WWW.DISUS.RU

БЕСПЛАТНАЯ НАУЧНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

 

Pages:     || 2 | 3 |
-- [ Страница 1 ] --

Башкирский Экономико-юридический техникум

Л.Н.КИСЕЛЕВА

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебное пособие

(практикум по Microsoft Excel)

Часть 1

Уфа 2008

УДК 681.3 Печатается по решению

ББК 32.97 редакционно-издательского

К 44 совета БЭК



Киселёва Л.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности: (практикум по Microsoft Excel) Часть 1: Учебное пособие. – Уфа: БЭК, 2008. – 56 с.

Практикум разработан на основе Государственного образовательного стандарта и рабочих программ дисциплин, в которых предполагается изучение электронных таблиц для специальностей: 0602 «Менеджмент», 0603 «Финансы», 0604 «Банковское дело», 0201 «Правоведение», 0601 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)», 2202 «Автоматизированные системы обработки информации и управления», 2203 «Программное обеспечение вычислительной техники» для студентов очного и заочного отделений.

Комплекс упражнений, теоретический материал и контрольные работы позволяют студентам изучить основные возможности электронных таблиц и получить навыки в создании, заполнении, форматировании и использовании электронных таблиц для решения экономических и математических задач.

Рецензенты:

Р.Р.Жданов, канд. техн. наук, ст. преподаватель кафедры «Телекоммуникационные системы» Уфимского государственного авиационного технического университета;

Ю.В.Орлова, преподаватель Башкирского экономико-юридического техникума.









© Издательство «БЭК», 2008

Введение


Обрабатываемая информация часто представляется в виде таблиц. Часть ячеек таблицы содержит исходную или первичную информацию, а часть – производную. Производная информация является результатом различных арифметических или иных операций, совершаемых над первичными данными.

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.

Электронные таблицы ориентированы прежде всего на решение экономических задач. Однако имеющиеся в них инструментальные средства позволяют решать многие инженерные задачи, например, выполнять расчёты по формулам, строить графические зависимости и т. п.

Освоение работы электронных таблиц обеспечит вам возможность самостоятельно решать различные задачи, не используя языки программирования. Создавая электронную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции разработчика алгоритма, программиста и конечного пользователя. Это обеспечивает высокую эффективность эксплуатации программ, так как в них оперативно могут вноситься любые изменения, связанные с изменением алгоритма, перекомпоновкой таблицы и т. п.

Раздел по изучению электронных таблиц входит в курс информационных технологий и информатики. Использовать электронные таблицы можно для решения задач в различных экономических дисциплинах, в курсах по численным и математическим методам.

Базовая идея электронных таблиц проста: значение ячейки с определённым адресом, например С17, является функцией значений других ячеек; при этом некоторые из этих значений сами могут быть функциями, а некоторые – исходными данными (константами). Однако, чтобы использовать электронные таблицы, созданные в Microsoft Excel, необходимо изучить множество операций, которые требуют определённых интеллектуальных усилий.

Настоящие методические указания предназначены для студентов всех специальностей БЭК, изучающих информационные технологии и информатику. Они могут быть также использованы при проведении практики по получению первичных профессиональных навыков студентами очной и заочной форм обучения.





Основы работы в Excel


Запуск Excel осуществляется различными способами:

  • щелкнуть на кнопку ПУСК Программы Microsoft Excel;
  • дважды щелкнуть на пиктограмме Microsoft Excel на рабочем столе (или в папке Microsoft Office, или непосредственно на панели задач);
  • можно открыть готовую таблицу и создать новый документ;
  • с помощью проводника.

Окно Excel состоит из следующих элементов:

1 – строка заголовка (шапка окна) с кнопками управления;

2 – строка меню;

3 – панель инструментов – Форматирование;

4 – панель инструментов – Стандартная;

5 – поле имени ячейки;

6 – строка ввода и редактирования (строка формул);

7 – названия столбцов;

8 – номера строк;

9 – лист электронной таблицы;

10 – строка состояния.

Вид может меняться в зависимости от настроек. При отсутствии какой-либо панели инструментов или строки формул необходимо выбрать пункт меню Вид Панели инструментов.

