Утверждены
постановлением Правительства Республики Казахстан
от «22» декабря 2011 года
№ 1583
Правила
приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов
ведомственными и частными архивами
1. Общие положения
1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии со статьей 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».
2. Ведомственный или частный архив организации (далее – архив организации) создается для приема от структурных подразделений организации, хранения, обеспечения сохранности, учета, использования документов на традиционных и электронных носителях информации и подготовки документов, отнесенных в установленном порядке к составу Национального архивного фонда, к передаче на постоянное хранение.
3. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документов, создаются следующие разновидности архивов: управленческой документации; аудиовизуальной документации; научно-технической документации.
Составной частью архива организации является архив электронных документов, удостоверенных электронными цифровыми подписями (далее – электронные документы).
4. Архив организации осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением, определяющим задачи, функции, и состав принимаемых документов. Данное Примерное положение разрабатывается согласно приложению 1 к настоящим Правилам.
5. Уполномоченный орган, местные исполнительные органы в области архивного дела и документации областей, (города республиканского значения, столицы), Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее – государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую помощь по внедрению Правил и, в случаях предусмотренных законодательством Республики Казахстан, осуществляют контроль за выполнением их требований.
6. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
2. Прием документов
Порядок приема документов на хранение
7. Архив организации принимает документы постоянного, временного срока хранения, а также по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. В архив организации передаются документы организаций предшественников, а также документы упраздненных подведомственных организаций.
8. Прием дел с управленческой документацией в архив от структурных подразделений организации осуществляется в порядке, определенном правилами документирования и управления документацией.
При приеме управленческой документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию дел, передаваемых по данной описи;
2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;
3) нумерацию листов дел с данными по описи дел;
4) наличие и правильность заполнения внутренней описи документов дела;
5) наличие листа-заверителя дела;
6) соответствие реквизитов обложки с соответствующими записями в описи дел;
7) физическое состояние передаваемых дел.
9. Аудиовизуальная документация поступает в архив организации в виде:
1) законченных производством аудиовизуальных документов, образованных в деятельности данной организации или ее правопреемников;
2) оригиналов и копий аудиовизуальных документов на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из другой организации.
При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов;
2) физическую сохранность документов;
3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.
В состав текстовой сопроводительной документации входят:
1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;
2) для фотодокументов – аннотации;
3) фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, программы вечеров, концертов, рецензии, статьи и другие документы, имеющие непосредственное значение к принимаемым фотодокументам и видеодокументам.
10. Соответствующие структурные подразделения организации передают научно-техническую документацию на хранение после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо, по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.
При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации, в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);
2) наличие установленных подписей и дат;
3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
4) пригодность документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, перегибов).
Научно-техническая документация передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька).
11. В процессе приема электронных документов проводится:
1) проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив организации;
2) запись информации электронных документов на носители;
3) проверка качества записи;
4) описание электронных документов и электронной цифровой подписи;
5) проставление архивных шифров на единицах хранения/единицах учета (на футлярах) в соответствии с описью;
6) подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации электронных документов отражается следующая информация:
1) название документа,
2) дата его создания,
3) характеристика содержания (аннотация),
4) электронный формат и алгоритм электронной цифровой подписи,
5) физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),
6) объем документа (для баз данных дополнительно – количество записей).
Порядок проведения экспертизы ценности
документов и оформление ее результатов
12. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
13. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
1) нормативных правовых актов Республики Казахстан по архивному делу и документационному обеспечению управления;
2) типового, отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения; типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;
3) соответствующих нормативно-методических документов уполномоченного органа, местных исполнительных органов и государственных архивов.
14. Отнесение документов к составу Национального архивного фонда осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании следующих принципов:
1) историзма;
2) комплексности оценки;
3) всесторонности оценки.
При определении ценности документов в равной степени применяются все принципы.
Принцип историзма требует рассматривать каждый документ как продукт определенной исторической эпохи и оценивать его с позиции не только современности, но и будущего.
Применение принципа комплексности оценки позволяет проводить экспертизу ценности документов не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в совокупности с другими документами, исторически возникшими в результате деятельности организации.
В соответствии с принципом всесторонности оценки информационного содержания документ необходимо рассматривать в различных аспектах (научно-историческом, политическом, экономическом, социальном, культурном и так далее), для изучения которых он потенциально может стать источником.
15. Указанные принципы при проведении экспертизы ценности комплексно применяются совместно с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения документов относятся:
1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;
2) время и место образования документа.
