ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

О.Б. ПОНОМАРЕВА

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Белгород

“Кооперативное образование”

2004

ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

О.Б. ПОНОМАРЕВА

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебное пособие

Часть I

РЕКОМЕНДОВАНО НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИМ СОВЕТОМ УНИВЕРСИТЕТА

Белгород

“Кооперативное образование”

2004

ББК 65.9(2)218 П 56

Рекомендовано к изданию кафедрой социальной работы и документоведения. Протокол № 6 от 29 января 2004 г.

Автор

Пономарева Ольга Борисовна, кандидат исторических наук, доцент кафедры социальной работы и документоведения БУПК

Рецензент

Невлева Инна Михайловна, зав. кафедрой социальной работы и документоведения БУПК, доктор философских наук, профессор

Пономарева О.Б.

П 56 Документоведение: Учеб. пособие. – Ч. I. – Белгород: Кооперативное образование, 2004. – 158 с.

Учебное пособие предназначено для изучения курса “Документоведение” студентами специальностей “Документоведение и документационное обеспечение управления” и “Социальная работа”.

Пособие содержит теоретический лекционный материал, планы лекций, контрольные вопросы, литературу по курсу, приложения, иллюстрирующие лекционный материал.

ББК 65.9(2)218

© Издательство БУПК

“Кооперативное образование”, 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………...	5
Тема 1. Назначение курса, источники и литература ……	7
1. Предмет, содержание, задачи и методы его изучения.……………………………………………..	7
2. Источники и литература ………………………….	16
Тема 2. Документ, его функции и способы документирования ……………………………………………………..	21
1. Понятия “информация” и “документ” …………...	21
1.1. Развитие понятий “информация” и “документ” ……………………………………………..	21
1.2. Законодательные акты, определяющие обязательность документирования информации	23
2. Функции документа ……………………………….	25
3. Способы документирования………………………	28
3.1. Текстовое документирование……………….	30
3.2. Техническое документирование……………	41
3.3. Фотодокументирование …………………….	43
3.4. Кинодокументирование …………………….	44
3.5. Фоно- и аудиодокументирование ………….	45
3.6. Документирование с применением электронно-вычислительной техники ………………	46
4. Материальные носители информации……………	47
4.1. Материалы для письма ……………………..	48
4.2. Средства и орудия письма…………………..	53
Тема 3. Признаки документа……………………………...	59
1. Оригинальность документа……………………….	59
2. Подлинность документа…………………………...	60
3. Копийность документа…………………………….	62

Тема 4. Структура документа …………………………….	70
1. Формуляр документа и его составные части…….	70
2. Создание и развитие традиционной формы документа……………………………………………………..	72
2.1. Формуляр текстового документа XVI-XVII вв…	72
2.2. Формуляр текстового документа XVIII в. …	78
2.3. Формуляр текстового документа XIX – начала ХХ века……………………………………	87
3. Формуляр современного управленческого документа ………………………………………………….	94
3.1. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом ………………………………	94
3.2. Форматы бумаги …………………………….	97
3.3. Бланки документов ………………………….	99
3.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов ……………………………………….	103
4. Текст документа …………………………………..	128
4.1. Сценарий подготовки текста ……………….	128
4.2. Общие требования к тексту документов …..	129
4.3. Лингвистические особенности текстов служебных документов ………………………….	130
5. Унификация текста документа …………………...	134
5.1. Унификация документа как одно из направлений его совершенствования ……………..	134
5.2. Унификация структуры текста ……………..	135
Список литературы ………………………………………..	141
Приложения ……………………………………………….	146

ВВЕДЕНИЕ

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обусловливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности квалифицированная работа с документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Важным направлением решения этой проблемы является подготовка квалифицированных специалистов в области документоведения и документационного обеспечения управления.

Курс “Документоведение” открывает профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации и его изучение требует соответствующего учебно-методического обеспечения. Вместе с тем в настоящее время отсутствуют учебники, которые бы в полной мере отражали требования образовательного стандарта в области документоведения.