1. Основные понятия Excel


Рабочее поле электронной таблицы (ЭТ) состоит из строк и столбцов. Номера строк могут изменяться от 1 до 65536. Заголовки столбцов могут принимать значения в диапазоне от А до IV (буквы английского алфавита).

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейка является основным строительным блоком любого рабочего листа. Каждая ячейка может хранить и отображать информацию, имеет уникальные координаты, которые называются адресом ячейки, или ссылкой. Ячейка на пересечении столбца А и строки 1 имеет адрес А1. Выделенную ячейку называют активной, или текущей ячейкой. Выбрать ячейку можно при помощи указателя мыши или стрелок перемещения курсора, клавишей Таb.

Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек, он может состоять из одной или нескольких ячеек, строк или столбцов. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, В13:С19.

ЭТ имеет трехмерную структуру: она состоит из листов, как книга (всего листов 16). На экране виден только один лист – верхний. Переход на другой лист осуществляется щелчком мыши на ярлычках листов (над строкой состояния).

2. Выделение строк и столбцов

Выделение строк, столбцов осуществляется щелчком мыши на номере строки или названии столбца. При нажатии клавиши Ctrl можно выделить несколько столбцов (не отпуская кнопку мыши после щелчка, выделить столбцы или строки).

Для выделения блока надо щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не отпуская левую кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку. Для выделения блока с помощью клавиатуры необходимо, удерживая клавишу Shift, нажимать на соответствующие клавиши перемещения курсора.

Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо выделить первый блок и, удерживая клавишу Ctrl, выделить следующие блоки.

Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши на любой ячейке.

3. Типы данных


Существуют три типа данных, вводимых в ячейку: текст, число и формула.

Текст – это набор любых символов. Если длина текста больше ширины столбца и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст на экране будет «обрезан» (но при этом в памяти сохранен полностью).

Числа в ячейку можно вводить со знаком плюс или минус или без них. Если количество цифр введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставятся символы #### (но при этом число в памяти сохраняется). Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и больших чисел. Например, число 5010000000 будет записано как 5.01Е+09. Число 0,0000005 будет записано как 5Е-7. Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая.

В виде формулы может быть записано арифметическое выражение. Формула должна начинаться со знака = и содержать операторы, имена функций, числа, адреса ячеек, соединенные знаками арифметических операций. Числа и формулы интерпретируются как текст, если первым символом является пробел или апостроф. После ввода формулы в ячейке выводится число - результат расчета, а саму ее можно увидеть в строке формул.

Если в формуле необходимо использовать адрес ячейки, то чтобы не писать адрес вручную в режиме английского языка, достаточно просто щелкнуть на ячейке и адрес вставляется в формулу (при этом не учитывается алфавит).

Для просмотра формул во всех ячейках одновременно необходимо выполнить команду меню Сервис Параметры Вид Формулы.

Для редактирования содержимого ячейки можно дважды щелкнуть в ячейке, либо выделить ее и нажать на клавишу F2, либо щелкнуть на строке формул. Завершается ввод данных клавишей Enter.

4. Копирование, перемещение содержимого ячеек


Копировать (перемещать) содержимое ячейки можно через буфер, нажав кнопку Копировать (Вырезать) на стандартной панели инструментов. Затем поместить курсор в нужную ячейку и нажать Вставить.

Excel позволяет также перемещать, используя приемы перетаскивания (Drag&Drop). Для этого установите указатель на границу активной ячейки (курсор примет вид стрелки), щелкните левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, перенесите указатель на новое место, затем отпустите кнопку мыши. Для копирования необходимо одновременно удерживать клавишу Ctrl.

Excel позволяет копировать ячейку с помощью маркера автозаполнения.

Если поставить курсор на ячейку с формулой, подвести указатель мыши к маркеру (указатель превратится в +), нажать кнопку мыши и перемещать на другие ячейки, то произойдет копирование формулы.

Введите в ячейку январь и выполните автозаполнение на несколько ячеек. Вы получите продолжение названий месяцев. Аналогично: если записать день недели (понедельник), то можно получить названия оставшихся дней недели.