К критериям содержания документов относятся:
1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;
2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, подлинность, вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
1) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) должностного лица, печати организации и иных реквизитов, предусмотренных законодательством Республики Казахстан);
2) форма фиксирования и передача содержания информации;
3) особенности материального носителя документа;
4) особенности физического состояния документа.
16. Дополнительно при экспертизе аудиовизуальных документов применяются специфические критерии: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации.
17. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующие критерии:
1) значимость проблемы или объекта, отраженного в документах;
2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок);
18. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК) или экспертная комиссия (далее – ЭК). Задачи, функции и порядок работы ЦЭК (ЭК) определяются Положением о данной комиссии, разрабатываемым на основе примерного положения согласно приложению 2 к настоящим Правилам.
19. Результаты экспертизы ценности документов организаций источников комплектования государственных архивов, в обязательном порядке после их рассмотрения ЦЭК (ЭК) организации, подлежат рассмотрению в зависимости от статуса и местонахождения организации экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) местного исполнительного органа (Национального архива Республики Казахстан, центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, специального государственного архива Республики Казахстан) (далее – республиканские государственные архивы).
20. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации при методической помощи работников соответствующего государственного архива.
При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.
21. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации базируется на анализе состава документов организации. При этом уточняется, в составе дел каких структурных подразделений организации включаются подлинные экземпляры документов.
22. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации уточняется также характер повторяемости содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.
23. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра документов дела (кинофотовидеодокументы просматриваются на монтажном столе или на экране, а фонодокументы прослушиваются).
Не допускается производить отбор документов только на основании заголовков дел, вынесенных на их обложки или внесенных в соответствующие описи дел структурных подразделений организации. При просмотре (прослушивании) из дел подлежат изъятию вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации.
Обращается внимание на физико-химическое и техническое состояние документа.
24. В ходе проведения экспертизы проверяют:
1) обоснованность отнесения документов к данному делу;
2) юридическую силу документов (наличие подписей, печати и иных реквизитов);
3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел (реквизиты обложек пишутся светоустойчивыми чернилами черного, фиолетового, синего цветов или черной тушью);
4) правильность нумерации листов дел (листы нумеруются в валовом порядке с использованием черного графитового карандаша в правом верхнем углу листа).
Все выявленные недостатки устраняются работником архива организации.
25. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел, документов структурных подразделений составляются:
1) описи дел, документов постоянного хранения организаций согласно приложениям 3-10 к настоящим Правилам;
2) опись дел по личному составу согласно приложению 11 к настоящим Правилам;
3) опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласно приложению 12 к настоящим Правилам;
4) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 31 к настоящим Правилам.
26. Описи дел, документов и акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.
Опись дел, документов завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти).
Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.
Описи дел, документов, составленные в связи с реорганизацией (ликвидацией) организации, завершают соответствующую сводную опись вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел документов.
27. При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.
28. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
29. Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указывается его заголовок, а в графе «Примечание» – отметка «Смотри дело №».
30. Опись дел, документов постоянного хранения утверждают руководитель организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации.
Опись дел по личному составу утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).
Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации.
31. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).
32. Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда могут не представлять описи дел, документов постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на утверждение (согласование) ЭПК.
Порядок составления описей дел, документов
33. Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел, документов в опись, заполнение граф описи аналогичны порядку, изложенным в правилах документирования и управления документацией.
34. В опись дел, документов постоянного хранения вносятся заголовки дел, документов:
1) отнесенных к составу Национального архивного фонда, отложившихся в деятельности структурных подразделений организации;
2) сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их с номенклатурой дел организации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан;
4) завершенных делопроизводством личных дел политических государственных служащих;
5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.
35. Систематизация заголовков единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:
1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
36. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
37. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются в архивном фонде, прежде всего, по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.
38. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций.
При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы – по времени формирования единиц хранения.
39. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.
При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).
При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.
40. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам. В первом случае заголовки единиц хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам) в зависимости от их значимости; во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.
41. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации заголовков единиц хранения архивных фондов бесструктурных организаций: сначала по хронологии, внутри каждого года по видам единиц хранения или сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы, планы и другие) и внутри каждого вида по хронологии.
42. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
43. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты;
2) по годам выпуска фильмов, спецвыпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;
3) единицам учета (комплектам);
4) цветности (цветные, черно-белые);
5) формату пленки (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
44. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2 - 8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5см. х 3,5.см.; 3 – 6 см. х 6 см.; 4 – 6 см. х 9 см.; 5 – 9 см. х 12 см.; 6 – 10 см. х 15 см.; 7 – 13 см, х 18 см.; 8 – 18 см. х 24 см.).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6-8 допускается их объединение в одну группу.
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой «Э».
45. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
46. Опись дел, документов постоянного хранения имеет титульный лист согласно приложению 14 к настоящим Правилам, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела (документы) данной организации.
47. Опись дел, документов постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, после ее утверждения три экземпляра передаются в государственный архив, один – остается в архиве организации.
48. Опись дел по личному составу имеет титульный лист и итоговую запись. На титульном листе не проставляется официальное наименование государственного архива.
При необходимости к описи могут составляться оглавление, предисловие, список сокращенных слов.
49. В опись дел по личному составу вносятся заголовки:
1) приказов (распоряжений) руководителя организации по личному составу;
2) списков работников;
3) карточек по учету личного состава, личных дел;
4) лицевых счетов работников;
5) списков физических лиц и платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов, социальных взносов;
6) трудовых договоров;
7) невостребованных подлинных личных документов работников;
8) актов о несчастных случаях на производстве и иных дел, касающихся реализации прав и законных интересов граждан.
50. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – в порядке убывания важности дел.
51. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий работников.
52. Опись дел по личному составу составляется в 4-х экземплярах, после ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три – остаются в архиве организации.
53. На титульном листе описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения не проставляется официальное наименование государственного архива.
54. К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения по усмотрению архива могут составляться оглавление, предисловие и список сокращенных слов.
55. В опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, имеющих длительное практическое значение для информационного обеспечения деятельности организации.
56. Систематизация заголовков дел, документов в описи дел временного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.
57. Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 4-х экземплярах, после ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три – остаются в архиве организации.
Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
58. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.
59. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.
60. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, которые после его утверждения передаются в государственный архив и архив организации.
61. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.
62. Документы, заголовки которых включены в акт, могут сдаваться организациям по заготовке вторичного сырья или уничтожены.
Порядок проведения экспертизы ценности
научно-технической документации
63. Особенностью проведения экспертизы ценности основных видов научно-технической документации является проведение данной экспертизы в два этапа.
64. На первом этапе по проектной, конструкторской и технологической документации проводится выбор проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.
Конечным результатом первого этапа экспертизы является составление перечня проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение согласно приложению 15 к настоящим Правилам.
65. Перечень проектов, проблем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение (далее – перечень), составляется работником архива совместно со специалистами организации за определенный период времени, начиная с начала ее деятельности.
Перечень составляется не реже одного раза в пять лет.
66. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень, осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.
67. Перечень согласовывает ЦЭК (ЭК), утверждает руководитель организации и ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).
К перечню прилагается протокол или выписка из протокола заседания ЦЭК (ЭК) организации.
Перечень составляется в двух экземплярах, после утверждения ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива) один экземпляр возвращается организации, а другой – остается в государственном архиве.
68. Экспертиза ценности научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации проводится в один этап без составления перечня.
69. На втором этапе экспертизе ценности подвергаются проектные, конструкторские и технологические документы, входящие в состав проектов, изделий, включенных в перечень.
70. Описи дел составляются отдельно на каждый вид научно-технической документации (проектная, конструкторская, технологическая, научно-исследовательская, патентно-лицензионная) и имеют самостоятельный номер, к которому добавляется цифровой индекс, определяющий вид научно-технической документации.
Одновременно осуществляется выявление документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение с целью выделения их к уничтожению.
71. По жилищно-гражданскому строительству на постоянное хранение отбираются индивидуальные проекты зданий, сооружений, в которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные, конструктивные и архитектурно-художественные особенности.
Из серий типовых проектов передают на постоянное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые в практике с учетом прогрессивных методов строительного проектирования.
Среди проектов-привязок для строительства зданий и сооружений на постоянное хранение поступают проекты, разработанные для зон сложного геологического строения и повышенной сейсмичности, в которых применены оригинальные решения инженерных вопросов.
Из экспериментальных проектов на постоянное хранение передаются проекты планировки и застройки экспериментально-показательных поселков, сельских населенных мест, проекты жилых и общественных зданий.
72. При выборе объектов промышленного строительства учитывают специфику промышленного проектирования, которое является в основном индивидуальным, а также характеризуется большим объемом объектов реконструкции.
