Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Омский государственный технический университет»

Т.Н. Виноградова

Т.В. Глазунова

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебное пособие

для студентов очной формы обучения

Омск 2007

УДК 005.912 (075)

ББК 65.050.2я73

В 49

Рецензенты: к.т.н. профессор ОмГУПС В.Г. Шахов, к.ю.н. преподаватель Омской академии МВД России Бавсун И.Г.

Учебное пособие содержит кратко изложенный курс лекций, список учебников и учебных пособий, которые позволят студентам усвоить содержание дисциплины в полном объеме при ее самостоятельном изучении.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Омского государственного технического университета.

Редактор М.А. Блус

ИД №06039 от 12.10.2001

Сводный темплан 2007 г.

Подписано в печать 02.02.07. Формат 60х84 1/16

Бумага офсетная. Отпечатано на дупликаторе. Усл.печ.л. 4,3. Уч.– изд.л.1,0.

Тираж 100 экз. Заказ.

____________________________________________________________________

Издательство ОмГТУ. 644050, г. Омск, пр-т. Мира, 11

Типография ОмГТУ

ВВЕДЕНИЕ

Настоящее пособие предназначено для студентов специальности 090104 «Комплексная защита объектов информатизации» для изучения дисциплины «Документоведение».

Учебное пособие составлено в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования.

В работе сформулированы цели и задачи дисциплины «Документоведение», требования к уровню подготовки студентов, завершивших его изучение.

Пособие содержит краткое содержание конспекта лекций, контрольные вопросы по дисциплине для самоконтроля студентов, темы рефератов и необходимую для изучения предмета литературу.

В данном пособии раскрываются все вопросы, связанные с созданием и оформлением личных и служебных документов, изготовленных на различных материальных носителях и с учетом законодательной, нормативно-методической и учебной литературы. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению юридической силы документа.

Цель курса: изучение современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих документов, организации их движения и учета.

Задачи курса: показать взаимосвязь информации и документа, проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования; проанализировать функции документа и образование систем документации; сформировать у студентов рациональные подходы к организации работы с документами.

Студенты должны знать:

• нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;
• правила составления и оформления документов;
• современную технологию обработки документов.

По результатам изучения курса «Документоведение» студенты должны уметь: составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов; организовывать контроль за сроками исполнения документов и оперативное их хранение.

РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ

1.1. Введение в дисциплину

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Молодому специалисту, пришедшему работать на предприятие, необходимо иметь представление не только о движении документов в организации, но и навыки и знания в области составления и оформления различной документации.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Необходимость фиксировать информацию появилась давно, и в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо способом письма – рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Для организации правильной, а главное эффективной защиты документированной информации необходимо, прежде всего, хорошо представлять сам объект защиты, его основные свойства, характеристики, особенности документирования на различных носителях. Документоведение как наука о документах позволяет научно систематизировать признаки документов, то, каким образом появляется документ, какие принципы положены в основу его создания, каким образом выстраивается технологическая цепочка движения документа в зависимости от его назначения и степени конфиденциальности.

Особенно выросла роль документоведения в связи с распространением рыночных отношений и коммерческой самостоятельностью предприятий. В условиях жесткой конкуренции борьба за прибыль все больше из материальной сферы перемещается в сферу информационных технологий, за обладание информацией (кадровой, финансовой, коммерческой, технической, технологической и т.д.). В этих условиях документ выступает и как основной носитель конфиденциальной информации, и как объект информационной защиты. Знание основных правил работы с документами из удела узкого круга специалистов-делопроизводителей и архивариусов превращается в насущную необходимость практически всех работников государственных и коммерческих организаций. Неправильное оформление управленческой, кадровой, финансовой и коммерческой документации, несоблюдение режима конфиденциальности документов может обернуться тяжелыми правовыми и экономическими последствиями.

Именно по этой причине курс «Документоведение» занимает достойное место в ряду дисциплин специальности «Комплексная защита объектов информатизации».

1.2. Понятие документа

Появление документа связано с появлением начертательного способа фиксации информации, т.е. с появлением письма.