Примечание: если отсутствует маркер автозаполнения, то установите флажок Разрешить перетаскивание ячеек в пункте меню СервисПараметры – вкладка Правка.

Ширина столбца и высота строки изменяется с помощью мыши следующим образом: установить указатель мыши на границу названия столбца (номера строки) и, не отпуская кнопку, перемещать мышь, затем отпустить кнопку.

Упражнения


Упражнение 1. Введение основных понятий, связанных с работой электронных таблиц Excel.

  1. Запустите программу Microsoft Excel: нажмите кнопку Пуск – выберите пункт меню Программы, а потом пункт Microsoft Excel.

Внимательно рассмотрите окно программы Microsoft Excel.

Рабочая область представляет из себя размеченную таблицу, состоящую из ячеек одинакового размера. Одна из ячеек явно выделена (обрамлена черной рамкой). Как выделить другую ячейку? Достаточно щелкнуть по ней мышью, причем указатель мыши в это время должен иметь вид светлого креста.

Попробуйте выделить различные ячейки таблицы. Для перемещения по таблице воспользуйтесь полосами прокрутки.

  1. Для того, чтобы ввести текст в одну из ячеек таблицы, необходимо ее выделить и сразу же набрать текст на клавиатуре.

Основным отличием работы электронных таблиц от текстового процессора является то, что после ввода данных в ячейку, их необходимо зафиксировать, т. е. дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

  • нажать клавишу Enter;
  • щелкнуть мышью по другой ячейке;
  • воспользоваться кнопками управления курсором на клавиатуре (перейти к другой ячейке).

Чтобы выровнить текст в ячейках, выделите их и воспользуйтесь кнопками выравнивания абзацев на панели Форматирование.

  1. Вы уже заметили, что таблица состоит из столбцов и строк, причем у каждого из столбцов есть свой заголовок (А, В, С...) и все строки пронумерованы (1, 2, 3...). Для того, чтобы выделить столбец целиком, достаточно щелкнуть мышью по его заголовку, чтобы выделить строку целиком, нужно щелкнуть мышью по ее заголовку.
  2. Выделите ту ячейку таблицы, которая находится в столбце С и строке 4. Обратите внимание на то, что в Поле имени, расположенном выше заголовка столбца А, появился адрес выделенной ячейки С4. Выделите другую ячейку, и вы увидите, что в Поле имени адрес изменился.

Выделите ячейку D5; F2; А16.

  1. Если выделить ячейку таблицы, содержащую некоторые данные и ввести новые данные с клавиатуры, в ячейке таблицы окажется последняя информация.

Как же дополнить содержимое ячейки таблицы (отредактировать), не набирая заново все данные? Выделив ячейку, содержащую часть суток, вы увидите, что ее содержимое дублируется в Строке формул, расположенной выше заголовков столбцов. Именно в Строку формул можно щелчком мыши установить традиционный текстовый курсор, внести все требуемые изменения и затем зафиксировать окончательный вариант данных.

Можно добиться желаемого результата и другим способом. Двойным щелчком мыши по ячейке вы попадаете в режим редактирования ячейки и получаете текстовый курсор прямо в ней. Остается только внести изменения и зафиксировать данные.

Запись может выйти за пределы своей ячейки и занять часть соседней, когда соседняя ячейка пуста.

Если видна только та часть ваших данных, которая помещается в ячейке, то для просмотра всей записи используйте Строку формул. Именно в ней можно увидеть все содержимое выделенной ячейки.

  1. Как увеличить ширину столбца?

Для этого подведите указатель мыши к правой границе заголовка столбца, «поймайте» момент, когда указатель мыши примет вид черной двойной стрелки, и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите границу столбца вправо. Столбец расширился. Аналогично можно сужать столбцы и изменять высоту строки.

  1. Часто бывает нужно выделить не одну ячейку и не целый столбец, а блок ячеек (несколько ячеек, расположенных рядом). Для этого нужно установить указатель мыши в крайней ячейке выделения и, при нажатой левой клавише, переместить мышь к противоположному краю выделения.