При выборе индивидуальных проектов на постоянное хранение отбирают крупные объекты и комплексы, являющиеся ведущими в отраслях экономики страны. В отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения, применены новые строительные материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические процессы.
73. Водохозяйственное строительство характеризуется зависимостью проектных решений от топографических, геологических и гидрологических условий, большими объемами земельных работ. Вследствие этого проектирование объектов водохозяйственного строительства является индивидуальным. На постоянное хранение отбираются объекты крупных водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.
74. Из проектной документации по реконструкции исторической части городов и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства на постоянное хранение поступают:
1) проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и культуры;
2) проекты охраняемых территорий памятников истории, архитектуры и природного ландшафта;
3) проекты планировок центральных (исторических) районов городов;
4) проекты реставрации и восстановления архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.
75. Состав проектной документации, отбираемой на постоянное хранение, зависит от практики разработки проектов в разные хронологические периоды.
На постоянное хранение поступает рабочая документация.
76. При отборе конструкторской документации основное внимание уделяется базовым моделям, уникальным изделиям, головным образцам серийного производства. Из модификаций отбираются лишь те, которые представляют собой практически новую модель.
77. На стадии «техническое предложение» на постоянное хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического предложения.
На стадии «эскизный проект» – пояснительная записка и ведомость эскизного проекта.
Передача документов на постоянное хранение на этих стадиях допускается при разработке особо сложных изделий.
78. На стадии «технический проект» на постоянное хранение поступают следующие виды документов:
1) пояснительная записка;
2) ведомость технического проекта;
3) чертеж общего вида;
4) технические условия на изготовление образцов изделий.
79. На стадии «рабочая документация» на постоянное хранение передаются:
1) чертежи общего вида унифицированных узлов;
2) групповой конструкторский документ;
3) схемы изделий.
80. Чертежи деталей поступают на постоянное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции.
81. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации.
При отборе объектов на постоянное хранение необходимо учитывать:
1) степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов;
2) оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов;
3) масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность.
82. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии «рабочая документация», а также на стадиях «опытный образец», «установочная серия», если на данных стадиях содержатся оригинальные технические решения.
83. Основными технологическими документами, подлежащими передаче на постоянное хранение, являются:
1) маршрутная карта, комплектовочная карта, ведомость технологических документов, ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к типовому (групповому) технологическому процессу (операции);
2) ведомость сборки изделия;
3) ведомость оборудования, карта технологического процесса, карта типового (группового) технологического процесса;
4) постоянный технологический регламент веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный технологический регламент, технологические инструкции по экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств;
5) технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов, лекарств;
6) технологические карты и описания технологии получения веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура, регламенты, рекомендации по технологическим процессам;
7) нормы допусков отклонений от технологических режимов производства, технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой продукции;
8) сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств требованиям международных и отечественных стандартов;
9) технологические (технические) характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий;
10) сводные расчеты поверхностей, площадей и других геометрических характеристик, изготовляемых изделий, технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы технологических процессов, комплекты специального технологического оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект переналаживаемой универсальной оснастки.
84. Отбору на постоянное хранение подлежит научно-исследовательская документация по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области.
85. На постоянное хранение поступают:
1) задания и требования на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, включенные в государственные, международные, межотраслевые программы;
2) этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение, содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не повторяющуюся в других документах, а также составленные видными деятелями науки и техники;
3) отчеты по законченным темам научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;
4) сводные годовые отчеты о научно-исследовательских работах, содержащие итоговую, обобщенную информацию;
5) рукописи монографий, статей, диссертации на соискание ученых степеней, авторефераты.
86. На постоянное хранение отбираются рассмотренные заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о выдаче авторского свидетельства (патента).
87. Из рассмотренных заявок на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты решения об отказе в выдаче авторского свидетельства (патента), на постоянное хранение отбираются те заявки, в которых содержатся рациональные научно-технические решения.
88. На постоянное хранение отбираются законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения о выдаче свидетельства или патента. Передаются также законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства или патента, если:
1) они поданы выдающимися деятелями науки и техники;
2) они содержат оригинальные художественно-конструкторские решения;
3) их авторы награждены дипломами, медалями и премиями на выставках.
Порядок формирования и обработки дел
с научно-технической документацией
89. Дело с научно-технической документацией формируется из документов, относящихся к одной стадии, одному основному комплекту, теме (сборочной единице). Документы одной стадии, одного основного комплекта, темы (сборочной единицы), значительных по объему, могут составлять несколько дел.
