Г. Г. Воробьев,
ДОКУМЕНТ: информационный анализ
ИЗДАТЕЛЬСТВО «НАУКА» МО,СКВА 1973
Ш^оьч fcV?
УДК 002: [001.8; 02; 025.4; 651.5; 659.2]
Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ. М «Hav ка», 1973. • у
Рассматриваются природа и свойства документальной информации, информационные характеристики документов, типы и функции составляющих традиционного вспомогательного аппарата. Говорится о формализации предсшвляемых в документах сведений. Рассмотрен непрерывный классификационный ряд документов по уровням формализации, начиная от произвольных анкетных данных и кончая матричными документами. Книга рассчитана на широкие круги читателей. Таблиц 8. Иллюстраций 66. Библиогр. 262 назв.
Ответственный редактор
М. Л. колчинскии
cf К
В 042(02)—73 1077~~73 0 Издательство «Наука», 1973 г.
0. ВВЕДЕНИЕ
0.1. Проблема информации.— 0.2. Проблема документа.— 0.3. Науки об информации и документах.— 0.4. Новые специальности: информационные работники и документалисты
0.1. Проблема информации
Одна из особенностей нашей эпохи —популярность слова ин.- | формация, которое существовало и ранее почти во всех европейских языках, но применялось крайне редко. В переводе с этих языков «информация» означает: новости, сведения, данные, т. е. здесь нет ничего такого, что требовало бы применения специального термина. Однако такую популярность не следует считать простой данью моде. За этим кроется большая общественная проблема, которой раньше не существовало, и поэтому не было необходимости в специальном термине.
Проблема информации: возросшие объемы сведений, которые люди должны собирать, хранить, извлекать из накопленных массивов других данных, перерабатывать и передавать друг другу [60]. В 60-х годах выражения «информационный кризис», «информационный взрыв» встречались в печати особенно часто и сопровождались внушительными цифрами объемов зафиксированной информации и прироста этих объемов.
По опубликованным данным [159, 189, 192, 200, 206, 210, 214, 229, 238, 244, 247], например, ежегодно химики открывают сотни тысяч новых химических соединений, ботаники — тысячи видов растений, геохимики делают до 200 млн. анализов горных пород. Каждый год во всем мире выпускаются сотни миллиардов листов деловых бумаг, миллиарды страниц печатного текста, в том числе десятки миллионов страниц научных публикаций, сотни тысяч технических отчетов и такое же количество каталогов фирм и патентных описаний.
Число научных и технических журналов приближается или уже превысило 100 тыс. названий. При этом, как впервые установил Д. Прайс [95], прирост их происходит по экспоненциальному закону, с удесятерением количества в среднем через каждые 50 лет. Характерно, что такие же темпы прироста имеют другие
виды документальных материалов — книги, корреспонденция и даже почтовые марки. Прошоз на 2000-й год в области научной информации: 2 млрд. страниц научных изданий (в том числе приблизительно 30 млн. страниц по биологии и почти столько же по химии) [159, 192, 206]; ежегодные ассигнования на научную информацию во всем мире приблизятся к 1 млрд. долл. [210, 241].
Такие перспективы, естлствен-но, не могут не волновать специалистов. По известным словам Дж. Бернала, «во многих областях создается такое положение, когда по сути дела легче открыть новый факт или создать новую теорию, чем удостовериться, что они еще не были созданы или выведены» [60]. По мнению экономистов, скоро мы будем тратить еще больше времени на дублирование тех работ, о существовании которых не знали, или же усиленно заниматься поисками информации, не оставляя достаточно времени на проведение новых исследований. Полагают, что из-за дублирования работ тратится впустую до 85% времени ученых и инженеров [189], причем по этой и другим причинам к. п. д. труда инженерных работников вообще не превышает 10% [60]. Многие специалисты стали нелестно называть библиотеки и архивы складами листованного целлюлозного сырья. При этом они считают, что беда состоит не в том, что пишется слишком много деловых бумаг и печатается много литературы, а в том, что людям приходится читать не самое главное, в то время как до них не доходит материал, с которым важно ознакомиться [109].
Обрисованное положение заставляет обратиться к анализу режима работников умственного труда. Было подсчитано, что ученые-химики почти 45% рабочего времени тратят на сбор информации и только 6% —на обдумывание и обработку получаемых данных [203]; при этом, не удовлетворяясь существующим положением в области документации, они в 40% случаев предпочитают личные контакты, чем знакомство с литературой [136]. У руководителей научных лабораторий США на информационные процессы тратится в целом 28% рабочего времени, в СССР у начальников отделов НИИ и КБ — 42%, начальников секторов— 29%, руководителей групп — 27% [136]. До введения автоматизации и механизации в административном управлении в начале 60-х годов в США на бесполезную, «бумажную» работу тратили 600 млн. долл. ежегодно [19]. Во всех высокоразвитых странах угрожающе растут штаты канцелярских служащих (8—10% к занятым в народном хозяйстве [75]) и никакие волюнтаристские действия не в состоянии приостановить этот процесс.
В связи с этим возникает ряд важных вопросов: каково должно быть оптимальное соотношение между различными информационными процессами (письмо, чтение, разговор, коллективные встречи) у различных категорий работников умственного труда, каково значение организации и механизации в их работе и какова во всем этом роль носителей информации— документов?
0.2. Проблема документа
С повышением роли информации стал быстро эволюционировать более старый термин документ. Он возник от латинского слова documentum (доказательство, поучительный пример) и был введен в русский язык Петром I, который перевел это слово как «письменное свидетельство» [37]. Таким образом, с самого начала документы имели сугубо правовое значение и к ним причислялись разные деловые бумаги, имеющие юридическую силу. В «Энциклопедическом словаре» Ф. Павленко (СПб., 1913) мы читаем: «Документ—1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство». Постепенно это понятие распространилось на все «важные деловые бумаги» (Толковый словарь живого великорусского языка. М., 1956, т. 1) и приобрело два дополнительных оттенка: узкий, бытовой (паспорт, удостоверение личности) и широкий, публицистический (исторический документ). В «Малой советской энциклопедии» 1959 г. (т. 3) впервые из документов (в «праве») были выделены «служебные документы» (приказы, инструкции), а в «Большой советской энциклопедии» 1962 г. (т. 15) появился самостоятельный термин: «Документ счетный — документ, служащий основанием для осуществления хозяйственных действий... и последующих бухгалтерских записей...» — в отличие от государственно-правовых, административно-правовых, су- дебно-правовых, «земельно-правовых и финансово-правовых документов.
С развитием техники, особенно вычислительной техники и кибернетики, появились новые типы материальных носителей информации: перфокарты, перфоленты, магнитные записи, фотографии, некоторые из которых приняли на себя функции административных, финансовых, научных документов. Поэтому понятие «документ» стихийно еще более расширилось. При этом de facto стали считать документами и всю печатную информацию (публикации): книги, журналы, брошюры и пр. В 1964 г. в «Терминологическом словаре по теории и практике научной информации» впервые появилось такое определение: «Документ — материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». Дальнейшие толкования и уточнения [37,90,91,113] позволяют дать следующее окончательное определение документа как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.
1 Еще в 1951 г. С. Брие на вопрос: можно ли назвать документом звезду, является л и документом камень в канаве, живой зверь — документ или нет?—отвечала: «Нет. Но документами являются фотографии и каталоги звезд, образцы в минералогическом музее и животные, занесенные в реестр и выставленные в зоопарке» [170]. Ее определение документа — это любые зафиксированные знания, которые могут быть использованы для справок, изучения и доказательства. і Такое столь широкое толкование включает в состав документных фондов не только архивы и библиотеки, но также музеи и выставки. Но специалисты в своей работе еще- не могут охватить столь широкий диапазон.
Характерным примером при рассмотрении данного вопроса являются машинные перфокарты, которые сначала получили распространение только как удобный способ фиксации промежуточных и окончательных результатов в сложных вычислительных процессах. Со временем в вычислительных центрах и на машинно-счетных станциях стали накапливаться огромные архивы таких перфокарт, которые явочным порядком приобрели значение документов, если не штучно, то в совокупностях. Еще позже на перфокарты стали часто наносить многочисленные цифровые данные о тех или иных объектах, подвергая их последующей вычислительной обработке, и в ряде случаев такие перфокарты стали гыполнять роль не вторичных, а первичных документов — счетов, нарядов, ордеров, чеков, учетных карт. Поэтому на вопрос: какую перфокарту не формально, а фактически следует считать документом? — можно ответить: ту, которая является достаточно емкой (в информационном отношении), долговечной и ценной, чтобы подвергаться достаточно продолжительным процессам обработки— хранению, поиску, дублированию, передаче и т. п.
Проблема документа продолжает волновать нас еще в одном— юридическом отношении. Существует мого нерешенных вопросов: права первичных документов на новых носителях, права копий документов на новых носителях и связанные с этим вопросы хранения и уничтожения подлинников [249], ответственность ЭВМ за правильность автоматически составленной документации [190], а также стандартизация.форм и методов обработки 'документов в связи с их обращением во многих перекрывающихся информационных системах [37].
0.3. Науки об информации и документах
Существует много теоретических и прикладных дисциплин, специализирующихся на изучении различных форм информа- 1 ции и документов в том смысле, как это мы понимаем сейчас.
С появлением первых книг произошло разделение сфер до- кументационной деятельности: делопроизводства и архивного
дела, с одной стороны, и издательского и библиотечного дела, с другой. Образовавшаяся брешь впоследствии еще более расширилась, когда публикуемые и непубликуемые источники информации получили разные правовые статуты, а благодаря развитию полиграфии резко увеличились тиражи изданий: и книга, и журнал стали практически доступными для всех. Позже на базе названных прикладных дисциплин образовались теоретические дисциплины — документоведение, архивоведение, книговедение, библиотековедение, каждая из которых создала свои особые методы, традиции и, если можно так сказать, собственное мировоззрение. Разница между ними еще более усилилась, когда делопроизводство стали рассматривать как отрасль административного управления [75], архивисты испытали сильный крен в сторону исторической науки (в первую очередь нуждающейся в архивах) [138], книговеды подчинили свою деятельность в основном задачам полиграфии [39], а библиотечные работники занялись просветительской деятельностью, сконцентрировав свое внимание на массовых библиотеках [20]v
Поэтому, когда после второй мировой войны стали возникать многочисленные органы вторичной научно-технической информации, чтобы перекинуть хотя какой-либо мост между теми, кто издает и собирает литературу, и теми, кто этой литературой пользуется, ни одна из перечисленных дисциплин не претендовала на эту новую сферу. Понадобилось создать новую дисциплину, которую за рубежом стали называть документацией [123, 169, 223], а в нашей стране — научно-технической информацией и затем — информатикой [91, 136]. Естественно, что информационные работники и документалисты, не отягощенные традициями, охотнее используют достижения науки и техники — автоматики, вычислительной техники и кибернетики — и в этих областях оказываются лучше подготовленными хотя бы морально. чем обычные библиотечные работники.
Разделить сферы влияния библиотек и органов научно-технической информации оказалось не так-то легко. Эту ситуацию очень хорошо обрисовал Дж. Шира в статье «Библиотекари против машин» [246]: «Библиотекари по традиции имеют гуманитарное образование, поэтому они отнеслись с недоверием к автоматизации и были обеспокоены нашествием документалистов и информаторов. Вначале они сделали вид, что ничего этого не существует, затем выступили с рациональными, логическими опровержениями и, наконец, начали апеллировать к чувствам». Автор следующим образом пытается объяснить их консерватизм: «Библиотекари очень хорошо знают, как делать то, что они делают, но они никогда не интересовались тем, почему они делают именно так, а не иначе». «Вот почему резкий рост выпуска литературы и трудности, связанные с ее использованием, а также все растущая зависимость прогресса науки от уже накопленных знаний застали библиотекарей без профессиональной
базы, совершенно не подготовленных к принятию новой техники... несмотря на тот очевидный факт, что хранение и поиск зарегистрированных сведений являлись единственной в своем роде обязанностью библиотекарей на протяжении многих столетий». В другой статье Дж. Шира [152] старается примирить одних и других. Он подчеркивает, что «информационная наука не противопоставлена библиотечному делу, наоборот, она является естественным, союзником, и как библиотекарь не должен отвергать нового духовного родственника, так и специалистам по информации не следует питать недоверие к библиотекарям».
В настоящее время происходит оживленная дискуссия относительно значений терминов «документация» и «информация» [228]. Характерно, что основанный в 1895 г. в Брюсселе Международный институт библиографии был переименован в 1931 г. в Международный институт документации, Американский институт документации с 1968 г. стал именоваться Американским обществом научной информации. Дж. Шира считает [261], что документация — теория библиотековедения с более полным использованием информации, записанной на разных носителях, новых средств анализа, организации и поиска информации. По мнению А. И. Михайлова, А. И. Черного и Р. С. Гиляревского [91], нужно поставить знак равенства между документацией, научной информацией и предложенным ими термином «информатика» Ч При этом Международная федерация документации предполагает, что документация должна охватывать всю текущую информацию, тогда как сфера деятельности библиотек — информация ретроспективная [223]. Другое определение, предложенное названной федерацией: «Документация есть собра- •ние, классификация и распространение документов любого характера во всех областях деятельности человека» [228]. Такой широкий взгляд нашел сторонников на Международном симпозиуме стран— членов СЭВ по теоретическим основам информации [136], которые считают, что информатика — наука об информации вообще и, поскольку любой документ может стать объектом научного исследования, он попадает тем самым в сферу информатики.
Однако нельзя игнорировать тот факт, что в дискуссии не участвуют документоведы и архивисты, а также специалисты в области кибернетики и вычислительной техники, занимающиеся как документальной, так и недокументальной информацией — биологической, измерительной, вычислительной, научной, культурной, экономической.
В связи с последним необходимо, чтобы не только библиотекари и научно-технические информаторы, но и работники административных органов, архивов и музеев, специалисты по ки-
1 Во Франции и некоторых других странах информатикой называют отрасль кибернетики, занимающуюся вопросами обработки информации на ЭВМ.
бернетике, вычислительной технике, полиграфии, связи, математике, экономисты, социологи и психологи вместе пришли и общей методологии и общей технической политике при совершенствовании государственной системы документации [37].
По-видимому, всем ясно сейчас следующее: науки об общих свойствах информации в самом широком смысле еще не существует и, может быть, термин «информатика» подходил бы для этой науки больше всего; вполне правомочно говорить о становлении научной дисциплины, занимающейся всеми сферами информационной деятельности ученого, в том числе и недокументальными процессами (творчество, информационная гигиена и режим, методология эксперимента, повышение эффективности научных встреч) [21]; и, наконец, в информации существует ещг один — чисто документальный — подход, односторонне захватывающий все сферы информационной жизни общества (не только науку) и трактующий понятие «документ» в самом широком смысле.
Уместно сказать, какие идеи и технические возможности предоставляет нам кибернетика — наука об оптимальном управлении природными, общественными и машинными системами [13, 30, 61, 62]. Благодаря кибернетике понятие «информация» приобрело более глубокий смысл и возведено в ранг философской категории, как материя, сознание и энергия [15, 41, 147]. Применительно к процессу передачи по каналам связи К. Шеннон разработал статистическую теорию информации [125], но только сейчас стала очевидной необходимость создания теории информации в самом широком смысле относительно и других процессов' (хранение, поиск, сбор,'чтение, преобразование, запись). Широкое развитие системного подхода связано с кибернетикой [101, 158], и новая дисциплина —системотехника, основанная на теории больших систем,— с полным основанием может считаться одним из ответвлений кибернетики.
Структурное изучение информации в кибернетических системах производится на разных уровнях: простейших сигналов, вычислительных операций, знаков текста (семиотика) и документов Ідокументалистика). Документальный подход в кибернетике начал развиваться относительно недавно [92]. Он возник на основе изучения свойств и областей применения разных типов перфокарт. Несомненная 'заслуга документалистики — доказательство, что значение перфокарт выходит далеко за рамки остроумной запатентованной игрушки и что разные типы перфокарт вместе с другими подобными носителями информации — перфолентами, фотографическими микрокартами и микрофильмами и магнитными формами памяти — представляют в совокупности новый матричный тип документов, обеспечивающий их автоматическую обработку и многоаспектный поиск. По последним определениям [37], документалистика считается отраслью кибернетики, оптимизирующей документальные системы и тесно взаимодействующей с такими дисциплинами, как документове- дение и научная организация умственного труда [97]. В области науки документалистика кроме научной информации непосредственно контактирует с науковедением [33, 95, 102, 145] и воз никшей на базе ее наукометрией [93].