Учебное пособие предназначено прежде всего для изучения курса “Документоведение” и написано в соответствии с требованиями к обязательному минимуму содержания дисциплин, изложенному в Государственном образовательном стандарте высшего профессионального образования для специальности 350800 “Документоведение и документационное обеспечение управления”, утвержденного 14 марта 2000 года.

ТЕМА 1. НАЗНАЧЕНИЕ КУРСА,
ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

1. Предмет, содержание, задачи и методы его изучения.

2. Источники и литература.

1. Предмет, содержание, задачи
и методы его изучения

Документоведение – научная дисциплина, изучающая развитие способов документирования и носителей информации.

Значение документа определяется той большой ролью, которую играет документ в жизни человека и общества. Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. Документы, документирование, переписка проникли во многие области частной и личной жизни людей, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина – документоведение.

Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой. Функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д.

С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению – одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

На основании близости с источниковедением документо­ведение обычно относят к классу исторических наук, включая его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как суб­дис­циплины источниковедения. При этом ряд авторов (А.И. Гуковский, С.М. Каштанов, Б.Г. Литвак, О.М. Медушевская,  В.В. Фарсобин и др.) фактически разме­щают документоведение внутри дипломатики – вспомогательной исто­рической дисциплины, изучающей документы правового по­рядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия. Причём и те, и другие в большинстве своём фактически ставят знак равенства между до­кументоведением и делопроизводством.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением.

Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования – документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причём с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями, как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др.

Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины – информационного менеджмента – ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В. Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин, как социология управления, психология управления и деловое общение.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи документоведения с науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине XX столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные, частные.

Зарождение документоведения в России было связано с с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере, т.е. ещё в XVI – XVII столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

С начала XVIII века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В XIX веке эта работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе (в частности, в книгах С.Н. Голубова, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, М.М. Сперанского, К. Зосимовского, В.В. Вельбрехта).

Определённое отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А.К. Гастева (Центральный институт труда), направление П.М. Керженцева, школа Е.Ф. Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

Развитием этих идей явилось открытие в начале 1930-х годов в Москве Государственного историко-архивного института (МГИАИ), призванного готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса “Общее делопроизводство” первоначально в рамках учебной дисциплины “Теория и практика архивного дела”, а с 1942 года был введён самостоятельный курс “История и организация делопроизводства в СССР”. В 1943 году впервые появился и сам термин “документоведение”.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 году оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 году был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Начиная с 1960-х годов в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения – это МГИАИ, где в 1964 году был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Рубеж 1960-х – 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих ис­следованиях во многом было связано с появлением фунда­ментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги “Документ: информационный анализ” (1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авто­ров. Итог научным исследованиям в области документоведе­ния 1960-х – первой половины 1980-х годов был подведён в док­торской диссертации А.Н. Соковой (1986).

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов.

В настоящее время мир переживает инфор­мационный бум, что напрямую связано с развити­ем человечества и научно-технической револю­ции, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рассмат­ривается как стратегический ресурс. Давно изве­стны такие понятия, как ресурсы полезных иско­паемых, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, а во II половине XX века появляется понятие “информационные ресурсы”. Но инфор­мация нуждается в передаче ее на расстояние и в сохранении, чтобы к ней можно было обратить­ся спустя какое-то время. Поэтому человек ищет способ закрепить информацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ.

Способы фиксации информации в тече­ние многих веков изменялись и обогащались. Про­ходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сде­лать ее доступной для многих. В частности, зако­ны должны узнать все, и поэтому в древности они высекались на камне. Например, в XVIII веке до н.э. вавилонские законы царя Хаммурапи были высе­чены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной крас­кой или высекались иероглифами на стенах пи­рамид. Для оперативной переписки применяли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пер­гамент. Затем появляется бумага, а с XIX века на­чинают быстро развиваться новые носители ин­формации – фото-, фоно-, кинодокументы, в XX веке появляются магнитные ленты, цифровые носители информации.

Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, зак­репляя и отражая в законах порядок организа­ции и управления государством, правила пове­дения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д.