90. При научно-технической обработке документов применяется карточный способ их описания и систематизации. На карточку записывают:
1) рабочий номер дела, который записан карандашом на обложке описываемого дела;
2) официальное наименование организации-разработчика;
3) название проекта (разработки, темы научно-исследовательской работы), номер объекта (производственный шифр, обозначение, номера темы, охранного документа);
4) название основного комплекта (сборочной единицы), его марки;
5) фамилия руководителя (автора, авторов) темы, проекта;
6) год окончания разработки;
7) количество пронумерованных листов.
Карточки систематизируются в соответствии с принятой схемой систематизации дел в описи.
91. Научно-техническая документация, передаваемая на постоянное хранение, подлежит полному оформлению:
1) фальцовке чертежей;
2) подшивке (переплету) текстовых документов;
3) нумерации листов;
4) составлению заверительных листов;
5) оформлению обложек дел.
92. Графические документы помещаются в папки с тремя клапанами и завязками. В каждое дело включаются не более 50 листов чертежей, условно приведенных к формату А4 (297Х210 мм), при толщине дела не более трех-четырех сантиметров.
Порядок проведения экспертизы ценности аудиовизуальной документации
93. При проведении экспертизы ценности и отборе аудиовизуальных документов на хранение учитывается полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможность научного и практического использования аудиовизуального документа, а также решаются вопросы повторяемости информации, дублетности, поглощенности и вариантности аудиовизуальных документов.
Из дублетных аудиовизуальных документов на государственное хранение отбираются аудиовизуальные документы, имеющие более высокое качество изображения, записи, пленки, располагающие необходимым комплектом исходного материала и сопроводительной (для кинодокументов).
Поглощенные кино-и-фонодокументы не рассматриваются обособленно, так как кинокадры и фрагменты фонодокументов несут благодаря монтажу различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения. Их следует анализировать прежде всего в взаимосвязи со всем остальным материалом кино-и фонодокумента.
Из нескольких вариантов фото и фонодокументов, имеющих научно-историческую и культурную ценность, на государственное хранение принимаются документы, отличающиеся более полным содержанием, лучшими композиционными, цветовыми решениями и удобным для использования размером (для фотодокументов).
94. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизуальные документы, имеющие какие-либо повреждения.
При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.
Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставрационно-профилактической обработке в соответствии с требованиями отраслевых нормативов, регламентирующих порядок проведения этих работ.
95. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется с разрешения уполномоченного органа.
Порядок проведения экспертизы ценности
электронных документов
96. Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, в зависимости от выполняемых ею задач и функций подразделяются на:
1) электронные управленческие документы;
2) электронные аудиовизуальные документы;
3) электронные научно-технические документы;
4) специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, базы и банки данных, интернет-публикации и тому подобное).
97. Отбор на государственное хранение электронных управленческих, аудиовизуальных и научно-технических документов проводится на основе критериев, принятых для их аналогов на традиционных носителях.
Специфические информационные ресурсы отбираются на государственное хранение на основании следующих критериев:
1) полнота комплектования данного информационного ресурса, то есть соотношение информации, имеющейся в составе данного информационного ресурса, с общим объемом информации, имеющейся в Республике Казахстан по данному классу предметов или явлений;
2) достоверность информации;
3) уникальность информационного ресурса, определяемая системой сбора информации;
4) социальная значимость информационного ресурса.
3. Хранение документов архива организации
Порядок организации сохранности документов
98. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляется следующие меры:
1) по организации хранения документов, предусматривающий создание и развитие материально-технической базы (здание и помещения, средства хранения документов, оборудование, средства копирования и восстановления поврежденных документов и тому подобное);
2) по созданию и соблюдению нормативных условий и параметров временного хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
3) превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация выдачи документов из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния документов, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).
99. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. При организации хранения и создании соответствующих условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов и особенности их материальных носителей.
100. В соответствии с объемом и составом хранящихся документов архиву организации предоставляется отдельное здание или часть административного здания организации, специально построенное или приспособленное для хранения архивных документов.
101. Специальные помещения для архива организации могут предусматриваться при строительстве или реконструкции административного здания организации. При отсутствии специального помещения для архива выделяются приспособленные помещения в административном здании организации.
Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится только после экспертизы, устанавливающей их пригодность (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническое состояние, наличие отопительных и вентиляционных систем). Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и прочих профильных служб. Результат экспертизы оформляется актом.
Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений.
