"Проспект", 2011
СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА: ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
2-е издание, переработанное и дополненное
М.Ю.Рогожин
Раздел I. ДОКУМЕНТЫ ПО СТРАТЕГИЧЕСКОМУ УПРАВЛЕНИЮ
ПЕРСОНАЛОМ ПРЕДПРИЯТИЯ
В разд. 1 пособия вниманию уважаемых читателей предлагаются примерные тексты следующих документов по стратегическому управлению персоналом предприятия <1>:
- Миссия предприятия (раздел "Управление персоналом");
- Концепция развития предприятия (раздел "Управление персоналом");
- Социальный кодекс предприятия;
- Политика предприятия в области управления персоналом.
--------------------------------
<1> Здесь и далее, кроме случаев, оговоренных особо, под термином "предприятие" следует также понимать "организация", "учреждение" и т.п.
Содержание, структура, стиль изложения и оформление указанных документов разработаны с учетом соответствующих положений:
- Трудового кодекса Российской Федерации <2>;
- Федерального закона "Об акционерных обществах" <3>;
- Федерального закона "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" <4>;
- Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) <5>;
- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <6>;
- Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 <7>.
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.
<3> Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ.
<4> Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ.
<5> Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991. Разработана ВНИИДАД СССР. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33.
<6> Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536.
<7> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. М.: Госстандарт, 2003.
Отметим, что требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документов, в соответствии с которыми разрабатывались примерные тексты, носят рекомендательный характер и могут быть скорректированы разработчиками документов, исходя из специфики организации и содержания деятельности того или иного предприятия (организации, учреждения) (далее - предприятие).
Глава 1.1. МИССИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
(РАЗДЕЛ "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ")
Миссия <8> предприятия - документ стратегического управления предприятием, в концентрированной форме отражающий цель, смысл, основы и приоритеты его функционирования.
--------------------------------
<8> От англ. mission - цель, призвание, предназначение.
Содержание документа формулируется таким образом, чтобы в краткой, но вместе с тем емкой форме донести до сведения заинтересованных лиц ясное представление о предназначении предприятия, цели, смысле и приоритетах его деятельности.
Структуру документа, как правило, образуют вводная часть (преамбула), основная часть и заключительная часть. Основная часть, кроме того, может при необходимости делиться на разделы (главы).
Стиль изложения документа - служебно-деловой (официальный) <1>.
--------------------------------
<1> Все рассматриваемые в настоящем пособии документы излагаются в служебно-деловом стиле. Комплексная характеристика стиля представлена в приложении 1, а Рекомендации по использованию наиболее устойчивых словосочетаний и распространенных слов - в приложении 2 к настоящему пособию.
Оформление документа производится с соблюдением общих требований ГОСТ Р 6.30-2003 <2>. Реквизитами миссии предприятия являются <3>:
- эмблема (товарный знак или знак обслуживания) предприятия (03);
- наименование предприятия (08);
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16) <4>;
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21) <5>;
- подпись (22);
- оттиск печати (25);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
--------------------------------
<2> Указанное требование является общим для всех рассматриваемых в настоящем пособии документов. В то же время состав реквизитов каждого из них определяется с учетом функционального предназначения того или иного документа. Следует также подчеркнуть, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению документов носят рекомендательный характер.
<3> Здесь и далее нумерация реквизитов приводится в соответствии с разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003.
<4> С учетом специфики своего функционального предназначения миссия предприятия утверждается или - как свидетельствует отечественная практика подготовки подобных документов - "официально одобряется" решением коллегиального или единоличного органа управления предприятия.
<5> Реквизит используется при наличии приложений к документу.
Эмблема предприятия располагается на титульном листе документа в соответствии с Положением (Уставом) предприятия по центру листа, примерно посередине (на равном удалении по высоте) от реквизита "Наименование предприятия" и "Наименование вида документа".
Наименование предприятия располагается в двух-трех межстрочных интервалах от верхнего края листа в одну или две строки (в последнем случае во вторую строку выносится заключенное в кавычки название предприятия). Рекомендуемый размер шрифта для набора - 10 - 12, величина межстрочного интервала - 1,0, гарнитура - Times New Roman (Arial).
Текст реквизита набирается прописными буквами по центру листа без абзацного отступа и может быть выделен полужирным шрифтом. Наименование предприятия отделяется линейкой (продольной линией толщиной 1 - 1,5 пт), располагаемой на удалении одного-двух межстрочных интервалов от верхней границы реквизита "Эмблема предприятия".
Наименование вида документа располагается на один-два межстрочных интервала от нижней границы реквизита "Эмблема предприятия" в две строки. Рекомендуемый размер шрифта для набора - 30 - 36, величина межстрочного интервала - 1,0, гарнитура - Times New Roman (Arial).
Текст реквизита набирается прописными буквами по центру листа без абзацного отступа, полужирным шрифтом, вразрядку.
Место составления (издания) документа располагается в двух-трех межстрочных интервалах от нижнего края листа в две строки (во вторую строку выносится год составления или издания). Рекомендуемый размер шрифта для набора - 10 - 12, величина межстрочного интервала - 1,0, гарнитура - Times New Roman (Arial).
Текст реквизита набирается по центру листа без абзацного отступа. Сокращения, указывающие на тип населенного пункта (г., пос. и т.п.) и год составления (издания) (г.), не приводятся.
Гриф утверждения документа оформляется на первом (после титульного) листе <1> в двух-трех межстрочных интервалах от его верхней границы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В том случае, если миссия предприятия не утверждена, а одобрена, оформление реквизита рекомендуется производить, например, следующим образом:
ОДОБРЕНО
на заседании Совета директоров предприятия
Протокол от 00.00.0000 N 00
--------------------------------
<1> Номера листов документа, следующих за титульным, указываются посередине верхнего поля каждого листа арабскими цифрами без точки.
Рекомендуемый размер шрифта для набора текста реквизита - 10 - 12, величина межстрочного интервала - 1,0, гарнитура - Times New Roman (Arial).
Заголовок к тексту оформляется на первом (после титульного) листе, должен быть согласован с наименованием вида документа и в краткой форме отражать его содержание ("Наши цели", "Стратегия и приоритеты компании" и т.п.). Реквизит располагается в двух-трех межстрочных интервалах от нижней границы реквизита "Гриф утверждения документа" в одну или две строки.
Текст реквизита набирается прописными буквами по центру листа без абзацного отступа и может быть выделен полужирным шрифтом. Рекомендуемый размер шрифта для набора текста реквизита - 10 - 12, величина межстрочного интервала - 1,0, гарнитура - Times New Roman (Arial).