В переводе с латинского документ – «учу» или «извещаю». В России этот термин появился в XVIII веке. Пётр I перевел его как письменное свидетельство, письменный источник, доказательство, имеющее юридическую силу и юридические последствия. Подробная трактовка документа сохранилась до наших дней.

В XX веке в документе выявился управленческий аспект, который тесно связывается с информацией и её управленческой ценностью. В XX веке в связи со становлением экономики, документ стал очень важен как управленческий инструмент.

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах – ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания даёт свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания даёт это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Эволюция понятия «документ», которое даёт документоведение следующая:

документ – материальный объект;

документ – носитель информации;

документ – документированная информация.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации выступает документ.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина – документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов – документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве»^[1].

1.3. Функции документа

В основу понятия «документ» положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Функциональное назначение документов велико, так как одновременно они выполняют несколько функций. В силу своей многофункциональности документы могут выполнять одновременно несколько задач и служить различным целям.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации.

Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи, трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника. Все документы с момента своего появления потенциально обладают функцией исторического источника.

С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе. Поэтому, культурная функция документа и является одной из важнейших.

Существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

С управленческой функцией тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения, либо прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия.

Ряд документов обладает политической функцией. Политическая функция находит своё выражение, прежде всего, в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетенными между собой, поскольку в действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

• функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
• функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

1.4. Свойства и признаки документа

Свойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. «relevant» – уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации – её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более, невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа, изменения и искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних свойств документа, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Любой документ обладает определенным набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами.

Прежде всего, информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определенной целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Авторство – важнейший признак документа. Авторами документов могут выступать учреждения, предприятия, организации. Вместе с тем авторами документов могут быть отдельные лица.

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа. Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – время создания документа. Дата создания документа необходима для правовой оценки, содержащейся в нем информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления.

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности, рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем, следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, и для круга участников управленческих действий, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет, что:

– законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации;

– в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти;

– электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе;

– в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами;

– право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

1.5. Способы и средства документирования

Документирование различных видов деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления того или иного вида деятельности на различных носителях по установленным правилам. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, – это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.д.) и заканчивая электронными средствами.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

По технике нанесения информации различают: рукописные (изготовленные человеком), машинописные (изготовленные автоматическим печатным средством и имеющим информацию в виде понятном человеку (буквы, цифры, графики, схемы, чертежи и условные обозначения)), кино-, фото-, фоно-, аудиовизуальные документы.

Письменный документ – это текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Рукописный документ – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого - либо предмета.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено по средствам линии, штрихов, светотени.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный киномотографическим способом.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий звуковую и изобразительную информацию.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

1.6. Материальные носители документной информации

Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино, аудиодокументирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

• бумажные;
• фотографические носители;
• носители механической звукозаписи;
• магнитные носители;
• оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде, и особенно при хранении, они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д. К примеру, в настоящее время известно около 400 видов грибов и насекомых, обнаруженных на документах и книгах, способных поражать бумагу, кальку, ткани, дерево, кожу, металл, кинофотоплёнку и другие материалы

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене к каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя.

Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения. Причём процесс старения таких документов является многосторонним и существенно отличается от старения традиционных носителей информации.

Во-первых, аудиовизуальные и машиночитаемые документы, равно как и документы на традиционных носителях, подвержены физическому старению, связанному со старением материального носителя. Так, старение фотоматериалов проявляется в изменении свойств их светочувствительности и контрастности при хранении, в увеличении так называемой фотографической вуали, повышении хрупкости плёнок. У цветных фотоматериалов происходит нарушение цветового баланса, т.е. выцветание, проявляющееся в виде искажения цветов и снижения их насыщенности. Особенно нестойкими были кинофотодокументы на нитроплёнке, являвшейся вдобавок ещё и крайне горючим материалом. Очень быстро выцветали первые цветные кинофотодокументы. Надо заметить, что вообще срок сохранности цветных кинодокументов в несколько раз меньше, чем чёрно-белых, вследствие нестойкости красителей цветного изображения. Вместе с тем плёночный носитель является сравнительно долговечным материалом. Не случайно в архивной практике микрофильмы по-прежнему остаются важным способом хранения резервных копий наиболее ценных документов, поскольку могут храниться, по расчётам специалистов не менее 500 лет.