Вся управленческая деятельность обязательно документируется. Как носитель информации, документ выступает в качестве непре­менного элемента внутренней организации любого учреждения, пред­приятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информа­ция является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредст­вом соответствующих документов: планирование – посредством подго­товки различных планов, учет – в виде составления и обработки стати­стической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; ру­ководство – изданием распорядительных документов; организация – организационных документов; инструктирование – в виде инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письмен­ном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппара­том управления в качестве способа и средства реализации возложен­ных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государ­ственного управления.

2. Источники и литература

При изучении документоведения помимо документальных материалов, образовавшихся в системах документирования, применявшихся в различные исторические периоды, основным источником является, прежде всего, законодательство. Появление законодательно закрепленных правил и норм работы с документами отмечено уже с середины XVII века (Соборное уложение 1649 гола, ранее в 1550 году был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений), но решающий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 году “Генеральный регламент”. В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельность канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.

К числу важных источников, наряду с “Генеральным регламентом”, относятся также разработанные в петровские времена “генеральные формуляры” – образцы документов; “Учреждение для управления губерний”, изданное в 1775 году Екатериной Второй; “Общее учреждение министерств”, появившееся в 1811 году, и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное делопроизводство на разных уровнях государственного управления.

За дореволюционный период было опубликовано огромное количество законодательных актов по делопроизводству как в Полном собрании законов, так и в Своде законов Российской империи. Однако этот обильный материал еще недостаточно изучен и систематизирован.

Помимо Свода военных постановлений (изд. 1859 и 1869 гг.) и Свода морских постановлений (изд. 1886 г.), где содержатся мате­риалы по военному и военно-морскому делопроизводству, необхо­димо отметить Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве; система делопроизводства, предписываемая этим Положением, долгое время считалась наиболее передовой (Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве и о срочных и внесрочных донесениях в войсках по инспекторской и строевой частям, СПб.,1911).

Источниками изучения истории документирования в дореволюци­онной России являются также официальные издания: “Сенатские ведомости”, журналы министерств и главных управлений (внутрен­них дел, народного просвещения, морского, государственных имуществ и др.).

Что же касается дореволюционной литературы по вопросам де­лопроизводства, то значительную часть ее представляют книги спра­вочного характера, содержащие образцы писем, деловых бумаг, доверенностей, договоров и т. п., а также советы преимущественно практического характера о порядке ведения дел (так называемые “Письмовники”). Весьма примечательны уже сами их названия (например, “Иван Сокольский, Кабинетный или купеческий секретарь, напечатанный вместе в одной книге, в пользу желающих научиться письменному слогу во всяком роде или собрание наилучших употребительнейших писем о всяких материях и на всякий случай” и пр. Ч. I-II, М,.1788, Ч.I-III, М.,1795; “Полный письмовник или всеобщий секретарь, показывающий легкое и достаточное руководство к сочинению всякого рода употребительных писем, необходимых во всех случаях общежития, с изложением нужных адресов к императорам, министрам, духовным сословиям и вообще всех состояний людям и проч.” Ч.I-IV, М.,1812-1813).

Из работ дореволюционного периода, имеющих значение для изучения делопроизводства, необходимо отметить книги В.С. Иконникова, Н.Н. Оглоблина, В.Н. Сторожева, А.И. Лебедева, Ф.А. Ниневе, Д.Я. Самоквасова, Н.В.Варадинова, И.Рихтера.

Большое количество источников оставил после себя советский период российской истории. Уже в первые месяцы советской власти был подписан декрет Совнаркома “О порядке утверждения и опубликования законов”, принято постановление СНК “О форме бланков государственных учреждений”. Эти и другие подобного рода документы впоследствии вошли в учебное пособие “Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970)” (М., 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали “Основные положения Единой государственной системы делопроизводства” (1973), утверждённая в 1988 году “Государственная система документационного обеспечения управления”, общесоюзные классификаторы (в частности, Общесоюзный классификатор управленческой документации – ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД) и др.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят:

• законодательные акты и нормативные документы федеральных органов власти и субъектов РФ по вопросам документационного обеспечения управления (Конституция РФ, Федеральные законы “Об информации, информатизации и защите информации”, “О государственной тайне”, “О стандартизации” и др.);
• государственные стандарты (ГОСТ Р 6.30–2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”; ГОСТ Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” и др.);
• ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня (“Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти” и др.).