Текст документа оформляется в трех межстрочных интервалах от нижней границы реквизита "Заголовок к тексту". Набирается с выравниванием по ширине листа с абзацным отступом 1,25 (1,27) мм. Рекомендуемый размер шрифта для набора текста - 10 - 12, величина межстрочного интервала - 1,0 - 1,5, гарнитура - Times New Roman (Arial).
Разделы (главы) документа нумеруются римскими цифрами. Заголовки разделов (глав) текста документа набираются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Подпись должностного лица, подписавшего документ, отделяется от последней строки текста документа тремя межстрочными интервалами, набирается по центру или от левого поля листа без абзацного отступа. Положение последней буквы фамилии должностного лица при расположении реквизита от левого поля листа ограничивается правым полем листа.
Подписи должностных лиц, визирующих документ, набираются с соблюдением вышеуказанных требований, одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями или в алфавитном порядке фамилий должностных лиц. Рекомендуемый размер шрифта для набора текста реквизита - 10 - 12, величина межстрочного интервала - 1,0, гарнитура - Times New Roman (Arial).
Примерный текст раздела "Персонал предприятия" миссии предприятия представлен на рис. 1.1 (номер раздела приведен условно). Пример оформления титульного листа документа представлен на рис. 1.2.
Примерный текст раздела "Персонал предприятия"
в составе миссии
...
IV. Персонал предприятия
Главный капитал предприятия - его персонал, его работники.
Предприятие и его персонал неразрывно связаны друг с другом.
Взаимоотношения предприятия и работников - это особый вид социального
партнерства, базирующийся на таких основных принципах, как:
- законность;
- равноправие;
- взаимное уважение и учет интересов друг друга;
- добровольность принятия на себя обязательств, их выполнимость;
- открытость, гласность;
- ответственность.
Цель деятельности предприятия - обеспечение наивысшей эффективности и
на этой основе победы в конкурентной борьбе - созвучна интересам
работников, поскольку от достижения предприятием провозглашаемой цели в
значительной степени зависит и их собственное благополучие. Осознавая
необходимость соблюдения баланса интересов и целей, предприятие
обязуется:
- предоставить всем своим работникам работу, соответствующую их
квалификации;
- обеспечить всем своим работникам благоприятные и безопасные условия
труда;
- своевременно и в полном размере выплачивать всем своим работникам
заработную плату в соответствии с трудовым вкладом каждого из них.
В свою очередь, работники предприятия во имя достижения
провозглашаемой цели и соблюдения собственных интересов обязуются:
- добросовестно и усердно исполнять свои трудовые обязанности;
- бережно обращаться с доверенным им имуществом;
- соблюдать трудовую дисциплину, правила безопасности труда.
Эффективность деятельности предприятия недостижима в отсутствие
эффективного управления персоналом. Осознавая это, предприятие делает все
от него зависящее для постоянного совершенствования сформировавшейся
системы управления персоналом.
Функционирование указанной системы осуществляется в соответствии с
принципом "Нужный человек - на нужном месте в нужное время" и
предполагает реализацию комплекса мероприятий в области:
- рекрутинга персонала;
- адаптации персонала;
- мотивации персонала;
- тренинга персонала;
- контроллинга персонала;
- ротации персонала.
...
Рис. 1.1
Пример оформления титульного листа миссии предприятия
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"ОРИЕНТ"
-------------------------------------
(эмблема предприятия)
МИССИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
Владивосток
2004
Рис. 1.2
Глава 1.2. КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
(РАЗДЕЛ "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ")
Концепция <1> развития предприятия - документ стратегического управления предприятием, отражающий в наиболее общих чертах систематизированное понимание (видение) направлений и способов его развития в обозримой перспективе.
--------------------------------
<1> От лат. conceptio - понимание, видение.
Содержание документа формулируется таким образом, чтобы в сжатой, концентрированной форме донести до сведения заинтересованных лиц замысел развития предприятия на предстоящие 20 - 25 лет.
Структуру документа, как и в случае с миссией предприятия, образуют вводная часть (преамбула), основная часть (при необходимости делится на разделы (главы)) и заключительная часть.
Реквизитами концепции развития предприятия являются:
- эмблема (товарный знак или знак обслуживания) предприятия (03);
- наименование предприятия (08);
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
Оформление реквизитов документа производится с соблюдением рекомендаций, приведенным в гл. 1.1 настоящего пособия.
Примерный текст раздела "Управление персоналом" концепции развития предприятия представлен на рис. 1.3 (номер раздела приведен условно). Пример оформления заключительного листа документа представлен на рис. 1.4.
Примерный текст раздела "Управление персоналом" в составе
концепции развития предприятия
...
VIII. Управление персоналом
Предприятие рассматривает эффективное управление персоналом как одно
из основополагающих условий для достижения целей своего стратегического
развития. Изменение характера производственных отношений, обусловленное
происходящими изменениями в глобальной, национальной и региональной
экономике, требует безотлагательной оптимизации сложившейся системы
управления персоналом предприятия.
В условиях, когда предприятие под воздействием неблагоприятных
факторов как внешнего, так и внутреннего происхождения вынуждено
оперативно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры, перемены в
сформировавшихся договорных отношениях со своими деловыми партнерами,
дефицит высококвалифицированных кадров по наиболее востребованным
профессиям и специальностям и т.п., система управления персоналом должна
стать:
- более устойчивой;
- более гибкой;
- более профессиональной;
- более экономичной;
- более технологичной.
В свете изложенного целью деятельности по управлению персоналом на
ближайшие 7 - 10 лет становится формирование на предприятии коллектива
профессионалов высочайшей квалификации, разделяющих его нравственные
ценности, должным образом заинтересованных в достижении максимальных
результатов, по-настоящему преданных своему делу и, таким образом,
способных обеспечить решение задач стратегического развития предприятия.
Функционирование системы управления персоналом предприятия базируется на
четком взаимодействии образующих ее подсистем:
- поиска, отбора и найма персонала;
- адаптации персонала;
- мотивации персонала;
- профессиональной подготовки персонала;
- учета и оценки результатов деятельности, аттестации персонала;
- ротации персонала.
Рекрутинг наиболее перспективных выпускников ведущих высших и средних
учебных заведений будет, как и прежде, сочетаться с практикой заключения
срочных трудовых договоров с наиболее подготовленными специалистами
профильных предприятий (организаций, учреждений), обладающими необходимым
опытом практической работы. Начиная со следующего года к участию в
открытых конкурсах на замещение вакантных руководящих должностей и
отдельных категорий специалистов будут допускаться зарекомендовавшие себя
с наилучшей стороны молодые работники предприятия, обладающие
соответствующими личностными качествами.