Для магнитных носителей (лент, дисков, карт и др.) характерна высокая чувствительность к внешним электромагнитным воздействиям. Они также подвержены физическому старению, изнашиванию поверхности с нанесённым магнитным рабочим слоем (так называемое осыпание). Магнитная лента со временем растягивается, в результате чего искажается записанная на ней информация.

По сравнению с магнитными носителями оптические диски более долговечны, поскольку срок их службы определяется не механическим износом, а химико-физической стабильностью среды, в которой они находятся. Оптические диски нуждаются в хранении также в условиях стабильных комнатных температур и с относительной влажностью в пределах, установленных для магнитных лент. Для них противопоказаны чрезмерная влажность, высокая температура и резкие её колебания, загрязнённый воздух. Разумеется, оптические диски следует оберегать и от механических повреждений. При этом надо иметь в виду, что наиболее уязвимой является нерабочая окрашенная сторона диска.

В отличие от традиционных текстовых и графических документов, аудиовизуальные и машиночитаемые документы подвержены техническому старению, связанному с уровнем развития оборудования для считывания информации. Быстрое развитие техники приводит к тому, что возникают проблемы и порой труднопреодолимые препятствия для воспроизведения ранее записанной информации, в частности, с фоноваликов, пластинок, кинолент, поскольку выпуск оборудования для их воспроизведения либо давно прекратился, либо действующее оборудование рассчитано на работу с материальными носителями, обладающими иными техническими характеристиками. К примеру, в настоящее время уже трудно найти компьютер для считывания информации с флоппи-дисков диаметром 5,25 дюймов, хотя минуло всего лишь пять лет с тех пор, как их вытеснили 3,5-дюймовые дискеты.

Наконец, имеет место логическое старение, которое связано с содержанием информации, программным обеспечением и стандартами сохранности информации. Современные технологии цифрового кодирования позволяют, по мнению учёных, сохранять информацию практически вечно. Однако для этого необходима периодическая перезапись, например, компакт-дисков – через 20-25 лет. Но во-первых, это дорого, а, во-вторых, компьютерная техника развивается настолько быстро, что имеет место нестыковка аппаратуры старых и новых поколений.

В настоящее время продолжается интенсивный поиск информационно ёмких и одновременно достаточно стабильных и экономичных носителей.

РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЮ

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждения, организаций и предприятий требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

На основе таких документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Особенностью этого стандарта является его рекомендательный характер. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволяет организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его следует соблюдать!

Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:

• ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
• ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

2.1. Требования к составу реквизитов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги.

Реквизит – элемент официального документа.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16– гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23– гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Для придания документам юридической силы и их идентификации служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 13, 15, 17, 18,19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат.

Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилию исполнителя, постановку документа на контроль и др.

Реквизит 20 «текст» передает основное содержание документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста – основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 20;

правое поле – 10; нижнее поле – 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

2.2. Правила оформления отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления на практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Государственный герб Российской Федерации (01)

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, Ч. 1, ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация изменения Государственного герба карается законом.

Герб субъекта Российской Федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)

На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Код организации (04)

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти (ОКОГУ) или общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)

Регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (06)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Наименование организации (08)

Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации. Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа.

Справочные данные об организации (09)

В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно - территориального деления.

Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяются дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, номер электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Наименование вида документа (10)

Наименование вида документа регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Должно отражать содержание документированного действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов кроме письма. Например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.

Дата документа (11)

Дата документа является одним их основных реквизитов, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания, для документов, принимаемых коллегиальным органом, – дата его принятия, для утверждаемых документов – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 3 способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. При этом Государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2002.