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, К.Г. Митяева, В.С. Мингалева, А.В. Пшенко, А.Н. Соковой, авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления).

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин “документоведение” и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.

Вместе с тем в 70–80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.

Теоретические и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят отражение также на страницах журналов “Делопроизводство”, “Отечественные архивы”, “Вестник архивиста”, “Секретарское дело”, “Служба кадров”, “Управление персоналом”, “Справочник секретаря и офис-менеджера” и некоторых других.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные задачи документоведения?
2. Какие дисциплины относятся к документоведческому циклу? Есть ли различия между документоведением и делопроизводством?
3. В чём проявляется связь документоведения с историей? Можно ли его отнести к классу исторических наук?
4. Что Вы можете сказать о юридическом, экономическом, управленческом, техническом аспектах документоведения?
5. Какое место занимает документоведение в цикле наук об информации?
6. Какие методы научных исследований применяются в документоведении?
7. Что Вы можете сказать о роли источников в документоведении? Дайте их классификацию.

ТЕМА 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО ФУНКЦИИ
И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

1. Понятия “информация” и “документ”.
2. Функции документов.
3. Способы документирования и материальные носители информации.

1. Понятия “информация” и “документ”

1.1. Развитие понятий “информация” и “документ”

Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Роль информации в социальных и экономических процессах современности велика. В условиях рыночных отношений, когда очень быст­ро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владе­ет ситуацией, тот и король, а носителем информации выступает документ.

Понятие “документ” имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Понятие “информация” не менее сложно, чем “документ” и в его опреде­лении также много вариантов. И хотя они будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначения), в них одно общее – они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.

Закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет информацию как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от форм их представления”. В ГОСТ Р 51141-98 закреплено следующее понятие документа “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Понятия “документ”, “документация” в сво­ем развитии претерпели существенные изме­нения. Первоначально латинское dосео означа­ло “учу”, “извещаю”. Позднейшая производная форма documetum, в узком смысле слова оз­начающая “доказательство”, “свидетельство”, надолго утвердилась во многих сферах науч­ной и практической деятельности.

В русском языке понятие “документ” появи­лось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, преж­де всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. До начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Понятие документа как письменного источника, име­ющего юридическую силу, сохранилось и в XX веке.

По мере накопления знаний о закономер­ностях образования документов и документи­рования, а также с появлением новых ти­пов материальных носителей информации по­нятие “документ” получало новое осмысление.

10 января 2002 года был принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”, создающий правовую ос­нову для использования электронных до­кументов и электронных цифровых подпи­сей в различных сферах деятельности, где термин “электронный документ” трактуется в са­мом общем смысле – “...документ, в кото­ром информация представлена в электрон­но-цифровой форме”.

Понятие “документ” используется во многих областях знаний и является объектом исследо­вания ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определе­нию документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, фор­ма, способ записи и воспроизведения инфор­мации и т.п.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию “документ”, по нашему мнению, дает научная дисциплина – документоведение: “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Это: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Таким образом, к настоящему времени понятие “документ” вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает:

• сохранение и накопление;
• возможность передачи друго­му лицу;
• многократное использование, возвращение к информации во времени.

1.2. Законодательные акты, определяющие
обязательность документирования информации

В настоящее время в отечественном законодательстве обязательность документирования информации регламентируется следующими законодательными актами:

1. Федеральный закон Российской Федерации “Об информа­ции, информатизации и защите информации” закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
2. Федеральный закон “О бухгалтерском учете” (ст. 9) определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В статье 9 подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.
3. Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

4. Статья 89 Федерального закона “Об акционерных обществах” и ст. 50 зако­на “Об обществах с ограниченной ответственностью” определя­ют обязанности обществ по хранению документов, обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов и обеспечение их сохранности.