Выделенный блок «охвачен» рамкой, все ячейки, кроме той, с которой начали выделение, окрашены в черный цвет. Обратите внимание, что в процессе выделения в Поле имени регистрируется количество строк и столбцов, попадающих в выделение. В тот же момент, когда вы отпустили левую клавишу, в Поле имени высвечивается адрес активной ячейки, ячейки, с ко­торой начали выделение цветом.

Для выделения всей таблицы используйте «пустую» угловую кнопку, расположенную над заголовком первой строки.

Выделите таблицу целиком. Снимите выделение, щелкнув мышью по любой ячейке.

  1. Каким образом удалить содержимое ячейки? Для этого достаточно выделить ячейку (или блок ячеек) и нажать клавишу Delete или воспользоваться командой горизонтального меню Правка Очистить.

Упражнение 2. Применение основных приемов работы с электронными таблицами: ввод данных в ячейку. Форматирование шрифта. Изменение ширины столбца. Автозаполнение, ввод формулы, обрамление таблицы, выравнивание текста по центру выделения, набор нижних индексов.

Составим таблицу, вычисляющую n-й член и сумму арифметической прогрессии.

Для начала напомним формулу n-го члена арифметической прогрессии:

an=ai+d(n-l)

и формулу суммы n первых членов арифметической прогрессии:

Sn=(a1+an)*n/2,

где a1 – первый член прогрессии, а d – разность арифметической прогрессии.

На рисунке представлена таблица для вычисления n-го члена и суммы арифметической прогрессии, первый член которой равен -2, а разность равна 0,725.

Перед выполнением упражнения придумайте свою арифметическую прогрессию, т. е. задайте собственные первый член прогрессии и разность.

Вычисление n-го члена и суммы арифметической прогрессии
d n аn Sn
0,725 1 -2 -2
0,725 2 -1,275 -3,275
0,725 3 -0,55 -3,825
0,725 4 0,175 -3,65
0,725 5 0,9 -2,75
0,725 6 1,625 -1,125
0,725 7 2,35 1,225
0,725 8 3,075 4,3
0,725 9 3,8 8,1
0,725 10 4,525 12,625


Упражнение можно выполнить в несколько этапов.

  • Выделите ячейку А1 и введите в нее заголовок таблицы «Вычисление
    n-го члена и суммы арифметической прогрессии». Заголовок будет размещен в одну строчку и займет несколько ячеек правее А1.
  • Сформатируйте строку заголовков таблицы. В ячейку A3 введите «d», в ячейку В3 – «n», в С3 – «an», в D3 – «Sn».

Для набора нижних индексов воспользуйтесь командой Формат - Ячейки..., выберите вкладку Шрифт и активизируйте переключатель Подстрочный в группе переключателей Эффекты.

Выделите заполненные четыре ячейки и при помощи соответствующих кнопок панели инструментов увеличьте размер шрифта на 1 пункт, выровняйте по центру и примените полужирный стиль начертания символов.

Строка-заголовок вашей таблицы оформлена. Можете приступить к заполнению таблицы.

  • В ячейку А4 введите величину разности арифметической прогрессии
    (в нашем примере это 0,725).
  • Далее нужно заполнить ряд нижних ячеек таким же числом. Выделите ячейку А4, в которой размещена разность арифметической прогрессии. Выделенная ячейка окаймлена рамкой, в правом нижнем углу которой есть маленький черный квадрат – маркер заполнения.

Если подвести указатель мыши к маркеру заполнения, и в тот момент, когда указатель мыши принимает форму черного крестика, протянуть маркер заполнения на несколько ячеек вниз, то весь ряд выделенных ячеек заполнится данными, расположенными в первой ячейке.

Заполните таким образом значением разности арифметической прогрессии еще девять ячеек ниже ячейки А4.

  • В следующем столбце размещена последовательность чисел от 1 до 10.

И опять нам поможет заполнить ряд маркер заполнения.

Введите в ячейку В4 число 1, в ячейку В5 число 2, выделите обе эти ячейки и, ухватившись за маркер заполнения, протяните его вниз.

