ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Методические указания

по написанию, оформлению и защите дипломных работ

по специальностям 350 8000 – “Документоведение и документационное обеспечение управления”

Москва 2006

УТВЕРЖДЕНЫ

Протоколом заседания кафедры

от 10.11.2005 № 10

Составитель: к.и.н., доцент Л.В.Санкина

Содержание

Пояснительная записка.......................................................................................4

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ И ПОРЯДОК ЗАЩИТЫ

ДИПЛОМНОЙРАБОТЫ…………………………………….………................4

1.1.Требования к дипломной работе......................…………………................4

1.2. Условия допуска студента к защите дипломной работы и оформление выбора темы….……..............................................................................................6

3. Порядок подготовки дипломной работы.............................................7
4. Структура и содержание дипломной работы.....................................9
5. Обязанности научного руководителя.................................................14
6. Обязанности кафедры ………………………………………............15

1.7. Обязанности рецензента……………………………………………............17

1.8.Порядок защиты дипломной работы………………………………………..17

1.9.Критерии оценки дипломной работы………………………………………19

1.10.Порядок хранения и использования дипломной работы..........................21

2.ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ……....................21

Общие положения………………………………………................................21

2.1.Оформление иллюстративного материала и таблиц. …………….............22

2.2. Научно-справочный аппарат…………………………………....................24

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….28

Пояснительная записка

Методические указания подготовлены для студентов-дипломников кафедры документоведения. Они отражают требования кафедры к содержанию дипломной работы, установленный в РГГУ порядок прикрепления к кафедре, подготовки и защиты дипломной работы.

Методические указания подготовлены в соответствии с требованиями:

• Положения об итоговой государственной аттестации выпускников вузов Российской Федерации;
• Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования (ГОС ВПО);
• ГОСТ 7.1.–84. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. Введ. 01.01.86. М., 1987. 72 с.;
• ГОСТ 7.12.–93. Библиографическая запись. Сокращения слов на русском языке: Общие требования и правила. Введ. 01.07.95. М., 1995. 62 с.;
• Составление библиографического описания: Краткие правила. 2-е изд., доп. М.: Книжная палата, 1991. 224 с.

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ И ПОРЯДОК ЗАЩИТЫ

ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

1.1.Требования к дипломной работе

Дипломная работа является завершающим этапом обучения, представляет собой самостоятельное научное исследование, относится к разряду учебно-исследовательских работ. Её научный уровень должен отвечать образовательной программе, а содержание подтверждать соответствие уровня подготовки выпускника требованиям Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности (ГОС ВПО) 350 800 "Документоведение и документационное обеспечение управления".

Дипломная работа представляет собой выпускную квалификационную работу научного содержания, которая отражает ход и результаты разработки выбранной темы. Она должна соответствовать современному уровню развития документоведения, а её тема – быть актуальной. Дипломная работа может представлять собой законченную локальную оргпроекную разработку информационно-документационного обеспечения управления конкретной организации или быть теоретическим исследованием по проблемам документирования, документообразования, развития документа, систем документации или истории делопроизводства.

Дипломная работа имеет целью:

0. углубление теоретических знаний, полученных за годы обучения;
1. закрепление навыков научно-исследовательской работы, овладение общими и частными методами в области полученной специальности;
2. свидетельством способности автора видеть практические профессиональные проблемы и предлагать их наиболее целесообразные решения;
3. демонстрацию уровня овладения методикой исследования при решении разрабатываемых в дипломной работе проблем и вопросов;
4. выяснение подготовленности студентов к самостоятельной работе в условиях современного состояния документационного обеспечения управления.

Дипломная работа готовится с целью публичной защиты и получения специальности 350 800 "Документоведение и документационное обеспечение управления".

Дипломная работа должна свидетельствовать об умении студента:

5. чётко сформулировать тему;
6. обосновать степень её актуальности;
7. определить цель и задачи дипломной работы;
8. самостоятельно работать с источниками и литературой и дать характеристику источниковой базы;
9. осуществить отбор фактов, событий, цифровых данных и других

сведений;

10. анализировать отобранные факты, события, статистические данные и другие сведения;
11. осуществлять проектирование документационного обеспечения на основе современных методов;
12. сделать обоснованные выводы, сформулировать научные

результаты работы и практические рекомендации;

13. изложить свои мысли грамотно, литературным языком;
14. правильно оформить работу.

