WWW.DISUS.RU

БЕСПЛАТНАЯ НАУЧНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

 

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |
-- [ Страница 1 ] --

Г. Г. Воробьев,

ДОКУМЕНТ: информационный анализ

ИЗДАТЕЛЬСТВО «НАУКА» МО,СКВА 1973

Ш^оьч fcV?

УДК 002: [001.8; 02; 025.4; 651.5; 659.2]

Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ. М «Hav ка», 1973. • у

Рассматриваются природа и свойства документальной информа­ции, информационные характеристики документов, типы и функ­ции составляющих традиционного вспомогательного аппарата. Го­ворится о формализации предсшвляемых в документах сведений. Рассмотрен непрерывный классификационный ряд документов по уровням формализации, начиная от произвольных анкетных дан­ных и кончая матричными документами. Книга рассчитана на ши­рокие круги читателей. Таблиц 8. Иллюстраций 66. Библиогр. 262 назв.

Ответственный редактор

М. Л. колчинскии

cf К

В 042(02)—73 1077~~73 0 Издательство «Наука», 1973 г.

0. ВВЕДЕНИЕ

0.1. Проблема информации.— 0.2. Проблема документа.— 0.3. Науки об информации и документах.— 0.4. Новые специальности: информацион­ные работники и документалисты

0.1. Проблема информации

Одна из особенностей нашей эпохи —популярность слова ин.- | формация, которое существовало и ранее почти во всех евро­пейских языках, но применялось крайне редко. В переводе с этих языков «информация» означает: новости, сведения, дан­ные, т. е. здесь нет ничего такого, что требовало бы применения специального термина. Однако такую популярность не следует считать простой данью моде. За этим кроется большая обще­ственная проблема, которой раньше не существовало, и поэтому не было необходимости в специальном термине.

Проблема информации: возросшие объемы сведений, кото­рые люди должны собирать, хранить, извлекать из накопленных массивов других данных, перерабатывать и передавать друг другу [60]. В 60-х годах выражения «информационный кризис», «информационный взрыв» встречались в печати особенно часто и сопровождались внушительными цифрами объемов зафиксиро­ванной информации и прироста этих объемов.

По опубликованным данным [159, 189, 192, 200, 206, 210, 214, 229, 238, 244, 247], например, ежегодно химики открывают сот­ни тысяч новых химических соединений, ботаники — тысячи ви­дов растений, геохимики делают до 200 млн. анализов горных пород. Каждый год во всем мире выпускаются сотни миллиар­дов листов деловых бумаг, миллиарды страниц печатного текста, в том числе десятки миллионов страниц научных публикаций, сотни тысяч технических отчетов и такое же количество катало­гов фирм и патентных описаний.

Число научных и технических журналов приближается или уже превысило 100 тыс. названий. При этом, как впервые уста­новил Д. Прайс [95], прирост их происходит по экспоненциаль­ному закону, с удесятерением количества в среднем через каждые 50 лет. Характерно, что такие же темпы прироста имеют другие

виды документальных материалов — книги, корреспонденция и даже почтовые марки. Прошоз на 2000-й год в области научной информации: 2 млрд. страниц научных изданий (в том числе приблизительно 30 млн. страниц по биологии и почти столько же по химии) [159, 192, 206]; ежегодные ассигнования на научную информацию во всем мире приблизятся к 1 млрд. долл. [210, 241].

Такие перспективы, естлствен-но, не могут не волновать спе­циалистов. По известным словам Дж. Бернала, «во многих об­ластях создается такое положение, когда по сути дела легче от­крыть новый факт или создать новую теорию, чем удостоверить­ся, что они еще не были созданы или выведены» [60]. По мнению экономистов, скоро мы будем тратить еще больше времени на дублирование тех работ, о существовании которых не знали, или же усиленно заниматься поисками информации, не оставляя до­статочно времени на проведение новых исследований. Полага­ют, что из-за дублирования работ тратится впустую до 85% времени ученых и инженеров [189], причем по этой и другим причинам к. п. д. труда инженерных работников вообще не пре­вышает 10% [60]. Многие специалисты стали нелестно называть библиотеки и архивы складами листованного целлюлозного сырья. При этом они считают, что беда состоит не в том, что пи­шется слишком много деловых бумаг и печатается много лите­ратуры, а в том, что людям приходится читать не самое главное, в то время как до них не доходит материал, с которым важно ознакомиться [109].

Обрисованное положение заставляет обратиться к анализу режима работников умственного труда. Было подсчитано, что ученые-химики почти 45% рабочего времени тратят на сбор ин­формации и только 6% —на обдумывание и обработку получае­мых данных [203]; при этом, не удовлетворяясь существующим положением в области документации, они в 40% случаев пред­почитают личные контакты, чем знакомство с литературой [136]. У руководителей научных лабораторий США на информацион­ные процессы тратится в целом 28% рабочего времени, в СССР у начальников отделов НИИ и КБ — 42%, начальников секто­ров— 29%, руководителей групп — 27% [136]. До введения ав­томатизации и механизации в административном управлении в начале 60-х годов в США на бесполезную, «бумажную» работу тратили 600 млн. долл. ежегодно [19]. Во всех высокоразвитых странах угрожающе растут штаты канцелярских служащих (8—10% к занятым в народном хозяйстве [75]) и никакие во­люнтаристские действия не в состоянии приостановить этот процесс.

В связи с этим возникает ряд важных вопросов: каково должно быть оптимальное соотношение между различными ин­формационными процессами (письмо, чтение, разговор, коллек­тивные встречи) у различных категорий работников умственно­го труда, каково значение организации и механизации в их ра­боте и какова во всем этом роль носителей информации— до­кументов?



0.2. Проблема документа

С повышением роли информации стал быстро эволюциониро­вать более старый термин документ. Он возник от латинского слова documentum (доказательство, поучительный пример) и был введен в русский язык Петром I, который перевел это сло­во как «письменное свидетельство» [37]. Таким образом, с са­мого начала документы имели сугубо правовое значение и к ним причислялись разные деловые бумаги, имеющие юридичес­кую силу. В «Энциклопедическом словаре» Ф. Павленко (СПб., 1913) мы читаем: «Документ—1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство». Постепенно это понятие распространилось на все «важные деловые бумаги» (Толковый словарь живого великорусского языка. М., 1956, т. 1) и приобрело два дополнительных оттенка: узкий, бытовой (пас­порт, удостоверение личности) и широкий, публицистический (исторический документ). В «Малой советской энциклопедии» 1959 г. (т. 3) впервые из документов (в «праве») были выделе­ны «служебные документы» (приказы, инструкции), а в «Боль­шой советской энциклопедии» 1962 г. (т. 15) появился само­стоятельный термин: «Документ счетный — документ, слу­жащий основанием для осуществления хозяйственных дей­ствий... и последующих бухгалтерских записей...» — в отличие от государственно-правовых, административно-правовых, су- дебно-правовых, «земельно-правовых и финансово-правовых до­кументов.

С развитием техники, особенно вычислительной техники и ки­бернетики, появились новые типы материальных носителей ин­формации: перфокарты, перфоленты, магнитные записи, фото­графии, некоторые из которых приняли на себя функции адми­нистративных, финансовых, научных документов. Поэтому поня­тие «документ» стихийно еще более расширилось. При этом de facto стали считать документами и всю печатную информацию (публикации): книги, журналы, брошюры и пр. В 1964 г. в «Терминологическом словаре по теории и практике научной ин­формации» впервые появилось такое определение: «Документ — материальный объект, содержащий информацию в закреплен­ном виде». Дальнейшие толкования и уточнения [37,90,91,113] позволяют дать следующее окончательное определение доку­мента как любого материального носителя с закрепленной ин­формацией на любом языке и любым способом.

1 Еще в 1951 г. С. Брие на вопрос: можно ли назвать доку­ментом звезду, является л и документом камень в канаве, живой зверь — документ или нет?—отвечала: «Нет. Но докумен­тами являются фотографии и каталоги звезд, образцы в минера­логическом музее и животные, занесенные в реестр и выстав­ленные в зоопарке» [170]. Ее определение документа — это любые зафиксированные знания, которые могут быть использо­ваны для справок, изучения и доказательства. і Такое столь широкое толкование включает в состав документ­ных фондов не только архивы и библиотеки, но также музеи и выставки. Но специалисты в своей работе еще- не могут охва­тить столь широкий диапазон.

Характерным примером при рассмотрении данного вопроса являются машинные перфокарты, которые сначала получили распространение только как удобный способ фиксации проме­жуточных и окончательных результатов в сложных вычислитель­ных процессах. Со временем в вычислительных центрах и на ма­шинно-счетных станциях стали накапливаться огромные архивы таких перфокарт, которые явочным порядком приобрели значе­ние документов, если не штучно, то в совокупностях. Еще позже на перфокарты стали часто наносить многочисленные цифровые данные о тех или иных объектах, подвергая их последующей вы­числительной обработке, и в ряде случаев такие перфокарты ста­ли гыполнять роль не вторичных, а первичных документов — сче­тов, нарядов, ордеров, чеков, учетных карт. Поэтому на вопрос: какую перфокарту не формально, а фактически следует считать документом? — можно ответить: ту, которая является достаточ­но емкой (в информационном отношении), долговечной и ценной, чтобы подвергаться достаточно продолжительным процессам об­работки— хранению, поиску, дублированию, передаче и т. п.