Отличие от заполнения одинаковыми данными заключается в том, что выделив две ячейки, вы указали принцип, по которому следует заполнить оставшиеся ячейки. Маркер заполнения можно «протаскивать» не только вниз, но и вверх, влево или вправо, в этих же направлениях распространится и заполнение. Элементом заполнения могут быть не только формула или число, но и текст.

Можно ввести в ячейку «январь» и заполнив ряд дальше вправо получить «февраль», «март», а «протянув» маркер заполнения от ячейки «январь» влево, то соответственно получить «декабрь», «ноябрь» и т. д. Попробуйте.

Самое главное, прежде, чем распространять выделение, нужно выделить именно ту ячейку (или те ячейки), по которой форматируется заполнение.

  • В третьем столбце размещаются n-е члены прогрессии. Введите в ячейку С4 значение первого члена арифметической прогрессии.

В ячейку С5 нужно поместить формулу для вычисления n-го члена прогрессии, которая заключается в том, что каждая ячейка столбца отличается от предыдущей прибавлением разности арифметической прогрессии.

Для того чтобы ввести формулу, необходимо выделить ячейку, в которую хотите поместить формулу, набрать знак равенства и затем набрать саму формулу со ссылками на соответствующие ячейки таблицы (не забудьте, что заголовки столбцов определяются латинскими буквами и русские «А», «С», «В» хоть и похожи на такие же буквы латинского алфавита, они не являются равноценной заменой).

Выделите ячейку С5 и наберите в ней формулу =С4+А4 (не забудьте перейти на латиницу, а вместо ссылки на ячейку А4 можно ввести конкретное значение разности вашей арифметической прогрессии).

Можно и не набирать с клавиатуры адрес той ячейки, на которую делается ссылка. Набрав знак равенства, щелкните мышью по ячейке С4 и в строке формул появится ее адрес, затем продолжите набор формулы. В этом случае вам не нужно переключаться на латиницу.

Полностью введя формулу, зафиксируйте ее нажатием {Enter}, в ячейке окажется результат вычисления по формуле, а в Строке формул сама формула.

Вот проявилась и еще одна функция Строки формул: если в ячейке вы увидите результат вычислений по формуле, то саму формулу можно просмотреть в Строке формул, выделив соответствующую ячейку.

Если вы неправильно набрали формулу, исправить ее можно в Строке формул, предварительно выделив ячейку.

  • Выделите ячейку С5 и, аналогично заполнению ячеек разностью прогрессии, заполните формулой, «протащив» маркер заполнения вниз, ряд ячеек, расположенных ниже С5.

Выделите ячейку С8 и посмотрите в Строке формул, как выглядит формула. Вы увидите, что она приняла вид =С7+А7. Заметно, что ссылки в формуле изменились относительно смещению самой формулы.

  • Аналогично введите в ячейку D4 формулу =(-2+С4)*B4/2 для подсчета суммы n первых членов арифметической прогрессии, где вместо -2 должен быть первый член вашей арифметической прогрессии.
  • Выделите ячейку D4 и заполните формулами нижние ячейки, протащив вниз маркер заполнения.
  • Теперь данными заполнены все ячейки, остается их только оформить.

Все столбцы одинаковой ширины, хотя и содержат информацию разного объема. Можно вручную (используя мышь) изменить ширину отдельных столбцов, а можно автоматически подогнать ширину.

Выделите все ячейки таблицы, содержащие данные (не столбцы целиком, а только блок заполненных ячеек без заголовка «Вычисление n-го члена и суммы арифметической прогрессии» и выполните команду Формат Столбец Подгон ширины.

  • Пришла пора заняться заголовком таблицы «Вычисление n-го члена и суммы арифметической прогрессии».

Выделите ячейку А1 и примените полужирное начертание символов к содержимому ячейки. Заголовок довольно не эстетично «вылезает» вправо за пределы нашей маленькой таблички.

Выделите четыре ячейки от А1 до D1 и выполните команду ФорматЯчейки..., выберите вкладку Выравнивание и установите переключатели в положение «Центрировать по выделению» (Горизонтальное выравнивание) и «Переносить по словам». Это позволит расположить заголовок в несколько строчек и по центру выделенного блока ячеек.

  • Таблицу почти привели к виду образца. Если в этот момент выполнить просмотр Файл Просмотр, то окажется, что остается выполнить обрамление таблицы.