Студент – дипломник несёт полную ответственность за научную добросовестность и достоверность результатов проведённого исследования.

Студент, не выполнивший дипломную работу в срок, отчисляется из университета с предоставлением права защиты в течение трёх лет после окончания курса обучения.

1.2.Условия допуска студентов к защите дипломной работы и оформление выбора темы

К защите дипломной работы допускается студент, выполнивший все требования учебного плана и образовательной программы.

Выбор темы дипломной работы осуществляется исходя из примерной тематики, разрабатываемой на кафедре по каждой дисциплине и ежегодно обновляемой в соответствие с направлениями ее научно-исследовательской работы.

По согласованию с научным руководителем выпускник может предложить тему не включенную в тематику кафедры, с учетом особенностей личной практической деятельности, своих научных интересов, специфики деятельности конкретной организации (фирмы), своеобразия своих должностных обязанностей и т.д.

Студент-дипломник, выбрав тему своей работы, обязан подать заявление (приложение 1) на кафедру документоведения об утверждении этой темы и назначении научного руководителя.

При рассмотрении заявления на заседании кафедры утверждается предварительная тема дипломной работы или направление научной работы студента, определяется научный руководитель из числа профессоров, доцентов и старших преподавателей кафедры. В порядке исключения руководителями также могут быть высококвалифицированные специалисты других учреждений и предприятий, наиболее опытные преподаватели (ассистенты) кафедры.

1.3. Порядок подготовки дипломной работы

После определения темы научный руководитель заполняет форму задания на выполнение дипломной работы, в которой фиксируются сроки выполнения работы, наименование темы и задание по подготовке работы. Основной частью задания является календарный график подготовки дипломной работы в котором перечисляются основные этапы, отчетный материал и сроки его предоставления научному руководителю. Задание составляется в двух экземплярах, первый хранится на кафедре, второй - у дипломника.

В сроки, установленные научным руководителем, дипломник должен отчитываться о ходе подготовки и написания дипломной работы.

Невыполнение дипломником указаний руководителя, уклонение от информации о ходе работы, неявки на консультацию без уважительных причин дают преподавателю основание отказаться от руководства дипломной работой.

Изучение темы следует начинать со знакомства с общей литературой, с монографиями и статьями, которые помогут выяснить степень её изученности.

В процессе работы над источниками и литературой рекомендуется делать выписки и заметки по фактам, событиям, относящимся к избранной теме, а также давать краткие оценки (резюме) о наличии собственной концепции автора книги по исследуемому вопросу. Выписки целесообразно делать на одной стороне листа: это облегчит группировку и обработку материалов. В каждой выписке следует точно указывать источники и литературу с выходными данными, откуда сделаны выписки.

В ходе историографического исследования и изучения источников выпускник составляет и согласовывает с научным руководителем ориентировочный план дипломной работы. Его окончательный вариант составляется после завершения проработки основных источников, фиксируется в Задании на выполнение дипломной работы. Дальнейшее изменение плана допускается в исключительных случаях и возможно только с согласия руководителя.

По мере написания введения, разделов, заключения дипломник представляет их научному руководителю и дорабатывает с учётом его замечаний.

За месяц до защиты студент – дипломник обязан поставить в известность своих рецензентов о дне защиты и не менее чем за 10 дней до этой даты предоставить им свою работу. Если дипломная работа предоставлена рецензенту менее чем за 5 дней до защиты, рецензент вправе поставить вопрос о переносе дня защиты.

Студент – дипломник обязан за 3 дня до защиты представить готовую работу, заверенную подписями научного руководителя и заведующего кафедрой, ответственному секретарю ГАК. Вместе с работой дипломник обязан представить:

отзыв научного руководителя о дипломной работе;

отзывы рецензентов.

1.4. Структура и содержание дипломной работы

Основными элементами дипломного сочинения являются:

Титульный лист ( приложение 2)

Оглавление (приложение 3)

Введение

Главы основной части

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Оглавление помещается за титульным листом. В Оглавление выносятся номера и заголовки разделов и подразделов дипломной работы. Оглавление печатается через полтора интервала, разделы отделяются пробелом в два интервала. С правой стороны указываются номера страниц, с которых начинают излагать разделы и подразделы. Номер окончания раздела или подраздела не указывается.