102. Для архива организации предусматривают предоставление следующих помещений:
1) архивохранилища для хранения документов;
2) комната для работы исследователей (читальный зал);
3) рабочие комнаты для работников архива;
3) комнаты для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Рабочие комнаты для работников и помещения для работы исследователей (читальный зал) изолируются от архивохранилищ.
Архивохранилища, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируется специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя и в присутствии работника архива организации.
103. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.
Архивохранилища должны быть безопасными в пожарном отношении и гарантированы от затопления. В них не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов.
104. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место.
Вынос документов из архива организации за пределы здания осуществляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководителем организации.
105. Помещения архива организации оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.
106. Электропроводка в архивохранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки используются только в герметичном исполнении. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений архивохранилищ.
107. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
108. В архивохранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, курение.
Порядок расстановки и хранения дел
109. Документы в архивохранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами. Порядок расположения дел в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
110. Архивохранилища оборудуются основными средствами хранения: стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными средствами. В качестве вспомогательных средств хранения документов применяют металлические шкафы, сейфы.
Для хранения фоно и видеодокументов стеллажи изготавливаются из неферромагнитного материала.
111. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:
1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
2) между стеллажами (проход) – 75 см;
3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см;
4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см;
5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.
112. Документы размещают на стеллажах, в шкафах (сейфах) с использованием первичных защитных средств хранения (архивных коробок, папок, специальных футляров, пакетов и тому подобных) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.
113. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях информации размещают в картонных архивных коробках, папках или связках.
В зависимости от оборудования и форматов чертежей научно-техническая документация может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.
114. Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 м, длина конечного ракорда – 1,5-2 м. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу. Направление намотки – с конца на начало. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.
Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу. Высота выступающих витков в рулоне не должна превышать 0,05 мм. Направление намотки фонодокумента должно быть таким, чтобы при воспроизведении на магнитофонах сматываемый рулон вращался против часовой стрелки.
Каждая единица хранения аудиовизуального документа помещается в индивидуальную негерметичную упаковку для исключения возможности проникновения влаги и пыли, попадания световых лучей, защиты от механических повреждений. Упаковка должна препятствовать свободному перемещению документов внутри нее. Упаковочные материалы должны быть химически инертны, не содержать хлора, азота, препятствовать появлению биоповреждений. Поверхность упаковочных материалов не должна вызывать повреждений документов или прилипания к ним. Упаковка делится на первичную и вторичную. Применение первичной упаковки целесообразно лишь при отсутствии кондиционирования в условиях повышенной концентрации вредных газовых примесей и пыли.
115. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или в многослойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и в металлическую коробку. Размер пакета соответствует размеру рулона.
Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упаковываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги.
Фонодокументы на магнитной ленте вкладываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала.
Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
116. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах.
117. Все архивохранилища, а также стеллажи, шкафы (сейфы) и их полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы (сейфы) нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки – сверху вниз.
118. В целях закрепления места хранения документов в архивохранилищах составляются постеллажные топографические карточки.
Постеллажные топографические указатели согласно приложению 16 к настоящим Правилам составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.
Изменения, происходящие в размещении документов, своевременно отражаются в постеллажных топографических карточках.
119. При хранении электронных документов организации обеспечивается следующими основными техническими средствами:
1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации;
2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов;
3) высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов;
4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный и сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;
5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;
6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;
7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;
8) источником бесперебойного питания;
9) принтерами и модемами новейших модификаций:
10) оборудованием, обеспечивающим доступ к транспортной среде Единой системы электронного документооборота.
120. Базовые (системные) программные средства архива электронных документов включают в себя:
1) операционную сетевую среду и систему управления базой данных, ориентированную на обработку больших массивов данных;
2) средства отображения и обработки данных;
3) средства защиты от несанкционированного доступа и антивирусные средства.
121. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:
1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;
2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;
3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;
4) средства оперативного поиска информации и средства оперативного анализа информации;
5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей;
6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.
Порядок обеспечения режима хранения документов
122. Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.
Защита документов, дел обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):
1) светового режима хранения;
2) температурно-влажностного режима хранения;
3) санитарно-гигиенического режима хранения.
123. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты документов применяют их хранение в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и тому подобное).
В архивохранилищах освещение может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается только рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
124. В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий температурно-влажностный режим:
1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17 – +19° С, относительная влажность воздуха 50-55%;
2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15° С, относительная влажность воздуха 40-55%;
3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2 – +5° С, относительная влажность воздуха 40-55%;
4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8 – до +18°С, относительная влажность воздуха – 45–65 %.