Слабым местом в организации рекрутинга по-прежнему остается
оперативный поиск, отбор и наем работников высокой квалификации по ряду
дефицитных профессий и специальностей, отсутствие необходимого кадрового
резерва для пополнения вакансий в звене топ-руководителей.
Адаптация вновь нанятых и перемещенных на новые должности (рабочие
места) работников предприятия будет нацелена на их наиболее скорое и
полное профессиональное становление, вхождение в коллектив в качестве его
равноправных членов. Новым направлением в этой работе станет проведение
для указанных категорий работников ознакомительных краткосрочных
стажировок, предшествующих найму (перемещению), а также их ускоренное
обучение на специализированных курсах во вновь организуемом Центре
социально-профессиональной адаптации предприятия.
В то же время подсистема адаптации пока не в полной мере позволяет
обеспечить требуемый баланс эффективности социальных и профессиональных
адаптационных мероприятий.
Мотивация персонала предприятия в настоящее время основывается на
гибком сочетании материального и нематериального стимулирования.
Последние, в свою очередь, предусматривают избирательное и осмотрительное
применение методов убеждения и принуждения, поощрения и наказания.
Имеющиеся в распоряжении предприятия меры материального и нематериального
стимулирования в основном отвечают целям и задачам его развития. В
дополнение к имеющемуся в его распоряжении арсеналу мер нематериального
стимулирования предприятие намерено рассматривать в качестве
дополнительного мотивационного фактора постепенное увеличение
самостоятельности и ответственности работников (прежде всего из числа
руководителей первичного и среднего звена, а также ведущих специалистов),
расширение их должностной компетенции.
Однако все еще сохраняется определенное преобладание значимости в
сознании рядовых работников предприятия мер материального стимулирования
над мерами нематериальными.
Тренинг персонала предприятия предполагает организацию краткосрочной
(до 1 месяца), среднесрочной (до 1 года) и долгосрочной (1 год и более)
профессиональной подготовки различных категорий работников в соответствии
с текущими и перспективными потребностями предприятия и учитывающую
необходимость постоянного пополнения его кадрового резерва. При этом
подготовительные мероприятия малой и средней продолжительности, как
правило, организуются непосредственно на предприятии.
Новым элементом профессиональной подготовки работников предприятия
начиная с 2005 г. станет т.н. удаленное (дистанционное) профессиональное
обучение отдельных категорий технических исполнителей и младших
специалистов. Указанная форма профессиональной подготовки ориентирована
прежде всего на молодых работников, имеющих минимальный опыт практической
работы, а также на работников узкой квалификации, нуждающихся в
приобретении дополнительных специальных умений, навыков и знаний либо в
изменении профессиональной квалификации (специализации).
Особое внимание будет уделено комплексной подготовке менеджеров
среднего звена, специалистов по маркетинговым коммуникациям,
консультантов по сбыту. Для профессиональной подготовки перечисленных
категорий работников будет, как правило, организовываться долгосрочное
обучение за пределами предприятия.
Не отвечает более требованиям времени существующая практика
формирования кадрового резерва предприятия.
Контроллинг нацелен на объективный и регулярный учет и оценку
результатов деятельности работников предприятия, а также их
систематическую аттестацию в соответствии с требованиями внутренних
аттестационных стандартов.
При этом в качестве приоритетной задачи в области контроллинга для
предприятия является распространение систематической аттестации на все
категории персонала, включая рядовых работников (технических
исполнителей). Решение указанной задачи должно в определенной степени
способствовать и снижению "кадрового голода", испытываемого предприятием
в процессе формирования резерва персонала.
Ротация персонала предполагает периодическое перемещение работников
предприятия между его структурными подразделениями (включая филиалы и
представительства) на равные должности (равноценные рабочие места) (т.н.
горизонтальную ротацию) и их перевод на высшие и низшие должности (в
порядке реализации аттестационных заключений).
Ротация должна быть в большей степени подчинена принципу
целесообразности.
...
Рис. 1.3
Пример оформления заключительного листа концепции развития
предприятия
...
Реализация перечисленных мер должна способствовать значительному
повышению эффективности функционирования системы управления персоналом
предприятия и в конечном счете созданию на этой основе дополнительных
предпосылок для достижения решающего перевеса в конкурентной борьбе
предприятия, его выходу на лидирующие позиции "своего" сектора
регионального, национального, а затем и мирового рынка.
Приложение: график-схема "Текущее и перспективное организационное
развитие предприятия", на 3 л., и приложения к ней, на 9 л.,
конфиденциально, экз. единств.
Первый заместитель
руководителя компании личная подпись И.О. Фамилия
(оттиск печати)
Заместитель руководителя
компании по управлению личная подпись И.О. Фамилия
Заместитель руководителя
компании по развитию личная подпись И.О. Фамилия
Заместитель руководителя
компании по персоналу личная подпись И.О. Фамилия
...
И.О. Фамилия
000-00-00
d: document/corp/concept2004/origin.doc
Рис. 1.4
Глава 1.3. СОЦИАЛЬНЫЙ КОДЕКС ПРЕДПРИЯТИЯ
Социальный кодекс <2> предприятия - документ стратегического управления предприятием, разновидность "общественного договора", содержащий систематизированное толкование социальных основ производственных отношений (основ социального партнерства) между различными категориями персонала предприятия в процессе его функционирования.
--------------------------------
<2> От лат. socialis - общественный и codex - законодательный (нормативно-правовой) акт, регулирующий какую-либо однородную область общественных (производственных) отношений.
Содержание документа формулируется таким образом, чтобы в возможно более доступной и внятной форме донести до сведения заинтересованных лиц представление о социальной сущности отношений между работниками предприятия в процессе трудовой деятельности.
Структуру документа образуют разделы (главы), которые, в свою очередь, подразделяются на пункты и - при необходимости - подпункты <1>.
--------------------------------
<1> Номер пункта состоит из номера раздела и порядкового номера пункта в пределах этого раздела. Номер подпункта состоит, кроме того, из порядкового номера подпункта в пределах этого пункта.
Реквизитами социального кодекса предприятия являются:
- эмблема (товарный знак или знак обслуживания) предприятия (03);
- наименование предприятия (08);
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
Оформление реквизитов документа производится с соблюдением рекомендаций, приведенных в гл. 1.1 настоящего пособия. Примерный текст социального кодекса предприятия представлен в приложении 3 к настоящему пособию.