Во Введении определяется актуальность темы, её научное и практическое значение, формулируются цель и задачи работы, проводится анализ источников и литературы, обосновывается выбранная структура работы.

При анализе источников необходимо:

15. определить, к какому виду относится изучаемый источник (источники) - законодательные, нормативные правовые акты, нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные документы;
16. высказать свои суждения об их значимости, полноте информации, освещаемых в них положениях;
17. отметить значение источников для изучения данной темы.

Обзор предполагает сначала анализ опубликованных, а затем неопубликованных источников. Завершается анализ источников и общим выводом: насколько обеспечена данная тема источниками и позволяет ли источниковая база осветить поставленную проблему.

Историография темы включает: характеристику литературы в хронологической последовательности изданий работ или по проблемно-хронологическому принципу с учётом того нового, что содержит каждая работа для освещения данной темы. При изучении литературы необходимо определить, что даёт данная работа для изучения поставленной проблемы, обратить внимание, на какие источники опирается ее автор, дать общую оценку монографии (статьи), её достоинств и недостатков. Не следует подменять критический анализ исследовательской литературы её перечислением.

Содержание основной части дипломной работы определяется ее темой и видом.

Оргпроектная разработка, как правило, включает:

18. характеристику объекта исследования (учреждения, организации, предприятия, фирмы и др), включающую историю создания и деятельности, организационную структуру, задачи и функции;
19. анализ документационного обеспечения деятельности организации (включая структуру, задачи и функции службы ДОУ, организацию работы с документами, принятую технологию);
20. предложения по рациональной организации документационного обеспечения.

Теоретические работы, могут включать следующие разделы:

-история вопроса, оценка существующих взглядов на проблему;

концепции автора;

-результаты исследования и перспективы развития проблемы.

Количество разделов (глав) дипломной работы определяется темой Каждая глава дипломной работы должна раскрывать один из главных вопросов изучаемой темы. Главы могут делиться на разделы и подразделы, которые должны иметь заголовки и нумероваться арабскими цифрами. Например:

ГЛАВА 1. История и организационная структура (название организации, учреждения)

1.1. История создания и деятельности организации, ее задачи и функции

2. Структура аппарата управления
3. Структура службы ДОУ

Каждая глава заканчивается выводами.

В Заключении к дипломной работе студент должен подвести итоги изучения темы, обоснованно изложить свои взгляды по главным вопросам, рассмотренным в работе, или дать авторскую оценку работы с точки зрения решения задач, поставленных во введении. В заключении могут быть указаны перспективы дальнейшей разработки темы. Заключение не должно содержать новых сведений, фактов, аргументов и т.п. не включенных автором в главы дипломной работы, его выводы должны логически вытекать из основного текста работы.

Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу, которыми пользовался автор при изучении темы. Список представляет собой существенную часть дипломной работы, отражающую самостоятельную творческую работу автора, и позволяет судить о полноте охвата источников и литературы и об уровне проведённого исследования.

В Список источников и литературы обязательно входят все названия, упомянутые в подстрочных примечаниях. Как правило, в него не включаются издания научно-популярного и учебного характера (учебники, учебные и методические пособия), за исключением учебных пособий, отражающих историографию темы.

Список использованных источников и литературы содержит их библиографические описания и оформляется в соответствии с действующими правилами:

Список имеет валовую нумерацию (единую, следующую через все разделы).

По своей структуре список делится на два раздела - источники и литература. В свою очередь раздел источники может подразделяются на два подраздела - опубликованные источники и неопубликованные источники. В состав опубликованных источников включают законодательные и нормативные акты, которые систематизируются по значимости (федеральные законодательные акты, законодательные акты субъектов Федерации, указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации, распоряжения Правительства Российской Федерации, распоряжения глав субъектов Федерации и т.д.). В состав опубликованных источников обязательно включают современные нормативно-методические документы межотраслевого действия, методические указания, правила, инструкции и др. Их систематизация проводится по видам документов. а внутри каждого вида по хронологии (времени издания).

Включение в список источников отмененных (недействующих) законодательных и нормативных актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия допускается только в случаях, когда тема дипломной работы связана с историей документирования делопроизводства, отдельных проблем ДОУ.

В состав неопубликованных источников входят архивные документы (систематизируются по алфавиту названий архивов) с указанием номеров и названий фондов, номеров описей, дел, листов. К неопубликованным документам относят внутренние организационные и нормативные документы учреждений (организаций, предприятий), локальные нормативные акты. В их составе могут быть уставы организаций, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, памятки, регламенты, инструкции по делопроизводству, стандарты предприятий и др. К неопубликованным источникам относятся и документы текущего делопроизводства (приказы, переписка, решения и др.).

Литература также, по усмотрению автора может быть разделена на два подраздела - литература и справочная литература.

В разделе «Литература» приводят монографии, статьи, рецензии, авторефераты, тезисы докладов и выступлений. Систематизируют список по алфавиту - первой букве фамилий авторов. По каждому наименованию даются выходные данные - место издания, год, страницы. Для статей из сборников, книг, журналов обязательно указывается наименование издания (книги, сборника, журнала). В раздел «Справочная литература» помещают словари, путеводители, энциклопедии, справочники и т.д., систематизируя их по алфавиту.

При использовании автором дипломной работы литературы на иностранных языках ее выделяют в самостоятельный подраздел и систематизируют по алфавиту фамилий авторов.

Приложения включают иллюстративные материалы по своему объему неудобные для расположения в тексте дипломной работы (например, разработанные автором документы, таблицы или схемы на нескольких страницах).

Приложения формируются автором дипломной работы и служат для иллюстрации отдельных положений исследуемой темы или являются практическим результатом проведённого исследования (новые формы документов, инструкции, правила и т.п., разработанные автором дипломной работы).

Приложения систематизируют по мере их упоминания в тексте, помещают в конце работы после списка использованных источников и литературы и располагаются в порядке их упоминания в тексте.

Каждое новой приложение начинается с нового листа, в правом верхнем углу первой страницы приложения пишут слово "Приложение..." и его номер (арабскими цифрами) без знака "№". Приложения должны иметь заголовки. Если приложение подготовлено на основе какого-либо источника, внизу первой страницы делается ссылка на этот источник.

1.5. Обязанности научного руководителя

Научный руководитель должен ознакомить студента с требованиями, к дипломным работам, изложенными в настоящих методических указаниях.

Работа научного руководителя со студентом по подготовке дипломного сочинения включает:

ориентировку студента в направлениях поиска необходимой литературы и источников по теме;

систематические консультации студента–дипломника по теоретическим, практическим, организационным и процедурным вопросам;

контроль за ходом и соблюдением сроков подготовки работы;

проверку выполняемой работы (по частям и в целом);

составление письменного отзыва о дипломной работе;

консультацию студента по составлению вступительного слова на заседании ГАК.

Отзыв научного руководителя содержит оценку соответствия выпускника квалификационным требованиям изложенным в п.7.3. Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования. В отзыве научного руководителя отмечаются полнота использования источников и литературы, результаты исследования, правильность оформления научно-справочного аппарата, даются рекомендации о возможности постановки работы на защиту.

Отзыв научного руководителя не должен содержать балльной оценки дипломной работы.

1.6. Обязанности кафедры

Кафедра разрабатывает примерную тематику дипломных работ и систематически обновляет ее с учётом развития теоретических исследований, а также индивидуальных научных интересов дипломников. Тематика дипломных работ должна быть актуальной в научном и практическом отношении.

С согласия кафедры студенты вечерней и заочной формы обучения могут выбрать тему дипломной работы, связанную с их профессиональной деятельностью, если она соответствует получаемой специальности. При утверждении тем дипломных работ кафедра учитывает обеспеченность темы источниками и литературой.

Кафедра должна своевременно рассматривать заявления студентов с просьбой о прикреплении их к кафедре для подготовки и написания дипломных работ.

Кафедра определяет научных руководителей и рецензентов дипломных работ, систематически контролирует ход работы над дипломными исследованиями, заслушивая руководителей на своих заседаниях.

Каждая дипломная работа имеет двух рецензентов – внутреннего и внешнего. Внутренний рецензент назначается из числа преподавателей кафедры документоведения, внешний – из преподавателей других кафедр университета или специалистов других учреждений, организаций и предприятий, ведущих научную или практическую деятельность по проблемам, затрагиваемым в конкретной дипломной работе.

Состав назначаемых кафедрами рецензентов утверждается приказом ректора РГГУ "Об утверждении тем дипломных работ".

В установленные сроки кафедра представляет в деканат списки студентов – дипломников с указанием тем дипломных работ и фамилий научных руководителей и рецензентов.

В списке указывается фамилия и инициалы студента, тема дипломной работы; учёное звание, учёная степень, фамилия и инициалы научного руководителя; учёное звание, учёная степень, должность, место работы, инициалы, фамилия рецензентов.

Деканат факультета готовит проект приказа РГГУ о допуске студентов к защите. После представления по результатам предварительной защиты уточнённых списков тем дипломных работ, научных руководителей и рецензентов кафедрам запрещается самостоятельно вносить в них какие-либо изменения. Изменение фамилий научных руководителей и рецензентов после издания приказа разрешается в исключительных случаях изданием дополнительного приказа.

По предложению руководителя дипломной работы в случае необходимости кафедре предоставляется право приглашать консультантов по отдельным разделам дипломной работы в пределах установленного лимита времени, отводимого на руководство дипломной работой.

Кафедра обеспечивает присутствие на заседаниях ГАК научных руководителей дипломных работ.

За 1,5 месяца до защиты кафедра проводит предварительную защиту, цель которой состоит в выяснении степени готовности дипломной работы, выявлении умения выпускника вести научную дискуссию, его ознакомление с процедурой защиты. Порядок и конкретный срок проведения предзащиты определяется кафедрой.

1.7. Обязанности рецензента

Дипломная работа, допущенная кафедрой к защите, направляется на рецензию.

На рецензента возлагается рассмотрение и оценка дипломной работы при постановке её на защиту. Письменный отзыв рецензента представляется секретарю ГАК не позднее, чем за 3 дня до защиты.

В рецензии отмечается значение и актуальность темы, полнота использования опубликованных и неопубликованных источников, глубина их анализа, характеризуется структура и содержание работы, наличие элементов самостоятельного научного творчества, обоснованность выводов, правильность оформления научно-справочного аппарата, язык и стиль работы. В рецензии указывается мнение рецензента о соответствии (или несоответствия) выпускной работы требованиям ГОС ВПО и проставляется оценка дипломной работы.

Во время защиты рецензент имеет право сообщить государственной аттестационной комиссии свой отзыв в устной форме.

1.8. Порядок защиты дипломной работы

За 3 дня до защиты дипломник должен представить секретарю ГАК:

первый экземпляр дипломной работы (с подписью научного руководителя и заведующего кафедрой на титульном листе;

отзыв научного руководителя;

отзывы рецензентов.

Возможно представление и других отзывов на работу (например, организации, на базе которой выполнена работа). В такие отзывы не включают бальную оценку работы, а отмечают личные качества, проявленные выпускником при подготовке работы, ее практическую значимость.

Защита дипломных работ проводится на открытом заседании ГАК с участием не менее половины состава комиссии, в присутствии научного руководителя, дипломника. Возможно присутствие рецензентов. При его отсутствии председатель ГАК зачитывает представленный в комиссию отзыв рецензента.

Секретарь ГАК представляет на заседание комиссии по каждой дипломной работе:

21. первый экземпляр дипломной работы;
22. заключение научного руководителя;
23. отзывы рецензентов;
24. другие отзывы, полученные на дипломную работу;
25. учебную карточку студента;
26. зачётную книжку студента.

Устанавливается следующий порядок защиты:

вступительное слово дипломника (не более 5-8 минут), в котором даётся обоснование темы, цель и задачи работы, характеристика использованных источников и литературы, выводы по работе;

ответы на вопросы членов ГАК;

выступление рецензентов и других лиц;

оглашение других отзывов, полученных на дипломную работу;

заключительной слово дипломника - ответы на замечания, полученные в ходе обсуждения работы.

Все присутствующие на заседании ГАК могут задавать вопросы и участвовать в творческой дискуссии.

Окончательная (балльная) оценка выносится на закрытом заседании ГАК большинством голосов членов ГАК. Научный руководитель и рецензент имеют право высказывать своё мнение, но в голосовании не участвуют.

ГАК имеет право рекомендовать дипломные работы к публикации, на конкурс, к практическому использованию, а наиболее способных выпускников (по согласованию с деканом факультета и заведующим кафедрой) - в аспирантуру.

1.9. Критерии оценки дипломной работы

Основными критериями для вынесения балльной оценки дипломной работе являются:

- актуальность и новизна темы, степень теоретической или практической разработки;

- полнота использования источников, отечественной и иностранной специальной литературы по рассматриваемым вопросам;

- полнота и качество собранных фактических данных по объекту исследования;

- творческий характер анализа и обобщения фактических данных на основе современных методов и научных достижений;

- научное и практическое значение предложений, выводов и рекомендаций, степень их обоснованности и возможность реального внедрения в работу учреждений и организаций;

- навыки лаконичного, чёткого и грамотного изложения материала, оформление работы в соответствии с методическими указаниями;

- умение вести полемику по теоретическим и практическим вопросам дипломной работы, глубина и правильность ответов на замечания рецензентов и вопросы членов ГАК.

Оценку "отлично" заслуживает дипломная работа, тема которой научно обоснованна, представляет теоретический или практический интерес, а содержание свидетельствует об использовании автором современной методики оргпроектирования, обследования документационного обеспечения, приёмов источниковедческого анализа и способствуют творческому решению научно-теоретических и практических проблем документоведения.

Структура работы, оцененной на "отлично", стройна, логична, соответствует содержанию. Автором сделаны выводы по каждой главе дипломной работы. В Заключении содержатся чёткие, всесторонне обоснованные выводы, которые вносят вклад в развитие поставленной проблемы, намечают перспективу для дальнейшей разработки и показывают степень выполнения задач, поставленных во введении к дипломной работе. Работа написана литературным языком, тщательно выверена, научно-справочный аппарат и оформление соответствуют действующим государственным стандартам и настоящим методическим указаниям, имеются приложения в виде схем, таблиц, графиков, иллюстраций и т.д.

При отличной оценке члены государственной аттестационной комиссии учитывают краткость и логичность вступительного слова дипломника, которое должно отразить основные положения работы и выводы автора, а также чёткость и аргументированность ответов на вопросы, заданные членами ГАК.

Дипломная работа оцененная на «отлично» должна полностью соответствовать квалификационным требованиям, включенным в ГОС ВПО.

Дипломная работа оценивается на "хорошо", если анализ источников и литературы не совсем полный, выводы по главам недостаточно аргументированы, в структуре и содержании работы есть отдельные погрешности, не имеющие принципиального характера. В остальном дипломная работа оценивается на «хорошо», должна отвечать требованиям, предъявляемым к “отличной” дипломной работе.

Дипломная работа, оцененная на «хорошо» должна в основном соответствовать квалификационным требованиям, включенным в ГОС ВПО и не содержать недостатков принципиального характера.

Дипломная работа оценивается "удовлетворительно", если анализ источников и литературы подменен аннотированным обзором, документальная основа работы представлена недостаточно, выводы не конкретны, рекомендации и предложения слабо аргументированы, в литературном стиле и оформлении работы имеются погрешности, дипломником проявлена неуверенность во время дискуссии.

1.10. Порядок хранения и использования дипломных работ

После защиты дипломные работы передаются секретарем ГАК на хранение в библиотеку ИАИ.

В библиотеке института имеется картотека дипломных работ, которая регулярно пополняется и выставляется в читальном зале.

Вторые экземпляры дипломных работ, рекомендованных для внедрения в практику, передаются заинтересованным учреждениям и организациям.

Ознакомление преподавателей, студентов и других лиц с дипломными работами проводится в читальном зале библиотеки по разрешению научного руководителя дипломной работы.

Кафедра имеет право получить дипломную работу из библиотеки во временное пользование.

2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

Общие положения

Дипломная работа должна быть написана грамотно, литературным языком, отредактирована и вычитана после перепечатки.

Дипломная работа может быть написана от руки, напечатана на машинке или набрана на компьютере на стандартных листах белой бумаги формата А4. Текст пишется на одной стороне листа с полями следующих размеров:

левое поле 35 мм.;

правое поле 10 мм.;

верхнее и нижнее 20 мм.

Каждая новая глава начинается с новой страницы. Это же относится и к другим основным структурным частям работы: введению, заключению, списку источников и литературы, приложениям, и т.п. Подчёркивать заголовки и переносить слова в заголовке не допускается.

Заголовок каждой главы печатается симметрично тексту, через полтора интервала прописными буквами без точки в конце.

Общий объем дипломной работы, как правило, находится в пределах 70-80 стандартных страниц машинописного текста (28-29 строк по 60 знаков), напечатанных через 1,5 интервала. Подстрочные ссылки печатаются через 1 интервал.

Кегль (размер) шрифта компьютерной распечатки не меньше 13- 14. Кегль подстрочных примечаний 10-12. Интервал между строками подстрочных примечаний одинарный.

В дипломной работе не допускается использование шрифта разных гарнитур. Возможно выделение фрагментов текста полужирным шрифтом или курсивом, а также разрядка текста.

Все страницы дипломной работы нумеруются арабскими цифрам. Номер страницы ставится на верхнем поле, без каких-либо знаков препинания. На титульном листе и оглавлении номер страницы не ставится, хотя они входят в общее число страниц работы.

Приложения к дипломной работе имеют отдельную нумерацию и не входят в общее количество страниц дипломной работы.

Текст на иностранных языках должен быть либо напечатан, либо вписан от руки. Сочетание того и другого не допускается.

Дипломная работа должна быть подготовлена не менее чем в двух экземплярах. Каждый экземпляр должен быть переплетен в жесткий переплет.

На последнем листе Списка использованных источников и литературы ставится личная подпись студента–дипломника, удостоверяющая, что текст работы выверен, цитаты проверены.

2.1. Оформление иллюстративного материала и таблиц

Иллюстрации (схемы, графики, таблицы и пр.) помещаются в тексте работы сразу после ссылок на них, сопровождаются подписями и нумеруются. Например:

Рис. 1. Схема движения входящего документопотока.

Схема 3. Структура Акционерного общества "......".

Таблица как форма представления данных применяется в дипломной работе при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблица имеет два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть грамматически согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица располагается более чем на одной странице. Каждая таблица должна иметь заголовок, который печатают посередине страницы. Над заголовком справа печатается с прописной буквы слова "Таблица" и ее порядковый номер. Ссылка на иллюстрацию внутри текста имеет следующую форму: (см. табл. 5, с. 17 или см. рис. 1).

Иллюстративные материалы, занимающие много места в дипломной работе (например, таблица или схема на нескольких страницах) могут быть вынесены в Приложения, и, кроме того, могут быть оформлены в виде плакатов и использованы дипломников в качестве иллюстративного материала при защите дипломной работы. Плакаты оформляются на стандартных листах чертёжной бумаги.

2.2. Научно-справочный аппарат

Научно-справочный аппарат содержит две взаимосвязанные части:: список источников и литературы и подстрочные ссылки.

Подстрочные примечания (ссылки) приводятся во всех случаях, когда в дипломной работе используются и цитируются источники и литература. Обязательно подтверждаются подстрочными ссылками все факты, цифры, даты, наименования и выходные данные законодательных актов и другие конкретные данные, приводимые в тексте и заимствованные из источников и литературы.

В случае использования чужого материала без ссылки на автора и источник заимствования дипломная работа не допускается к защите.

Подстрочные ссылки нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в пределах каждой страницы дипломной работы.

Подстрочные ссылки оформляются в соответствии с ГОСТ 7.1.-84. "Библиографическое описание документа" и краткими правилами "Составление библиографического описания" (2-е изд., доп. М.: Кн. Палата, 1991).

Первичная подстрочная ссылка включает в себя все обязательные элементы библиографического описания. Даже, если часть элементов, например, фамилия автора, содержится в основном тексте работы, их рекомендуется повторять в ссылке.

В ссылках на опубликованные источники указывают:

- для законодательных, нормативных правовых актов, нормативных и распорядительных документов - вид акта, дата его принятия, номер, наименование, название официального издания, год, номер сборника, статья;

- для нормативно-методических документов - наименование документа, место издания, год, страницы.

- законодательные и ведомственные акты цитируются по официальным изданиям опубликования.

Например:

Федеральный закон от 25 января 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". //Собрание законодательства Российской Федерации. 1995.№ 8.Ст.609.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 9 августа 2002 г. ) »// Собрание законодательства РФ. 2000. № 52. ч.1. Ст. 5025;

Распоряжение мэра г. Москвы от 1 июня 1993 года № 532 "Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу". //Вестник Мэрии Москвы. 1991. № 23.

Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М.: Главархив, 1974. С.4-6.

ГОСТ 7.1.-84. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления. Введ. 01.01.86. М., 1987. 75 с.

В ссылках на литературу указываются: фамилия и инициалы автора, название работы, место издания, издательство и год издания, номер страницы, например:

Книги одного автора

Кузнецова Т.В. Делопроизводство. (Документационное обеспечение управления). М, ЗАО, "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2002, 374 с.

Книги двух, трёх авторов

Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Секретарь - успешная карьера. М.: Современик -БИС, 1997. с. 84.

В ссылках на статьи, опубликованные в сборниках статей и периодических изданиях, указываются: фамилия и инициалы автора, название статьи, название сборника (журнала), год издания, номер журнала и номер страницы. Слова “В кн.:”, “В сб.:”, “В изд.:” в описании не используются. Например:

Статья из газеты и журнала

Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. № 2. С. 47.

Сокова А.Н. Табель унифицированных форм документов по личному составу //Справочник кадровика 2001. № 2. С. 46.

В ссылках на неопубликованные источники указывается их название, организация - автор, год разработки ( возможно указание места хранения документа).

Например:

Инструкция по документационному обеспечению управления ЗАО "КРОСС", ведомств. издание, 2004

Автореферат диссертации

Ермакова И.Н. Становление и развитие советского государственного делопроизводства (1917-1959гг.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. М., 1994. 28 с.

Если дипломная работа имеет несколько ссылок на одну и ту же книгу или статью, то вторая и последующие ссылки делаются кратко, например:

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. С. 19.

Если в тексте встречается только одна работа одногоо автора, то в последующих сносках вместо заглавия приводят условное обозначение, например:

Митяев К.Г. Указ. соч. С. 29.

Если несколько ссылок на один и тот же источник приводятся на одной странице диплома, в этом случае также делаются сокращения, например:

1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., ВНИИДАД. 1991. С. 14

2 Там же. С. 33.

Книги, описанные на заглавие

Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: Юнити-ДАНА, 2000. 256 с.

Материалы конференций, съездов

Архивный фонд РФ: феномен, мифы и реальность: Тезисы докл. и сооб. междун. науч. конф., 24 мая 2001г. / Сост. Е.В. Старостин, А.Б. Безбородов и др.. М.: РГГУ, 2001. 154 с.

Справочные и информационные издания

Справочник работника кадровой службы. М., ИНФРА-М, 2001. 760 С..

Приложение 1

Заведующему кафедрой _______________

___________________________________

(наименование кафедры)

(учёное звание, фамилия, инициалы)

Студента___________________________

(курс, отделение, группа)

(фамилия, инициалы)

Адрес или телефон:__________________

З А Я В Л Е Н И Е

Прошу прикрепить меня к кафедре___________________________________ РГГУ

(наименование кафедры)

для подготовки дипломной работы.

Предполагаемая тема дипломной работы:_____________________________________

Научным руководителем прошу назначить_________________________________________

(учёное звание, фамилия, инициалы)

Дата подачи заявления Подпись студента

00.00.0000

________________________

(решение кафедры)

от____________протокол №__________

Приложение 2

Образец оформления титульного листа дипломной работы

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет____________________

Кафедра______________________

Фамилия, имя, отчество (полностью)

НАЗВАНИЕ РАБОТЫ

Дипломная работа

студента______курса______отделения

Допущена к защите на ГАК	Научный руководитель –
Зав.кафедрой_______________ (личная подпись) ___________________________ (учёное звание, инициалы, фамилия) “___”________________200 г.	должность, учёное звание и учёная степень, инициалы, фамилия

Москва 2006

Приложение 3 Образец оформления оглавления дипломной работы

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………...………………………………3

ГЛАВА 1. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В 1960-1970 ГОДЫ..………….25

1.1. Унификация и стандартизация внешеторговой документации на международном уровне.......................................................................................25

1.2. Унификация и стандартизация внешеторговой документации в СССР.....................................................................................................................36

ГЛАВА 2.СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛЕ.....................................................................................54

2.1. Реформа управления внешнеэкономической деятельностью и ее влияние на систему документации по внешней торговле.................................54

2.2. Документирование внешнеторговых операций……………………..78

2.3. Основные тенденции развития унифицированной системы документации по внешней торговле...................................................................87

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………...…...94

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………………100

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………….………………..109