5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.

6. Закон “О языках народов Российской Федерации” (в редак­ции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность веде­ния делопроизводства на территории России на русском языке.

7. Федеральный закон “Об основах государственной службы Российской Федерации” регламентирует порядок документирования прохо­ждения государственной службы, оформления трудового догово­ра и обязательность ведения личного дела.

8. “Правила подготовки правовых актов феде­ральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”. В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу. Свойства документированной информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. С содержанием понятия документа тесным образом связаны и его основные функции.

2. Функции документа

Можно выделить следующие функции доку­мента: информационную, социальную, политичес­кую, культурную, управленческую, комму­никативную, правовую, учета, историческо­го источника.

Типологически они объединяются в следую­щие блоки (рис. 1):

\

Рис. 1. Блоки функций документа

Поскольку содержание и само понятие “доку­мент” связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей фун­кцией документа является информационная.

Все остальные функции документа в принци­пе можно трактовать как различные аспекты, со­ставные части или подфункции, поскольку они базируются на разных модификациях или интер­претациях содержащейся в документе информа­ции. Однако специфика этих аспектов столь су­щественна, что позволяет каждому из них с полным правом претендовать на статус самосто­ятельной функции.

Социальная функция документа состоит в запечатлении, хранении и передаче именно социальной информации.

Политическая функция документа определя­ется необходимостью запечатления, сохранения и передачи информации о политическом процес­се, то есть о внутренней и внешней политике го­сударства, деятельности политических партий и крупных общественных организаций, политичес­кой оппозиции, политических лидерах, политичес­ком аспекте материалов в средствах массовой коммуникации и т.п.

Тесно связана с информационной коммуни­кативная функция документа. По своему содержанию коммуникативная функция есть функция организации и поддержания инфор­мационной связи между индивидами в обществе и между различными элементами общественной структуры. Она играет, таким образом, социально цементирующую роль.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений.

Правовая функция – функция фиксации закрепления и изменения правовых норм и пра­воотношений.

Функция учета ближе всего стоит к соци­альной, но если социальная функция закреп­ляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характе­ристику информации.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи куль­турной традиции.

Функция документа как исторического ис­точника изучается исторической наукой и, преж­де всего, источниковедением и дипломатикой, исследующими документ через анализ его фор­мы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изго­товлен.

Практически каждый документ полифункци­онален. Например, жа­лованная грамота содержит информационную, культур­ную, коммуникативную, социальную, управлен­ческую, правовую и функцию исторического источника; дневник – информационную, культурную, соци­альную, исторического источника; аттестат зре­лости – информационную, культурную, соци­альную, правовую, исторического источника.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими

3. Способы документирования

Документы появляются с момента зарождения письменности, “письменной речи” и становятся надежным средством записи, регистрации или, иначе говоря, документирования фактов, явлений, событий. До этого человеческое общество пользовалось живым словом, живой речью.

Живая речь имела, однако, ряд ограничений. Произнесенное слово жило недолго. Живую речь было трудно слово в слово воспроизвести повторно. Обращение с помощью живой речи ограничивалось пределами слышимости человеческого голоса, передать какую-либо информацию на расстоянии можно было только с помощью гонца. Еще труднее с помощью живого слова передавать информацию во времени – через годы, десятилетия, столетия после того, как произошли те или иные события. Живая речь, в силу сказанного, была в состоянии обеспечить потребности в запечатлении и передаче информации сравнительно несложных, расположенных на небольших территориях общественных организаций первобытнообщинного строя. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных специальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

В глубокой древности появились и так называемые предметные пись­ма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды – перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки инков – кипу – “письма”, написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. В этом письме все имело свое значение: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое послание довольно сложно, у индейцев существовали специальные люди, владевшие “грамотой” (рис. 2).

Рис. 2 Кипу

С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передаче во времени и пространстве.