Для этого выделите таблицу (без заголовка) и выполните команду ФорматЯчейки..., выберите вкладку Граница, определите стиль линии и активизируйте переключатели Сверху, Снизу, Слева, Справа. Данная процедура распространяется на каждую из ячеек.

Затем выделите блок ячеек, относящихся к заголовку: от А1 до D2 и, проделав те же операции, установите переключатель Внешние границы. В этом случае получается рамка вокруг всех выделенных ячеек, а не каждой.

Упражнение 3. Подготовьте таблицу для расчета ваших еженедельных трат на поездки в городском транспорте. (Заголовки – по строкам дни недели, а по столбцам виды транспорта.)

В соответствующие ячейки таблицы вы будете вводить число поездок на каждом виде транспорта в определенный день недели. В отдельную ячейку стоимость одной поездки на текущий момент. Для подсчета итогового результата примените формулу, отражающую произведение суммы общего числа поездок и стоимости одной поездки.

Для составления общей суммы используйте кнопку и выделение соответствующих ячеек таблицы. Примерный вид формулы:

=СУММ (В2:Н5) *D6 (двоеточие между адресами ячеек определяет интервал: все ячейки от В2 до Н5).

Для обрамления выделите сначала таблицу без последней строки и установите рамки, затем ячейки, имеющие отдельные рамки.

Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье
Метро
Автобус
Троллейбус
Трамвай
Стоимость одной поездки Всего за неделю

Упражнение 4. Закрепление основных навыков работы с электронными таблицами, знакомство с понятиями: сортировка данных, типы выравнивания текста в ячейке, формат числа.

Упражнение заключается в создании и заполнении бланка товарного счета.

Грузоотправитель и адрес

Грузополучатель и адрес

К Реестру № Дата получения «___» ________2007 г.

СЧЕТ № 123 от 13.10.07

Поставщик Торговый Дом Пресненский

Адрес 123456, Москва, Рочдельская ул., 4

Р/счет № 456789 в АВС-банке, МФО 987654

Наименование Ед. изм. Кол-во Цена Сумма
ИТОГО

Руководитель предприятия Чижов Е.Ю.

Главный бухгалтер Стасова А.И.

Выполнение упражнения лучше всего разбить на три этапа:

1-й этап – создание таблицы.

Основная задача – уместить таблицу по ширине листа. Для этого:

  • предварительно установите поля, размер и ориентацию бумаги ФайлПараметры страницы...;
  • выполнив команду Сервис Параметры..., в группе переключателей Параметры окна активизируйте переключатель Авторазбиение на страницы.

В результате вы получите в виде вертикальной пунктирной линии правую границу полосы набора (если ее не видно, переместитесь при помощи горизонтальной полосы прокрутки вправо) и нижнюю границу полосы набора (для того чтобы ее увидеть, переместитесь при помощи вертикальной полосы прокрутки вниз).

Авторазбиение на страницы позволяет уже в процессе набора данных и форматирования таблицы следить за тем, какие столбцы помещаются на странице, а какие нет.

  • Создайте таблицу по предлагаемому образцу с таким же числом строк и столбцов.
  • Выровняйте и сформатируйте шрифт в ячейках-заголовках, подберите ширину столбцов, изменяя ее при помощи мыши.
  • Введите нумерацию в первом столбце таблицы, воспользовавшись помощью маркера заполнения.
  • «Разлинуйте» таблицу, используя линии различной толщины. Обратите внимание на то, что в последней строке пять соседних ячеек не имеют внутреннего обрамления.

Проще всего добиться этого следующим путем:

  • выделить всю таблицу и установить рамку Внешние границы жирной линией;
  • затем выделить все строки, кроме последней, и установить рамку тонкой линией «Справа», «Слева», «Сверху», «Снизу»;
  • после этого выделить отдельно самую правую ячейку нижней строки и установить для нее рамку «Слева» тонкой линией;
  • останется выделить первую строку таблицы и установить для нее рамку «Снизу» жирной линией.

Хотя можно действовать и наоборот. Сначала «разлиновать» всю таблицу, а затем снять лишние линии обрамления.