в) год, месяц, день месяца. Например: 2002.09.01.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 сентября 2002 г. в основном в документах финансового характера

Регистрационный номер документа (12)

Регистрационный номер документа или индекс проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Это условное (цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа), присеваемое ему при регистрации, который указывает место его составления (исполнения) и хранения. Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу в соответствии с принятой системой индексации и проставляется в одной строке рядом с реквизитом «Дата». Для внутренних документов (приказов, договоров) индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.

Для исходящих состоит из следующих частей:

• индекс структурного подразделения, составляющего документ;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа;
• порядковый номер регистрации.

Например: № 05-24/149 где 05 – номер структурного подразделения, 24– номер дела по номенклатуре, 149 – порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13)

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим образом: На № 05-134/39 от 04.12.2006. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления или издания документа (14)

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административного - территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Омск; с. Сосновка Любинского района Омской области.

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.

Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации, предприятия (в и.п.);
• наименование структурного подразделения (в и.п.);
• указание должности получателя (в д.п.);
• инициалы и фамилия (в д.п.);
• почтовый адрес.

Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением правительства РФ от 26.09.2000 № 725.

В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

• наименование адресата (физическое или юридическое лицо);
• улица, № дома, № квартиры;
• населенный пункт (город, поселок);
• область, край, республика;
• страна (для международных писем);
• почтовый индекс.

Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Если письмо адресовано физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Чередову Ивану Ивановичу

ул. Н. Чернышевского, д. 45, кв. 23,

г. Омск, 644062

При направлении документа в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже, и адресование оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, при этом инициалы должностного лица указываются перед фамилией, например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

Н.П. Громову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должностного адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

И.П. Матвееву

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям фамилии опускаются, а должности указываются обобщенно. Например:

Ректорам вузов.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В. Семиной

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Гриф утверждения документа (16)

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставление на документе грифа утверждения или издание специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Текстиль»

_______________ Л.Т. Шведов

(подпись)

14.05.2006

Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки.

УТВЕРЖДАЮ

Президент АО «Электрон»

___________ Л. В. Кузин

«___» ___________2006

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованием утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета университета

от 07.12.2004 № 15

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.02.2005 № 85

Гриф утверждения располагают справа над текстом в верхнем углу документа.

Резолюция (17)

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». Допускается оформление резолюции на отдельном листе. В резолюции указывается фамилия и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например:

Лукашину Т. Р.

Петровой И.К.

Прошу подготовить смету

и проект договора к 30.07.2002

____________ А. В. Фролов

(личная подпись)

10.07.2002

Заголовок к тексту (18)

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях когда документ оформлен на бумаге формата А4. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ об увольнении

Протокол заседания ученого совета

Должностная инструкция секретаря

Акт ревизии

Письмо о заключении договора

Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Длина заголовка не более 5-ти строчек, не более 28 печатных знаков в строчке. Точку в конце заголовка не ставят.

Отметка о контроле (19)

Проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка текста.

Текст документа (20)

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок текста».

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

Текст документа по структуре непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт, и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо).

Текст документа составляют на русском языке или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти; органы государственной власти субъектов РФ; на предприятия; в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде трафарета, анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Отметка о наличии приложений (21)

Отметка предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста, выше реквизита «подпись». Слово «приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложения указываются в тексте. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.01.2005 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.02.2005 № 8 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 №02-4/156 и приложение к нему всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора школы

от 15.06.2006 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

к приказу Минздрава России

от 05. 05. 2004

Подпись (22)

Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей).

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и другие ценностей; документы, изменяющие кредитные и другие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке): личная подпись: расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Генеральный директор

АО «Сибирские системы» Личная подпись А. А. Борисов

или на бланке:

Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор

ЗАО «Сибирь» Личная подпись П. И. Иванов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Если документ подготовлен двумя организациями, и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагаются двумя группами на одном уровне, например:

Генеральный директор завода «Полет» ____________ М.В. Николаев (подпись)

Генеральный директор завода «Сатурн» ______________С.П. Сидоров (подпись)