Глава 1.4. ПОЛИТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ
ПЕРСОНАЛОМ
Политика <2> предприятия в области управления персоналом (кадровая политика) - документ стратегического управления предприятием, отражающий взгляды и цели, а также описание ключевых средств и методов определения и обеспечения потребностей предприятия в персонале.
--------------------------------
<2> От греч. politika - общее (государственное, общественное) дело.
Из содержания политики предприятия в области управления персоналом заинтересованные лица должны получить ясное представление о взглядах и целях предприятия в области управления персоналом, а также об основных средствах и методах их реализации.
Структуру документа образуют разделы (главы), которые, в свою очередь, подразделяются на пункты и - при необходимости - подпункты. Примерная структура политики предприятия в области управления персоналом может включать следующие основные разделы (главы).
Раздел 1. Общие положения.
Раздел 2. Стратегия управления персоналом (система, принципы и направления) (экономическая эффективность предприятия как конечная цель политики управления персоналом).
Раздел 3. Организационно-правовые основы реализации политики управления персоналом.
Раздел 4. Информационное обеспечение реализации политики управления персоналом.
Раздел 5. Поиск, отбор и наем персонала.
Раздел 6. Адаптация, мотивация и обучение персонала.
Раздел 7. Контроллинг результатов деятельности персонала.
Раздел 8. Перемещение персонала.
Раздел 9. Организационное развитие персонала.
Раздел 10. Корпоративная культура.
Раздел 11. Совершенствование средств и методов управления персоналом.
Раздел 12. Заключительные положения.
Реквизитами документа являются:
- эмблема (товарный знак или знак обслуживания) предприятия (03);
- наименование предприятия (08);
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
Оформление реквизитов кадровой политики предприятия в области управления персоналом производится с соблюдением рекомендаций, приведенных в гл. 1.1 настоящего пособия.
Раздел II. ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ
ПЕРСОНАЛОМ
В разд. 2 пособия вниманию уважаемых читателей предлагаются примерные тексты следующих локальных актов предприятия по управлению персоналом:
- коллективный договор;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персонале;
- этический кодекс работника.
Содержание, структура, стиль изложения и оформление указанных локальных актов предприятия по управлению персоналом разрабатываются в соответствии с требованиями документов, перечисленных в преамбуле разд. I настоящего пособия. Указанные требования могут быть скорректированы разработчиками документов исходя из специфики организации и содержания деятельности того или иного предприятия.
Глава 2.1. КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР
Центральное место среди локальных актов предприятия по управлению персоналом занимает коллективный договор. Что представляет собой этот документ?
Коллективный договор - это локальный нормативно-правовой акт, заключаемый между работниками и работодателем в лице их законных полномочных представителей и предназначенный для регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений на предприятии <1> <2>.
--------------------------------
<1> При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами. См. ст. 41 ТК РФ.
<2> Коллективный договор может заключаться предприятием в целом или в его филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. При заключении коллективного договора в филиале, представительстве, ином обособленном структурном подразделении предприятия представителем работодателя является руководитель соответствующего подразделения, уполномоченный на это работодателем. См. там же.
Заключение коллективного договора осуществляется с учетом Генерального соглашения между общероссийскими объединениями профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателей и Правительством Российской Федерации на 2005 - 2007 гг. <3> и гл. 7 Трудового кодекса.
--------------------------------
<3> См.: РГ. 2005. 29 янв.
Сторонами коллективного договора являются работники и работодатель. Порядок, сроки разработки проекта и заключения коллективного договора, состав согласительной комиссии, место проведения и повестка дня переговоров определяются сторонами и оформляются приказом по предприятию, а также решением законных и полномочных представителей (представительного органа) работников предприятия.
Проект коллективного договора подлежит обязательному обсуждению работниками в подразделениях предприятия. В ходе обсуждения к проекту коллективного договора подаются замечания, предложения и дополнения. Работодатель обязан обеспечить законным и полномочным представителям работников возможность доведения разработанных ими проектов коллективного договора до каждого работника и с этой целью предоставлять имеющиеся у него средства внутренней связи и информации, множительную и иную оргтехнику, помещения для проведения в нерабочее время собраний, консультаций, а также места для размещения соответствующих справочно-информационных материалов.
По окончании обсуждения в подразделениях проект документа дорабатывается с учетом поступивших изменений. Доработанный проект коллективного договора утверждается общим собранием работников предприятия, после чего подписывается со стороны работников их законными полномочными представителями (членами представительного органа), а также работодателем.
Подписанный сторонами коллективный договор (вместе с приложениями) в 7-дневный срок направляется работодателем в соответствующий орган по труду по месту нахождения предприятия для уведомительной регистрации. Вступление документа в силу не зависит от факта уведомительной регистрации <1>. Как правило, коллективный договор заключается на срок до трех лет, при этом стороны имеют право продлить действие документа на срок не более трех лет. Коллективный договор вступает в силу с момента подписания его сторонами либо со дня, установленного в документе, и действует в течение всего срока.
--------------------------------
<1> При осуществлении регистрации коллективного договора, соглашения соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами, иными нормативно-правовыми актами, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, соглашение, а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора, соглашения, ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению.
Действие коллективного договора распространяется на всех работников предприятия, в том числе его филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, за исключением случаев, когда указанными подразделениями заключены отдельные коллективные договоры, действие которых распространяется только на соответствующие подразделения. По истечении установленного срока документ сохраняет силу до тех пор, пока стороны не заключат новый или не пересмотрят условия действующего коллективного договора.
Отметим особо, что коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры, наименования органа управления предприятием, а также при расторжении трудового договора с его руководителем. При реорганизации предприятия документ сохраняет свое действие на период реорганизации, после чего может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон. При смене собственника имущества предприятия действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев. В этот период стороны вправе начать переговоры о заключении нового документа или о сохранении либо пересмотре (изменении, дополнении) действующего.
В ходе пересмотра коллективного договора прежде всего должны быть урегулированы вопросы, связанные с исполнением сторонами взятых в соответствии с прежним документом обязательств. Изменения и дополнения в течение срока действия коллективного договора производятся по взаимному согласию сторон в порядке, определенном в коллективном договоре, а если последний не определен - то в порядке, установленном законодательством для его заключения.