Проблема документа продолжает волновать нас еще в од­ном— юридическом отношении. Существует мого нерешенных вопросов: права первичных документов на новых носителях, права копий документов на новых носителях и связанные с этим вопросы хранения и уничтожения подлинников [249], ответст­венность ЭВМ за правильность автоматически составленной до­кументации [190], а также стандартизация.форм и методов об­работки 'документов в связи с их обращением во многих пере­крывающихся информационных системах [37].

0.3. Науки об информации и документах

Существует много теоретических и прикладных дисциплин, специализирующихся на изучении различных форм информа- 1 ции и документов в том смысле, как это мы понимаем сейчас.

С появлением первых книг произошло разделение сфер до- кументационной деятельности: делопроизводства и архивного

дела, с одной стороны, и издательского и библиотечного дела, с другой. Образовавшаяся брешь впоследствии еще более рас­ширилась, когда публикуемые и непубликуемые источники ин­формации получили разные правовые статуты, а благодаря раз­витию полиграфии резко увеличились тиражи изданий: и книга, и журнал стали практически доступными для всех. Позже на базе названных прикладных дисциплин образовались теорети­ческие дисциплины — документоведение, архивоведение, книго­ведение, библиотековедение, каждая из которых создала свои особые методы, традиции и, если можно так сказать, собствен­ное мировоззрение. Разница между ними еще более усилилась, когда делопроизводство стали рассматривать как отрасль ад­министративного управления [75], архивисты испытали силь­ный крен в сторону исторической науки (в первую очередь нуж­дающейся в архивах) [138], книговеды подчинили свою дея­тельность в основном задачам полиграфии [39], а библиотечные работники занялись просветительской деятельностью, сконцен­трировав свое внимание на массовых библиотеках [20]v

Поэтому, когда после второй мировой войны стали возникать многочисленные органы вторичной научно-технической информа­ции, чтобы перекинуть хотя какой-либо мост между теми, кто издает и собирает литературу, и теми, кто этой литературой пользуется, ни одна из перечисленных дисциплин не претендо­вала на эту новую сферу. Понадобилось создать новую дисци­плину, которую за рубежом стали называть документацией [123, 169, 223], а в нашей стране — научно-технической инфор­мацией и затем — информатикой [91, 136]. Естественно, что ин­формационные работники и документалисты, не отягощенные традициями, охотнее используют достижения науки и техники — автоматики, вычислительной техники и кибернетики — и в этих областях оказываются лучше подготовленными хотя бы мораль­но. чем обычные библиотечные работники.

Разделить сферы влияния библиотек и органов научно-техни­ческой информации оказалось не так-то легко. Эту ситуацию очень хорошо обрисовал Дж. Шира в статье «Библиотекари про­тив машин» [246]: «Библиотекари по традиции имеют гумани­тарное образование, поэтому они отнеслись с недоверием к ав­томатизации и были обеспокоены нашествием документалистов и информаторов. Вначале они сделали вид, что ничего этого не существует, затем выступили с рациональными, логическими опровержениями и, наконец, начали апеллировать к чувствам». Автор следующим образом пытается объяснить их консерва­тизм: «Библиотекари очень хорошо знают, как делать то, что они делают, но они никогда не интересовались тем, почему они делают именно так, а не иначе». «Вот почему резкий рост вы­пуска литературы и трудности, связанные с ее использованием, а также все растущая зависимость прогресса науки от уже на­копленных знаний застали библиотекарей без профессиональной

базы, совершенно не подготовленных к принятию новой техни­ки... несмотря на тот очевидный факт, что хранение и поиск за­регистрированных сведений являлись единственной в своем роде обязанностью библиотекарей на протяжении многих столетий». В другой статье Дж. Шира [152] старается примирить одних и других. Он подчеркивает, что «информационная наука не проти­вопоставлена библиотечному делу, наоборот, она является естественным, союзником, и как библиотекарь не должен отвер­гать нового духовного родственника, так и специалистам по ин­формации не следует питать недоверие к библиотекарям».

В настоящее время происходит оживленная дискуссия отно­сительно значений терминов «документация» и «информация» [228]. Характерно, что основанный в 1895 г. в Брюсселе Между­народный институт библиографии был переименован в 1931 г. в Международный институт документации, Американский инсти­тут документации с 1968 г. стал именоваться Американским обществом научной информации. Дж. Шира считает [261], что документация — теория библиотековедения с более полным ис­пользованием информации, записанной на разных носителях, новых средств анализа, организации и поиска информации. По мнению А. И. Михайлова, А. И. Черного и Р. С. Гиляревского [91], нужно поставить знак равенства между документацией, научной информацией и предложенным ими термином «инфор­матика» Ч При этом Международная федерация документации предполагает, что документация должна охватывать всю теку­щую информацию, тогда как сфера деятельности библиотек — информация ретроспективная [223]. Другое определение, пред­ложенное названной федерацией: «Документация есть собра- •ние, классификация и распространение документов любого характера во всех областях деятельности человека» [228]. Такой широкий взгляд нашел сторонников на Международном симпо­зиуме стран— членов СЭВ по теоретическим основам информа­ции [136], которые считают, что информатика — наука об ин­формации вообще и, поскольку любой документ может стать объ­ектом научного исследования, он попадает тем самым в сферу информатики.

Однако нельзя игнорировать тот факт, что в дискуссии не участвуют документоведы и архивисты, а также специалисты в области кибернетики и вычислительной техники, занимающиеся как документальной, так и недокументальной информацией — биологической, измерительной, вычислительной, научной, куль­турной, экономической.

В связи с последним необходимо, чтобы не только библиоте­кари и научно-технические информаторы, но и работники адми­нистративных органов, архивов и музеев, специалисты по ки-

1 Во Франции и некоторых других странах информатикой называют отрасль кибернетики, занимающуюся вопросами обработки информации на ЭВМ.

бернетике, вычислительной технике, полиграфии, связи, мате­матике, экономисты, социологи и психологи вместе пришли и общей методологии и общей технической политике при совер­шенствовании государственной системы документации [37].

По-видимому, всем ясно сейчас следующее: науки об общих свойствах информации в самом широком смысле еще не сущест­вует и, может быть, термин «информатика» подходил бы для этой науки больше всего; вполне правомочно говорить о станов­лении научной дисциплины, занимающейся всеми сферами ин­формационной деятельности ученого, в том числе и недокумен­тальными процессами (творчество, информационная гигиена и режим, методология эксперимента, повышение эффективности научных встреч) [21]; и, наконец, в информации существует ещг один — чисто документальный — подход, односторонне захваты­вающий все сферы информационной жизни общества (не только науку) и трактующий понятие «документ» в самом широком смысле.

Уместно сказать, какие идеи и технические возможности пре­доставляет нам кибернетика — наука об оптимальном управле­нии природными, общественными и машинными системами [13, 30, 61, 62]. Благодаря кибернетике понятие «информация» при­обрело более глубокий смысл и возведено в ранг философской категории, как материя, сознание и энергия [15, 41, 147]. При­менительно к процессу передачи по каналам связи К. Шеннон разработал статистическую теорию информации [125], но толь­ко сейчас стала очевидной необходимость создания теории ин­формации в самом широком смысле относительно и других процессов' (хранение, поиск, сбор,'чтение, преобразование, за­пись). Широкое развитие системного подхода связано с кибер­нетикой [101, 158], и новая дисциплина —системотехника, осно­ванная на теории больших систем,— с полным основанием может считаться одним из ответвлений кибернетики.

Структурное изучение информации в кибернетических систе­мах производится на разных уровнях: простейших сигналов, вы­числительных операций, знаков текста (семиотика) и документов Ідокументалистика). Документальный подход в кибернетике начал развиваться относительно недавно [92]. Он возник на ос­нове изучения свойств и областей применения разных типов перфокарт. Несомненная 'заслуга документалистики — доказа­тельство, что значение перфокарт выходит далеко за рамки остроумной запатентованной игрушки и что разные типы перфо­карт вместе с другими подобными носителями информации — перфолентами, фотографическими микрокартами и микрофиль­мами и магнитными формами памяти — представляют в сово­купности новый матричный тип документов, обеспечивающий их автоматическую обработку и многоаспектный поиск. По послед­ним определениям [37], документалистика считается отраслью кибернетики, оптимизирующей документальные системы и тесно взаимодействующей с такими дисциплинами, как документове- дение и научная организация умственного труда [97]. В области науки документалистика кроме научной информации непосред­ственно контактирует с науковедением [33, 95, 102, 145] и воз никшей на базе ее наукометрией [93].