Способы фиксации информации (способы документирования) определяются стандартом на термины и определения как “запись информации на различных носителях по установленным правилам” (ГОСТ Р 51141–98 “Архивное дело и делопроизводство”).

В результате появляется документированная информация, т.е. документ.

По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых они фиксировались. Исторически первым способом стало документирование с помощью текстового документа.

3.1. Текстовое документирование

Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным.

Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.

Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетичес­кое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” (рис. 3, 4). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не рас­члененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос “Валум-олум”.

Рис. 3. Пиктограммы исибиди

У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщинного строя, существовало “рисунчатое письмо”. Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, вплоть до начала XX века.

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX веке, когда расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д. (рис. 5). Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали “писать” в картинках, чтобы эту информацию понял поку­патель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пикто­графического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рас­считанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.

Рис. 4. Образцы пиктограмм, представляющих собой сложные
изобразительные композиции

а – пиктографическая запись условий обмена 30 убитых на охоте (знак ружья) бобров на бизона, морскую выдру и овцу;

б – пиктографическое письмо семи индейских племен президенту США (просьба о разрешении переселиться в район трех озер; линии, соединяющие головы и сердца животных, указывают на единство мыслей и чувств племен).

Рис. 5. Пиктограммы видов спортивных состязаний

Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо (рис. 6, 7). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классо­вого общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А для передачи общих понятий использова­лись слова со сходным звучанием. Например, по-египетски “ласточка” и “большой” звучат одинаково. Знак “ласточка” стал передавать оба эти значе­ния. Если не было близко звучавшего конкретного слова, то на помощь при­ходила образность. Например, “энергичный” – выходящий из сердца, “щед­рость” – протягивающий руки, “прохладный” – сосуд с льющейся водой. Рисунки древних писцов со временем постоянно упроща­лись и превратились в условные значки – иероглифы.

Рис. 6. Передача слов с помощью рисунков:

а – реалистических; б – схематических

б

Рис. 7. Передача иероглифами в китайском письме

отвлеченных понятий: а – посредством сочетания различных

иероглифов; б – путем повторения одного иероглифа

В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор.

Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов. Например,. Недостаток такого способа запечатления мысли состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности.

Третья ступень – слоговое письмо (рис. 8). В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Рис. 8. Передача иероглифами слогов
японской письменности

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тыс. до н.э. в шумерском письме из логограмм.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из сло­гового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огром­ное значение для развития мировой культуры.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа “черт и резов”. B VII–VIII веках славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX века существовали две азбуки: глаголица и кириллица (рис. 9, 10). По своему алфавитно-буквенному соста­ву кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, на­оборот, были замысловаты.

Рис. 9. Глаголический алфавит

Более удобная кириллица очень быстро почти повсеместно вытес­нила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унифика­ции письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII века развитие шло стихийно, а с нача­ла XVIII века – путем государственных реформ. Реформами 1707–1710 годов были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи: “пси”, “кси”, “омега”, “юс”, “ферт”, “земля”, “иже” (кроме того, Академия наук проводила реформы в 1735, 1738, 1758 гг.). В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 1917 – 1918 годах были исключены буквы – i, фита, ижица, ять. В 1935 году были введены буквы “й” и “ё”.

Рис. 10. Кириллическая азбука эпохи древнейших

славянских рукописей

Претерпела значительные изменения и графика русского письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке. В XIV веке возникает новая форма – полуустав, когда геометрически архитектурный принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв, остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных букв-титлов.

Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов. В XIV веке возникает и декоративное письмо – вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII веке скоропись отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита (в 1708 г. была проведена реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука), она продолжает разви­ваться в гражданской письменности XIX–XX веков Завершающим этапом яв­ляется современное письмо (рис. 11).

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

С изобретением англичанином Генри Милем пишущей машины появляется машинопись как спо­соб текстового документирования. Во второй половине XIX века (с 1867 года) началось промышленное изготовление пишущих машин. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в на­стоящее время ручное текстовое документирование остается распространен­ным способом первоначального составления документа.