При ликвидации предприятия в порядке и на условиях, установленных законодательством, документ сохраняет силу в течение срока проведения ликвидационных мероприятий. Претензии работников по коллективному договору в этот период удовлетворяются из имущества ликвидируемого предприятия в соответствии с законодательством. Размер средств, направляемых на удовлетворение претензий работников, определяется и распределяется по подразделениям и среди работников ликвидационной комиссией предприятия по согласованию с законным и полномочным представителем работников, подписавшим коллективный договор с приложениями.
Стороны, подписавшие документ, ежегодно или в сроки, предусмотренные в коллективном договоре, отчитываются о его выполнении на общем собрании (конференции) работников предприятия. Контроль за выполнением коллективного договора осуществляется сторонами и их полномочными и законными представителями, а также органами по труду. При осуществлении контроля стороны обязаны предоставлять всю необходимую для этого имеющуюся у них информацию.
Содержание и структура коллективного договора определяются ст. 41 ТК РФ. В соответствии с положениями указанных документов в содержание коллективного договора могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим основным вопросам:
- форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
- механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
- занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
- продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков;
- улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);
- добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование, оздоровление и отдых работников и членов их семей;
- соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
- экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
- гарантии и льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
- контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон;
- социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
- отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.
В коллективном договоре могут содержаться и другие условия, определенные сторонами и обусловленные спецификой организации и содержанием деятельности предприятия, как то: дополнительные отпуска, надбавки к пенсиям, досрочный уход на пенсию, компенсация транспортных и командировочных расходов, бесплатное или частично оплачиваемое питание работников на производстве и их детей в школах и дошкольных учреждениях, иные дополнительные льготы и компенсации.
Содержанием коллективного договора - с учетом финансово-экономического положения работодателя - могут устанавливаться условия труда, а также льготы и преимущества для работников предприятия, являющиеся более благоприятными по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами и соглашениями. Кроме того, в содержание коллективного договора включаются и нормативные положения - при условии, что в соответствующих законодательных актах содержится прямое предписание об обязательном закреплении этих положений в коллективном договоре.
Структуру документа образуют разделы (главы), которые, в свою очередь, подразделяются на пункты и - при необходимости - подпункты. Примерная структура коллективного договора включает следующие основные разделы (главы).
Раздел 1. Общие положения.
Раздел 2. Предмет и стороны коллективного договора.
Раздел 3. Основы хозяйственно-экономической деятельности предприятия.
Раздел 4. Занятость, переобучение и условия высвобождения работников предприятия.
Раздел 5. Режим труда и отдыха работников предприятия.
Раздел 6. Охрана труда работников предприятия.
Раздел 7. Оплата труда работников предприятия.
Раздел 8. Социальное обеспечение и поддержка работников предприятия.
Раздел 9. Порядок изменения и прекращения действия коллективного договора.
Раздел 10. Заключительные положения.
Реквизитами коллективного договора являются:
- эмблема (товарный знак или знак обслуживания) предприятия (03);
- наименование предприятия (08);
- наименование вида документа (10);
- место составления или издания документа (14);
- гриф утверждения документа (16) <1>;
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- отметка о наличии приложения (21);
- подпись (22);
- оттиск печати (25);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
--------------------------------
<1> См. соответствующее примечание к гл. 1.1.
Оформление реквизитов документа производится с соблюдением рекомендаций, приведенных в гл. 1.1 настоящего пособия. Пример оформления первого (после титульного) листа коллективного договора представлен на рис. 2.1. Примерный текст коллективного договора представлен в приложении 4 к настоящему пособию.
Пример оформления первого (после титульного) листа
коллективного договора
ОДОБРЕН
общим собранием работников предприятия
Протокол от 00.00.0000 N 00
ЗАРЕГИСТРИРОВАН
в Территориальном органе по труду
(указать официальное наименование)
00.00.0000, регистрационный N 0000
КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР
федерального государственного унитарного предприятия
"Монолит" на период с "00" месяца 0000 года
по "00" месяца 0000 года
Раздел I. Общие положения
1.1. Текст...
1.1.1. Текст...
1.1.1.1. Текст...
1.2.
...
Раздел II.
...
(И т.д.)
Рис. 2.1
Глава 2.2. ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА
Правила внутреннего трудового распорядка - это локальный нормативно-правовой акт, конкретизирующий порядок регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений на предприятии.
Общий порядок подготовки этого документа определен ст. 190 ТК РФ. Указанная статья предусматривает, в частности:
- оформление правил внутреннего трудового распорядка предприятия в виде приложения к коллективному договору;
- учет мнения представительного органа работников предприятия при подготовке содержания документа;
- утверждение документа работодателем.
В содержании правил внутреннего трудового распорядка предприятия в соответствии со ст. 189 ТК РФ должны быть конкретизированы следующие основные вопросы:
- порядок приема и увольнения работников предприятия;
- основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
- режим труда и отдыха работников предприятия;
- правила применения к работникам предприятия мер поощрения и порицания;
- иные вопросы регулирования социально-трудовых отношений, являющиеся наиболее существенными для их участников исходя из специфики организации и содержания деятельности предприятия.
Структуру документа образуют разделы (главы), которые, в свою очередь, подразделяются на пункты и - при необходимости - подпункты. Примерная структура правил внутреннего трудового распорядка предприятия включает следующие основные разделы (главы).
Раздел 1. Общие положения.
Раздел 2. Основные права и обязанности работников предприятия.
Раздел 3. Основные права и обязанности работодателя.
Раздел 4. Режим труда и отдыха работников предприятия.
Раздел 5. Дисциплина труда. Порядок применения в отношении работников предприятия мер поощрения и порицания.
Раздел 6. Заключительные положения.
Состав реквизитов документа соответствует указанному в гл. 2.1 настоящего пособия. Оформление реквизитов правил внутреннего трудового распорядка предприятия производится с соблюдением рекомендаций, приведенных в гл. 1.1 настоящего пособия. Пример оформления первого (после титульного) листа документа представлен на рис. 2.2. Примерный текст правил внутреннего трудового распорядка предприятия представлен в приложении 5 к настоящему пособию.
Пример оформления первого (после титульного) листа правил
внутреннего трудового распорядка предприятия
Приложение 1
к Коллективному договору
предприятия на 0000 - 00 гг.
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом директора предприятия
от 00.00.0000 N 000
ОДОБРЕНЫ
профсоюзным комитетом предприятия
Протокол от 00.00.0000 N 00
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА
федерального государственного унитарного предприятия
"Монолит"
Раздел I. Общие положения
1.1. Текст...
1.1.1. Текст...
1.1.1.1. Текст...
1.2.
...
Раздел II.
...
(И т.д.)
Рис. 2.2
Глава 2.3. ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Положение о персонале - локальный нормативно-правовой документ предприятия, устанавливающий основополагающие правила рекрутинга, адаптации, мотивации, тренинга, контроллинга и ротации персонала и утверждаемый руководителем предприятия.
В содержании положения о персонале предприятия обычно отражаются основные вопросы организации повседневной деятельности работников предприятия, особенности правового статуса различных категорий работников предприятия, обеспечения эффективности их повседневной деятельности. Текст документа излагается в повелительном наклонении от третьего лица единственного или множественного числа.
Структуру положения о персонале предприятия образуют разделы (главы), которые, в свою очередь, подразделяются на пункты и - при необходимости - подпункты. Примерная структура документа может включать следующие основные разделы (главы).
Раздел 1. Общие положения.
Раздел 2. Правила поиска, отбора и найма работников предприятия.
Раздел 3. Правила адаптации, мотивации и обучения работников предприятия.
Раздел 4. Правила контроллинга результатов деятельности работников предприятия.
Раздел 5. Правила перемещения работников предприятия.
Раздел 6. Заключительные положения.
Состав реквизитов документа соответствует указанному в гл. 2.1 настоящего пособия. Оформление реквизитов положения о персонале предприятия производится с соблюдением рекомендаций, приведенных в гл. 1.1 настоящего пособия. Пример оформления первого (после титульного) листа документа представлен на рис. 2.3.
Пример оформления первого (после титульного) листа
положения о персонале предприятия
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора предприятия
от 00.00.0000 N 000
ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ
федерального государственного унитарного предприятия "Монолит"
Раздел I. Общие положения
1.1. Текст...
1.1.1. Текст...
1.1.1.1. Текст...
1.2.
...
Раздел II.
...
(И т.д.)
Рис. 2.3
Глава 2.4. ЭТИЧЕСКИЙ КОДЕКС ПОВЕДЕНИЯ РАБОТНИКА ПРЕДПРИЯТИЯ
Последний из числа рассматриваемых в данной группе локальных документов - это этический кодекс поведения работника предприятия. Указанный документ устанавливает общие принципы поведения работников предприятия, которыми им надлежит руководствоваться в процессе своей повседневной деятельности (при исполнении возложенной на них в соответствии с трудовым договором работы или трудовой функции), и утверждается руководителем предприятия.
Содержание документа образует последовательное изложение общих принципов поведения работников предприятия, в необходимых случаях дополняемое краткими пояснениями.
Структуру этического кодекса поведения работника предприятия образуют пункты и подпункты.
Состав реквизитов документа соответствует указанному в гл. 2.1 настоящего пособия. Оформление реквизитов этического кодекса поведения работника предприятия производится с соблюдением рекомендаций, приведенных в гл. 1.1 настоящего пособия. Примерный текст документа представлен в приложении 6 к настоящему пособию.
Раздел III. ДОКУМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА ПРЕДПРИЯТИЯ
В разд. 3 пособия вниманию уважаемых читателей предлагаются примерные тексты следующих документов предприятия по организации деятельности службы персонала:
- служебная записка с обоснованием необходимости создания (переформирования) службы персонала предприятия;
- расчет численности сотрудников службы персонала предприятия;
- организационная структура и численный состав подразделений службы персонала;
- схема организационно-информационного взаимодействия службы персонала с другими подразделениями (должностными лицами) предприятия;
- штатное расписание службы персонала предприятия;
- положение о службе персонала предприятия;
- приказы о создании службы персонала предприятия и о назначении должностных лиц службы;
- положение о структурном подразделении службы персонала предприятия.
Содержание, структура, стиль изложения и оформление указанных документов предприятия должны соответствовать требованиям, изложенным ниже. В отдельных случаях указанные требования могут быть скорректированы разработчиками документов исходя из специфики организации и содержания деятельности того или иного предприятия.
Глава 3.1. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА С ОБОСНОВАНИЕМ НЕОБХОДИМОСТИ
СОЗДАНИЯ (ПЕРЕФОРМИРОВАНИЯ) СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА ПРЕДПРИЯТИЯ
Служебная записка с обоснованием необходимости создания (переформирования) службы персонала предприятия - это, по сути, первый шаг на пути к образованию соответствующего структурного подразделения предприятия. В общем случае под служебной запиской подразумевается краткое официальное письмо, используемое исключительно во внутренней переписке предприятия. Ее функциональное назначение состоит в обеспечении оперативного обмена документированной служебной информацией между сотрудниками одного предприятия (организации, учреждения) преимущественно на этапе принятия управленческих решений, в том числе и затрагивающих вопросы структурной реорганизации предприятия.
Показательным примером подобного управленческого решения может послужить реорганизация (организация "с нуля" или переформирование существующего) структурного подразделения предприятия, отвечающего за осуществление работы по управлению персоналом, - например, службы персонала предприятия. В этом случае служебная записка помимо основной функции - обеспечения оперативного обмена документированной служебной информацией - выполняет также функцию вспомогательную, фактически выступая в качестве документированного обоснования соответствующего управленческого решения.
Общие требования к подготовке служебной записки определены ГСДОУ <1> и Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов <2>. Эти требования конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству применительно к одному из видов служебных записок - пояснительной записке, в частности к составу и порядку оформления ее реквизитов.
--------------------------------
<1> Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991. Разработана ВНИИДАД СССР. Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33.
<2> Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов. М.: ВНИИДАД ФАС России, 1998.
Содержание служебной записки должно отвечать общим требованиям, предъявляемым к содержанию простых служебно-деловых писем. В частности, в содержании служебной записки целесообразно излагать только ту информацию, которая имеет непосредственное отношение к теме (цели) документа, в данном случае - к обоснованию необходимости формирования (реорганизации) службы персонала предприятия. Объем содержания служебной записки не должен превышать 1 - 2 машинописных страниц (т.е. примерно 3000 - 3500 знаков).
Содержание служебной записки обычно излагается от первого лица единственного лица ("прошу", "предлагаю", "направляю" и т.д.). Применительно к рассматриваемому варианту служебной записки это обусловлено, во-первых, закрытым характером ее содержания и, во-вторых, тем, что указанный документ, как правило, подписывается только одним должностным лицом - ответственным исполнителем или его непосредственным начальником (начальником соответствующего структурного подразделения предприятия).
Структура служебной записки включает:
- вступление;
- основной текст;
- заключение.
Вступление служебной записки может содержать ссылку на письменное (документ) или устное распоряжение (указание) должностного лица предприятия (иного органа управления), послужившее юридическим основанием (поводом) для подготовки соответствующего обоснования.