5) для документов на электронных носителях информации – температура +15 – +20° С, относительная влажность воздуха 50-65%.
125. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха в архивохранилищах.
126. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов: в кондиционируемых помещениях – два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю.
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией.
Не допускается резкое колебание температуры и влажности в архивохранилищах.
127. Все помещения архива организации содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
В архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
128. В архивохранилищах необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным водным раствором формалина.
129. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и архивохранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно-эпидемиологической службы.
130. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины и так далее) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов. В данном журнале (данной карточке учета) фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование, перевод в электронный формат и так далее), и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
131. Независимо от ценности и сроков хранения немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми.
Порядок выдачи документов из архивохранилищ
132. Документы выдаются из архивохранилищ:
1) для использования работниками организации;
2) для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
3) во временное пользование для других организаций;
4) для специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
133. Документы выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок, не превышающий:
1) одного месяца для использования работниками организации;
2) одного месяца для использования документов в читальном зале;
3) трех месяцев во временное пользование для других организаций и экспонирования документов.
134. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
135. На научно-технические документы, включенные в перечни и подлежащие передаче на постоянное хранение, создается фонд пользования на электронных и иных носителях. Их подлинники, как правило, выдаче из архивохранилищ не подлежат.
136. Правоохранительным органам, органам суда и прокуратуры дела выдаются в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.
137. Выдача документов из архивохранилищ оформляется следующими документами:
1) заказами на выдачу дел в читальный зал и работникам организации согласно приложению 17 к настоящим Правилам;
2) актами о выдаче дел, документов во временное пользование другим организациям или для экспонирования документов согласно приложению 18 к настоящим Правилам, оформляемых на общем бланке организации;
3) заказами на проведение работ по копированию и реставрации документов.
138. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам.
139. Исполненные заказы исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие – до проведения проверки наличия и состояния дел.
140. Выдача документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в ведомственном (частном) архиве организации, выдававшей документы.
141. Направление документов на копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче документов во временное пользование другой организации.
142. Перед выдачей дел из архивохранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в сводной описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из архивохранилища дело должно иметь лист использования согласно приложению 20 к настоящим Правилам.
143. При выдаче документов из архивохранилища на их место подкладывается карта-заместитель единицы хранения согласно приложению 21 к настоящим Правилам. При возвращении документа в архивохранилище карта-заместитель изымается.
144. Состояние документов, возвращаемых в архив организации после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего их.
При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел работник архива сообщает об этом руководству организации для привлечения виновного лица к ответственности в порядке, установленном законодательными актами Республики Казахстан.
Порядок проведения наличия и состояния архивных документов
145. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в государственный архив.
146. Внеочередные проверки наличия и состояния документов проводятся:
1) до и после перемещения документов в другое архивохранилище (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
3) при смене руководителя архива организации;
4) при реорганизации (ликвидации) организации.
147. В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляется:
1) установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве организации;
2) выявление и устранение недостатков в учете документов;
3) выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
4) выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации и профилактической обработки.
148. До начала работы по проверке наличия и состояния документации изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждой описи и соответствие нумерации заголовков дел итоговым записям в описях.
149. Проверка наличия и состояния проводится путем сверки описательных статей раздела сводной описи дел со сведениями, вынесенными на обложках дел.
При проверке аудиовизуальной документации сверяется описательная статья с надписью на этикетке кинофоновидеодокументов. При несоответствии сведений описательная статья сверяется с надписями на ракорде документа.
Проверка наличия чертежей осуществляется полистно, при этом необходимо сверять наименование реквизитов спецификации или внутренней описи с названием каждого листа чертежа, входящего в состав проекта (разработки).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
150. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
1) сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
3) изымать дела, заголовки которых не внесены в разделы соответствующих сводных описей дел;
4) изымать и изолировать дела и документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
5) выявлять документы, имеющие физические дефекты.
151. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в сводных описях дел, документов и других учетных документах запрещается.
152. Дела, выданные работникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
153. В ходе проверки составляется лист проверки наличия и состояния дел, документов в архивном фонде согласно приложению 22 к настоящим Правилам. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого архивного фонда и подписываются исполнителем.
По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело архивного фонда.
Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело архивного фонда не включается.
154. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 23 к настоящим Правилам.
155. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется запись «Проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
156. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 24 к настоящим Правилам.
Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.
157. Если проверкой наличия и состояния дел обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
1) изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;
2) организовать розыск необнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях организации, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их годовые описи дел;
3) проверить дела находящихся рядом архивных фондов;
4) изучить имеющиеся в деле архивного фонда акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого архивного фонда.
Розыск проводится в течение года после завершения проверки наличия и состояния дел.
158. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка об обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
159. Дела, причина отсутствия которых подтверждена документально, исключаются из описей. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на заседании ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
160. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архивного фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры сводных описей дел, утвержденных ЭПК местного исполнительного органа (республиканского государственного архива).
4. Организация документов в архиве
Порядок определения фондовой принадлежности документов и образование (закрытие) архивного фонда
161. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, включая управленческие, аудиовизуальные и научно-технические на традиционных и электронных носителях информации, составляет ее документальный фонд.
162. Документы, переданные на хранение в архив организации, составляют архивный фонд организации.
163. Разновидностями архивного фонда являются:
1) архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;
2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более организаций, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождения и другие).
164. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к конкретному архивному фонду.
165. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:
1) входящие документы относятся к архивному фонду той организации, которые их получила, фондовая принадлежность указанных документов определяется по таким реквизитам, как адресат, отметка о поступлении документа в организацию, резолюция, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, текст документа;
2) копии исходящих документов (отпуски) относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как подпись, текст документа, а также по делопроизводственным пометкам на отпусках документов;
3) внутренние документы относятся к архивному фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по таким реквизитам, как официальное наименование организации, подпись, текст документа, резолюция.
166. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в архивный фонд той организации, в которой они были завершены делопроизводством.
167. Единый архивный фонд составляют документы:
1) организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;
2) организации, поменявшей государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которой, имеется преобладающая доля государственной собственности;
3) организации временно прекратившей свою деятельность и восстановленной с теми же задачами и функциями;
4) документы организации и консультативно-совещательных органов, созданных при ней;
5) организации и ее ликвидационной (конкурсной) комиссии.
168. Документы дочерних организаций, составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций независимо от того, хранятся ли они в одном ведомственном (частном) архиве или разных.
169. Документы общественной организации (профсоюзной, спортивной и других),существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив организации составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду организации, образуя объединенный архивный фонд.
170. Объединенный архивный фонд может быть сформирован из архивных документов:
1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;
2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;
3) организаций, объединенных объектом деятельности.
Такой фонд можно сформировать из архивных документов организации и документов общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;
4) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению.
Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.
Обязательным условием для создания объединенного архивного фонда является недробимость документов конкретных фондов, вошедших в его состав.
171. Каждому архивному фонду организации присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименовании в хронологической последовательности, а также местонахождения.
172. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.
173. В связи с принятием конституций Республики Казахстан в 1993 и 1995 годах и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан:
1) закрываются архивные фонды:
Верховного Совета Казахской ССР (Верховного Совета Республики Казахстан);
Совета Министров Казахской ССР (Республики Казахстан);
других государственных органов Казахской ССР, (Республики Казахстан), существовавших до принятия Конституции Республики Казахстан (1993 г.);
местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также президиумов исполнительных комитетов. Документы президиумов исполкомов включаются в фонды местных советов в описи исполкомов;
2) образуются новые архивные фонды:
Президента Республики Казахстан;
Парламента Республики Казахстан. Документы его двух палат - Мажилиса Парламента Республики Казахстан и Сената Парламента Республики Казахстан составляют два архивных фонда;
Верховного суда Республики Казахстан;
Высшего арбитражного суда Республики Казахстан;
Конституционного Совета Республики Казахстан;
Высшего Судебного Совета Республики Казахстан;
Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;
Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета;
Национального банка Республики Казахстан;
Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, местных избирательных комиссий;
Кабинета Министров Республики Казахстан (Правительства Республики Казахстан с 1995 года);
центральных исполнительных органов Республики Казахстан и их ведомств;
глав администраций (сельские, поселковые с 1994 года, областные, районные, городские с 1992 года) и акимов (с 1995 года) областей, (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов и их аппаратов;
Маслихатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения) и их аппаратов. Документы маслихат-собраний избранных в соответствии с Законом Республики Казахстан «О представительных местных и исполнительных органах и маслихатов, избираемых в соответствии с Конституцией РК» от 30 августа 1995 года, составляет единый фонд и единую опись;
3) составляют единые архивные фонды, следующие архивные документы:
