных характеристик:

• ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
• сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
• направленность на непрофессионального компьютера;
• высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто координация лиц, принимающих решения как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений :

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером:

1. База данных ( БД).

Она играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей.

Источники данных в БД и их особенности:

1. Часть данных поступает от информационной системы операционного уровня. Чтобы использовать их эффективно, эти данные должны быть предварительно обработаны.

Для этого имеются две возможности:

• использовать для обработки данных об операциях фирмы систему управления базой данных, входящую в состав системы поддержки принятия решений;
• сделать обработку за пределами системы поддержки принятия решений, создав для этого специальную базу данных. Этот вариант более предпочтителен для фирм, производящих большое количество коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы которые для повышения надежности и быстроты доступа.

2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть современно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решения на верхних уровнях управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует узнать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних данных внешние данные обычно приобретают у специализируются на их сборе организаций.

4. В настоящее время широко исследуются вопрос о включение в базу данные еще одного источника данных – документов, включающих в себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если содержание этих документов, будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам,( поставщикам, потребителям, датам, видам, услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.

Система управления данными в БД должна обладать следующими возможностями:

• Составления комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредствам использования процедур агрегирования и фильтрации;
• Быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
• Построение логической структуры данных в терминах пользователя;
• Использования и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
• Обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

2. База моделей.

Целью создания моделей является описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использования моделей обеспечивает проведения анализа в системах поддержки принятия решений. Модели, базируется на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождения информации, полезной для принятия правильных решении.

Использование моделей в составе информационных систем началось с применения статистических методов и методов финансового анализа, которые реализовались командами обычных алгоритмических языков. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуации типа «что будет, если?» или «как сделать, чтобы?». Такие языки, созданные специально для построения моделей, дают возможность построения моделей определённого типа, обеспечивающих нахождение решения при гибком изменении переменных.

Классификация типов моделей :

1. По цели использования модели подразделяются на:

• оптимизационные, связанные с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей (например, управляющие часто хотят знать, какие их действия ведут к максимизации прибыли или минимизации затрат),
• описательные, описывающие поведения некоторых систем и не предназначенные для целей управления.

2. По способу оценки модели классифицируются на :

• детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных,
• стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, так как исходные данные заданы вероятностными характеристиками.

* Детерминистские модели более популярны, чем стохастические, потому что они менее дорогие, их легче строить и использовать. К тому же часто с их помощью получаются вполне достаточная информация для принятия решения.

3. По области возможных приложений модели разбиваются на:

• специализированные, предназначенные для использования только одной системой,
• универсальные длят использования несколькими системами.

* Специализированные модели более дорогие, они обычно применяются для описания уникальных систем и обладают большей точностью.

4. По способу планирования классифицируются на :

• Стратегические - используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Они могут быть также полезны при выборе вариантов размещения предприятий, прогнозировании политики конкурентов и т.п. Для стратегических моделей характерны значительная широта охвата, множество переменных, представление данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних источниках и могут иметь субъективный характер. Горизонт планирования в стратегических моделях, как правило, измеряется в годах. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на одной определенной фирме.

• Тактические - применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Среди возможных сфер их использования следует указать: финансовое планирование, планирование требований к работникам, планирование увеличения продаж, построение схем компоновки предприятий. Эти модели применимы обычно лишь к отдельным частям фирмы (например, к системе производства и сбыта) и могут также включать в себя агрегированные показатели. Временной горизонт, охватываемый тактическими моделями, - от одного месяца до двух лет. Здесь также могут потребоваться данные из внешних источников, но основное внимание при реализации данных моделей должно быть уделено внутренним данным фирмы. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.

• Оперативные - используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Возможные применения этих моделей включают в себя ведение дебиторских счетов и кредитных расчетов внутрифирменные данные. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные (т.е. могут быть использованы в различных организациях).

5. По способу представления :

• Логические- рассуждения, семантические сети и т.д.
• Математические - состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы, теорию фракталов, процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п. – от простейших процедур до сложных ППП. Модельные блоки, модули и процедуры могут использоваться как поодиночке, так и комплексно для построения и поддержания моделей.

Система управления базой моделей должна обладать следующими возможностями: создавать новые модели или изменять существующие, поддерживать и обновлять параметры моделей, манипулировать моделями.

3. Система управления интерфейсом.

Эффективность и гибкость информационной технологии во многом зависят от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений.

Интерфейс должен обладать следующими возможностями:

• манипулировать различными формами диалога, изменяя их в процессе принятия решения по выбору пользователя;
• передавать данные системе различными способами;
• получать данные от различных устройств системы в различном формате;
• гибко поддерживать (оказывать помощь по запросу, подсказывать) знания пользователя.

Интерфейс определяет: