Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики
Бюджетное учреждение Чувашской Республики «Государственный исторический архив Чувашской Республики»
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по приёму, учёту и описанию документов личного происхождения
Чебоксары
2012
СОДЕРЖАНИЕ
| 1 | 2 | ||
| Введение | 3-4 | ||
| I. Общие положения | 4-5 | ||
| II. Выявление владельцев документов личного происхождения и их учет | 5-9 | ||
| III. Порядок приема документов личного происхождения на постоянное хранение | 9-15 | ||
| IV. Фондирование документов личного происхождения | 15-19 | ||
| V. Научно-техническая обработка документов личного происхождения: | 19-35 | ||
| 5.6. Систематизация документов личного происхождения в пределах архивного фонда; | 20-22 | ||
| 5.7. Формирование единиц хранения; | 22-27 | ||
| 5.8. Особенности составления заголовков единиц хранения по основным группам документов; | 27-30 | ||
| 5.9. Описание степени полноты, подлинности, внешних и других особенностей документов. Выявление крайних дат. Нумерация листов | 31-35 | ||
| VI. Составление описи и научно-справочного аппарата к ней | 35-38 | ||
| 6.10. Оформление обложек дел | 38 | ||
| VII. Обеспечение сохранности и организации использования документов личного происхождения | 38-39 | ||
| Приложения: | |||
| 1. Образец письма (фондодержателю) фондообразователю | 40 | ||
| 2. Памятка владельцу личного архива | 41-42 | ||
| 3. Форма карточки лица владельца личного архива | 43 | ||
| 4. Образец примерного списка граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии | 44 | ||
| 5. Образец сдаточной описи | 45-46 | ||
| 6. Образец сдаточной описи музейных предметов | 47 | ||
| 7. Схема систематизации документов фонда личного происхождения | 48-51 | ||
| 8. Образец схемы систематизации документов семейного фонда | 52 | ||
| 9. Форма предварительного договора | 53 | ||
| 1 | 2 | ||
| 10. Образец протокола отборочно-оценочной комиссии | 54 | ||
| 11. Образец акта оценки стоимости документов | 55 | ||
| 12. Форма договора купли-продажи | 56 | ||
| 13. Форма акта возврата архивных документов собственнику | 57 | ||
| 14. Образец заключения | 58-59 | ||
| 15. Форма договора дарения | 60-61 | ||
| 16. Форма акта приема на хранение архивных документов личного происхождения | 62 | ||
| 17. Форма книги учета поступлений документов | 63 | ||
| 18. Форма инвентарной книги музейных предметов | 64 | ||
| 19. Образец списка печатных изданий, переданных в справочно-информационный фонд государственного архива | 65 | ||
| 20. Форма акта описания архивных документов, переработки описей | 66-67 | ||
| 21. Образец внутренней описи документов дела | 68 | ||
| 22. Образец сдаточной описи электронных фотодокументов постоянного хранения | 69 | ||
| 23. Образец описи дел постоянного хранения, составленной в госархиве | 70 | ||
| 24. Форма описи фотодокументов, составленной в госархиве | 71 | ||
| 25. Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок), составленной в госархиве | 72 | ||
| 26. Форма описи видеодокументов, составленной в госархиве | 73 | ||
| 27. Форма описи фотоальбомов, составленной в госархиве | 74 | ||
| 28. Форма описи музейных предметов, составленной в госархиве | 75 | ||
| 29.Форма описи на машиночитаемые документы (с файлами в графических, аудио- и видео- форматах), составленной в госархиве | 76 | ||
| 30. Образец титульного листа к описи дел постоянного хранения, составленный в госархиве | 77 | ||
| 31. Образец предисловия | 78 | ||
| Список использованной литературы | 79 | ||
| УТВЕРЖДЕНЫ приказом БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии от ___ ___________ 2012 №____ | |||
ВВЕДЕНИЕ
В состав фондов государственных архивов, наряду с документами, образовавшимися в процессе деятельности органов государственной власти, учреждений, организаций и предприятий, включаются документы личного происхождения. В силу своей политической, научной, социально-культурной и исторической значимости эта категория документов является дополнением к управленческой, научно-технической и аудиовизуальной документации. Документы личного происхождения помогают восполнять пробелы, образовавшиеся в истории, отразить историю через призму личностного восприятия событий.
Документы личного происхождения имеют следующие особенности:
- отсутствие закономерности размещения информации;
- произвольное информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников);
- содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности;
- процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется;
- документы имеют не полную атрибуцию: отсутствуют даты, подписи, аннотации к фотографиям.
Особенности имеют и первичные комплексы документов личного происхождения – личные архивы, на основе которых создаются фонды личного происхождения:
- личный архив складывается;
- в фонде личного происхождения, наряду с документами личного происхождения, могут содержаться и документы официального происхождения;
- для личных архивов характерно типовое и видовое многообразие документов (фото-, фоно-, видеодокументы; рисунки, чертежи, схемы и т.д.);
- документы личного происхождения хранятся в россыпи, их упорядочение проводится после приема в государственный архив.
Документы личного происхождения отличаются разнообразием носителей информации, на которых они выполнены – бумага, ткань, магнитные носители, спецносители для кино-, видео-, фоно-, фотодокументов и музейные предметы др.
Целью настоящих методических рекомендаций является организация работы по комплектованию государственного (муниципального) архива документами личного происхождения, включая от выявления документов личного происхождения до их описания.
Подготовленные методические рекомендации состоят из следующих разделов:
Общие положения
Выявление владельцев документов личного происхождения и их учет
Порядок приема документов личного происхождения на постоянное хранение
Фондирование документов личного происхождения
Научно-техническая обработка документов личного происхождения
Составление описи и научно-справочного аппарата к ней
Обеспечение сохранности и организации использования документов личного происхождения.
В приложениях к рекомендациям приводятся формы договора дарения и купли-продажи документов; формы актов по оценке стоимости документов и приема на хранение документов личного происхождения; схема систематизации документов по основным группам, внутри групп и формирования единиц хранения и др.
Методические рекомендации разработаны в соответствии с Методическими рекомендациями по работе с документами личного происхождения (литература и искусство) (М., 1990); Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002); Методическими рекомендациями по описанию документов (М., 2005); Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) и другими нормативно-методическими документами.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Среди огромного множества архивных документов особое место составляют документы личного происхождения.
1.1. Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Разнообразные по своему составу и содержанию документы личного происхождения отражают жизненный путь, творческий процесс выдающихся людей республики и города, внесших весомый вклад в культуру, искусство, науку, хозяйственную, политическую и другие сферы жизни общества, т. е. тех сторон человеческой деятельности, где на первый план выступает индивидуальное творчество, кроме того, в них отражено время, в котором жили и работали эти люди. Документальные его свидетельства сосредотачиваются в их личных архивах.
1.2. Личный архив – частный архив отдельного лица, семьи, рода, куда входят комплексы документов, находящиеся в личной собственности. Он формируется большей частью стихийно, кроме архивов коллекционеров. В состав одного личного архива могут входить как личный фонд самого владельца, так и собранная им коллекция документов, ранее принадлежавших другим лицам.
1.3. Владелец личного архива - юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование документами личного происхождения.
В составе личного архива фондодержателя могут быть биографические (личные) документы; рукописи общественно-политических, научных, литературных, музыкальных трудов на различных стадиях работы над ними; письма самого фондообразователя (черновые, неотправленные, возвращенные адресатами) и письма к фондообразователю, а также документы, собранные фондообразователем (коллекции), а в некоторых случаях - и служебные документы.
1.4. Все перечисленные документы, поступившие в государственные архивы являются частью Архивного фонда Чувашской Республики на основании ст. 6, п. 7, ст. 9, 11 Федерального Закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» (27 октября 2004 г., с изменениями и дополнениями) и ст. 9 Закона Чувашской Республики «Об архивном деле в Чувашской Республике» (30 марта 2006 г., с изменениями и дополнениями).
1.5. Документы личного происхождения, возникающие по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия. Перечень объектов, на которые распространяется действие авторского права, дан в ст. 1255, часть 4 Гражданского кодекса Российской Федерации (18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ, с изменениями и дополнениями).
1.6. Закономерности размещения информации в текстах документов личного происхождения отсутствуют. Информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников и др.) произвольно. Имеет место многоаспектность содержания документов. Характерно и само содержание, имеющее глубоко личностный характер, обусловленный государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а также индивидуальными чертами его личности.
Виды, формы документов личного происхождения и способ фиксации информации в них не регламентируются обязательными нормами. В связи с этим имеет место их многообразие и произвольность, подвижность и взаимопроникновение (письмо-дневник, звукозапись-рукопись и т.д.), а также отсутствие или недостаточность атрибуции документов (отсутствие подписи, датировки, аннотаций на фотографиях и др.).
Документы в личных архивах формируются произвольно, а зачастую хранятся в виде россыпи.
1.7. Использование документов личного происхождения осуществляется с учетом определенных юридических и этических норм. Использование объектов авторского права осуществляется в соответствии с его нормами. Строго соблюдаются условия, на которых документы переданы гражданами на постоянное хранение. Не допускается разглашение сведений, которые могут причинить моральный ущерб каким-либо лицам.
II. ВЫЯВЛЕНИЕ ВЛАДЕЛЬЦЕВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО
ПРОИСХОЖДЕНИЯ И ИХ УЧЕТ
2.1. Выявление владельцев документов личного происхождения - начальный, но очень ответственный этап работы с документами личного происхождения. Он требует большой предварительной работы с научными, общественными, творческими организациями, вузами, научно-исследовательскими учреждениями, отраслевыми хозяйственными органами, библиотеками, музеями, частными лицами.
2.2. Документы личного происхождения могут поступать на хранение в государственные архивы:
- от фондообразователей, передающих свои архивы лично или по завещанию;
- от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
- от собирателей и коллекционеров;
- из творческих союзов - через комиссии по творческому наследию фондообразователя;
- из нотариальных контор как выморочное имущество;
- из государственных архивов, музеев, библиотек и других учреждений в порядке уточнения профильной принадлежности документов;
- от граждан, проживающих за границей, а также из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).
2.3. Основные критерии, которыми следует руководствоваться при выявлении владельцев документов личного происхождения:
- вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
- роль гражданина в качестве участника, очевидца выдающихся событий в истории общества;
- родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
-состав и содержание собранных гражданином документов.
2.4. В процессе подготовки к работе с владельцами личного архива сотрудникам государственного архива необходимо:
1) изучить периодические печатные издания, энциклопедии, справочники и сведения в средствах массовой информации о фондообразователе, его биографию и этапы политической, общественной, творческой или служебной деятельности:
- работников органов государственной власти и управления, партийных и комсомольских органов;
- современных общественно-политических деятелей;
- руководителей и работников промышленности и сельского хозяйства;
- работников высшего, среднего и специального образования;
- деятелей науки;
- деятелей культуры (литературы, кино, театра, балета, музыки, изобразительного искусства и т.п.);
- деятелей печати, радио и телевидения;
- спортсменов;
- врачей и медицинских работников;
- юристов;
- предпринимателей;
- представителей общественных объединений, ветеранов войн и локальных конфликтов;
- руководителей и сотрудников архивной службы;
- коллекционеров.
2) установить, имеются ли в государственном архиве документы фондообразователя;
3) установить, хранятся ли документы фондообразователя в других государственных и муниципальных архивах;
4) установить держателя (владельца) документов личного архива, узнать адрес, телефон, родственные (или иные) отношения к фондообразователю, если владельцем архива является не сам фондообразователь;
5) вести переговоры и уточнить состав и содержание документов, подлежащих приему.
2.5. Поиск может осуществляться разными способами и в различных направлениях:
- при работе с архивами учреждений, организаций и предприятий во время проведения работ по комплектованию и упорядочению их документов;
- при работе с архивами творческих и общественных организаций (творческие союзы, союзы ветеранов и т.д.);
- через установление контактов с музеями, библиотеками, театрами и т.д.;
- в результате проведения переговоров с владельцами документов, уже передавших документы на государственное хранение, о наличии личных архивов у их родственников и знакомых;
- в результате проведения переговоров с пользователями читального зала государственного архива о наличии у них документов, имеющих научно-историческое и культурное значение, о возможности передачи их на постоянное хранение;
- в результате проведения переговоров с постоянными участниками различных научно-практических мероприятий, проводимых архивом (архивные чтения и т.д.);
- через средства массовой информации (выступления в печати, по радио, на телевидении в разных формах: в виде информации о новых поступлениях документов личного происхождения, интервью с архивистами, статьи о необходимости бережного отношения к документам родовых и семейных архивов, публикации документов из фондов личного происхождения, уже поступивших на постоянное хранение);
- во время участия в различных научно-практических конференциях, проводимых высшими учебными заведениями Чувашской Республики и т.п.;
- в результате просмотра сайтов через интернет;
- при просмотре списков почетных граждан Чувашской Республики.
2.6. Можно написать официальное письмо (Приложение № 1).
В ходе беседы фондообразователю вручается Памятка владельцу личного архива с перечнем документов, предполагаемых к передаче на постоянное хранение владельцем личного архива (Приложение№ 2).
2.7. Главными в беседе с владельцем личного архива могут стать следующие аргументы:
- в государственном архиве для обеспечения сохранности архивных документов первостепенное значение имеет соблюдение требований охранного режима, т.е. соблюдение внутриобъектового и пропускного режима, порядок доступа в архивохранилище, опечатывание помещений архива; в хранилищах соблюдается температурно-влажностный режим, правила противопожарной безопасности;
- государственный архив гарантирует физическую сохранность документов, их научное описание, своевременную реставрацию;
- отдавая личные документы на постоянное хранение, владелец личного архива оставляет потомкам документальные свидетельства;
- в государственном архиве имеется читальный зал, где с документами личного происхождения могут ознакомиться все заинтересованные лица (студенты, школьники, краеведы, ученые, писатели, журналисты и т.д.), архив в состоянии обеспечить полноценное использование документов для выставок, публикаций, статей, лекций, радио- и телепередач;
- условия, на которых фондообразователь или владелец документов намерен передать документы личного происхождения на постоянное хранение в государственный архив.
2.8. Если приходится вести переговоры не с самим владельцем документов личного архива, а с его наследниками, необходимо ознакомиться с документами, подтверждающими права на наследство, в том числе на наследование авторского права. При поступлении в архив документов личного происхождения через доверенных лиц, следует уточнять наличие доверенностей.
2.9. На каждое выявленное лицо составляется карточка лица владельца личного архива (далее – карточка) (Приложение № 3). В карточке указывается фамилия, имя, отчество фондообразователя, основные биографические данные; точный адрес и телефон, краткая характеристика и хронологические рамки личного архива; дата соглашения; наличие наследников; лицо, передающее архив; сведения о составе документов. Обработка персональных данных фондообразователей (фондодержателей) определяется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152 «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями).
Карточки состоят из трех разделов картотеки и соответствуют определенному этапу комплектования государственного архива документами личного происхождения.
В первом разделе картотеки «Перспективное комплектование» откладываются карточки с данными возможных (потенциальных) источников комплектования. Во второй раздел «Текущее комплектование» включаются карточки с данными постоянных источников комплектования, от которых ведется прием документов, и в третий раздел «Комплектование завершено» вносятся карточки на фондодержателей, работа по комплектованию фондов которых завершена.
Внутри каждого раздела карточки систематизируются по алфавиту владельцев.
2.10. В разделах при большом объеме карточек будут выделены тематические подразделы, например:
- участники и ветераны Великой Отечественной войны, Герои Советского Союза;
- Герои Социалистического Труда, передовики и новаторы промышленности, строительства, сельского хозяйства;
- деятели просвещения, здравоохранения, социальной защиты;
- ученые (по отраслям науки);
- деятели культуры (художники, писатели, актеры, композиторы, руководители художественных коллективов);
- государственные деятели;
- общественные деятели, лидеры партий, движений, организаций;
- краеведы, коллекционеры.
2.11. На основании учетных карточек составляется примерный список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования государственного архива (Приложение № 4), в котором указываются: фамилия, имя, отчество фондообразователя; даты жизни (если таковые известны); основные места работы и занимаемые должности; ученая степень, звания, правительственные награды; адреса места жительства гражданина; сведения о наследниках или душеприказчиках (если таковые имеются); юридически обоснованные возможности передачи документов в архив, т.е. сведения о заключении договора (соглашения).
III. ПОРЯДОК ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО
ПРОИСХОЖДЕНИЯ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
3.1. Передача архивных документов в государственную собственность Чувашской Республики может производиться на возмездной и безвозмездной основе.
Приобретение архивных документов на возмездной основе осуществляется государственным архивом в пределах отпущенных ассигнований.
3.2. При возмездном и безвозмездном приобретении документов директор государственного архива заключает с владельцем (собственником) архивных документов договор.
В договоре обязательно указывается, чьи документы передает фондодержатель: собственные или принадлежащие ему на законном основании.
В договоре оговариваются также условия хранения и использования документов.
Владелец документов личного происхождения может поставить некоторые условия:
- оставить за собой исключительное право публикации документов на определенный по договоренности срок;
- ограничить или запретить использование всех или некоторых документов на определенный срок, указав формы ограничиваемого использования (экспонирование, публикация, выдача в читальный зал архива и др.);
- передать отдельные документы при условии предоставления ему фото - или ксерокопий.
Обязательно оговаривается использование следующих документов:
- объектов авторского права, использование которых в соответствии с Законом РФ от 20 июля 2004 г. № 72 «Об авторском праве и смежных правах» может осуществляться при жизни автора и в течение 50 лет после его смерти только с согласия правообладателя;
- документов, содержащих сведения о личной жизни граждан, а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, которым архивное законодательство устанавливает срок ограничения доступа в 75 лет со времени их создания, если доступ к этим документам не разрешен ранее этого срока самим гражданином или его наследником.
В договоре могут не оговариваться:
- выдача документов во временное пользование самому фондодержателю, передавшему свой архив в собственность государства безвозмездно;
- ограничение использования документов ныне здравствующих граждан, так как эти документы выдаются для использования только с их согласия;
- копирование отдельных документов архивом безвозмездно (при передаче документов в дар) или за плату (при передаче документов за денежное вознаграждение).
3.3. После подписания договора сотрудниками отдела комплектования проводится работа по отбору документов и их первичной систематизации. По результатам отбора и систематизации документов составляется сдаточная опись (Приложение № 5).
При составлении сдаточной описи сотрудник государственного архива работает в контакте с фондодержателем и пытается максимально уточнить все недостающие сведения о документах (авторство, даты, аннотации к фотографиям и др.).
3.4. В составе фондов личного происхождения целесообразно также оставлять музейные предметы (значки, вышивки, купюры, эмблемы и т.п.), так как эти предметы дополняют документальный комплекс, по-новому раскрывают его содержание, являются с ним одним целым и позволяют более эффективно использовать документы фонда, расширяя зрительное восприятие архивных документов. На музейные предметы разного типа, следует выделить подразделы («Медали, значки, сувениры», «Вышивки», «Предметы быта» и т.п.) и составляется отдельная опись дел (Приложение № 6).
3.5. Документы личного происхождения в сдаточной описи предварительно систематизируются по схеме систематизации документов фонда личного происхождения (Приложение № 7).
3.6. Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина – по разделам схемы систематизации. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале (Приложение № 8).
В итоговой записи к сдаточной описи цифрами и прописью проставляется количество временных дел и документов, указывается должность и фамилия составителя, дата составления описи. Сдаточная опись составляется в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником отдела комплектования и владельцем документов. Один экземпляр сдаточной описи передается владельцу документов (после согласования ЭПК Минкультуры Чувашии).
3.7. В случае, если владелец (собственник) документов сам составил сдаточную опись, она не пересоставляется. Сотрудник государственного архива перед передачей документов на государственное хранение проводит сверку наличия документов, внесенных в данную сдаточную опись, и после этого ставит свою подпись в итоговой записи.
3.8. Работа по выявлению собственников архивных документов с целью приобретения у них в государственную собственность Чувашской Республики на безвозмездной или возмездной основе либо на иных условиях документов, представляющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, осуществляется отделом комплектования.
3.9. Передача архивных документов в государственную собственность Чувашской Республики на возмездной основе оформляется актом оценки стоимости документов, договором купли-продажи, заключенными сторонами в предусмотренном порядке.
3.10. При возмездном приобретении документов директор государственного архива при необходимости заключает с собственником архивных документов предварительный договор (Приложение № 9) в двух экземплярах (один экземпляр передается собственнику) и принимает решение о выделении специалистов (экспертов) для изучения документов и проведения экспертизы ценности.
3.11. Специалисты (эксперты) проводят отбор документов и их первичную (предварительную) систематизацию по соответствующим группам и составляют сдаточную опись в двух экземплярах, в состав которых включаются условно сформированные дела (папки) и количество особо ценных документов.
3.12. После составления описи каждый из специалистов (экспертов) составляет отдельное заключение с обоснованием целесообразности (нецелесообразности) приобретения указанных документов. В заключении должны быть изложены:
- характеристика деятельности фондообразователя (даты жизни, этапы жизни и творчества);
- характеристика документов личного архива (полнота состава архива, содержание документов, их общественно-политическое и научно-историческое значение, их художественная ценность, уникальность, опубликованность и др.).
3.13. Заключения экспертов о целесообразности (нецелесообразности) приобретения архивных документов в государственную собственность Чувашской Республики и сдаточная опись направляются на рассмотрение отборочно-оценочной комиссии.
3.14. По итогам обсуждения вопроса отборочно-оценочная комиссия принимает мотивированное решение о целесообразности приобретения документов и их стоимости. Решения комиссии оформляются протоколами (Приложение № 10) и актами оценки стоимости документов (Приложение № 11). В ходе экспертизы ценности проводится согласование состава предлагаемых для приобретения документов и размера денежных сумм (цены продажи) с учетом выделенных государственному архиву ассигнований.
На основании утвержденного решения и акта оценки стоимости документов отборочно-оценочной комиссией заключается с собственником договор купли-продажи (Приложение № 12) в двух экземплярах, один из которых передается собственнику.
3.15. При решении о нецелесообразности возмездного или безвозмездного приобретения документов государственный архив уведомляет об этом собственника. Документы возвращаются владельцу по акту возврата архивных документов собственнику (Приложение № 13). В акт возврата документов собственнику вносятся следующие сведения:
- основание для возврата документов (перечни документов с указанием сроков их хранения; решение экспертной комиссии и т.д.);
- объем документов личного происхождения, принятых для научно-технической обработки, со ссылкой на дату и номер сдаточной описи;
- виды и количество дублетных документов;
- виды и количество документов, не имеющих научно-исторической ценности;
- итоговая запись об объеме документов, выделенных для возврата;
- наименование должности, подпись и расшифровка подписи специалистов государственного архива, проводивших научно-техническую обработку;
- подпись владельца, получившего документы.
Объем выделенных для возврата документов указывается в листах и единицах хранения.
Акт возврата документов собственнику составляется в двух экземплярах, подписывается специалистом (экспертом), проводившим обработку документов, владельцем (собственником) и утверждается директором государственного архива.
3.16. На рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного архива выносятся вопросы, касающиеся основных этапов работы с фондодержателями и их документами:
- включение владельцев в список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования государственного архива;
- рассмотрение сдаточной описи (при безвозмездном приобретении), предложений по систематизации фонда и фондированию документов;
- рассмотрение проекта описи дел постоянного хранения, составленной в архиве и научно-справочного аппарата к ней;
- рассмотрение вопросов об исключении из состава источников комплектования по ряду причин.
3.17. Рассмотрение вопроса о приеме документов в собственность государства с сохранением за владельцем права собственности на документы решается на заседании экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее - ЭПК Минкультуры Чувашии).
Решение ЭПК Минкультуры Чувашии является окончательным в решении вопросов организации работы государственного архива с физическими лицами.
К рассмотрению на заседании ЭПК Минкультуры Чувашии должны быть подготовлены следующие документы:
- сдаточная опись;
- заключение (Приложение № 14), в котором сообщается: чьи документы личного происхождения предложены к рассмотрению на заседании ЭПК Минкультуры Чувашии, от кого они поступают, на каких условиях (безвозмездно или за денежное вознаграждение), а также предлагается проект названия фонда, если документы личного архива поступают впервые, или указывается, к какому фонду их следует присоединить;
- выписки из протоколов заседаний ЭМК и отборочно-оценочной комиссии государственного архива с решением о передаче (приобретении) документов личного происхождения в собственность государства в лице государственного архива.
3.18. При положительном решении вопроса о приеме документов личного происхождения, поступающих безвозмездно, на заседании ЭПК Минкультуры Чувашии и в случае согласия владельца документов с решением ЭПК Минкультуры Чувашии заключается договор дарение (Приложение № 15), два экземпляра которого подписываются директором государственного архива и владельцем документов. Договор дарение вместе со всей документацией передается в отдел обеспечения сохранности и учета документов, который ставит на государственный учет и присваивает номер фонда вновь поступившим документам.
Экземпляр договора, заключенный с собственником (владельцем) архивных документов, выписка из протокола заседания ЭПК Минкультуры Чувашии с решением о приеме (приобретении) документов личного происхождения, акт приема на хранение архивных документов личного происхождения и сдаточная опись включается в дело фонда. В дело фонда помещается также переписка с фондодержателем, списки передачи печатных изданий в справочно-информационный фонд.
3.19. Документы личного происхождения в архиве учитываются на основании акта приема на хранение архивных документов личного происхождения (Приложение № 16) и приложенной к нему сдаточной описи, составленной собственником документов или сотрудником государственного архива. При каждом новом поступлении документов составляется новый акт приема на хранение документов личного происхождения и новая сдаточная опись. В сдаточной описи и акте помимо перечисления групп документов указывается объем документов.
3.20. Все данные по новым и повторным поступлениям фондов личного происхождения вносятся в книгу учета поступлений документов (Приложение № 17). Если данный фонд поступает в архив впервые, то на документы фонда личного происхождения заводится лист фонда, делается запись в списке фондов.
При включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс «Д» («договор», заключенный между государственным архивом и собственником (владельцем) на определенное время), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе примечания списка фондов также указывается собственник (владелец) архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником (владельцем) архивных документов, включается в дело фонда.
При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
Объем не прошедших научного описания и не внесенных в описи документов указывается в условных единицах хранения.
3.21. Лист фонда состоит из четырех основных разделов:
В первом разделе заполняются основные сведения о фонде и фондообразователе (крайние даты каждого названия фонда, названия и все переименования фонда).
Для фондов личного происхождения являются даты жизни фондообразователя.
Для архивной коллекции указываются самая ранняя и самая поздняя даты документов, включенная в коллекцию.
В разделе 2 «Дата первого поступления» указывается дата первой записи фонда в книгу поступлений.
Неописанные документы учитываются в третьем разделе «Учет неописанных документов» в условных единицах хранения, документах или листах на основании акт приема-передачи и сдаточной описи.
Основанием для внесения сведений в четвертый раздел «Учет описанных документов» являются акты описания документов и архивные описи.
3.22. Музейные предметы в составе фондов личного происхождения учитываются как отдельные единицы хранения. Каждый музейный предмет вносится в инвентарную книгу под своим инвентарным номером (шифром). Музейные предметы, включенные в опись музейных предметов, вносятся в инвентарную книгу по суммарным номерам, а опись является приложением к инвентарной книге (Приложение № 18).
Учет принятых документов личного происхождения в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11.03.1997 № 1; требованиями раздела III «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19 и Порядком учета документов Архивного фонда Чувашской Республики и других архивных документов в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии, утвержденного приказом БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии от 12 декабря 2012 г. № 113.
IV. ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
4.1. Под фондированием документов понимается определение фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов, формированию архивных фондов, архивных коллекций, присвоение им названий.
Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение составляют архивный фонд личного происхождения.
4.2. Фонды личного происхождения делятся на личные, семейные и родовые.
Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности одного лица, составляют личный фонд.
Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности представителей одной семьи (не более трех поколений), составляют семейный фонд.
Документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности представителей одного рода (более трех поколений), составляют родовой фонд.
Семейный и родовой фонды личного происхождения можно назвать объединенными архивными фондами, созданными на основе родственных связей.
4.3. Документы личного происхождения, объединенные по тематическому, номинальному, авторскому и др. признакам, составляют коллекцию документов личного происхождения.
Хронологические границы архивного фонда личного происхождения определяются датами жизни фондообразователя, членов его семьи или рода. Крайние даты документов фонда личного происхождения часто расширены за счет документов, собранных фондообразователем, возникших после его смерти (некрологи, статьи, воспоминания о нем и т.д.), а также за счет документов его родственников.
Если в фонде имеются отдельные документы за более ранний период, значительно расширяющие хронологические рамки фонда, то их даты оговариваются дополнительно.
4.4. Документы фондов личного происхождения отличаются тем, что при их составлении правила делопроизводства не соблюдаются. Это выражается в отсутствии датировок, подписей составителей документов и т.д. Поэтому для определения фондовой принадлежности необходимо руководствоваться косвенными признаками:
- изучение содержания документа, в котором содержится указание на конкретное событие, на отдельные лица;
- по особенностям почерка;
- сопоставление с другими документами, фондовая принадлежность которых не вызывает сомнений.
4.5. Полное наименование фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества с указанием крайних дат его жизни, рода деятельности или служебного положения.
Например:
Сотников Яков Иванович (1911 – 2003), работник печати.
Если фондообразователь имеет псевдоним более известный, чем его фамилия, фонд именуется по псевдониму, а фамилия указывается в скобках.
Например:
Анатолий Ильич Кибеч (Ефимов) (10.08.1937), заслуженный работник культуры Чувашской Республики, кандидат педагогических наук, народный академик, доцент, публицист, драматург, прозаик.
В названиях фондов женщин, менявших фамилию при вступлении в брак, указывается фамилия, под которой она наиболее известна, а в скобках указывается девичья фамилия или фамилия в замужестве.
Например:
Минеева Валентина Алексеевна (урожд. Петрова) (24.02.1924), педагог, журналист, художник.
4.6. Из совокупности документов, возникающих в процессе деятельности различных фондообразователей, и объединенных по одному или нескольким признакам образуются архивные коллекции.
В наименовании сформированной в государственном архиве коллекции отражается признак объединения документов (тематический, номинальный и др.), а в случае необходимости – ее составитель (государственный архив).
Документы личного происхождения могут быть сгруппированы в архивные коллекции по следующим признакам:
- тематический, т.е. коллекцию составляют документы по определенной теме или вопросу;
- географический, т.е. архивная коллекция создается из документов личного происхождения, содержание которых и их авторы связаны с определенными территориями, населенными пунктами и др. географическими наименованиями;
- номинальный, т.е. архивная коллекция создается из документов одного типа, разновидности;
- корреспондентский, т.е. архивная коллекция создается на основе документов, которые образовались в результате переписки отдельных лиц (групп лиц).
В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке фамилии граждан.
Объединение документов личного происхождения в архивные коллекции может проводиться одновременно по нескольким признакам.
В архив могут быть приняты сложившиеся комплексы документов от частных собирателей. В таком случае в названии архивной коллекции указывается вид и общее содержание документов, фамилия, имя, отчество коллекционера.
Как правило, сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив от частных лиц, расформированию не подлежат.
Состав архивной коллекции может пополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачей отдельных документов во вновь образуемые фонды.
В наименовании, сформированной в государственном архиве, коллекции следует отразить признак объединения документов (номинальный, тематический и др.), а в случае поступления коллекции от частного лица - ее составитель.
Например:
1) Коллекция документов личного происхождения по истории Великой Отечественной войны.
2) Коллекция фотографий, собранная журналистом З.А. Григорьевой.
3) Коллекция календарей, собранная доктором филологических наук Л.П. Сергеевым.
Название фонда личного происхождения, коллекции предлагается при составлении сдаточной описи, окончательно название фонда формируется в процессе научного описания документов в отделе научно-справочного аппарата, согласовывается ЭМК государственного архива, ЭПК Минкультуры Чувашии, утверждается директором государственного архива вместе с согласованием (утверждением) описи.
Полное название фонда личного происхождения, коллекции указывается во всех учетных документах архива, на титульном листе описи.
На обложках единиц хранения и ярлыках коробок (связок) дается сокращенное название фонда, которое состоит из фамилии, имени, отчества (или инициалов) фондообразователя.
4.7. В наименовании семейных, родовых фондов может указываться общая фамилия семьи, рода (если их представители носят одну фамилию), затем после двоеточия приводятся имена, отчества представителей семьи, рода с указанием степени родства (муж, жена, дети, родители, братья, сестры и т.д.). Причем, на первое место ставятся данные об основном фондообразователе, а затем остальных родственников. Сведения (даты жизни, специальность, род деятельности и т.д.) о каждом члене семьи, рода даются по схеме наименования личного фонда.
Например:
Семейный фонд Сидоровых (1920 - *):
Петра Петровича (Лаштай) (род. в 06.08.1947 -) – писателя, публициста; отца Петра Васильевича (годы жизни: 21.06.1920 – 26.04.2007) – участника Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг.; брата Василия Петровича (Эктель) (годы жизни: 26.02.1950 – 17.08.2005) – поэта, прозаика, публициста, литературного критика.
Крайние даты документов семейного фонда Сидоровых: 1937 - 2007 годы.
Семейные, родовые фонды, в состав которых входят документы нескольких лиц разных фамилий, описываются следующим образом: в названии указывается разновидность архивного фонда документов личного происхождения (семейный, родовой фонд) и фамилии членов семьи, рода, представленных в фонде. Далее сведения о каждом лице даются по схеме личного фонда с указанием степени родства.
Например:
Семейный фонд Ефимов-Гаврилова (1926-1994):
Ефимов Виктор Васильевич (годы жизни: 18.02.1938-08.06.1990) - писатель; Гаврилова Тамара Васильевна (годы жизни: 25.03.1926-30.08.1994) - сестра В.В. Ефимова.
Крайние даты документов семейного фонда Ефимов-Гаврилова: 1947 – 1991 годы.
4.8. Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина – по разделам схемы систематизации. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
4.9. Перемещение документов из одного фонда личного происхождения в другой не допускается. Исключением является передача отдельных документов из коллекций личного происхождения, созданных государственным архивом. Передача документов производится по акту, который составляется в двух экземплярах, утверждается директором государственного архива и передается в соответствующие дела фондов.
4.10. При единичных поступлениях документов на постоянное хранение подлинники писем включаются в фонды адресатов. Если эти фонды отсутствуют или если адресаты не установлены, эти документы помещаются в фонды корреспондентов. Если нет ни фондов адресатов, ни фондов корреспондентов, документы передаются в архивную коллекцию писем.
4.11. Портреты разных лиц включаются в фонды художников, их выполнивших, при отсутствии этих фондов – в фонды изображенных на портретах лиц; фотографии помещаются в фонды изображенных на них лиц, если в государственном архиве не имеется фонда фотографа, выполнившего эту фотографию.
4.12. Воспоминания о каком-либо лице помещаются в фонд их автора, если его фонда в государственном архиве нет – в фонд лица, являющегося объектом воспоминаний.
4.13. Книги, брошюры, журналы и другие печатные издания не только без авторских помет, но и с дарственными надписями и пометами фондообразователя передаются на хранение в справочно-информационный фонд по списку печатных изданий, переданных из фонда личного происхождения в справочно-информационный фонд государственного архива (Приложение № 19), который прилагается к делу фонда.
В фонде остаются брошюры и листовки (при отсутствии авторской рукописи), а также книги, подготовленные автором к переизданию.
4.14. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам:
- фильмы;
- спецвыпуски;
- киножурналы;
- отдельные кино и телесюжеты;
На кинодокументы и видеодокументы составляется отдельная опись. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации и на них составляется отдельная опись.
V. НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Вопрос экспертизы ценности документов личного происхождения на стадии комплектования является очень важным и ответственным.
5.1. Экспертиза ценности документов личного происхождения проводится в два этапа:
- на стадии комплектования в процессе отбора документов и составления сдаточной описи:
- на стадии научного описания документов при формировании единиц хранения.
5.2. Процесс научно-технической обработки включает в себя следующие этапы:
- проведение экспертизы ценности документов;
- формирование единиц хранения;
- описание единиц хранения;
- составление схемы систематизации и систематизация заголовков единиц хранения в описи;
- составление описи документов и научно-справочного аппарата (титульный лист, предисловие, список сокращенных слов);
- оформление (распечатка) описи документов личного происхождения и научно-справочного аппарата к ней;
- оформление обложек единиц хранения, их шифровка.
5.3. Научно-техническая обработка и экспертиза ценности архивных документов, переданных в государственную собственность Чувашской Республики, производится специалистами отдела научно-справочного аппарата государственного архива и оформляется актом описания архивных документов, переработки описей (Приложение № 20) в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).
5.4. Описи архивных документов постоянного хранения и научно-справочный аппарат к ним, составленные в государственных архивах в результате научно-технической обработки фондов; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о возврате архивных документов собственнику, описания архивных документов, переработки описей направляются на утверждение ЭПК Минкультуры Чувашии в установленном порядке.
5.5. Систематизация документов личного происхождения
в пределах архивного фонда
5.5.1. В итоге изучения и уточнения биографии фондообразователя, состава и полноты документов фонда составляется предварительная схема систематизации единиц хранения, которая впоследствии будет основой для внутренней организации документов фонда личного происхождения.
5.5.2. На данном этапе важно сохранить комплексы документов (временные единицы хранения), созданные при составлении сдаточной описи, нельзя перемещать или разъединять документы во избежании необоснованного нарушения их единства и распределяются по основным группам, но не делятся на отдельные дела.
5.5.3. Документы личного происхождения можно распределить по следующим группам:
- к документам биографического характера относятся личные документы, документы профессиональной деятельности: свидетельства о рождении, браке, образовании, награждении, получении ученых степеней и званий, анкеты, личные листки по учету кадров, автобиографии, читательские билеты, орденские и трудовые книжки, поздравительные открытки, письма, телеграммы. На постоянное хранение принимаются лишь подлинники;
- к документам служебной и общественной деятельности относятся документы, связанные с работой фондообразователя в различных учреждениях, на предприятиях, на выборных должностях, с участием в общественных организациях и т.д.: черновики и копии документов, тексты выступлений, отчеты, служебные заметки, проекты, письма по служебным вопросам, планы работ, учебные планы, депутатская переписка, тексты предвыборных программ, агитационные листки и др.;
- группу документов творческого характера составляют рукописи (научные работы, статьи, произведения художественного жанра, нотные рукописи); дневники, записные книжки, если в них содержатся записи творческого характера; воспоминания, вырезки из газет и журналов с опубликованными статьями, очерками и т.д., рецензии, изобразительные материалы (рисунки, эскизы и т.п.);
- к группе документов, собранных фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам относятся художественные и научные труды, доклады, лекции, статьи различных авторов в подлинниках или копиях, с пометками фондообразователя или тематически связанные с его трудами, подборки различных материалов по интересующим фондообразователя вопросам (газетные вырезки и др.), альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками разных лиц;
- переписка в личных фондах делится на две группы:
а) письма фондообразователя (черновые, неотправленные или возвращенные адресатами, копии писем);
б) письма к фондообразователю;
- имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, относятся документы, касающиеся социально-бытовых вопросов жизни фондообразователя: документы о праве собственности на все виды недвижимого и движимого имущества (технические паспорта, ордера, хозяйственные договоры, заявки, справки), описи имущества, счета и разного рода квитанции, решения судебных органов по имущественным делам фондообразователя, записи расходов, талоны на различные виды переводов, посылки, документы о благотворительной деятельности (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательства, справки), заключения врачей о состоянии здоровья фондообразователя и др. медицинские документы. При незначительном количестве эти документы могут присоединиться к группе «Документы к биографии фондообразователя»;
- документы о фондообразователе – воспоминания и статьи о фондообразователе, рецензии и отзывы о его трудах; стенограммы и протоколы обсуждения его работ; художественные произведения о фондообразователе; стихотворения, ему посвященные; тексты выступлений; программы юбилеев и чествований; некрологи; письма к родным с выражением соболезнования по поводу смерти, библиография работ фондообразователя и т.д.;
- изобразительные и аудиовизуальные материалы (за исключением творческих) – фотографии (негативы, позитивы, альбомы, слайды), рисунки, рисованные портреты (в том числе шаржи, карикатуры) фондообразователя, членов его семей и знакомых; фотографии разных лиц с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям писателя; гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки, альбомы и др. материалы, за исключением тех изобразительных материалов, которые являются приложениями к документам, входящих в состав других групп; кино- и видеоматериалы; фонозаписи. Также могут быть аудиовизуальные документы (видеодокументы, фонодокументы, магнитные записи, компакт кассеты, диски, фонографические пластинки).
Систематизация проводится с учетом жанра (вида) изобразительного произведения, автора, внутри групп - по хронологии.
Плакаты, карты, чертежи систематизируются по территориальному признаку и объектам, внутри групп - в хронологической последовательности.
Печатные изобразительные материалы группируются по видам изданий (гравюра, открытки, иллюстрации из книг и т.п.), внутри групп - по хронологии, алфавиту фамилий художников, фотографов и т.д.
- подготовительные материалы, собранные фондообразователем для своих работ – документы (подлинные и в копиях), выписки, конспекты, рукописи и оттиски работ других авторов, картотеки, библиография, вырезки из газет и журналов, изобразительные материалы.
- книги, журналы, буклеты, оттиски с дарственными записями – по желанию фондообразователя и по согласованию со специалистами архива на государственное хранение могут быть переданы книги, брошюры, журналы, имеющее профильное значение для государственного архива.
- материалы родственников – систематизируются по той же схеме, что и документы самого фондообразователя.
- коллекции музейных предметов, собранных фондообразователем – принимаются на хранение в архив по согласованию в ограниченном количестве.
Формирование единиц хранения из материалов коллекций и систематизация документов внутри дел проводятся в зависимости от состава коллекции по тематическому, хронологическому, авторскому и др. признакам.
5.5.4. Схема систематизации фондов личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда.
5.6. Формирование единиц хранения
5.6.1. При проведении научно-технической обработки документов личного происхождения одним из важных этапов является формирование единиц хранения и их описание. Единица хранения может состоять из одного документа или групп документов.
Например:
1) Автобиография Я.И. Сотникова. 29 июля 1969 г. Рукопись.
2) Биографические документы В.А. Минеевой (справки, удостоверения, характеристики, копия трудовой книжки, контракт на выпуск книги).
Формирование единиц хранения должно обеспечить наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими.
Единицы хранения в личном фонде целесообразно формировать небольшими по объему (не более 100 листов; особо ценные документы – 40-60 листов, чертежи и рисунки - не более 10-15 листов). Если документ или группа документов превышают эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц хранения, не нарушая при этом логической и хронологической последовательности.
К единицам хранения, сформированным по несколько разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов дела (особо ценные, личные, судебные и др.).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе (Приложение № 21), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
Приложения и конверты помещаются после документов, к которым они относятся.
В единицах хранения, содержащих письма, фотографии, учитывается количество документов. Документом считается каждое письмо, фотография. Количество писем и фотографий указывается на обложке.
Документы, составляющие единицу хранения, вкладываются в развернутом виде в отдельную обложку, папку или конверт. При этом скрепки, булавки, скоросшиватели удаляются.
Особо ценные документы заключаются во внутренние обложки, а фотографии и визитные карточки – в конверты.
Плакаты, афиши и другие документы большого формата заключаются в специальные обложки и папки и хранятся в специально оборудованном для них месте. На ярлыках соответствующих коробок делаются топографические отсылки.
5.6.2. Документы биографического характера формируются в единицу хранения по номинальному или тематическому признакам:
Биографические документы (удостоверение личности, военный билет, аттестат профессора, дипломы доктора наук и действительного члена Академии наук Чувашской Республики, удостоверения о награждении).
При незначительном количестве документов близких по содержанию целесообразно их объединение в одну единицу хранения.
Например:
Комсомольский, партийный, читательский, членский билеты Л.П. Сергеева.
5.6.3. Документы служебной и общественной деятельности формируются в единицы хранения в основном по тематическому признаку, но могут применяться и номинальный, географический и др. признаки. Могут сочетаться и несколько признаков сразу:
Например (номинальный и авторский):
Машинописные и рукописные статьи Я.И. Сотникова о Государственном историко-мемориальном заповеднике «Родина В.И. Ленина».
5.6.4. Документы творческого характера объединяются по жанрам, хронологии, алфавиту названий, а также тематическому и номинальному признакам. Внутри дел документы располагаются по хронологии.
Например:
Рукописи стихотворений Ю.Н. Броницына за 2003 – декабрь 2010 гг.
Вырезки из газет и журналов с произведениями автора формируются в самостоятельные дела по тематическому или хронологическому признаку. В отдельных случаях могут объединяться в одном деле вместе с рукописью.
Рукописи фондообразователя и отзывы на его произведения могут формироваться в одном деле. Возможно также объединение в рамках одной единицы хранения рукописей разных авторов и отзыва на них фондообразователя.
Сборники произведений, подготовленные авторами или редакциями, не расформировываются.
Записные книжки и тетради могут составлять как самостоятельные единицы хранения, так и объединяться по хронологическому, тематическому и другим признакам. В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае ее отсутствия систематизация проводится по содержанию.
Если текст состоит из отдельных отрывков, каждый из них помещается в отдельную внутреннюю обложку.
Черновики, беловики, варианты, гранки, верстка одного произведения, объединенные в одну единицу хранения, располагаются в хронологической последовательности работы автора над данным произведением.
В единице хранения, сформированной из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года или не датированные располагаются по алфавиту названий.
5.6.5. Материалы, собранные фондообразователем для своих работ или по интересующим его темам (художественные и научные труды, доклады, лекции, статьи различных авторов в подлинниках или копиях, тематически связанные с его трудами подборки различных материалов по интересующим вопросам – вырезки из газет и журналов, альбомы, автографы, рисунки различных лиц и т.п.), объединяются по каждой работе или теме, а внутри – располагаются по хронологии:
Например:
Документы о писателе А.Ф. Филатове (газеты, вырезки из газет с рассказами Филатова, приглашение на творческий вечер, переписка) за ноябрь-декабрь 1973 г.
5.6.6. Единицы хранения из писем формируются по корреспондентскому признаку.
Например:
- Переписка В.Д. Дмитриева с организациями, однополчанами по общественной и трудовой деятельности.
Письма разных корреспондентов по одному и тому же вопросу могут объединяться по тематическому принципу:
Письма от разных лиц в связи с награждением, присвоением почетного звания.
В единицах хранения, содержащих письма, документы систематизируются в хронологической последовательности. Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.
В единицах хранения, содержащих письма, объединенные по тематическому признаку (читателей, начинающих авторов, поздравительные и др.), документы систематизируются в хронологической последовательности или по алфавиту фамилий корреспондентов. Визитные карточки располагаются по алфавиту фамилий их владельцев.
Письма фондообразователя к неустановленным лицам и письма к нему неустановленных лиц составляют отдельные единицы хранения. Если их количество невелико, то они могут быть присоединены: к письмам фондообразователя к различным адресатам и письмам различных корреспондентов к фондообразователю, и помещены в конце дела.
Например:
Письма В.С. Пряникова родственникам. Письма родственников В.С. Пряникову.
Письма разных корреспондентов по одному и тому же вопросу могут объединяться по тематическому признаку.
Письма фондообразователя неустановленным лицам объединяются в одну единицу хранения. При незначительном объеме писем из них формируются две единицы хранения.
Внутри дел письма к одному адресату и письма одного корреспондента систематизируются по хронологии, письма нескольких адресатов (корреспондентов) – по алфавиту фамилии и хронологии. Переписка с учреждениями и организациями систематизируется по хронологии.
При наличии в фонде писем фондообразователя и писем-ответов на них корреспондентов документы объединяются в отдельное дело, внутри дела систематизация проводится по хронологии.
Единицы хранения, содержащие письма, формируются по корреспондентскому признаку. Письма фондообразователя к адресату и корреспондента к фондообразователю составляют отдельные единицы хранения.
Если количество писем невелико, то допускается объединение писем фондообразователя к нескольким адресатам и писем нескольких корреспондентов к фондообразователю.
5.6.7. Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера (свидетельства о собственности, договоры купли-продажи, аренды, завещания, доверенности, приходно-расходные книги и т.п.) объединяются в единицы хранения по тематическому и номинальному признакам, внутри дел располагаются по хронологии.
Например:
Декларации о доходах Л.П. Сергеева за 1992-2002 гг.
5.6.8. Документы о фондообразователе объединяются по номинальному или авторскому признаку, внутри – располагаются по хронологии.
Например:
Копии статей о жизни и творчестве В.С. Пряникова за 1995 г.
5.6.9. В личных фондах группа изобразительные и аудиовизуальные материалы, в основном, составляют фотографии (позитивы). Изобразительные материалы формируются в единицы хранения по тематическому признаку: рисованные портреты фондообразователя, фотографии фондообразователя, фотографии родственников, фотографии знакомых, фотографии с дарственными надписями, видовые фотографии и открытки, вырезки из журналов и газет (по определенным темам).
Фотографии учитываются по отдельным описям (Приложение № 22). Отдельная опись представляет собой перечень фотоснимков с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В каждом последующем разделе нумерация продолжается от последнего номера единицы хранения предыдущего раздела описи. Каждый фотодокумент вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Законченная опись может включать не более 9999 единиц хранения, единиц учета.
Описательная статья описи фотодокументов включает в себя сведения о конкретном фотоснимке (единице хранения). Она как элемент информации содержит в своем составе следующие информационные характеристики: порядковый номер единицы хранения; имя файла; заголовок (аннотацию) фотодокумента; автор, дата и место съемки; вид фотодокумента (цифровой или оцифрованный); состав текстовой сопроводительной документации к нему. Отдельная графа в описи отводится для примечаний.
Для поиска документов и документной информации в целях дальнейшего эффективного ее использования в государственных архивах создаются фотокаталоги и базы данных о составе и содержании документов.
Электронные документы (в том числе оцифрованные и цифровые фотодокументы) учитываются, как и любые другие, по единицам учета.
Единица учета электронного документа – комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний).
Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются единицы хранения.
Единицей хранения фотодокумента, созданного посредством применения новых информационных технологий, является физически обособленные дискета, жесткий диск, компакт-диск.
Вырезки из журналов и газет с иллюстрациями, собранные фондообразователем по определенным темам, объединяются по тематическому признаку - не более 50 листов в единице хранения: архитектурные памятники, произведения советских и зарубежных писателей, портреты деятелей литературы, искусства, государственных и общественных деятелей.
Если фотографий одного и того же лица несколько, они систематизируются по хронологии.
Копии аудиовизуальных документов на правах подлинников, формируются в единицы хранения/единицы учета и учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.
5.6.10. Музейные предметы, не являющиеся вложениями в дело, принятые на хранение в составе архивного фонда, учитывается в составе этого фонда как единицы хранения и на них составляется отдельная опись музейных предметов (см. п. 3.4.).
5.7. Особенности составления заголовков единиц хранения
по основным группам документов
5.7.1. Заголовок единицы хранения документов личного происхождения включает наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов, адресат, корреспондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов единицы хранения; название местности, с которой связаны. Содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов, даты событий, степень полноты документов, подлинность или копийность.
Заголовок должен быть четким, полностью отражать содержание дела. Если в деле отсутствует ряд документов, то в заголовке необходимо указать их полноту: отрывок или неполный текст.
Например:
Рукопись очерка, написанного Н.Д. Ивановым в 1950 г. Начало текста отсутствует.
Иностранные имена и фамилии даются в русской транскрипции, а в скобках на иностранном языке.
Например:
Письма шотландского ученого Ларса Борлея (Lars Borley) О.А. Яковлевой по вопросам творческой деятельности.
Иностранные имена и фамилии даются в русской транскрипции, а рядом в скобках на иностранном языке.
Например:
Письмо Русселя Альберта (Roussel Albert).
Названия иностранных газет и журналов не переводятся, а пишутся в русской транскрипции ("Унита", "Инвожо", "Кенеш", "Кизили", "Нордлис", "Сарин Ранса" и др.). В затруднительных случаях допускается написание названия иностранного периодического издания на языке подлинника (Kaos och дalenskap", "Мадуачоч szад" Ииtisъиksi" и т.п.).
5.7.2. При описании биографических документов, документов о трудовой и общественной деятельности в заголовках указывается вид документа, название учреждения, инициалы и фамилии лиц, кому выдан или адресован документ и краткое содержание документа.
Например:
Переписка О.П. Яковлевой с Государственным театральным музеем им. А.А. Бахрушина о передаче в дар фотографий театральных деятелей XIX и начала XX вв.
5.7.3. При описании творческих материалов необходимо на первом месте указывать фамилию, имя и отчество автора, название и вид рукописи.
Например:
А.И. Андреев. Мое детство и юность. Воспоминания.
В заголовках единиц хранения, содержащих стихотворения, в случае отсутствия названия стихотворения указывается его первая строка.
Например:
Ю.Н. Броницын. «И погасшие звезды светят...». Стихотворение.
При описании единицы хранения, содержащей цикл стихотворений, указывается название цикла. Название каждого стихотворения, входящего в данный цикл, в заголовке не оговаривается.
Например:
Ю.Н. Броницын. «В саду». Цикл стихотворений.
В заголовках единиц хранения, содержащих лекции, выступления, доклады, их планы и тезисы, указываются автор, название, жанр, место выступления, если оно известно. Если нет названия, раскрывается содержание.
Например:
Л.П. Сергеев. «Урмарский говор чувашского языка». Кандидатская диссертация.
При описании единицы хранения с записными книжками заголовок должен содержать, кроме указания на вид документа, сведения об их содержании.
Например:
В.Д. Дмитриев. Тетрадь с записями о поездках по р. Енисей в 1982 году.
Записные книжки объединяются в единицы хранения за каждый год отдельно, не более трех книжек в одной единице хранения.
5.7.4. При описании переписки в заголовках единиц хранения указывается род документов (письма, телеграммы) фамилии, имена и отчества корреспондентов и адресатов. При обозначении фондообразователя в заголовке можно указать только фамилию и инициалы, а для других лиц - фамилию, имя, отчество, а также должность, звание или служебное положение. Если письмо адресовано в учреждение, общество или предприятие, то указывается их полное наименование.
Поздравительные письма и телеграммы тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к этим письмам.
Приложения, оговоренные в тексте писем (фотографии, рукописи, другие документы), от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам прилагаются к документам.
В заголовках единиц хранения, сформированных из писем замужних женщин, фамилию корреспондентки следует писать по мужу. Желательно указывать в скобках ее девичью фамилию с добавлением «урожденная» (сокращенно «урожд.»), если же она была замужем несколько раз, кроме девичьей фамилии указываются ее фамилии по первому и последующим бракам. Последнюю фамилию корреспондентки следует приводить в заголовке как основную даже в том случае, если большинство писем подписано фамилиями, которые она носила ранее.
Например:
Письма художницы Минеевой Валентины Алексеевны (урожд. Петрова) журналисту Анисимову С.И.
В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, которые объединены по тематическому признаку, указываются группы корреспондентов и затронутые в письмах вопросы. При наличии писем известных лиц их инициалы и фамилии выносятся в заголовок.
Например:
1) Письма школьников сел Иваново, Семеновка Ульяновской области В.Д. Дмитриеву.
2) Письма В.Д. Дмитриева, Л.П. Сергеева, А.М. Тихоновой В.П. Сотникову об истории г. Чебоксары.
Дарственные надписи тех лиц, чьи письма к фондообразователю есть в фонде, присоединяются к их письмам.
5.7.5. В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей.
К альбомам рекомендуется составлять внутренние описи.
Например:
1) Альбом с фотографиями семьи Сергеевых.
2) В.Д. Дмитриев. Альбом видов г. Чебоксары в досоветский период. В бархатном переплете.
5.7.6. При описании фотографий указываются вид документа (фотография), имя, отчество (или инициалы) и фамилии изображенных лиц.
Например:
Владимир Николаевич и Любовь Николаевна Курбатовы во время свадебного путешествия.
Если фондообразователь снят в группе с другими лицами, дается указание «в группе» и перечисляются в алфавитном порядке фамилии этих лиц, инициалы ставятся перед фамилией.
Например:
Фотография Г.А. Софроновой в группе с А.П. Черновым, А.В. Выйкиным, А.В. Петровой.