Основной текст служебной записки содержит:
- описание сути вносимых на рассмотрение руководителя (иного должностного лица, в ведении которого находятся вопросы структурной реорганизации) предприятия предложений по формированию службы персонала (варианта соответствующего управленческого решения);
- обоснование в пользу оптимального, с точки зрения исполнителя, документа, варианта соответствующего управленческого решения, включающее результаты проработки вопроса в контексте ранее принятых управленческих решений (в ряде случаев - также с учетом результатов правовой экспертизы данного решения), исходные данные и расчеты, анализ исходных и расчетных данных, а также прогноз ожидаемого эффекта от реализации управленческого решения.
Заключение служебной записки обычно содержит выводы и предложения.
Несколько слов - о составе и порядке оформления реквизитов служебной записки. Оформление служебной записки производится с соблюдением общих требований ГОСТ Р 6.30-2003 <2>. Что касается требований к составу реквизитов документа, то в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в него входят:
- наименование вида документа (10);
- дата документа (11);
- адресат (15);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- подпись (22);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
--------------------------------
<2> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. М.: Госстандарт, 2003.
Наименование вида документа оформляется в двух межстрочных интервалах от верхней границы текстового поля листа писчей бумаги прописными буквами с выравниванием по центру без абзацного отступа. Выделяется полужирным шрифтом. Рекомендуемый размер шрифта для набора - 12 - 14, величина межстрочного интервала - 1,0 - 1,5, гарнитура - Times New Roman (Arial) <1>.
--------------------------------
<1> Указанные в данном предложении параметры шрифта распространяются на оформление всех реквизитов служебной записки, за исключением оговоренных особо.
Заголовок к тексту оформляется в межстрочном интервале от предыдущего реквизита строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом с выравниванием по центру без абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Реквизит должен в краткой форме отражать его содержание, формулируется в предложном падеже ("О формировании...").
Дата документа - в данном случае дата завершения работы над документом. Оформляется в двух межстрочных интервалах от предыдущего реквизита с выравниванием по ширине без абзацного отступа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Для обозначения дня месяца и месяца используется две пары цифр, разделенных точкой, для обозначения года - четыре цифры, также отделенные точкой (от последней пары цифр) <2>.
--------------------------------
<2> Допускается оформление даты в последовательности - год, месяц, число месяца (2004.08.26), а также применение словесно-цифрового способа оформления - например, 26 августа 2004 г.
Адресат - в данном случае сведения о должности, инициалах и фамилии лица, которому предназначена служебная записка. Оформляется в межстрочном интервале от предыдущего реквизита строчными буквами с выравниванием по ширине без абзацного отступа. Формулируется в дательном падеже ("заместителю директора предприятия по управлению персоналом...").
Текст документа оформляется в двух межстрочных интервалах от предыдущего реквизита строчными буквами с выравниванием по ширине с абзацным отступом 1,25 (1,27) см от левой границы поля.
Подпись оформляется в двух межстрочных интервалах от последней строки предыдущего реквизита с выравниванием по центру или от левого поля листа без абзацного отступа. Положение последней буквы фамилии должностного лица при расположении реквизита от левой границы поля листа определяется правой границей поля листа.
Реквизиты "Отметка об исполнителе" и "Идентификатор электронной копии документа" оформляются с соблюдением требований, изложенных в гл. 1.1 настоящего пособия.
При подготовке служебной записки могут быть применены и некоторые другие реквизиты, в том числе:
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);
- отметка о наличии приложения (21);
- визы согласования (24).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа - в данном случае документа, во исполнение которого подготовлена служебная записка. Оформляется на уровне реквизита "Дата документа" от правой границы поля листа. Включает регистрационный номер документа и его дату.
Отметка о наличии приложения оформляется в случае, если служебная записка имеет приложения, с соблюдением требований, изложенных в гл. 1.1 настоящего пособия.
Визы согласования оформляются в случае, если имеется необходимость в согласовании содержания служебной записки с другими должностными лицами. Реквизит включает должность лица, визирующего документ, его подпись и расшифровку подписи с указанием инициалов, фамилии лица и даты согласования. При наличии у лица, визирующего документ, замечаний (особого мнения) согласование оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Юрисконсульт предприятия
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Пример служебной записки с обоснованием необходимости создания службы персонала предприятия представлен на рис. 3.1. Особенности подготовки приложений к ней рассматриваются далее.
Пример служебной записки с обоснованием необходимости
создания службы персонала предприятия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Обоснование необходимости создания службы персонала
предприятия на базе отдела кадров
3 марта 2005 г. Основание: N Р-9090 от 25.02.2005
Первому заместителю директора предприятия
И.О. Фамилия
В соответствии с распоряжением директора предприятия от 25 февраля
с.г. и параграфом 1 разд. V годовой программы организационного развития
предприятия мною во взаимодействии с юрисконсультом предприятия
подготовлено обоснование необходимости создания службы персонала
предприятия на базе сформированного ранее отдела кадров. При подготовке
обоснования были приняты во внимание:
1. Общие показатели финансово-экономической деятельности предприятия
за 2004 г. (выписка из отчета планово-экономического отдела прилагается).
2. Данные об объеме и видах работ по управлению персоналом
предприятия, выполненных отделом кадров в 2004 г. (справка-доклад за
подписью начальника отдела кадров прилагается).
3. Данные о выполнении норм времени сотрудниками отдела кадров по
основным видам работ за январь - февраль с.г. (служебная записка
заместителя начальника отдела кадров прилагается).
4....
В свете изложенного представляется целесообразным создать в
управлении предприятия с 1 апреля 2005 г. на базе отдела кадров службу
персонала предприятия. Создание службы обеспечит более эффективное
функционирование подсистемы управления персоналом предприятия и системы
управления предприятия в целом. Расчеты по комплектованию службы
персоналом, ее обеспечению материальными ресурсами на 2004 г.
(помещениями, мебелью, техникой, расходными материалами, а также
денежными средствами) прилагаются.
При Вашем согласии прошу утвердить прилагаемые к служебной записке
проекты штатного расписания, организационной структуры и численного
состава службы персонала предприятия, проект Положения о службе и
подписать соответствующий приказ о создании службы (проект прилагается).
Одновременно прошу Вас внести на рассмотрение ближайшего заседания
аттестационной комиссии предприятия вопрос о назначении начальника службы
персонала.
Приложения:... (по тексту).