0.4. Новые специальности: информационные работники и документалисты
Постепенно прошло то время, когда считалось, что любой грамотный человек может работать в канцелярии, а любой образованный человек — быть библиотекарем. Нужны специалисты и специальное образование, чтобы хорошо организовать на предприятии или в учреждении всю информационную и документа- ционную работу [18]. Эта работа может осуществляться в трех взаимосвязанных аспектах: чисто информационном (информационный режим, связь, организация деловых контактов, сбор, обработка и распределение внешней и внутренней информации), чисто документационном (организация всего докуменгационного хозяйства, включая бухгалтерские и административные бумаги, научно-технические планы, отчеты, книги и журналы) и только технико-информационном (ОНТИ плюс научно-техническая библиотека) [239]. Специалистов первого профиля обычно называют информационными работниками в широком смысле, второго — документалистами и третьего-Зтехинформаторами.
Необходимость широкого, документального подхода объясняется, в частности, тем, что каждый профессионал Щ ученый, инженер, администратор — в напряженной информационной обстановке современности не в состоянии осуществлять все требуемые от него функции. Если обязанности двух' специалистов распределить так, чтобы один выполнял только практическую, а другой — только документационную работу, то в результате производительность их труда резко возрастет.
В обязанности документалиста входит [37]:
- Изучение и упорядочение документных потоков в административной системе с точки зрения мощности, возможных перекрытий, трудоемкости составления и обработки документов.
- В связи с этим внедрение новых, в том числе матричных, форм документов и новых методов их составления и меха-- низированной обработки.
- Разработка и внедрение механизированных и автоматизированных систем поиска и переработки информации.
- Сбор литературы по данной отрасли знания, смежным отраслям и межотраслевым проблемам, изучение и обработка ее для более удобного использования потребителем.
- Информирование последнего о технических и научных новинках в его области, при этом не дожидаясь запроса, своевременно (не раньше и не позже, чем это необходимо) и в наиболее удобной форме.
- Выдача справок научного, технического и методического характера и ведение соответствующих экспертиз.
- Помощь производственникам в оформлении текущей документации; ответственность за распространение полученной информации вне предприятия.
Подбор кадров документалистов и информационных работников производится по следующим направлениям: 1) повышение квалификации работников традиционных специальностей — библиотекарей, архивистов; 2) выдвижение опытных производственников— научных работников и инженеров, которые фактически получают.новую специальность; 3) привлечение из других отраслей научных работников и инженеров, имеющих опыт информационной и документационной работы; 4) привлечение высококвалифицированных мастеров и инженеров по вычислительной технике, связи, копировально-множительным и микрофоторепро- дукционным процессам.
При выполнении этой задачи часто возникают трудности не только организационного плана, ибо в нашей стране фактически не готовят не только документалистов, но даже работников научных библиотек.
Московский историко-архивный институт выпускает специалистов по делопроизводству и архивоведению с некоторыми знаниями основ документалистики, Московский полиграфический институт — редакционных работников и специалистов по книготорговле. Кадры библиотечных работников массового профиля готовят институты культуры, и только Кафедра библиотековедения и научно-технической информации Вильнюсского государственного университета пытается удовлетворить огромные нужды в работниках научных библиотек. Повышение квалификации- путем организации семинаров по научно-технической информации осуществляет Всесоюзный институт научной и технической информации, а по документалистике — Научный совет по комплексной проблеме «Кибернетика» АН СССР (Комиссия по документалистике). Диссертантам, представляющим свои работы в перечисленные организации, запрещается преступать рамки данного информационного профиля, а защита диссертационных работ по отраслевому принципу также связана с трудностями, так как ученые советы считают себя некомпетентными в информационных проблемах.
Финансовые трудности возникают при установлении для информационной службы статута равноправного производственного или исследовательского подразделения с соответствующим штатным расписанием и фондом заработной платы. Здесь отечественный опыт уже существует: в штате информационного центра такого НИИ, во многом выполняющего функции научной библиотеки, имеются старшие и младшие научные сотрудники, инженеры и техники, высококвалифицированные мастера по точным приборам, и лаборанты.
Действенный эффект в научном и промышленном производстве информационная (документационная) служба приносит лишь в том случае, если администрация института будет выдел ять для нее до 10% своего бюджета, или от V20 Jfj V10 ассигнований на заводоуправление, в зависимости от удельного веса проводимых разработок [37].
Возглавлять такую службу должен опытный документалист в ранге одного из заместителей директора или главного инженера [18, 19], который смог бы взять на себя всю долю ответственности, право на определенную ломку традиций и довести начатые преобразования до конца. В одном из руководств дана характеристика такого руководителя; им становится обычно приглашаемый со стороны консультант, либо член ведомственной комиссия, изучающий вопросы совершенствования административно-управленческого аппарата: «Этот человек обладает парадоксальной коллекцией характерных черт, ядро которых составляет небольшой запас лени, заставляющей его выдумывать самые замысловатые идеи, направленные на то, чтобы избежать работы путем переложения ее на машины. В то же время он должен быть достаточно честолюбивым для того, чтобы усиленно работать самому в целях достижения этой задачи». «Его реакция на любую деятельность и события должна выражаться в большом непосредственном «почему?» Он должен задавать себе вопрос, почему составляется отчет и почему его не получает большее или меньшее количество людей. Он должен интересоваться, почему данная машина используется слишком часто или слишком редко». «Он должен уметь не соглашаться, не будучи неприятным. Он всегда должен быть способным воспринимать новые идеи, но не давать им уводить себя в сторону [75]».
Если работа не начинаегся на пустом месте, руководитель сразу должен приступить к главному и самому трудному: объединению разрозненных и мало связанных друг с другом служб — библиотеки, БНТИ, канцелярии, архива, машинописного бюро, фотолаборатории и, может быть, телефонного узла и радиоузла— в единую систему под эгидой лаборатории НОТ или одного из названных подразделений, проявившего себя в данной ситуации как менее консервативное.
1. ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
1.1. Природа и свойства информации.—1.2. Жанры документов.— 1.3. Человек и документальная информация
1.1. Природам свойства информации
Пока еще нет единого, универсального определения информации, а существующие определения стараются отразить сначала философскую сущность, а затем самые важные ее свойства [15, 41, 51,52, 125, 147, 151].
Можно говорить, что информация наряду с массой и энергией характеризует материю и является мерой ее неоднородности в пространстве и во времени. Единица информации бит — тот минимум сведений, который несет в себе разница между «да» и «нет», 0 и 1, белым и черным. Сам по себе белый цвет нам ни о чем не говорит, пока мы не увидим рядом другого цвета или, по крайней мере, представим его мысленно. Именно поэтому утверждают: «Не верьте ошибочному мнению, что факты говорят сами за себя...» [221]; "на самом деле «один факт, взятый вне связи с другими фактами, обычно не имеет никакого смысла» [111]. Образно говоря, «правда не пишется в серых тонах. Она состоит из черных и белых пятен» [252]. Следовательно, информация проявляется в сравнении и сопоставлении, в контрастности и возмущениях относительно окружающей среды. С другой стороны, отсутствие таких возмущений — это тоже информация. «Если вы возьмете достаточное количество «ничего», то в сумме получите «нечто» [111].
По А. Д. Урсулу [147], информация — отраженное, разнообразие, т. е. только то разнообразие, которое отражающий объект воспринимает об отражаемом объекте. Отсюда информация-— это особая форма связи между элементами в системе, и если нас интересуют именно эти связи, то всякую систему мы можем называть информационной.
Поток информации между двумя элементами возникает лишь при наличии некоторого потенциала со стороны источника, приемника или обоих вместе [37]. Если потенциал отсутствует или один из элементов создает отрицательный потенциал, равный либо превосходящий по значению положительный потенциал другого элемента, информационная связь между ними нарушается. В связи с этим необходимо ввести понятие информационных барьеров, т. е. тех естественных или искусственных препялч ствий, которые нужно преодолеть, чтобы обеспечить информационную связь. Для этого необходимы информационные потенциалы. Существуют три группы барьеров, которые на практике сочетаются Друг с другом: 1) объективные — независимце от источника и приемника, 2) трансмиссионные — связанные с источником и 3) рецивионные*— связанные с приемником. Графически их можно изобразить так:
- L_(—
- Шш
- /-н(г.
Выражая распространенное мнение, Л. Стоковский как-то' сказал (JI. Стоковский. Музыка для всех нас. М., «Советский композитор», 1959), что горный цветок несет миру эстетическую информацию независимо от того, увидел ли его случайный пут-^ ник. Попробуем возразить на это, что в данной информационной системе мир в целом не может выполнять функций приемника; связь возникает у цветка на биологическом уровне с конкретной окружающей средой и на интеллектуальном уровне с прохожим при условии, что последний обладает некоторым комплексом (тезаурусом) эстетических потребностей — в противном случае он не обратил бы на цветок никакого внимания. Правда, однако, заключается в том, что цветок можно рассматривать в качестве потенциального носителя эстетической информации, т. е.: вне процесса передачи. Ведь в таком же положении может оказаться и книга без читателя, в которой информация все-таки есть.