Поскольку человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся с помощью особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи дохо­дит до 120 и более слов в минуту.

Рис. 11. Эволюция русских почерков (устав, полуустав, вязь, скоропись и гражданское письмо начала XVIII века)

Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц.

Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования.

3.2. Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название докумен­тов, отражающих результат строительного и технологического проектирова­ния, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленно­го производства.

Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации про­изводства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI–XVII веках техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, ее делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим образом:

1. Технические документальные материалы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отве­чающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного произ­водства (изделие) или объект капитального строительства.

2. Технические документальные материалы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие и построить объект капитального строительства.

3. Технические документальные материалы, в группу которых входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

4. Технические документальные материалы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. материалы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию тех­нических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материа­лы, проектные документы и др.

Начиная с XIX века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно (аудио) документирование. Создаваемые таким путём документы получили название аудиовизуальных, т.е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Они обычно рассматриваются в едином комплексе, так как весьма схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах.

3.3. Фотодокументирование

Появление фотодокументов относится к первой половине XIX века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе – светопись).

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и выз­вало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах дей­ствием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплени­ем в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитив­ное изображение – отпечаток. Кроме того, во второй половине XX века для лю­бительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датиру­ется 1839 годом, когда появилась публикация об изобретенном во Франции ху­дожником Дагером первом технически разработанном фотографическом про­цессе, названном дагерротипией.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотогра­фическим способом (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Фотодокументы отличаются существенной особеннос­тью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике, например рентгеновские снимки в медицине, фо­тографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получе­ния копий документов и т. д.

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобрете­ние кино.

3.4. Кинодокументирование

Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров. Таким образом, кинодокумент – это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. В ГОСТе Р 51141–98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” кинодокумент определяется как “изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематогра­фическим способом”. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент со­бытий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникло в начале XX века. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.

Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие собы­тия жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три груп­пы:

1. кинолетопись;
2. киножурналы;
3. документальные фильмы.

Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи. Хотя видеофонограмма создаётся на принципиально ином в техническом, технологическом и материальном отношении носителе информации, тем не менее в документоведении и источниковедении она причисляется к одной из разновидностей кинодокументов.

3.5. Фоно- и аудиодокументирование

К концу XIX века относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “до­кумент, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой сис­темой звукозаписи” ( ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 году (ва­лики фонографа Эдисона).

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился.

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой, и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в раз­ной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.

3.6. Документирование с применением
электронно-вычислительной техники

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и раз­витием вычислительной техники. Появляются термины “машино-ориентированный документ”, “документ на машинном носителе”, “машинограмма” и другие, определения которых записываются в стандартах.

Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили из­дание в 1984 году ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислитель­ной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”.

В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.

4. Материальные носители информации

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде ( ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

4.1. Материалы для письма

Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись).

Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне (рис. 12). На камнях встречаются записи астрономических на­блюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты. Стены древней­ших египетских пирамид внутри покрыты высеченными или нарисованными красной краской иероглифами с рассказами о деяниях фараонов.

Рис. 12. Прорись каменной таблички с агванским алфавитом

(лицевая и обратная стороны)

Глина и камень представляла собой дешевый и доступный материал для письма, однако глиняные документы были очень тяжелые. Для того чтобы отправить такие письма и книги, требовалось снаряжать караван верблюдов. Позволить себе это могли только цари и очень богатые люди.

В поисках более легкого материала для письма человечество обратилось к дереву и металлу. В городской крепости греческого города Афины в древно­сти хранились большие деревянные плиты и цилиндры, на которых были вы­резаны тексты законов и важнейших юридических актов. Величайший памят­ник мирового эпоса – поэма Гомера “Илиада” – была выгравирована на свинцовых пластинках. В Индии для записи законов и важнейших государ­ственных документов пользовались нередко медными пластинками. Широ­кое распространение в Древней Греции, а позднее в Риме получили деревян­ные дощечки, покрытые слоем воска. Буквы на воске выдавливались заостренной медной палочкой, верхний конец которой имел форму лопатки. Палочка эта называлась стиль.