0.4. Новые специальности: информационные работники и документалисты

Постепенно прошло то время, когда считалось, что любой гра­мотный человек может работать в канцелярии, а любой образо­ванный человек — быть библиотекарем. Нужны специалисты и специальное образование, чтобы хорошо организовать на пред­приятии или в учреждении всю информационную и документа- ционную работу [18]. Эта работа может осуществляться в трех взаимосвязанных аспектах: чисто информационном (информа­ционный режим, связь, организация деловых контактов, сбор, обработка и распределение внешней и внутренней информации), чисто документационном (организация всего докуменгационного хозяйства, включая бухгалтерские и административные бумаги, научно-технические планы, отчеты, книги и журналы) и только технико-информационном (ОНТИ плюс научно-техническая библиотека) [239]. Специалистов первого профиля обычно называют информационными работниками в широком смысле, второго — документалистами и третьего-Зтехинформаторами.





Необходимость широкого, документального подхода объяс­няется, в частности, тем, что каждый профессионал Щ ученый, инженер, администратор — в напряженной информационной об­становке современности не в состоянии осуществлять все тре­буемые от него функции. Если обязанности двух' специалистов распределить так, чтобы один выполнял только практическую, а другой — только документационную работу, то в результате производительность их труда резко возрастет.

В обязанности документалиста входит [37]:

  1. Изучение и упорядочение документных потоков в админи­стративной системе с точки зрения мощности, возможных пере­крытий, трудоемкости составления и обработки документов.
  2. В связи с этим внедрение новых, в том числе матрич­ных, форм документов и новых методов их составления и меха-- низированной обработки.
  3. Разработка и внедрение механизированных и автоматизи­рованных систем поиска и переработки информации.
  4. Сбор литературы по данной отрасли знания, смежным от­раслям и межотраслевым проблемам, изучение и обработка ее для более удобного использования потребителем.
  5. Информирование последнего о технических и научных но­винках в его области, при этом не дожидаясь запроса, свое­временно (не раньше и не позже, чем это необходимо) и в наи­более удобной форме.
  6. Выдача справок научного, технического и методического характера и ведение соответствующих экспертиз.
  7. Помощь производственникам в оформлении текущей доку­ментации; ответственность за распространение полученной ин­формации вне предприятия.

Подбор кадров документалистов и информационных работ­ников производится по следующим направлениям: 1) повышение квалификации работников традиционных специальностей — биб­лиотекарей, архивистов; 2) выдвижение опытных производствен­ников— научных работников и инженеров, которые фактически получают.новую специальность; 3) привлечение из других отрас­лей научных работников и инженеров, имеющих опыт информа­ционной и документационной работы; 4) привлечение высококва­лифицированных мастеров и инженеров по вычислительной технике, связи, копировально-множительным и микрофоторепро- дукционным процессам.

При выполнении этой задачи часто возникают трудности не только организационного плана, ибо в нашей стране фактически не готовят не только документалистов, но даже работников научных библиотек.

Московский историко-архивный институт выпускает специалистов по де­лопроизводству и архивоведению с некоторыми знаниями основ документа­листики, Московский полиграфический институт — редакционных работников и специалистов по книготорговле. Кадры библиотечных работников массового профиля готовят институты культуры, и только Кафедра библиотековедения и научно-технической информации Вильнюсского государственного универси­тета пытается удовлетворить огромные нужды в работниках научных библи­отек. Повышение квалификации- путем организации семинаров по научно-тех­нической информации осуществляет Всесоюзный институт научной и техни­ческой информации, а по документалистике — Научный совет по комплексной проблеме «Кибернетика» АН СССР (Комиссия по документалистике). Дис­сертантам, представляющим свои работы в перечисленные организации, за­прещается преступать рамки данного информационного профиля, а защита диссертационных работ по отраслевому принципу также связана с трудно­стями, так как ученые советы считают себя некомпетентными в информаци­онных проблемах.

Финансовые трудности возникают при установлении для ин­формационной службы статута равноправного производственного или исследовательского подразделения с соответствующим штатным расписанием и фондом заработной платы. Здесь оте­чественный опыт уже существует: в штате информационного центра такого НИИ, во многом выполняющего функции научной библиотеки, имеются старшие и младшие научные сотрудники, инженеры и техники, высококвалифицированные мастера по точ­ным приборам, и лаборанты.

Действенный эффект в научном и промышленном производ­стве информационная (документационная) служба приносит лишь в том случае, если администрация института будет выде­л ять для нее до 10% своего бюджета, или от V20 Jfj V10 ассигно­ваний на заводоуправление, в зависимости от удельного веса проводимых разработок [37].

Возглавлять такую службу должен опытный документалист в ранге од­ного из заместителей директора или главного инженера [18, 19], который смог бы взять на себя всю долю ответственности, право на определенную ломку традиций и довести начатые преобразования до конца. В одном из руководств дана характеристика такого руководителя; им становится обычно приглашаемый со стороны консультант, либо член ведомственной комиссия, изучающий вопросы совершенствования административно-управленческого аппарата: «Этот человек обладает парадоксальной коллекцией характерных черт, ядро которых составляет небольшой запас лени, заставляющей его вы­думывать самые замысловатые идеи, направленные на то, чтобы избежать работы путем переложения ее на машины. В то же время он должен быть достаточно честолюбивым для того, чтобы усиленно работать самому в целях достижения этой задачи». «Его реакция на любую деятельность и события должна выражаться в большом непосредственном «почему?» Он должен задавать себе вопрос, почему составляется отчет и почему его не получает большее или меньшее количество людей. Он должен интересоваться, почему данная машина используется слишком часто или слишком редко». «Он дол­жен уметь не соглашаться, не будучи неприятным. Он всегда должен быть способным воспринимать новые идеи, но не давать им уводить себя в сто­рону [75]».

Если работа не начинаегся на пустом месте, руководитель сразу должен приступить к главному и самому трудному: объе­динению разрозненных и мало связанных друг с другом служб — библиотеки, БНТИ, канцелярии, архива, машинописного бюро, фотолаборатории и, может быть, телефонного узла и радио­узла— в единую систему под эгидой лаборатории НОТ или одного из названных подразделений, проявившего себя в данной ситуации как менее консервативное.

1. ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

1.1. Природа и свойства информации.—1.2. Жанры документов.— 1.3. Человек и документальная информация

1.1. Природам свойства информации

Пока еще нет единого, универсального определения информации, а существующие определения стараются отразить сначала фило­софскую сущность, а затем самые важные ее свойства [15, 41, 51,52, 125, 147, 151].

Можно говорить, что информация наряду с массой и энер­гией характеризует материю и является мерой ее неоднородности в пространстве и во времени. Единица информации бит — тот минимум сведений, который несет в себе разница между «да» и «нет», 0 и 1, белым и черным. Сам по себе белый цвет нам ни о чем не говорит, пока мы не увидим рядом другого цвета или, по крайней мере, представим его мысленно. Именно поэтому утверждают: «Не верьте ошибочному мнению, что факты гово­рят сами за себя...» [221]; "на самом деле «один факт, взятый вне связи с другими фактами, обычно не имеет никакого смысла» [111]. Образно говоря, «правда не пишется в серых тонах. Она состоит из черных и белых пятен» [252]. Следовательно, инфор­мация проявляется в сравнении и сопоставлении, в контрастно­сти и возмущениях относительно окружающей среды. С другой стороны, отсутствие таких возмущений — это тоже информация. «Если вы возьмете достаточное количество «ничего», то в сумме получите «нечто» [111].

По А. Д. Урсулу [147], информация — отраженное, разнооб­разие, т. е. только то разнообразие, которое отражающий объект воспринимает об отражаемом объекте. Отсюда информация-— это особая форма связи между элементами в системе, и если нас интересуют именно эти связи, то всякую систему мы можем называть информационной.

Поток информации между двумя элементами возникает лишь при наличии некоторого потенциала со стороны источника, приемника или обоих вместе [37]. Если потенциал отсутствует или один из элементов создает отрицательный потенциал, рав­ный либо превосходящий по значению положительный потенциал другого элемента, информационная связь между ними наруша­ется. В связи с этим необходимо ввести понятие информацион­ных барьеров, т. е. тех естественных или искусственных препялч ствий, которые нужно преодолеть, чтобы обеспечить информа­ционную связь. Для этого необходимы информационные потенциалы. Существуют три группы барьеров, которые на прак­тике сочетаются Друг с другом: 1) объективные — независимце от источника и приемника, 2) трансмиссионные — связанные с источником и 3) рецивионные*— связанные с приемником. Гра­фически их можно изобразить так:

  1. L_(—
  2. Шш
  3. /-н(г.

Выражая распространенное мнение, Л. Стоковский как-то' сказал (JI. Стоковский. Музыка для всех нас. М., «Советский композитор», 1959), что горный цветок несет миру эстетическую информацию независимо от того, увидел ли его случайный пут-^ ник. Попробуем возразить на это, что в данной информационной системе мир в целом не может выполнять функций приемника; связь возникает у цветка на биологическом уровне с конкретной окружающей средой и на интеллектуальном уровне с прохожим при условии, что последний обладает некоторым комплексом (тезаурусом) эстетических потребностей — в противном случае он не обратил бы на цветок никакого внимания. Правда, одна­ко, заключается в том, что цветок можно рассматривать в каче­стве потенциального носителя эстетической информации, т. е.: вне процесса передачи. Ведь в таком же положении может оказаться и книга без читателя, в которой информация все-таки есть.