Заместитель директора предприятия
по управлению персоналом
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания прилагаются
Юрисконсульт предприятия
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
И.О. Фамилия
000-00-00
d:document/corp/personal/slzap1.doc
Рис. 3.1
Глава 3.2. РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА ПРЕДПРИЯТИЯ
Расчет численности - документ, определяющий общий численный состав структурного подразделения предприятия (в данном случае - службы персонала), исходя из объема возлагаемых на подразделение задач (видов работ) (как правило, на календарный год) и норм (нормативов) времени на их выполнение. Указанный документ может быть подготовлен в качестве приложения к служебной записке с обоснованием необходимости создания (реорганизации) структурного подразделения предприятия. Исходные данные для расчета численности службы персонала предприятия включают:
- сведения о видах и объемах работ по управлению персоналом (реально выполняемые в предыдущий период или предполагаемые для выполнения. - Примеч. авт.);
- значения норм (нормативов) времени на выполнение соответствующих видов работ.
На основе расчетных данных о численности персонала в дальнейшем производится расчет потребности службы персонала предприятия в материальных ресурсах (помещениях, мебели, технике, расходных материалах и т.п.), а также денежных средствах. Пример представления исходных данных о видах работ по документационному обеспечению управления <1> персоналом предприятия (в табличной форме) для расчета численности службы представлен на рис. 3.2.
--------------------------------
<1> Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 N 72). Приложение 2. Пример расчета численности основного персонала работников службы ДОУ. М.: Минтруд России, 1995.
Пример табличного представления исходных данных для расчета
численности службы персонала предприятия
| N п/п | Наименование вида работы | N нормы | Ед. изм. | Объем за год | Значение нормы, ч | Затраты, чел.-ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Обработка входящих документов | 3.1.2.1 | 10 док. | 20 000 | 0,65 | 1 300 |
| 2 | Обработка исходящих документов | 3.1.2.5 | 10 док. | 20 000 | 0,80 | 1 600 |
| 3 | Контроль исполнения документов | 3.1.3.1 | 10 док. | 4 000 | 0,80 | 320 |
| 4 | Разработка норм.-мет. пособий | 3.2.1.1 | 1 авт. л. | 10 | 72,5 | 725 |
| 5 | Исполнение тематич. запросов | 3.2.4.1 | 1 запр. | 200 | 24,1 | 4 820 |
| 6 | Проведение проверки организации работы в подразделениях | 3.2.6.1 | 1 пров. | 20 | 19,6 | 392 |
Рис. 3.2
На основе исходных данных определяются:
- совокупные (годовые) затраты времени (СЗВ) на выполнение работ по документационному обеспечению управления персоналом предприятия - путем сложения значений затрат времени на выполнение каждого вида работ (см. столбец 7): СЗВ = 9157 чел.-ч;
- приведенные совокупные (годовые) затраты времени (СЗВ ) на выполнение
п
работ по ДОУ, т.е. учитывающие затраты времени на
организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала, -
путем умножения значения СЗВ (см. выше) на коэффициент 1,1: СЗВ = 9157 x
п
1,1 = 10 072,7 = 10 073 чел.-ч;
- примерная численность персонала (специалистов), исходя из значения
показателя полезного фонда рабочего времени одного сотрудника Ф =
пв
2006 ч - путем деления значения СЗВ на Ф :
п пв
СЗВ : Ф = 10 073 : 2006 = 5,021 = 5 специалистов.
п пв
Таким образом, содержание и структуру расчета численности образуют исходные данные и произведенные на их основе вычисления. Реквизитами документа являются:
- наименование вида документа (10);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- подпись (22);
- визы согласования (24);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
Оформление документа следует начать с отметки "Приложение N", предусмотренной правилами оформления реквизита "Отметка о наличии приложения" в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Указанная отметка оформляется от верхней границы текстового поля листа писчей бумаги строчными буквами с выравниванием от правой границы поля.
Прочие реквизиты расчета численности оформляются с соблюдением требований, изложенных в гл. 3.1 настоящего пособия.
Глава 3.3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА ПРЕДПРИЯТИЯ
Как правило, служба персонала предприятия включает несколько структурных подразделений, выполняющих в тесном взаимодействии друг с другом самостоятельные функции и задачи управления персоналом. В связи с этим возникает необходимость в подготовке документов, определяющих организационную структуру службы, а также численный состав каждого из ее подразделений. Указанные документы - организационная структура и численный состав - прилагаются к служебной записке с обоснованием необходимости создания службы персонала предприятия. С учетом их сходного функционального назначения представляется правомерным рассмотреть особенности подготовки указанных документов в рамках одной главы.
Организационная структура <1> - это документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений службы персонала предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой.
--------------------------------
<1> От лат. structura - строение, расположение, порядок.
Содержание организационной структуры образуют схема организации службы персонала предприятия и пояснительный текст к ней. Структуру документа образуют абзацы пояснительного текста. Реквизитами организационной структуры являются:
- наименование вида документа (10);
- заголовок к тексту (18);
- текст документа (20);
- подпись (22);
- визы согласования (24);
- отметка об исполнителе (27);
- идентификатор электронной копии документа (30).
Перечисленные реквизиты, а также отметка "Приложение N" оформляются с соблюдением требований, изложенных в гл. 3.1 настоящего пособия.
В качестве самостоятельного элемента документа следует рассматривать схему организационной структуры. Схема включает заголовок, графическое изображение условных обозначений структурных подразделений и связей между ними, а также легенду (расшифровку условных обозначений).
Численный состав - это документ, устанавливающий количество и квалификацию работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) структурных подразделений службы персонала предприятия.
Содержание численного состава в соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов представляется в виде таблицы, имеющей следующие графы (см. рис. 3.3):
- номер по порядку;
- наименование и код (условное обозначение) структурного подразделения, наименование должности работника структурного подразделения;
- квалификационная категория (руководитель, специалист, технический исполнитель);
- численность работников соответствующей квалификационной категории структурного подразделения.
Пример представления численного состава структурных
подразделений службы персонала предприятия в виде таблицы
| N п/п | Наименование и код подразделения, наименование должности (квалификации) | Категория работника | Численность, чел. |
| АДМИНИСТРАЦИЯ СЛУЖБЫ (СП-10) | |||
| 1 | Начальник службы | Руководитель | 1 |
| 2 | Секретарь-референт | Специалист | 1 |
| 3 | Инспектор по контролю исполнения поручений | Специалист | 1 |
| ГРУППА РЕКРУТИНГА (СП-01) | |||
| 1 | Начальник группы - старший менеджер | Руководитель | 1 |
| ... | ... | ... | ... |
| ИТОГО: | ... | ||