Чаще всего дощечками пользовались для написания писем и мелких за­меток. Несколько дощечек скрепляли вместе шнурком или ремешком. Получался своеобразный вечный блокнот, так как написанное легко стиралось обратным концом стиля. В большом ходу навощенные дощечки для письма были еще и в средние века.

Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус являлся основным писчим материалом в течение нескольких тысячелетий, благодаря портативности, легкости. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, пока на смену ему не пришли пергамент и бумага. Ломкость папируса определила форму древних документов – свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

В сирийском городе Пергаме было организовано производство но­вого материала для письма – пергамента, представлявшего собой особо вы­деланные кожи телят, овец, оленей. Примерно к IV веку н.э. пергамен вытесняет папирус из книжного дела. Особенно широко применялся он в эпоху раннего средневековья.

Пергамен в отличие от папируса хорошо сгибался. Это привело к исчез­новению стародавней формы книги – свитка – и к появлению новой – ко­декса. Стоил пергамен очень дорого. В Китае древнейшие памятники пись­менности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII–XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV века получает распространение бумага.

Широко распространившаяся во всем мире и вытес­нившая другие материалы для письма бумага была изобретена в Китие во II веке н.э.

Слово “бумага” происходит от итальянского bambagia – хлопок – и озна­чает многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист.

В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относится к 12 году н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписывается китайскому санов­нику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 году усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.

Китайские ремесленники вырабатывали такую прочную бумагу, что она сохранилась в течение многих столетий, не теряя своего первоначального вида.

Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Северную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию, а затем в Х веке во все европейские госу­дарства, в том числе и в Россию.

До середины XIX века практически вся европейская, в том числе и российская, бумага изготавливалась из льняного тряпья. Его промывали, проваривали с содой, едким натром или известью, сильно разбавляли водой и размалывали на особых мельницах. Затем жидкую массу черпали специальной прямоугольной формой с прикреплённой к ней сеткой из проволоки. После стекания воды на металлическом сите оставался тонкий слой бумажной массы. Полученные таким образом влажные бумажные листы укладывали между отрезами грубого сукна или войлока, с помощью пресса отжимали воду и просушивали.

Металлические нити сетки оставляли на бумаге, изготовленной ручным способом, следы, видимые на просвет, поскольку бумажная масса в местах её соприкосновения с проволокой была менее плотной. Эти следы получили название филиграней (от итал. filigrana – водяной знак на бумаге).

В бумаге европейского производства водяные знаки впервые появились в Италии в конце XIII века, а в России – лишь во второй половине XVII века. Первоначально это были рисунки, повторявшие контурное изображение, сделанное из тонкой проволоки и прикреплявшееся к дну металлической сетки. На филигранях изображались животные, растения, небесные тела, короны, портреты монархов и т.п., а также нередко буквы и даты, обозначавшие имя владельца, местонахождение фабрики, год изготовления бумаги (рис. 13).

Важнейшим шагом в развитии бумагоделательного производства стало изготовление бумаги из древесины. Открытие нового способа принадлежало саксонскому ткачу Ф. Келлеру в 1845 году. С этого времени древесное сырьё становится основным в бумажной промышленности.

Рис. 13.Филиграни на бумаге русского производства

В двадцатом столетии продолжалось совершенствование бумажного носителя информации бумаги, поэтому предпочтительнее их смешанная композиция. В зависимости от свойств бумага делится на классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.), а также на виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т. д.).

4.2. Средства и орудия письма

Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII века н.э., было гусиное перо.

На смену гусиному перу пришло металлическое. Его изобретение сыграло большую роль в истории мировой письменности, значительно ускорив и упростив процесс письма.

Появление первых металлических перьев относят к древнему Риму, где перья изготовлялись из бронзы, меди и серебра.

В конце XVIII – начале XIX века в Англии и Германии разные изобретате­ли предлагали варианты металлических перьев. В 1830 году стальное перо было запатентовано как изобретение.