Отсюда важное свойство информации — находиться в одном из двух состояний: 1) в динамике, в потоке, т. е. в процессе передачи (хранение в пространстве), и 2) в статике, в массиве, т. е. в процессе хранения (передача во времени).

С этим связана еще одна характерная черта — этимологи­ческая двойственность: информация — вообще любое сообщение или же только новость. Примером первого подхода служит сле­дующая цитата: «Фоторепортер — если он хочет действительно чего-то добиться,— как правило, не может удовлетвориться одним лишь сообщением. От него ждут большего: чего-то ориги­нального, самобытного, ждут инициативы, опыта, способности утонченного видения и выражения; все вышеприведенные требо­вания относятся и к эстетическому уровню фотокартин. Здесь на одной информации не выедешь...» [83].

С другой стороны, такие известные грамматические конструк­ции, как «информационное сообщение», «информационное пись­мо», «информация и объявления», подчеркивают оперативность

Рис. 2. Полнота использования на­учно-технической информации по различным отраслям знаний после выхода в свет (по Л. Кофновецу [60])

1 to

СП) >

/ — химическая технология: 2 — метал­лургия; 3—химия: 4— математика

информации, хотя и сами по себе сообщения, письма, объявле­ния— тоже информация.

Информация в смысле «новость» может со временем устареть, т. е. потерять свою актуальность. В области науки и техники этот процесс происходит различными темпами: более медленно в таких науках, как геология, ботаника, математика (через 10 лет после опубликования устаревает 50—60% литературы), и более быстро в прикладных технических науках (соответственно 70—75%) [207]. На рис. 1 приведены графики старения воен­ной информации [111], показывающие, что некоторые ее виды устаревают исключительно быстро.

Однако, чтобы достичь необходимой полноты и степени до­стоверности, требуется время. Это хорошо видно на примере га­зетной информации, оперативность которой можно повысить только за счет достоверности или дополнительных материальных затрат, которые могут вступить в противоречие с общей цен­ностью собираемой информации и издательскими доходами. На рис. 2 показаны графики полноты поступающей к потребителю информации по различным отраслям науки [60]. Эти расхожде­ния связаны с разной актуальностью отраслей, а также с трудо­емкостью процессов получения, транспортировки, хранения и поиска информации, что находит отражение в любом наниональ-

 f

f"odb>

Рис. 1. Темпы старения военной информации (по В. Плэтту [Ml]) Информация: / — оперативно-тактиче- ская разведывательная. II — стратегиче­ской разведки во время войны, III ~ стратегической разведки в мирное вре­мя. IV — о сравнительно. неизменяе­мых объектах (дорогах, мостах, ресур­сах)

Я Годы

даШРОПЕТРОЗГС1 -лік gg

ном бюджете, определяющем соотношение затрат на промышлен­ность, науку и культуру. В свою очередь разный уровень ассиг­нований влияет на полноту и оперативность сбора и распростра­нения информации в разных отраслях.

На том же рис. 2 видно, что научно-техническая информация становится относительно доступной через 40—50 лет после выхо­да в свет, т. е. при активной жизни одного поколения. После этого, собственно, и начинается исторический период: доступ­ность информации вновь уменьшается, в процессе преодоления информационного барьера времени часть ее теряется, соответ­ственно уменьшается достоверность и увеличивается ценность. Этот необратимый процесс хорошо виден на примере сравнитель­ного анализа исторической, геологической и космогонической информации в отношении количества, точности оценок и готов­ности понести затраты, чтобы получить дополнительные сведе­ния.

На доступность информации в пределах географического про­странства влияет комплекс информационных барьеров. Назовем важнейшие из них [37].

Барьер расстояния (географический) определяется в первую очередь расстоянием между t и г, во вторую очередь — географи­ческими условиями и условиями транспортировки. Последнее хорошо проявляется в организации авиаперевозок с использова­нием двигателей разной мощности, вследствие чего продолжи­тельность полета далеко не всегда коррелируется с расстоянием. Разные виды информации по-разному чувствительны к барьеру расстояния. Так, в области искусства лучше всего преодолевает этот барьер музыка, значительно хуже — живопись и скульптура и совсем плохо — архитектура.

Государственный барьер связан не только с государственны­ми границами, предоставляющими различную степень свободы в обмене информацией между странами, но и с государственной административной структурой, вследствие чего даже между рес­публиками, находящимися в рамках одной федерации при пол­ностью открытых границах, он может проявляться достаточно четко.

Ведомственный барьер аналогичным образом связан с адми­нистративной структурой данного ведомства и в отличие от го­сударственного барьера имеет слабо оконтуриваемые географи­ческие границы. В капиталистических странах этот барьер называется фирменным и в условиях конкурентной борьбы при­обретает большое значение.

Режимный барьер —типично трансмиссионный, возводимый в одностороннем порядке во избежание утечки так называемой секретной информации в рамках государственной (в капитали­стических странах — и ведомственной) структуры. Против этого барьера, собственно, и направлены каналы политического, воен­ного и экономического шпионажа, устанавливающие режим при- иудительного обмена информацией. Высота режимного барьера имеет свои разумные пределы, чтобы от него в первую очередь не страдали собственные специалисты. Последнее объясняется одним из важных свойств трансмиссионных и рецивионных барьеров, когда элементы связи в системе выполняют одновре­менно функции t и г: барьер, возводимый против потока собст­венной информации, одновременно служит препятствием для встречной информации и способствует самоизоляции.

Экономический барьер вызывается недостаточным потенциа­лом со стороны приемника информации (т. е. отсутствием до­статочных средств), поскольку в общественных отношениях информация играет роль товара и сопровождается соответст­вующими экономическими и правовыми аксессуарами.

Языковый барьер в широком смысле — это семантическая несовместимость при взаимодействии разных типов систем — биологических, общественных и машинных. Ограничив наше рассмотрение только лингвистическим аспектом, отметим, что в настоящее время люди говорят на 3100 языках. В научно-техни­ческой литературе удельный вес английского языка составляет 50%; далее следуют немецкий, русский, французский, составля­ющие вместе, 88%; в гуманитарных науках английский язык составляет 30%, французский—-13%, испанский—12%, рус­ский— 6% и т. д. [20]. Перевод с одного языка на другой обхо­дится в среднем 15—30 руб за журнальную страницу. В настоя­щее время языковая проблема не сглаживается, а усугубляется в результате введения в оборот языков развивающихся стран в ущерб языкам, претендующим на роль международных. По-ви­димому, высота языкового барьера также должна иметь разум­ные пределы, и если с развитием национальной культуры созда­ется национальный информационный фонд без связи с общеми­ровым фондом, если в маленькой стране научная статья, больше рассчитанная на международную, чем на внутреннюю, аудито­рию, печатается только на национальном языке, то все это имеет отрицательное значение и способствует информационной само­изоляции.

Кроме аспектов времени и расстояния информация должна рассматриваться и в тематическом (содержательном) аспекте — по широте и глубине.

Смена так называемого дифференциального закона развития наших знаний интегральным законом связана с природой инфор­мационного.пространства, многомерность которого увеличивает­ся с глубиной.

Моделями дифференциальных структур являются существу­ющие универсальные иерархические классификации, пытающие­ся более или менее удачно делить все сферы человеческой дея­тельности, используя при этом чисто цифровой (Универсальная десятичная классификация) или буквенно-цифровой (Библио- течно-библиографическая классификация) (принципы индексиро- пани я [10, 27]. По такой модели каждая отрасль знания должна получить определенный индекс, длина которого зависит от поло­жения в информационном пространстве по глубине. Возмож­ность бесконечного дробления классификационных рубрик и по­лучения индексов неограниченной длины создало иллюзию действительно универсального применения данных схем. Труд­ности практического их применения сводились только к следую­щему: І) к большим затратам на разработку схем с привле­чением к этой работе огромного числа специалистов; 2) к сравнительно быстрому устареванию отдельных блоков; 3) к трудностям индексирования неспециалистами-библиографами, оперирующими сложным рубрикатором и в связи с этим допу­скающими многочисленные ошибки | 4) к недостаточному рас­крытию содержания документа, сводящемуся обычно к одному, реже двум—трем индексам.

Последнее обстоятельство оказалось роковым, когда диффе­ренциальный закон развития сменился интегральным: усиленное развитие лолучили не традиционные научные дисциплины и их подразделения, а науки, возникшие на стыках двух или более, часто далеко отстоявших друг от друга дисциплин[1] ; выбор клас­сификационных индексов для них оказался более или менее про­извольным[2] ; к тому же эти индексы оказались значительно более длинными по сравнению с индексами для старых, часто менее актуальных дисциплин; и наконец, еще более'усилилась необходимость раскрывать содержание документов с использо­ванием многих десятков индексов одновременно, в чем универ­сальные иерархические.классификации явно проигрывали. При­бавим, что эти классификации.получили сейчас распространение только в области научно-технической литературы и патентной информации, в области архивного дела вопрос их применения был только поставлен [24]; что касается других областей (биб­лиотеки художественной литературы, музеи и пр.), то там этот вопрос вообще не ставился.

Отмеченные выше трудности не преминули сказаться на практике. Так называемая оборачиваемость книжных фондов (общее число выдач книг, поделенное на число книг) оказалась в обратной пропорциональной зависимости от величины этих фондов и в крупнейших библиотеках с универсальным профи­лем комплектования составила ничтожную величину [20, 60].

Ухудшился профиль комплектования < специальных библиотек[3] ; при этом до 50—60% "каждого фонда в соответствии с запроса­ми читателей составляет литература по смежной тематике [250, 253]. Уменьшается относительное число подписчиков на специальные журналы[4], так как интересы каждого специалиста распределены сейчас между десятками и сотнями журналов одновременно, причем в каждом из них содержится больший или меньший объем бесполезной (непрофильной) для него информа­ции [5]. По той же причине отраслевые реферативные сборники предлагают 'каждому читателю 99% ненужных ему рефератов, причем этот процент можно снизить-до 97—98, разбив сборник на отдельные разделы-тетради, но не менее, -поскольку чита­тельские интересы распределяются между многими разделами и даже многими сборниками. Между тем, по идее дифференци­ального закона, каждый специалист должен иметь свой печат­ный орган или, по крайней мере, один раздел в нем.

Такое распределение научной информации, когда частота появления.полезных статей в журнале обратно пропорциональ­на числу журналов, получило название закона Брэдфорда [169]. Последний вместе с законом информационной селективности, показывающим увеличение многомерности информационного пространства с глубиной [24],.может рассматриваться как част­ный случай более общего интегрального закона.

Описанное положение имеет место не только в области науч- но-технической информации, а везде, где используются большие объемы данных и на большую глубину. В частности, увеличенные штаты многих 'канцелярий и отделов кадров объясняются уста­ревшими формами одноаспёктного учета. В области искусства происходит усиленная интеграция жанров и разрабатываются формы, сочетающие временную и пространственную многоаспект- ность. Закон интеграции не затронул только небольшие доку­ментные формы универсального профиля типа районных библио­тек, где собрана популярная литература по всем отраслям науки и культуры и где универсальные иерархические классификации вполне оправдывают себя.

Раскрытие новых свойств информации потребовало серьез­ного изучения объективных барьеров, связанных с широтой и глубиной информационного пространства, с целью успешного и у преодоления.

Один из них — профессиональный (терминологический) ба­рьер, который можно рассматривать так же как частный случай языкового барьера. Поиски новых и приложение своих идей в смежных отраслях знания сталкивают специалистов с труднос­тями терминологического плана. Возникает необходимость в упо­рядочении терминологического языка и создании специальных органов печати, в которых авторы-специалисты предлагают профессиональные экскурсы в свои области, но не дилетантам, а специалистам из других областей [213].

Одновременно с этим с целью более успешного преодоления образовательного барьера стали разрабатываться научные ос­новы учебно-популярной литературы с тем, чтобы сгладить труд­ный переход от слишком «детского» языка детских кн-ижек к слишком «взрослому» языку многих школьных учебников. Здесь необходимо отметить также, что распространенное мнение об особом математическом или музыкальном «складе» ума связано с недостатками существующих методов обучения, когда слишком высокий образовательный барьер в состоянии преодолеть только таланты. В действительности оптимальная система обучения может и обязана научить каждого основам музыкальной куль­туры и математического мышления.

В заключение остановимся еще на одном важном свойстве ин­формации как форме функциональной связи между элементами в системах, усложняемой по мере усложнения самих систем.

Самая простая — это элементарная связь, которой ограничи­ваются информационные процессы в неживой природе. Это чис­ло электронов, свидетельствующее о составе ядра атома, и ва­лентность как отражение строения молекулы, и магнитная буря в атмосфере Земли как отзвук процессов, происходящих на Солнце.

В живой природе элементарная информация сочетается с биологической, что позволяет организму реагировать на внешние условия и приспосабливаться к ним. При этом жизнь невозмож­на в информационном вакууме, т. е. без непрерывного процесса информационного обмена. В ходе жизнедеятельности организм приобретает условные/рефлексы, закрепляя их в виде безуслов­ных рефлексов и затем передавая информацию последующим по­колениям в молекулярных структурах ъ виде генетического «ода.

Следующий вид — информация семантическая (интеллекту­альная), присущая мыслящему существу — человеку — и тем отличающая его от других существ. Так же, как и на биологиче­ском уровне, человеку противопоказан семантический информа­ционный вакуум. В процессе своей деятельности он усовершен­ствовал язык звуков животных, превратив его в речь, и научил- ся закреплять получаемую информацию в двух формах памяти — оперативной и основной,— причем последнюю на первом этапе развития можно было рассматривать как основной информацион­ный фонд данной популяции. Однако при всех неиспользуемых возможностях емкость человеческой памяти небезгранична, и на последующем этапе развития объем информации, полученный популяцией, превысил возможности индивидуума. Возникла необходимость в профессиональной специализации и создании внешних органов памяти — библиотек и архивов. Для этого поя­вились первые письменные документы, но им предшествовало, конечно, изобретение письменности.

Документальная информация считается высшей формой ин­формации, а документальные системы — высшей формой инфор­мационных систем. При этом связь t—г существенно усложни­лась, потому что документ I хотя и взял на себя формальную роль посредника в этой связи, но в действительности стал са­мостоятельным источником информации, так же как и образо­ванный совокупностью документов документный фонд, D. В ре­зультате мы имеем систему тезаурусов как элемент большой ин­формационной системы

Шш

И t \

ф Щ ->$)

В период своего развития документальная информация не претерпела существенных и коренных преобразований. Однако в условиях современного кризиса, когда начал действовать ин­тегральный закон, возникла необходимость в серьезных пере­стройках, значение которых будет не меньшим, чем в свое время было изобретение письменности и появление первых книг.

О том, что представляет собой современная документальная информация, будет рассказано в следующем разделе. Тому, что такое документ и каким ему быть в новых условиях, посвяща­ются следующие главы.

1.2. Жанры документов

До сих пор отсутствуют сколько-нибудь приемлемые и все­объемлющие классификации документов. Не преследуя цель восполнить этот пробел, мы выделим только -главные жанровые совокупности без проведения четких границ, между ними.

Административно-управленческая документация—это «кровь» в «сосудах» управления государством, и, как в живом орга­низме, «кровообращение» в этой системе может иметь живитель­ный или застойный характер и сама «кровь» Щ отличаться поло­жительными или отрицательными свойствами. В общем информационном кризисе, охватившем все без исключения раз­витые страны, информационный административный кризис но-

сит, пожалуй, самый острый характер. «Первым полем боя профессионального администратора,— по выражению С. Л. Ши, — является область канцелярской работы, одного из наиболее коварных и разрушительных недостатков во всех сферах дея­тельности в настоящее время» [75]. Трудности объясняются сложным характером ведения дел, возросшей специализацией производства и услуг, низкой профессиональной подготовкой канцелярских и управленческих кадров и крайне низким уров­нем механизации на любом участке умственного труда. Все это в какой-то степени вывело из-под контроля деловую докумен­тацию, превратив ее в «бумажную метель», в «перпетуум-моби­ле» бюрократии, когда, по словам Н. Паркинсона, из-за потока внутренней документации для некоторых учреждений внешний мир превращается в иллюзорное понятие.

Эпоху современных преобразований многие называют третьей промышленной революцией, которая в отличие от революции пара и электричества, революции автоматики и вычислительной техники концентрирует свое внимание на организации, инфор­мации и документации, в первую очередь—ра административ­но-управленческой документации. Эффективности в этой сфере нужно достигать по двум направлениям: рационализации в со­ставлении документов и рационализации в их распределении.

«В современных условиях, когда люди заняты сверх меры и идет огромный поток документов, любая бумага начинается с пространного оправдания факта своего появления» [111]. Этот факт будет оправдан при утвердительном ответе на вопросы: нужен ли -вообще данный документ, правильно ли выбран его объем, и поймет ли тот, кому он предназначен, все достаточно ясно, не сетуя при этом на массу бесполезных для него сведений.

Достоинство любой деловой бумаги — ее краткость и ясность, и красоту здесь нужно искать не в художественном стиле, из-за расточительности которого удлиняются процессы составления и чтения документов и увеличиваются объемы последних. Нахо­дят все более широкое применение трафаретные формы доку­ментов, узаконивающие те «штампы», без которых нельзя обой­тись, но которые повторяются слишком часто, чтобы было целе­сообразно каждый раз их писать или печатать. Однако все возможности в этом направлении далеко не исчерпаны [258].

В системе управления выделяются разные формы информа­ционных связей: иерархические (в соответствии с принципом субординации) и трансиерархические (нарушающие этот прин­цип и укрепляющие тем самым всю иерархию); прямые и обрат­ные (снизу вверх, от подчиненных к руководителю); вертикаль­ные и горизонтальные (между работниками одного иерархичес­кого уровня). С каждой из них ассоциируется свой вид докумен­тации, который не должен переходить в другой вид: если обмен происходит по горизонтали, то не следует затрагивать прерога­тив руководства, так же как нельзя злоупотреблять трансиерар­хической связью, иначе поток документов на полюсе руководства примет шквальный характер; в информации, идущей по каналам обратной связи, нужно бороться с избыточностью, предельно от­бирать и конкретизировать те сведения, в которых нуждается вышестоящий иерархический уровень. Все большее значение в системе административного управления приобретают отчетные и вообще сводные формы документации, которые всегда находят­ся под угрозой выполнения не частично, а полностью юридических функций. По-видимому, следует приветствовать и развивать опыт премирования за «самые привлекательные годовые отчеты» [75].

При организации системы делопроизводства важно осущест­влять передачу информации таким образом, чтобы двигались сами документы, а не люди, работающие с ними [75]. Только этим можно существенно повысить эффективность труда служа­щих, избавив их от ненужного хождения, стояния в очередях

Специфика потоков административно-управленческой доку­ментации заключается в усилении или даже гипертрофии только некоторых информационных барьеров (например, ведомственно­го) при ограниченном влиянии других барьеров. Поскольку рас­сматриваемый тип документации является преимущественно адресным, на него не действует так сильно фактор пространства, тем более что современные технические средства связи выпол­няют свои функции достаточно четко. Последнее важно в связи с быстрым старением административной информации, когда со­здаваемые на основе ее системы учета в основном ориентируются па один отчетный год.

По окончании этого срока приходится решать еще один важ­ный вопрос — санкции на уничтожение с выделением 1—3% на долгосрочное или бессрочное архивное хранение—того жесткого лимита, который может позволить себе современное государство [6] [100, 138].

Финансово-экономическая документация тесно связана с толь­ко что описанным типом, но имеет свои, четко выраженные функ­ции. Оперируя в большей степени хорошо формализуемыми данными, она легче поддается механизированной и автоматизи­рованной обработке и в этом отношении уже достигла значитель­ных успехов. Опыт создания и применения трафаретных и стан­дартных форм требует серьезного изучения, развития и внедре­ния в другие сферы документации. Однако и в этой сфере существуют проблемы, ждущие своего разрешения.

Чисто психологические факторы, облекаемые в юридическую форму, сильно препятствуют дальнейшей модернизации финансо­во-экономических документов, если рассматривают созданные на основе их автоматические системы только как придатки к суще­ствующим традиционным системам документации. В результате такого тормоза возник обширный вид так называемых вторичных документов: обычных картотек, ручных и машинных перфокарт, перфолент, табуляграмм, микрофильмов, которым финансисты отводят чисто информационную, но не юридическую роль. Край­не необходимо, чтобы эти носители были приравнены к подлин­ным документам и в ряде случаев полностью бы заменили их. Но для этого нужно идти на определенные административные, юридические и психологические ломки i

Комплексная автоматизация обработки финансово-экономи­ческой информации создает еще одну трудность: угрозу «затова­ривания» системы никому не нужными статистическими и други­ми цифровыми данными только на том основании, что возможно­сти ЭВМ в этом отношении если не безграничны, то, по крайней мере, очень обширны [75].

Характерная черта финансово-экономической документации— очень быстрый процесс старения (как в предыдущем типе), но с долгосрочным архивным хранением; при этом поисковые задачи легче формализуются и не представляют такой исключительно сложной проблемы, о которой много мы будем говорить ниже.

Особым видом рассматриваемого типа являются деньги — документы, служащие мерилом стоимости и средством платежа. Следует подчеркнуть, что с развитием теории документа многие понятия и свойства денег были перенесены на документы, а свой­ства денежных систем — на документальные системы. Документ в этом смысле выступает в роли товара [37], стоимость которого делится на собственную стоимость (себестоимость), выражаю­щую затраты труда по созданию информации и документа, и потребительскую (продажную) стоимость, определяемую спросом на данную информацию. По аналогии с эмиссионными банками определяются функции информационных органов эмиссионного (например, издательства) и потребительского профиля; послед­ние, если они не занимаются только пассивным документаль­ным обслуживанием, но и активной переработкой информации с выдачей оригинальных данных по запросам, называют банками данных [37, 136, 156]. Переходным видом документов, выполняю­щим расчетные функции и несущим одновременно познаватель­ную и эстетическую информацию, являются почтовые марки, ко­торые служат превосходной моделью для изучения экономиче­ских и информационных функций документов.

іДІ наконец, реклама — совершенно особый вид экономической документации, включающий также и извещательную информа­цию в науке и технике,

у («Реклама — это печатное, рукописное, устное или графиче­ское осведомление о лице, товаре, услугах или общественном движении, открыто исходящее от рекламодателя и оплаченное им с целью увеличения сбыта, расширения клиентуры, получения го­лосов «ли публичного одобрения» [8]. В таком определении до­кументальная реклама выходит из сферы финансово-экономиче­ской документации, затрагивая и художественно-публицистиче­ские жанры.)

К счастью, нам нет необходимости говорить о важной роли рекламы в условиях освоения обильных и сложных потоков эконо­мической информации. До сих пор рекламное дело развивалось только в аспектах психологии восприятия и эстетики. Подход к рекламе как источнику информации івполне нов и открывает в сочетании с другими подходами большие перспективы. \у-В целях рекламы используются пресса, кино, радио, телеви­дение, корреспонденция, выставки, справочники, городские экс- терьеры и интерьеры, включая транспорт, а также сувениры, по­дарки, премии и т. п.

Экономические изыскания в области информации хорошо про­водить на примере рекламы, так как известно, например, что сто­имость журнальных объявлений в десятки раз больше газет­ных, но все же не такая большая, как в телевидении, где один час вечерних передач стоит 130 тыс. долл\ подсчитано, что 100 щитов-плакатов, выставленных на один месяц, доводят инфор­мацию практически до всех жителей города с миллионным на­селением. 60% мировых рекламных расходов приходится на до­лю США: и 20% на европейские страны, причем в расчете на душу населения первое место в Бвропе занимает Швеция, потом идут Англия и ФРГ. Удельный вес этих расходов может достигать ЮШМ национального дохода и до 11% продажной цены на от­дельные виды продукции [8].

К рекламе предъявляются следующие информационные тре­бования [197]: 1) интерес для потребителя (информативность); 2) содержательность (информационная емкость); 3) броскость в рекламном окружении (контрастность); 4) выразителыность основных элементов (первичная фиксация внимания); 5) запо­минаемость (вторичная фиксация внимания — возвратная инфор­мативность). Цель последней — косвенное действие: не обяза­тельно, чтобы потребитель сразу воспользовался предложенной услугой, важно, чтобы он вспомнил об этом в подходящий момент, д уОтметим также, что реклама является самым доходчивым ви­дом массовых коммуникациц^Газету, например, можно не чи­тать, но уличную рекламу не читать нельзя. В связи с этим воз­никает ряд важных теоретических и прикладных проблем — иде­ологических, морально-этических, эстетических и пр. Кроме сво­ей основной функции реклама дает познавательную информацию, развлекает, оказывает положительное или отрицательное влия­ние на развитие вкуса, являясь существенным фактором того, что ниже мы охарактеризуем как информационный образ жизни жителя большого города.

Научно-техническая документация является плодом труда ар­мии ученых и инженеров, 9/ю которых — наши современники. «Сайнтификапия» всех областей общественной жизни, взаимное прорастание науки и производства, повышение роли «чистой науки» как залога практических успехов завтрашнего дня, инте­гральный характер развития и, как следствие этого, широкая математическая, инженерная и гуманитарная подготовка буду­щих специалистов — вот что знаменует современную эпоху й входит в уже упоминавшееся выше понятие третьей промышлен­ной (научно-технической) революции. Наука все более принима­ет интернациональный характер, о чем свидетельствуют соответ­ствующие организации, конгрессы, совместные официальные (до­говорные) и неофициальные («незримые коллективы») исследо­вания; даже в составе посольств введена особая должность - атташе по науке, чтобы использовать еще один канал для мас­сового сбора и распространения научной информации [208].

История науки — это и история научной документации. Не­сколько сот лет назад ученый черпал необходимые сведения из переписки с Коллегами, слухов, подолгу копаясь в книжной лавке; по возможности, но не всегда он собирал собственную биб­лиотеку и ставил эксперименты; после чего писал книгу, свиде­тельствуя себя как ученого и утверждая приоритет открытия. С 1665 г. наряду с книгами стали издаваться журналы, одни из которых пошли по пути вторичной информации (информация об информации), а другие подменяли книги, постепенно Сокращая объемы публикаций и делая их более оперативными. Еще в начале XX века были нередки такие журналы, помещающие в номере одну, две, три весьма объемные по современным м2сш табам статьи, представляя по сравнению с книгами удобство в том отношении, что под общим заглавием и одной обложкой определенный контингент читателей получал регулярно информа­цию в интересующий его области.

Этот необратимый процесс продолжается на наших глазах: растет число названий научных журналов и уменьшаются их тиражи; в каждом номере увеличивается число статей и сокра­щаются их размеры[7] ; несмотря на сокращение и упразднение авторских гонораров, увеличивается стоимость журналов и соответственно, их цена[8].

Изоыток научной информации, не попавшей в журналы, за­полняет сборники статей, число которых в последние годы рез­ко возросло, несмотря на их низкую эффективность, во-первых, потому, что статьи часто собраны не по тематическому призна­ку (органы университетов и политехнических институтов, рабо­ты аспирантов и молодых ученых по определенным регионам и т. п.); во-вторых, разыскать сборники в море информации бы­вает много труднее, чем журналы.

Кроме, так сказать, официального потока, поступающего че­рез публикуемые издания, каждый исследователь получает от своих коллег авторские оттиски статей — репринты. Поскольку журналы выходят в свет ненамного быстрее, чем книги[9], а реп­ринты статей рассылаются еще позже, в последние годы полу­чила широкое распространение система препринтного обмена — оттисками статей, только направленных в печать, чем сокраща­ется срок поступления информации к потребителю, по крайней мере, на целый год. Применение техники так называемой ма­лой полиграфии позволило достичь удовлетворительного каче­ства препринтов и увеличить их тиражи, что, конечно, сразу от­разилось на и без того неустойчивом финансовом положении жур­налов. В условиях все убыстряющегося старения информации исследователи в рамках незримых коллективов стали чаще при­бегать к обмену препрепринтами — черновиками подготовлен­ных к публикации статей, чтобы апробировать содержащиеся в них данные и быстрее пустить их в оборот, а также магнито­фонными записями устных выступлений. Последние позволя­ют им реже отрываться от работы для участия в научных конференциях, возросшее число которых также является свиде­тельством неудовлетворительного положения в области науч­ной документации.

В этих условиях журналы как основной канал научных свя­зей подвергаются особенно острой критике. Специалисты пред­лагают формализовать процесс написания статей [2, 22], отка­заться от традиционной обзорной преамбулы [174], по возмож­ности сохранив основную содержательную часть [172], совсем отказаться от журналов, заменив их препринтами, рассылаемы­ми по подписке [3, 220], или рефератами, по которым можно в случае нужды заказать копии рукописей, сданных авторами на депонирование [257]. Однако последнее предложение чревато определенными трудностями, поскольку в обычном коротком

реферате нельзя отразить все содержание статьи, учитывая ее многоаспектность, и тогда процесс депонирования может быть уподобен вечному «погребению.

В связи с этим мы остановимся сейчас на вторичной науч­ной информации — библиографических и реферативных издани­ях, превратившихся в самостоятельную отрасль документации.

Начало развития этого направления относят еще к XVI в. [223]; в XVII—XVIII вв. появились журналы с краткими обзора­ми проводимых в мире исследований, а в XIX в.— первые отрас­левые реферативные журналы и регулярные библиографические издания [226]. В настоящее время такие издания выходят во всех высокоразвитых странах, многократно дублируя друг дру­га и, конечно, отдавая предпочтение отечественной литературе.

Критика в адрес реферативного дела обычно сводится к следующему: недостаточная оперативность (в нашей стране 50—80% рефератов относятся к прошлому году и 10—30% В| позапрошлому, и за рубежом дело обстоит не намного лучше [122], хотя известно, что вторичная информация устаревает в два раза быстрее, чем первичная [20]); как правило, реферат далеко не вскрывает все содержание документа, как об этом го­ворилось выше; каждое реферативное издание несет по отноше­нию к индивидуальному подписчику слишком много бесполез­ной информации; на реферирование во всем мире тратится чет­верть миллиарда долларов, но при этом охватывается не вся литература [20]; и, как следствие, наблюдается низкий процент пользования реферативными изданиями: их просматривают ре­гулярно менее 50% химиков, менее 40% физиков, менее 30% электротехников и менее 10%' биологов [192, 204, 245], которые к тому же жалуются, что рефераты не пробуждают у них твор­ческие ассоциации [250].

Рекомендации в этой области предусматривают авторское реферирование на уровне журнальных публикаций, что отнюдь не увеличивает информационную емкость рефератов, междуна­родное разделение труда, разброшюрование журналов на от­дельные рефераты, распространяемые по подписке ~на основе достаточно глубоко разработанного языка [114], выпуск перму- тационных указателей — поалфавитных списков дескрипторов (термины, ключевые слова), встречающихся в рефератах или только в заголовках, что отражает содержание документов еще меньше, чем сами рефераты; а также переход на новый вид — дескрипторное реферирование, о чем мы будем говорить ниже. Что-касается 100 тысяч [193] библиографических указателей, со­ставляемых по заголовкам, то, несмотря на возможность лучшей оперативности, их главный недостаток сводится к восьмикрат­ным потерям информации, сопровождающим переход от собст­венно текста к реферату и от последнего к заголовку [114].

В связи с соотношением первичных и вторичных изданий мы рассмотрим еще одну сферу документальной деятельности —

научные библиотеки. Директор Национальной научно-техниче­ской библиотеки Великобритании (физик по специальности) вы­весил в вестибюле плакат с изображением динозавра: «Библио­текари, помните, что случилось с динозавром, оказавшимся на суше,— он погиб под бременем собственной тяжести» [155].

В настоящее время происходит процесс концентрации книж­ных фондов. Многие специалисты отказываются по уже понят­ным нам причинам собирать личные библиотеки и ориентир / ются на служебные библиотеки, которые из-за многопрофильно- сти каждые 10—20 лет стали удваивать свои фонды [237]. В связи с этим проблема библиотечных помещений опередила даже про­блемы ассигнований и штатов. Наряду с этим правительств* многих ст.ран уделяют все больше внимания созданию нацио­нальных книжных фондов, по возможности добиваясь их полно­ты и многоаспектности. В результате ежегодный прирост таких фондов измеряется многими километрами книжных полок, а кон­тингент читателей становится все более специфичным, ограничи­ваясь студентами, пенсионерами и теми немногими специалиста­ми, которые по тем или иным причинам лишены у себя на работе нормального библиотечного обслуживания. В результате такой концентрации до 30% книжных тиражей сразу оседает в библи­отеках [20], другую часть покупают частные лица и после уста­ревания в большинстве случаев уничтожают.

Прибавим к этому, что библиотекари тратят слишком много» усилий на составление, авторских, предметных и систематиче­ских каталогов, ставших для них своего рода «священной коро­вой» [155], но которыми пользуются не более 10% исследовате­лей [250]. Причина кроется в одноаспектном характере класси­фикаторов, которые не могут удовлетворить современную науку, развивающуюся по интегральному закону.

Примерно аналогичные задачи стоят перед библиотеками па­тентной информации, усиленный рост, которых наметился в по­следние годы. В отличие от журналов и книг патентные описа­ния специфичны в двух отношениях: они не должны вскрывать 'полностью суть предмета; кроме того, при оформлении заявки на каждое изобретение или открытие по опубликованным патент­ным описаниям проверяется его «патентная чистота». Все это повышает ответственность поиска в патентном фонде. Последний описывается с помощью одной из существующих универсальных иерархических классификаций, которая, как и библиотечные классификации, не раскрывает все аспекты структуры и функции предмета изобретения [37, 110, 133].

И в заключение мы назовем еще одну группу жанров — научно-технические отчеты и проектно-конструкторскую доку­ментацию. В условиях кризиса публикаций первые иногда рас­сматриваются как «золотой фонд» науки, хотя и они подверже­ны постепенному сокращению объемов и ухудшению качества. Тому есть множество причин: и то, что вместе с административ-

ными отчетами их считают не более чем юридическим актом; и то, что не отводят время на составление календарных отчетов, рассматривая их как нагрузку к повседневным делам; и то, что поиск в технических архивах еще более затруднен, чем в биб­лиотеках. Процесс хранения чертежей имеет свои дополнитель­ные трудности из-за крайне неудобной формы этих доку­ментов— больших листов, складываемых многократно или скру­чиваемых в рулон. В результате функции большинства архивов чертежной документации сводятся к пономерному учету и вы­даче копий, а разработчики фактически лишены возможности использовать существующий опыт с учетом прецедентов как в отношении целых конструкций, так и составляющих их эле­ментов.

Художественно-публицистическая документация в отличие от других типов включает принципиально разные жанры, хотя п связанные между собой. С одной стороны — это общественно- политическая и служебная пресса, с другой—художественная литература и произведения искусства.

Современный процесс ускорения темпов общественной жизни и старения информации послужил причиной появления и широ­кого распространения сначала журналов, а потом газет. Послед­ние в больших городах сейчас разделились на утренние, днев­ные и вечерние выпуски. В целом происходит рост не только чи­сла номеров, но и их объемов при сокращающихся размерах статей. Вполне доступные цены стимулируют большие тиражи и в свою очередь определяются ими. Изобилие информации и ее многоаспектность постепенно приучают нас не читать подряд все документы и не читать полностью каждый документ. В частно­сти, покупая сразу несколько газет или один большой номер, мы начинаем с просмотра заголовков, подзаголовков и иллю­страций, затем читаем заинтересовавшие нас статьи, которые теперь часто начинаются с реферативного изложения событий и только потом переходят к подробному изложению. Тематиче­ская ориентация газет осуществляется по политическому, регио­нально-национальному, социальному и профессиональному при­знакам.

Не менее интересным, но менее изученным явлением общест­венной жизни является так называемая служебная печать. Заро­дышевой формой ее можно считать обыкновенную доску объяв­лений. С помощью этого самого дешевого и оперативного спосо­ба передачи внутренней информации достигают большого-эффек­та, если доски вывешиваются в самых подходящих местах: в вес­тибюле, раздевалке, кафетерии, местах для курения и питья, у лифта и конторки начальника; если материал меняется каждые сутки или, по крайней мере, существует строгий график его об­новления; если обращения делаются в дружелюбной форме о г имени конкретного лица, а не за анонимной подписью «админи­страция». Большое моральное и информационное значение имеет

даже такая «мелочь», как вывешивание на доске фотографий но­вых сотрудников [75].

Периодические служебные издания — стенные и многотираж­ные газеты, листовки, бюллетени и журналы — ставят задачу сплочения коллектива на основе дружбы, морально-политиче­ского долга и сотрудничества для выполнения производственной программы. Распространение социологической анкеты [75] пока­зало, что читателей служебной прессы интересуют в первую очередь общеадминистративные, а потом уже производственные и общественные новости, затем идут информация о работе подраз­делений и отдельных сотрудников, любительская тематика и на последнем месте выступления должностных лиц.

Очень близко к служебной печати примыкают лозунги, пла- ; каты, постоянные инструкции, предупредительные надписи, в от­ношении которых администрация и общественные организации должны всегда отдавать себе отчет, где и на какой срок их вывешивать, как оформлять и чем достигать наибольшей инфор­мативности.

Все каналы массовых коммуникаций заключает в себе опре­деленный элемент художественности. Собственно художествен­ная информация — это художественная литература и все виды искусства, которые на разных этапах связи t-+r принимают до­кументальную форму (рис. 3).

33

Художественная литература представлена в основном кни­гами, журналами и сборниками (антологиями), которые, будучи менее дифференцированы в отношении читательских интересов, создают большие трудности при распространении. Современный читатель физически не может охватить весь поток литературы Ц не говоря уже о мировом фонде, и в его выборе все чаще играет роль элемент случая. В. Хейн [197] отмечает, что жизнеспособ­ность современного журнала проявляется не столько в тираже, сколько в энтропии на информационном рынке, когда увеличи­вается вероятность попасться читателю на глаза. Социологиче­ские обследования в наших заводских библиотеках показали, что при выборе книг в 42% случаев читатели полагаются на вкус библиотекаря; в 25%—следуют советам родных и знако­мых; в 17% — им помогает книжная выставка; в 6%—их при­влекает знакомая фамилия автора; в 4%—потому, что узнали о книге по радио, телевидению, в кино; в 3% —из журналов, га­зет и плакатов; в 2%—следовали рекомендациям школьной программы; в 1 % —прибегали к помощи каталога [20].

 Рис. 3. Информационные связи в искусстве Двойной -4

Рис. 3. Информационные связи в искусстве Двойной ранкой обозначены документальные формы

Телевидение, сделав гигантские шаги за последние 20 лет, еще не проявило себя как самостоятельный вид искусства и по­этому конкурирует с журналами и кино [185], противопоставляя полиграфическому качеству и четкости киноизображения удоб­ство домашней обстановки. Большая трудность в телевиде­нии — это отсутствие «обратной связи» с аудиторией, которая из­вестна каждому артисту и которая нужна режиссеру, чтобы оце­нить качество спектакля (передачи) Телевидение еще мало

выходит на улицу и занимается импровизацией. Между тем Р. Клер первый увидел в кино документальную форму телеви­дения, хотя «курица» и оказалась моложе «яйца», и заявил, что задача кино — фиксировать, обобщать и преломлять все то, что схватывает на лету телевидение.

Современная трудность кино — очень большое количество картин, чтобы их мог просмотреть каждый зритель; между тем сделать выбор по названию очень трудно. Поиски в кинофондах, которые нужно рассматривать как форму библиотек, произво­дятся только на основе предварительных сведений, а работа в киноархивах с «черновиками», изъятыми при монтаже, прак­тически отсутствует. Трудности усугубляются с развитием любительского кино, которое идет по стопам любительской фото­графии. Достаточно вспомнить, сколько внимания уделяли соби­ранию, хранению и использованию фотоснимков еще совсем не­давно, и представить, что ожидает в будущем кино.

Сегодня фотоархивы и фотобиблиотеки (тематические собра­ния фотоснимков) —большая общественная проблема. Фотогра­фия вообще переживает период своего перерождения. Художни­ки говорят, что фотографы «раскрепостили» их, взяв на себя функции хроникеров, обеспечив при этом большую докумен­тальность и добиваясь такой же художественности. Последнее стимулирует постановку экспериментов, которые с полным основанием позволяют считать фотографию, если не сейчас, то в самом ближайшем будущем, самостоятельным видом искусст­ва [83].

Что касается художников, то их эксперименты по выявлению отдельных эстетических сторон приносят интересные плоды, по­зволившие математикам сравнить их с собой: современная ма­тематика уделяет внимание большим, плохо организованным системам (биология, технология, общество), с применением ме­тодов моделирования, т. е. изучения отдельных сторон рассмат­риваемых явлений, чтобы затем синтезировать полученные ре­зультаты. Такой подход позволяет іпо-новому осветить проблему реализма, принимая во внимание также и то, что на всех эта­пах развития искусства были художники, уходившие вперед от существовавших вкусов, понижая тем самым информативность своих произведений (резонансный информационный барьер).

Еще одна перспектива, открывающаяся в изобразительном искусстве,— массовое репродуцирование, т. е. преодоление ба­рьера расстояния, ощущаемого в других видах искусства (кро­ме архитектуры) менее сильно. Недорогие репродукции, изго­товленные по новому методу хромографии, по существу неотли­чимые от (подлинников, безусловно пополнят картинные галереи, но при этом вызовут новую трудность, подобно тому как сейчас автомобилестроение вступило в противоречие с состоянием шос­сейных дорог. Дело в том, что запасники музеев в несколько раз превышают экспозиции.

2* 35

Из других видов искусства мы рассмотрим еще только му- зыку, документальная форма которой — нотная запись.— поль­зуется одним из самых несовершенных языков, допускающих большие потери | В музыкальных библиотеках еще более за­труднен доступ к фондам, много времени уходит на поиски за­бытых композиторов по стилевому, национальному или времен­ному признакам. Развитие. техники патефонной (особенно долгоиграющей) и магнитофонной записи еще более расширяет фонды этих библиотек, снабжая их многочисленными дублика­тами отдельных произведений с разной исполнительской трак­товкой и соответственно усложняя поиск. Кстати сказать, в дан­ной области проявляются и другие тенденции, в частности~ быстрое старение некоторых музыкальных жанров, вследствие чего, так же как и дешевые издания книг, стали популярными записи на гибких пластинках и магнитных лентах; при этом то, что еще недавно считалось в последних недостатком, оберну­лось пользой: мы говорим о возможности многократного стирания старых музыкальных записей и воспроизведения новых.

Взаимодействие отдельных видов искусств может носить характер переложения (экранизация, инсценировка) и синтеза (интеграция). Традиционный сценический синтез предусматри? вает комплексное эстетическое воздействие благодаря совмест­ным. усилиям автора сценария, ком-позитора, художника, хор­мейстера, балетмейстера, исполнителей, музыкантов во главе с дирижером, под общим руководством режиссера-постановщи­ка, роль которого все более возрастает по мере интеграции искусств. -Синтеза цвета и музыки пытался добиться еще А. Скрябин, но В. Чюрленис пошел дальше, синтезируя живопись и музыку. Традиционный союз архитектуры с живописью на­шел новое свое выражение; при этом живопись ищет также. союза со скульптурой на основе объемных изобразительных форм.

Процесс интеграции, по-видимому, будет продолжаться и усиливаться. Он затронет не только отдельные жанры докумен­тов, но и перебросит мосты, сделав границы между ними еще более условными.

1.3. Человек и документальная информация

Образно говоря, человек находится в океане информации. Он должен направлять на себя одни и отводить от себя другие информационные потоки и уметь управлять своей памятью. Со­блюдение правил информационной гигиены, активное воздейст­вие на информационный режим, сознательное отношение к ин­формационному образу жизни — все это говорит об информа­ционной культуре, когда забота о здоровье сочетается с повы­шением производительности труда и стремлением сделать жизнь содержательной и результативной.



Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |
 





<


 
2013 www.disus.ru - «Бесплатная научная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.