Отсюда важное свойство информации — находиться в одном из двух состояний: 1) в динамике, в потоке, т. е. в процессе передачи (хранение в пространстве), и 2) в статике, в массиве, т. е. в процессе хранения (передача во времени).
С этим связана еще одна характерная черта — этимологическая двойственность: информация — вообще любое сообщение или же только новость. Примером первого подхода служит следующая цитата: «Фоторепортер — если он хочет действительно чего-то добиться,— как правило, не может удовлетвориться одним лишь сообщением. От него ждут большего: чего-то оригинального, самобытного, ждут инициативы, опыта, способности утонченного видения и выражения; все вышеприведенные требования относятся и к эстетическому уровню фотокартин. Здесь на одной информации не выедешь...» [83].
С другой стороны, такие известные грамматические конструкции, как «информационное сообщение», «информационное письмо», «информация и объявления», подчеркивают оперативность
Рис. 2. Полнота использования научно-технической информации по различным отраслям знаний после выхода в свет (по Л. Кофновецу [60])
1 to
СП) >
/ — химическая технология: 2 — металлургия; 3—химия: 4— математика
информации, хотя и сами по себе сообщения, письма, объявления— тоже информация.
Информация в смысле «новость» может со временем устареть, т. е. потерять свою актуальность. В области науки и техники этот процесс происходит различными темпами: более медленно в таких науках, как геология, ботаника, математика (через 10 лет после опубликования устаревает 50—60% литературы), и более быстро в прикладных технических науках (соответственно 70—75%) [207]. На рис. 1 приведены графики старения военной информации [111], показывающие, что некоторые ее виды устаревают исключительно быстро.
Однако, чтобы достичь необходимой полноты и степени достоверности, требуется время. Это хорошо видно на примере газетной информации, оперативность которой можно повысить только за счет достоверности или дополнительных материальных затрат, которые могут вступить в противоречие с общей ценностью собираемой информации и издательскими доходами. На рис. 2 показаны графики полноты поступающей к потребителю информации по различным отраслям науки [60]. Эти расхождения связаны с разной актуальностью отраслей, а также с трудоемкостью процессов получения, транспортировки, хранения и поиска информации, что находит отражение в любом наниональ-
f"odb>
Рис. 1. Темпы старения военной информации (по В. Плэтту [Ml]) Информация: / — оперативно-тактиче- ская разведывательная. II — стратегической разведки во время войны, III ~ стратегической разведки в мирное время. IV — о сравнительно. неизменяемых объектах (дорогах, мостах, ресурсах)
Я Годы
даШРОПЕТРОЗГС1 -лік gg
ном бюджете, определяющем соотношение затрат на промышленность, науку и культуру. В свою очередь разный уровень ассигнований влияет на полноту и оперативность сбора и распространения информации в разных отраслях.
На том же рис. 2 видно, что научно-техническая информация становится относительно доступной через 40—50 лет после выхода в свет, т. е. при активной жизни одного поколения. После этого, собственно, и начинается исторический период: доступность информации вновь уменьшается, в процессе преодоления информационного барьера времени часть ее теряется, соответственно уменьшается достоверность и увеличивается ценность. Этот необратимый процесс хорошо виден на примере сравнительного анализа исторической, геологической и космогонической информации в отношении количества, точности оценок и готовности понести затраты, чтобы получить дополнительные сведения.
На доступность информации в пределах географического пространства влияет комплекс информационных барьеров. Назовем важнейшие из них [37].
Барьер расстояния (географический) определяется в первую очередь расстоянием между t и г, во вторую очередь — географическими условиями и условиями транспортировки. Последнее хорошо проявляется в организации авиаперевозок с использованием двигателей разной мощности, вследствие чего продолжительность полета далеко не всегда коррелируется с расстоянием. Разные виды информации по-разному чувствительны к барьеру расстояния. Так, в области искусства лучше всего преодолевает этот барьер музыка, значительно хуже — живопись и скульптура и совсем плохо — архитектура.
Государственный барьер связан не только с государственными границами, предоставляющими различную степень свободы в обмене информацией между странами, но и с государственной административной структурой, вследствие чего даже между республиками, находящимися в рамках одной федерации при полностью открытых границах, он может проявляться достаточно четко.
Ведомственный барьер аналогичным образом связан с административной структурой данного ведомства и в отличие от государственного барьера имеет слабо оконтуриваемые географические границы. В капиталистических странах этот барьер называется фирменным и в условиях конкурентной борьбы приобретает большое значение.
Режимный барьер —типично трансмиссионный, возводимый в одностороннем порядке во избежание утечки так называемой секретной информации в рамках государственной (в капиталистических странах — и ведомственной) структуры. Против этого барьера, собственно, и направлены каналы политического, военного и экономического шпионажа, устанавливающие режим при- иудительного обмена информацией. Высота режимного барьера имеет свои разумные пределы, чтобы от него в первую очередь не страдали собственные специалисты. Последнее объясняется одним из важных свойств трансмиссионных и рецивионных барьеров, когда элементы связи в системе выполняют одновременно функции t и г: барьер, возводимый против потока собственной информации, одновременно служит препятствием для встречной информации и способствует самоизоляции.
Экономический барьер вызывается недостаточным потенциалом со стороны приемника информации (т. е. отсутствием достаточных средств), поскольку в общественных отношениях информация играет роль товара и сопровождается соответствующими экономическими и правовыми аксессуарами.
Языковый барьер в широком смысле — это семантическая несовместимость при взаимодействии разных типов систем — биологических, общественных и машинных. Ограничив наше рассмотрение только лингвистическим аспектом, отметим, что в настоящее время люди говорят на 3100 языках. В научно-технической литературе удельный вес английского языка составляет 50%; далее следуют немецкий, русский, французский, составляющие вместе, 88%; в гуманитарных науках английский язык составляет 30%, французский—-13%, испанский—12%, русский— 6% и т. д. [20]. Перевод с одного языка на другой обходится в среднем 15—30 руб за журнальную страницу. В настоящее время языковая проблема не сглаживается, а усугубляется в результате введения в оборот языков развивающихся стран в ущерб языкам, претендующим на роль международных. По-видимому, высота языкового барьера также должна иметь разумные пределы, и если с развитием национальной культуры создается национальный информационный фонд без связи с общемировым фондом, если в маленькой стране научная статья, больше рассчитанная на международную, чем на внутреннюю, аудиторию, печатается только на национальном языке, то все это имеет отрицательное значение и способствует информационной самоизоляции.
Кроме аспектов времени и расстояния информация должна рассматриваться и в тематическом (содержательном) аспекте — по широте и глубине.
Смена так называемого дифференциального закона развития наших знаний интегральным законом связана с природой информационного.пространства, многомерность которого увеличивается с глубиной.
Моделями дифференциальных структур являются существующие универсальные иерархические классификации, пытающиеся более или менее удачно делить все сферы человеческой деятельности, используя при этом чисто цифровой (Универсальная десятичная классификация) или буквенно-цифровой (Библио- течно-библиографическая классификация) (принципы индексиро- пани я [10, 27]. По такой модели каждая отрасль знания должна получить определенный индекс, длина которого зависит от положения в информационном пространстве по глубине. Возможность бесконечного дробления классификационных рубрик и получения индексов неограниченной длины создало иллюзию действительно универсального применения данных схем. Трудности практического их применения сводились только к следующему: І) к большим затратам на разработку схем с привлечением к этой работе огромного числа специалистов; 2) к сравнительно быстрому устареванию отдельных блоков; 3) к трудностям индексирования неспециалистами-библиографами, оперирующими сложным рубрикатором и в связи с этим допускающими многочисленные ошибки | 4) к недостаточному раскрытию содержания документа, сводящемуся обычно к одному, реже двум—трем индексам.
Последнее обстоятельство оказалось роковым, когда дифференциальный закон развития сменился интегральным: усиленное развитие лолучили не традиционные научные дисциплины и их подразделения, а науки, возникшие на стыках двух или более, часто далеко отстоявших друг от друга дисциплин[1] ; выбор классификационных индексов для них оказался более или менее произвольным[2] ; к тому же эти индексы оказались значительно более длинными по сравнению с индексами для старых, часто менее актуальных дисциплин; и наконец, еще более'усилилась необходимость раскрывать содержание документов с использованием многих десятков индексов одновременно, в чем универсальные иерархические.классификации явно проигрывали. Прибавим, что эти классификации.получили сейчас распространение только в области научно-технической литературы и патентной информации, в области архивного дела вопрос их применения был только поставлен [24]; что касается других областей (библиотеки художественной литературы, музеи и пр.), то там этот вопрос вообще не ставился.
Отмеченные выше трудности не преминули сказаться на практике. Так называемая оборачиваемость книжных фондов (общее число выдач книг, поделенное на число книг) оказалась в обратной пропорциональной зависимости от величины этих фондов и в крупнейших библиотеках с универсальным профилем комплектования составила ничтожную величину [20, 60].
Ухудшился профиль комплектования < специальных библиотек[3] ; при этом до 50—60% "каждого фонда в соответствии с запросами читателей составляет литература по смежной тематике [250, 253]. Уменьшается относительное число подписчиков на специальные журналы[4], так как интересы каждого специалиста распределены сейчас между десятками и сотнями журналов одновременно, причем в каждом из них содержится больший или меньший объем бесполезной (непрофильной) для него информации [5]. По той же причине отраслевые реферативные сборники предлагают 'каждому читателю 99% ненужных ему рефератов, причем этот процент можно снизить-до 97—98, разбив сборник на отдельные разделы-тетради, но не менее, -поскольку читательские интересы распределяются между многими разделами и даже многими сборниками. Между тем, по идее дифференциального закона, каждый специалист должен иметь свой печатный орган или, по крайней мере, один раздел в нем.
Такое распределение научной информации, когда частота появления.полезных статей в журнале обратно пропорциональна числу журналов, получило название закона Брэдфорда [169]. Последний вместе с законом информационной селективности, показывающим увеличение многомерности информационного пространства с глубиной [24],.может рассматриваться как частный случай более общего интегрального закона.
Описанное положение имеет место не только в области науч- но-технической информации, а везде, где используются большие объемы данных и на большую глубину. В частности, увеличенные штаты многих 'канцелярий и отделов кадров объясняются устаревшими формами одноаспёктного учета. В области искусства происходит усиленная интеграция жанров и разрабатываются формы, сочетающие временную и пространственную многоаспект- ность. Закон интеграции не затронул только небольшие документные формы универсального профиля типа районных библиотек, где собрана популярная литература по всем отраслям науки и культуры и где универсальные иерархические классификации вполне оправдывают себя.
Раскрытие новых свойств информации потребовало серьезного изучения объективных барьеров, связанных с широтой и глубиной информационного пространства, с целью успешного и у преодоления.
Один из них — профессиональный (терминологический) барьер, который можно рассматривать так же как частный случай языкового барьера. Поиски новых и приложение своих идей в смежных отраслях знания сталкивают специалистов с трудностями терминологического плана. Возникает необходимость в упорядочении терминологического языка и создании специальных органов печати, в которых авторы-специалисты предлагают профессиональные экскурсы в свои области, но не дилетантам, а специалистам из других областей [213].
Одновременно с этим с целью более успешного преодоления образовательного барьера стали разрабатываться научные основы учебно-популярной литературы с тем, чтобы сгладить трудный переход от слишком «детского» языка детских кн-ижек к слишком «взрослому» языку многих школьных учебников. Здесь необходимо отметить также, что распространенное мнение об особом математическом или музыкальном «складе» ума связано с недостатками существующих методов обучения, когда слишком высокий образовательный барьер в состоянии преодолеть только таланты. В действительности оптимальная система обучения может и обязана научить каждого основам музыкальной культуры и математического мышления.
В заключение остановимся еще на одном важном свойстве информации как форме функциональной связи между элементами в системах, усложняемой по мере усложнения самих систем.
Самая простая — это элементарная связь, которой ограничиваются информационные процессы в неживой природе. Это число электронов, свидетельствующее о составе ядра атома, и валентность как отражение строения молекулы, и магнитная буря в атмосфере Земли как отзвук процессов, происходящих на Солнце.
В живой природе элементарная информация сочетается с биологической, что позволяет организму реагировать на внешние условия и приспосабливаться к ним. При этом жизнь невозможна в информационном вакууме, т. е. без непрерывного процесса информационного обмена. В ходе жизнедеятельности организм приобретает условные/рефлексы, закрепляя их в виде безусловных рефлексов и затем передавая информацию последующим поколениям в молекулярных структурах ъ виде генетического «ода.
Следующий вид — информация семантическая (интеллектуальная), присущая мыслящему существу — человеку — и тем отличающая его от других существ. Так же, как и на биологическом уровне, человеку противопоказан семантический информационный вакуум. В процессе своей деятельности он усовершенствовал язык звуков животных, превратив его в речь, и научил- ся закреплять получаемую информацию в двух формах памяти — оперативной и основной,— причем последнюю на первом этапе развития можно было рассматривать как основной информационный фонд данной популяции. Однако при всех неиспользуемых возможностях емкость человеческой памяти небезгранична, и на последующем этапе развития объем информации, полученный популяцией, превысил возможности индивидуума. Возникла необходимость в профессиональной специализации и создании внешних органов памяти — библиотек и архивов. Для этого появились первые письменные документы, но им предшествовало, конечно, изобретение письменности.
Документальная информация считается высшей формой информации, а документальные системы — высшей формой информационных систем. При этом связь t—г существенно усложнилась, потому что документ I хотя и взял на себя формальную роль посредника в этой связи, но в действительности стал самостоятельным источником информации, так же как и образованный совокупностью документов документный фонд, D. В результате мы имеем систему тезаурусов как элемент большой информационной системы
Шш
И t \
ф Щ ->$)
В период своего развития документальная информация не претерпела существенных и коренных преобразований. Однако в условиях современного кризиса, когда начал действовать интегральный закон, возникла необходимость в серьезных перестройках, значение которых будет не меньшим, чем в свое время было изобретение письменности и появление первых книг.
О том, что представляет собой современная документальная информация, будет рассказано в следующем разделе. Тому, что такое документ и каким ему быть в новых условиях, посвящаются следующие главы.
1.2. Жанры документов
До сих пор отсутствуют сколько-нибудь приемлемые и всеобъемлющие классификации документов. Не преследуя цель восполнить этот пробел, мы выделим только -главные жанровые совокупности без проведения четких границ, между ними.
Административно-управленческая документация—это «кровь» в «сосудах» управления государством, и, как в живом организме, «кровообращение» в этой системе может иметь живительный или застойный характер и сама «кровь» Щ отличаться положительными или отрицательными свойствами. В общем информационном кризисе, охватившем все без исключения развитые страны, информационный административный кризис но-
сит, пожалуй, самый острый характер. «Первым полем боя профессионального администратора,— по выражению С. Л. Ши, — является область канцелярской работы, одного из наиболее коварных и разрушительных недостатков во всех сферах деятельности в настоящее время» [75]. Трудности объясняются сложным характером ведения дел, возросшей специализацией производства и услуг, низкой профессиональной подготовкой канцелярских и управленческих кадров и крайне низким уровнем механизации на любом участке умственного труда. Все это в какой-то степени вывело из-под контроля деловую документацию, превратив ее в «бумажную метель», в «перпетуум-мобиле» бюрократии, когда, по словам Н. Паркинсона, из-за потока внутренней документации для некоторых учреждений внешний мир превращается в иллюзорное понятие.
Эпоху современных преобразований многие называют третьей промышленной революцией, которая в отличие от революции пара и электричества, революции автоматики и вычислительной техники концентрирует свое внимание на организации, информации и документации, в первую очередь—ра административно-управленческой документации. Эффективности в этой сфере нужно достигать по двум направлениям: рационализации в составлении документов и рационализации в их распределении.
«В современных условиях, когда люди заняты сверх меры и идет огромный поток документов, любая бумага начинается с пространного оправдания факта своего появления» [111]. Этот факт будет оправдан при утвердительном ответе на вопросы: нужен ли -вообще данный документ, правильно ли выбран его объем, и поймет ли тот, кому он предназначен, все достаточно ясно, не сетуя при этом на массу бесполезных для него сведений.
Достоинство любой деловой бумаги — ее краткость и ясность, и красоту здесь нужно искать не в художественном стиле, из-за расточительности которого удлиняются процессы составления и чтения документов и увеличиваются объемы последних. Находят все более широкое применение трафаретные формы документов, узаконивающие те «штампы», без которых нельзя обойтись, но которые повторяются слишком часто, чтобы было целесообразно каждый раз их писать или печатать. Однако все возможности в этом направлении далеко не исчерпаны [258].
В системе управления выделяются разные формы информационных связей: иерархические (в соответствии с принципом субординации) и трансиерархические (нарушающие этот принцип и укрепляющие тем самым всю иерархию); прямые и обратные (снизу вверх, от подчиненных к руководителю); вертикальные и горизонтальные (между работниками одного иерархического уровня). С каждой из них ассоциируется свой вид документации, который не должен переходить в другой вид: если обмен происходит по горизонтали, то не следует затрагивать прерогатив руководства, так же как нельзя злоупотреблять трансиерархической связью, иначе поток документов на полюсе руководства примет шквальный характер; в информации, идущей по каналам обратной связи, нужно бороться с избыточностью, предельно отбирать и конкретизировать те сведения, в которых нуждается вышестоящий иерархический уровень. Все большее значение в системе административного управления приобретают отчетные и вообще сводные формы документации, которые всегда находятся под угрозой выполнения не частично, а полностью юридических функций. По-видимому, следует приветствовать и развивать опыт премирования за «самые привлекательные годовые отчеты» [75].
При организации системы делопроизводства важно осуществлять передачу информации таким образом, чтобы двигались сами документы, а не люди, работающие с ними [75]. Только этим можно существенно повысить эффективность труда служащих, избавив их от ненужного хождения, стояния в очередях
Специфика потоков административно-управленческой документации заключается в усилении или даже гипертрофии только некоторых информационных барьеров (например, ведомственного) при ограниченном влиянии других барьеров. Поскольку рассматриваемый тип документации является преимущественно адресным, на него не действует так сильно фактор пространства, тем более что современные технические средства связи выполняют свои функции достаточно четко. Последнее важно в связи с быстрым старением административной информации, когда создаваемые на основе ее системы учета в основном ориентируются па один отчетный год.
По окончании этого срока приходится решать еще один важный вопрос — санкции на уничтожение с выделением 1—3% на долгосрочное или бессрочное архивное хранение—того жесткого лимита, который может позволить себе современное государство [6] [100, 138].
Финансово-экономическая документация тесно связана с только что описанным типом, но имеет свои, четко выраженные функции. Оперируя в большей степени хорошо формализуемыми данными, она легче поддается механизированной и автоматизированной обработке и в этом отношении уже достигла значительных успехов. Опыт создания и применения трафаретных и стандартных форм требует серьезного изучения, развития и внедрения в другие сферы документации. Однако и в этой сфере существуют проблемы, ждущие своего разрешения.
Чисто психологические факторы, облекаемые в юридическую форму, сильно препятствуют дальнейшей модернизации финансово-экономических документов, если рассматривают созданные на основе их автоматические системы только как придатки к существующим традиционным системам документации. В результате такого тормоза возник обширный вид так называемых вторичных документов: обычных картотек, ручных и машинных перфокарт, перфолент, табуляграмм, микрофильмов, которым финансисты отводят чисто информационную, но не юридическую роль. Крайне необходимо, чтобы эти носители были приравнены к подлинным документам и в ряде случаев полностью бы заменили их. Но для этого нужно идти на определенные административные, юридические и психологические ломки i
Комплексная автоматизация обработки финансово-экономической информации создает еще одну трудность: угрозу «затоваривания» системы никому не нужными статистическими и другими цифровыми данными только на том основании, что возможности ЭВМ в этом отношении если не безграничны, то, по крайней мере, очень обширны [75].
Характерная черта финансово-экономической документации— очень быстрый процесс старения (как в предыдущем типе), но с долгосрочным архивным хранением; при этом поисковые задачи легче формализуются и не представляют такой исключительно сложной проблемы, о которой много мы будем говорить ниже.
Особым видом рассматриваемого типа являются деньги — документы, служащие мерилом стоимости и средством платежа. Следует подчеркнуть, что с развитием теории документа многие понятия и свойства денег были перенесены на документы, а свойства денежных систем — на документальные системы. Документ в этом смысле выступает в роли товара [37], стоимость которого делится на собственную стоимость (себестоимость), выражающую затраты труда по созданию информации и документа, и потребительскую (продажную) стоимость, определяемую спросом на данную информацию. По аналогии с эмиссионными банками определяются функции информационных органов эмиссионного (например, издательства) и потребительского профиля; последние, если они не занимаются только пассивным документальным обслуживанием, но и активной переработкой информации с выдачей оригинальных данных по запросам, называют банками данных [37, 136, 156]. Переходным видом документов, выполняющим расчетные функции и несущим одновременно познавательную и эстетическую информацию, являются почтовые марки, которые служат превосходной моделью для изучения экономических и информационных функций документов.
іДІ наконец, реклама — совершенно особый вид экономической документации, включающий также и извещательную информацию в науке и технике,
у («Реклама — это печатное, рукописное, устное или графическое осведомление о лице, товаре, услугах или общественном движении, открыто исходящее от рекламодателя и оплаченное им с целью увеличения сбыта, расширения клиентуры, получения голосов «ли публичного одобрения» [8]. В таком определении документальная реклама выходит из сферы финансово-экономической документации, затрагивая и художественно-публицистические жанры.)
К счастью, нам нет необходимости говорить о важной роли рекламы в условиях освоения обильных и сложных потоков экономической информации. До сих пор рекламное дело развивалось только в аспектах психологии восприятия и эстетики. Подход к рекламе как источнику информации івполне нов и открывает в сочетании с другими подходами большие перспективы. \у-В целях рекламы используются пресса, кино, радио, телевидение, корреспонденция, выставки, справочники, городские экс- терьеры и интерьеры, включая транспорт, а также сувениры, подарки, премии и т. п.
Экономические изыскания в области информации хорошо проводить на примере рекламы, так как известно, например, что стоимость журнальных объявлений в десятки раз больше газетных, но все же не такая большая, как в телевидении, где один час вечерних передач стоит 130 тыс. долл\ подсчитано, что 100 щитов-плакатов, выставленных на один месяц, доводят информацию практически до всех жителей города с миллионным населением. 60% мировых рекламных расходов приходится на долю США: и 20% на европейские страны, причем в расчете на душу населения первое место в Бвропе занимает Швеция, потом идут Англия и ФРГ. Удельный вес этих расходов может достигать ЮШМ национального дохода и до 11% продажной цены на отдельные виды продукции [8].
К рекламе предъявляются следующие информационные требования [197]: 1) интерес для потребителя (информативность); 2) содержательность (информационная емкость); 3) броскость в рекламном окружении (контрастность); 4) выразителыность основных элементов (первичная фиксация внимания); 5) запоминаемость (вторичная фиксация внимания — возвратная информативность). Цель последней — косвенное действие: не обязательно, чтобы потребитель сразу воспользовался предложенной услугой, важно, чтобы он вспомнил об этом в подходящий момент, д уОтметим также, что реклама является самым доходчивым видом массовых коммуникациц^Газету, например, можно не читать, но уличную рекламу не читать нельзя. В связи с этим возникает ряд важных теоретических и прикладных проблем — идеологических, морально-этических, эстетических и пр. Кроме своей основной функции реклама дает познавательную информацию, развлекает, оказывает положительное или отрицательное влияние на развитие вкуса, являясь существенным фактором того, что ниже мы охарактеризуем как информационный образ жизни жителя большого города.
Научно-техническая документация является плодом труда армии ученых и инженеров, 9/ю которых — наши современники. «Сайнтификапия» всех областей общественной жизни, взаимное прорастание науки и производства, повышение роли «чистой науки» как залога практических успехов завтрашнего дня, интегральный характер развития и, как следствие этого, широкая математическая, инженерная и гуманитарная подготовка будущих специалистов — вот что знаменует современную эпоху й входит в уже упоминавшееся выше понятие третьей промышленной (научно-технической) революции. Наука все более принимает интернациональный характер, о чем свидетельствуют соответствующие организации, конгрессы, совместные официальные (договорные) и неофициальные («незримые коллективы») исследования; даже в составе посольств введена особая должность - атташе по науке, чтобы использовать еще один канал для массового сбора и распространения научной информации [208].
История науки — это и история научной документации. Несколько сот лет назад ученый черпал необходимые сведения из переписки с Коллегами, слухов, подолгу копаясь в книжной лавке; по возможности, но не всегда он собирал собственную библиотеку и ставил эксперименты; после чего писал книгу, свидетельствуя себя как ученого и утверждая приоритет открытия. С 1665 г. наряду с книгами стали издаваться журналы, одни из которых пошли по пути вторичной информации (информация об информации), а другие подменяли книги, постепенно Сокращая объемы публикаций и делая их более оперативными. Еще в начале XX века были нередки такие журналы, помещающие в номере одну, две, три весьма объемные по современным м2сш табам статьи, представляя по сравнению с книгами удобство в том отношении, что под общим заглавием и одной обложкой определенный контингент читателей получал регулярно информацию в интересующий его области.
Этот необратимый процесс продолжается на наших глазах: растет число названий научных журналов и уменьшаются их тиражи; в каждом номере увеличивается число статей и сокращаются их размеры[7] ; несмотря на сокращение и упразднение авторских гонораров, увеличивается стоимость журналов и соответственно, их цена[8].
Изоыток научной информации, не попавшей в журналы, заполняет сборники статей, число которых в последние годы резко возросло, несмотря на их низкую эффективность, во-первых, потому, что статьи часто собраны не по тематическому признаку (органы университетов и политехнических институтов, работы аспирантов и молодых ученых по определенным регионам и т. п.); во-вторых, разыскать сборники в море информации бывает много труднее, чем журналы.
Кроме, так сказать, официального потока, поступающего через публикуемые издания, каждый исследователь получает от своих коллег авторские оттиски статей — репринты. Поскольку журналы выходят в свет ненамного быстрее, чем книги[9], а репринты статей рассылаются еще позже, в последние годы получила широкое распространение система препринтного обмена — оттисками статей, только направленных в печать, чем сокращается срок поступления информации к потребителю, по крайней мере, на целый год. Применение техники так называемой малой полиграфии позволило достичь удовлетворительного качества препринтов и увеличить их тиражи, что, конечно, сразу отразилось на и без того неустойчивом финансовом положении журналов. В условиях все убыстряющегося старения информации исследователи в рамках незримых коллективов стали чаще прибегать к обмену препрепринтами — черновиками подготовленных к публикации статей, чтобы апробировать содержащиеся в них данные и быстрее пустить их в оборот, а также магнитофонными записями устных выступлений. Последние позволяют им реже отрываться от работы для участия в научных конференциях, возросшее число которых также является свидетельством неудовлетворительного положения в области научной документации.
В этих условиях журналы как основной канал научных связей подвергаются особенно острой критике. Специалисты предлагают формализовать процесс написания статей [2, 22], отказаться от традиционной обзорной преамбулы [174], по возможности сохранив основную содержательную часть [172], совсем отказаться от журналов, заменив их препринтами, рассылаемыми по подписке [3, 220], или рефератами, по которым можно в случае нужды заказать копии рукописей, сданных авторами на депонирование [257]. Однако последнее предложение чревато определенными трудностями, поскольку в обычном коротком
реферате нельзя отразить все содержание статьи, учитывая ее многоаспектность, и тогда процесс депонирования может быть уподобен вечному «погребению.
В связи с этим мы остановимся сейчас на вторичной научной информации — библиографических и реферативных изданиях, превратившихся в самостоятельную отрасль документации.
Начало развития этого направления относят еще к XVI в. [223]; в XVII—XVIII вв. появились журналы с краткими обзорами проводимых в мире исследований, а в XIX в.— первые отраслевые реферативные журналы и регулярные библиографические издания [226]. В настоящее время такие издания выходят во всех высокоразвитых странах, многократно дублируя друг друга и, конечно, отдавая предпочтение отечественной литературе.
Критика в адрес реферативного дела обычно сводится к следующему: недостаточная оперативность (в нашей стране 50—80% рефератов относятся к прошлому году и 10—30% В| позапрошлому, и за рубежом дело обстоит не намного лучше [122], хотя известно, что вторичная информация устаревает в два раза быстрее, чем первичная [20]); как правило, реферат далеко не вскрывает все содержание документа, как об этом говорилось выше; каждое реферативное издание несет по отношению к индивидуальному подписчику слишком много бесполезной информации; на реферирование во всем мире тратится четверть миллиарда долларов, но при этом охватывается не вся литература [20]; и, как следствие, наблюдается низкий процент пользования реферативными изданиями: их просматривают регулярно менее 50% химиков, менее 40% физиков, менее 30% электротехников и менее 10%' биологов [192, 204, 245], которые к тому же жалуются, что рефераты не пробуждают у них творческие ассоциации [250].
Рекомендации в этой области предусматривают авторское реферирование на уровне журнальных публикаций, что отнюдь не увеличивает информационную емкость рефератов, международное разделение труда, разброшюрование журналов на отдельные рефераты, распространяемые по подписке ~на основе достаточно глубоко разработанного языка [114], выпуск перму- тационных указателей — поалфавитных списков дескрипторов (термины, ключевые слова), встречающихся в рефератах или только в заголовках, что отражает содержание документов еще меньше, чем сами рефераты; а также переход на новый вид — дескрипторное реферирование, о чем мы будем говорить ниже. Что-касается 100 тысяч [193] библиографических указателей, составляемых по заголовкам, то, несмотря на возможность лучшей оперативности, их главный недостаток сводится к восьмикратным потерям информации, сопровождающим переход от собственно текста к реферату и от последнего к заголовку [114].
В связи с соотношением первичных и вторичных изданий мы рассмотрим еще одну сферу документальной деятельности —
научные библиотеки. Директор Национальной научно-технической библиотеки Великобритании (физик по специальности) вывесил в вестибюле плакат с изображением динозавра: «Библиотекари, помните, что случилось с динозавром, оказавшимся на суше,— он погиб под бременем собственной тяжести» [155].
В настоящее время происходит процесс концентрации книжных фондов. Многие специалисты отказываются по уже понятным нам причинам собирать личные библиотеки и ориентир / ются на служебные библиотеки, которые из-за многопрофильно- сти каждые 10—20 лет стали удваивать свои фонды [237]. В связи с этим проблема библиотечных помещений опередила даже проблемы ассигнований и штатов. Наряду с этим правительств* многих ст.ран уделяют все больше внимания созданию национальных книжных фондов, по возможности добиваясь их полноты и многоаспектности. В результате ежегодный прирост таких фондов измеряется многими километрами книжных полок, а контингент читателей становится все более специфичным, ограничиваясь студентами, пенсионерами и теми немногими специалистами, которые по тем или иным причинам лишены у себя на работе нормального библиотечного обслуживания. В результате такой концентрации до 30% книжных тиражей сразу оседает в библиотеках [20], другую часть покупают частные лица и после устаревания в большинстве случаев уничтожают.
Прибавим к этому, что библиотекари тратят слишком много» усилий на составление, авторских, предметных и систематических каталогов, ставших для них своего рода «священной коровой» [155], но которыми пользуются не более 10% исследователей [250]. Причина кроется в одноаспектном характере классификаторов, которые не могут удовлетворить современную науку, развивающуюся по интегральному закону.
Примерно аналогичные задачи стоят перед библиотеками патентной информации, усиленный рост, которых наметился в последние годы. В отличие от журналов и книг патентные описания специфичны в двух отношениях: они не должны вскрывать 'полностью суть предмета; кроме того, при оформлении заявки на каждое изобретение или открытие по опубликованным патентным описаниям проверяется его «патентная чистота». Все это повышает ответственность поиска в патентном фонде. Последний описывается с помощью одной из существующих универсальных иерархических классификаций, которая, как и библиотечные классификации, не раскрывает все аспекты структуры и функции предмета изобретения [37, 110, 133].
И в заключение мы назовем еще одну группу жанров — научно-технические отчеты и проектно-конструкторскую документацию. В условиях кризиса публикаций первые иногда рассматриваются как «золотой фонд» науки, хотя и они подвержены постепенному сокращению объемов и ухудшению качества. Тому есть множество причин: и то, что вместе с административ-
ными отчетами их считают не более чем юридическим актом; и то, что не отводят время на составление календарных отчетов, рассматривая их как нагрузку к повседневным делам; и то, что поиск в технических архивах еще более затруднен, чем в библиотеках. Процесс хранения чертежей имеет свои дополнительные трудности из-за крайне неудобной формы этих документов— больших листов, складываемых многократно или скручиваемых в рулон. В результате функции большинства архивов чертежной документации сводятся к пономерному учету и выдаче копий, а разработчики фактически лишены возможности использовать существующий опыт с учетом прецедентов как в отношении целых конструкций, так и составляющих их элементов.
Художественно-публицистическая документация в отличие от других типов включает принципиально разные жанры, хотя п связанные между собой. С одной стороны — это общественно- политическая и служебная пресса, с другой—художественная литература и произведения искусства.
Современный процесс ускорения темпов общественной жизни и старения информации послужил причиной появления и широкого распространения сначала журналов, а потом газет. Последние в больших городах сейчас разделились на утренние, дневные и вечерние выпуски. В целом происходит рост не только числа номеров, но и их объемов при сокращающихся размерах статей. Вполне доступные цены стимулируют большие тиражи и в свою очередь определяются ими. Изобилие информации и ее многоаспектность постепенно приучают нас не читать подряд все документы и не читать полностью каждый документ. В частности, покупая сразу несколько газет или один большой номер, мы начинаем с просмотра заголовков, подзаголовков и иллюстраций, затем читаем заинтересовавшие нас статьи, которые теперь часто начинаются с реферативного изложения событий и только потом переходят к подробному изложению. Тематическая ориентация газет осуществляется по политическому, регионально-национальному, социальному и профессиональному признакам.
Не менее интересным, но менее изученным явлением общественной жизни является так называемая служебная печать. Зародышевой формой ее можно считать обыкновенную доску объявлений. С помощью этого самого дешевого и оперативного способа передачи внутренней информации достигают большого-эффекта, если доски вывешиваются в самых подходящих местах: в вестибюле, раздевалке, кафетерии, местах для курения и питья, у лифта и конторки начальника; если материал меняется каждые сутки или, по крайней мере, существует строгий график его обновления; если обращения делаются в дружелюбной форме о г имени конкретного лица, а не за анонимной подписью «администрация». Большое моральное и информационное значение имеет
даже такая «мелочь», как вывешивание на доске фотографий новых сотрудников [75].
Периодические служебные издания — стенные и многотиражные газеты, листовки, бюллетени и журналы — ставят задачу сплочения коллектива на основе дружбы, морально-политического долга и сотрудничества для выполнения производственной программы. Распространение социологической анкеты [75] показало, что читателей служебной прессы интересуют в первую очередь общеадминистративные, а потом уже производственные и общественные новости, затем идут информация о работе подразделений и отдельных сотрудников, любительская тематика и на последнем месте выступления должностных лиц.
Очень близко к служебной печати примыкают лозунги, пла- ; каты, постоянные инструкции, предупредительные надписи, в отношении которых администрация и общественные организации должны всегда отдавать себе отчет, где и на какой срок их вывешивать, как оформлять и чем достигать наибольшей информативности.
Все каналы массовых коммуникаций заключает в себе определенный элемент художественности. Собственно художественная информация — это художественная литература и все виды искусства, которые на разных этапах связи t-+r принимают документальную форму (рис. 3).
33
Художественная литература представлена в основном книгами, журналами и сборниками (антологиями), которые, будучи менее дифференцированы в отношении читательских интересов, создают большие трудности при распространении. Современный читатель физически не может охватить весь поток литературы Ц не говоря уже о мировом фонде, и в его выборе все чаще играет роль элемент случая. В. Хейн [197] отмечает, что жизнеспособность современного журнала проявляется не столько в тираже, сколько в энтропии на информационном рынке, когда увеличивается вероятность попасться читателю на глаза. Социологические обследования в наших заводских библиотеках показали, что при выборе книг в 42% случаев читатели полагаются на вкус библиотекаря; в 25%—следуют советам родных и знакомых; в 17% — им помогает книжная выставка; в 6%—их привлекает знакомая фамилия автора; в 4%—потому, что узнали о книге по радио, телевидению, в кино; в 3% —из журналов, газет и плакатов; в 2%—следовали рекомендациям школьной программы; в 1 % —прибегали к помощи каталога [20].
Рис. 3. Информационные связи в искусстве Двойной ранкой обозначены документальные формы
Телевидение, сделав гигантские шаги за последние 20 лет, еще не проявило себя как самостоятельный вид искусства и поэтому конкурирует с журналами и кино [185], противопоставляя полиграфическому качеству и четкости киноизображения удобство домашней обстановки. Большая трудность в телевидении — это отсутствие «обратной связи» с аудиторией, которая известна каждому артисту и которая нужна режиссеру, чтобы оценить качество спектакля (передачи) Телевидение еще мало
выходит на улицу и занимается импровизацией. Между тем Р. Клер первый увидел в кино документальную форму телевидения, хотя «курица» и оказалась моложе «яйца», и заявил, что задача кино — фиксировать, обобщать и преломлять все то, что схватывает на лету телевидение.
Современная трудность кино — очень большое количество картин, чтобы их мог просмотреть каждый зритель; между тем сделать выбор по названию очень трудно. Поиски в кинофондах, которые нужно рассматривать как форму библиотек, производятся только на основе предварительных сведений, а работа в киноархивах с «черновиками», изъятыми при монтаже, практически отсутствует. Трудности усугубляются с развитием любительского кино, которое идет по стопам любительской фотографии. Достаточно вспомнить, сколько внимания уделяли собиранию, хранению и использованию фотоснимков еще совсем недавно, и представить, что ожидает в будущем кино.
Сегодня фотоархивы и фотобиблиотеки (тематические собрания фотоснимков) —большая общественная проблема. Фотография вообще переживает период своего перерождения. Художники говорят, что фотографы «раскрепостили» их, взяв на себя функции хроникеров, обеспечив при этом большую документальность и добиваясь такой же художественности. Последнее стимулирует постановку экспериментов, которые с полным основанием позволяют считать фотографию, если не сейчас, то в самом ближайшем будущем, самостоятельным видом искусства [83].
Что касается художников, то их эксперименты по выявлению отдельных эстетических сторон приносят интересные плоды, позволившие математикам сравнить их с собой: современная математика уделяет внимание большим, плохо организованным системам (биология, технология, общество), с применением методов моделирования, т. е. изучения отдельных сторон рассматриваемых явлений, чтобы затем синтезировать полученные результаты. Такой подход позволяет іпо-новому осветить проблему реализма, принимая во внимание также и то, что на всех этапах развития искусства были художники, уходившие вперед от существовавших вкусов, понижая тем самым информативность своих произведений (резонансный информационный барьер).
Еще одна перспектива, открывающаяся в изобразительном искусстве,— массовое репродуцирование, т. е. преодоление барьера расстояния, ощущаемого в других видах искусства (кроме архитектуры) менее сильно. Недорогие репродукции, изготовленные по новому методу хромографии, по существу неотличимые от (подлинников, безусловно пополнят картинные галереи, но при этом вызовут новую трудность, подобно тому как сейчас автомобилестроение вступило в противоречие с состоянием шоссейных дорог. Дело в том, что запасники музеев в несколько раз превышают экспозиции.
2* 35
Из других видов искусства мы рассмотрим еще только му- зыку, документальная форма которой — нотная запись.— пользуется одним из самых несовершенных языков, допускающих большие потери | В музыкальных библиотеках еще более затруднен доступ к фондам, много времени уходит на поиски забытых композиторов по стилевому, национальному или временному признакам. Развитие. техники патефонной (особенно долгоиграющей) и магнитофонной записи еще более расширяет фонды этих библиотек, снабжая их многочисленными дубликатами отдельных произведений с разной исполнительской трактовкой и соответственно усложняя поиск. Кстати сказать, в данной области проявляются и другие тенденции, в частности~ быстрое старение некоторых музыкальных жанров, вследствие чего, так же как и дешевые издания книг, стали популярными записи на гибких пластинках и магнитных лентах; при этом то, что еще недавно считалось в последних недостатком, обернулось пользой: мы говорим о возможности многократного стирания старых музыкальных записей и воспроизведения новых.
Взаимодействие отдельных видов искусств может носить характер переложения (экранизация, инсценировка) и синтеза (интеграция). Традиционный сценический синтез предусматри? вает комплексное эстетическое воздействие благодаря совместным. усилиям автора сценария, ком-позитора, художника, хормейстера, балетмейстера, исполнителей, музыкантов во главе с дирижером, под общим руководством режиссера-постановщика, роль которого все более возрастает по мере интеграции искусств. -Синтеза цвета и музыки пытался добиться еще А. Скрябин, но В. Чюрленис пошел дальше, синтезируя живопись и музыку. Традиционный союз архитектуры с живописью нашел новое свое выражение; при этом живопись ищет также. союза со скульптурой на основе объемных изобразительных форм.
Процесс интеграции, по-видимому, будет продолжаться и усиливаться. Он затронет не только отдельные жанры документов, но и перебросит мосты, сделав границы между ними еще более условными.
1.3. Человек и документальная информация
Образно говоря, человек находится в океане информации. Он должен направлять на себя одни и отводить от себя другие информационные потоки и уметь управлять своей памятью. Соблюдение правил информационной гигиены, активное воздействие на информационный режим, сознательное отношение к информационному образу жизни — все это говорит об информационной культуре, когда забота о здоровье сочетается с повышением производительности труда и стремлением сделать жизнь содержательной и результативной.