  • На этом этапе желательно выполнить команду Файл Просмотр, чтобы убедиться, что таблица целиком вмещается на листе по ширине и все линии обрамления на нужном месте.

2-й этап – заполнение таблицы, сортировка данных и использование различных форматов числа.

  • Заполните столбцы «Наименование», «Кол-во» и «Цена» по своему усмотрению.
  • Установите денежный формат числа в тех ячейках, в которых будут размещены суммы и установите требуемое число десятичных знаков, если они вообще нужны.

В нашем случае это пустые ячейки столбцов «Цена» и «Сумма». Их нужно выделить и выполнить команду Формат Ячейки..., выбрать вкладку Число и выбрать категорию Денежный. Это даст вам разделение на тысячи, чтобы удобнее было ориентироваться в крупных суммах.

  • Введите формулу для подсчета суммы, которая заключается в умножении цены на количество, и заполните формулой ряд ячеек вниз.
  • Введите формулу в ячейку для итоговой суммы. Для этого выделите ячейку, в которую нужно поместить результат, нажмите кнопку панели инструментов и выделите блок тех ячеек, которые нужно сложить.
  • Попробуйте изменить данные в отдельных ячейках и проследите, как изменится результат вычислений.
  • Отсортируйте записи по алфавиту.

Для этого выделите все строки таблицы, кроме первой (заголовка) и последней («Итого»), можно не выделять и нумерацию.

Выполните команду Данные Сортировка..., выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные (в нашем случае это столбец В, так как именно он содержит перечень товаров, подлежащих сортировке), и установите переключатель в положение «По возрастанию».

3-й этап

  • Для оформления счета вставьте дополнительные строки перед таблицей.

Для этого выделите несколько первых строк таблицы и выполните команду Вставка Строки. Вставится столько же строк, сколько вы выделили.

  • Наберите необходимый текст до и после таблицы. Следите за выравниванием.

Обратите внимание, что текст «Дата получения «___»______2007 г.» и фамилии руководителей предприятия внесены в тот же столбец, в котором находится столбик таблицы «Сумма» (самый правый столбец нашей таблички), только применено выравнивание вправо.

  • Текст «СЧЕТ №» внесен в ячейку самого левого столбца, и применено выравнивание по центру выделения (предварительно выделены ячейки одной строки по всей ширине таблицы счета). Применена рамка для этих ячеек сверху и снизу.
  • Вся остальная текстовая информация до и после таблицы внесена в самый левый столбец, выравнивание влево.

Упражнение 5. Введение понятия «абсолютная ссылка», установка точного значения ширины столбца при помощи команд горизонтального меню. Вставка функции при помощи мастера функций.

Новое понятие «абсолютная ссылка» можно рассмотреть на конкретном примере. Подготовим традиционную таблицу квадратов двузначных чисел, так хорошо знакомую каждому из курса алгебры.

ТАБЛИЦА КВАДРАТОВ
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 100 121 144 169 196 225 256 289 324 361
2 400 441 484 529 576 625 676 729 784 841
3 900 961 1024 1089 1156 1225 1296 1369 1444 1521
4 1600 1681 1764 1849 1936 2025 2116 2209 2304 2401
5 2500 2601 2704 2809 2916 3025 3136 3249 3364 3481
6 3600 3721 3844 3936 4096 4225 4356 4489 4624 4761
7 4900 5041 5184 5329 5476 5625 5756 5929 6084 6241
8 6400 6561 6724 6889 7056 7225 7396 7569 7744 7921
9 8100 8281 8464 8649 8836 9025 9216 9409 9604 9801
  • В ячейку A3 введите число 1, в ячейку А4 – число 2, выделите обе ячейки и протащите маркер выделения вниз, чтобы заполнить столбец числами от 1 до 9.
  • Аналогично заполните ячейки В2 – К2 числами от 0 до 9.
  • Когда вы заполнили строчку числами от 0 до 9, то все необходимые вам для работы ячейки одновременно не видны на экране. Давайте сузим их, но так, чтобы все столбцы имели одинаковую ширину (чего нельзя добиться, изменяя ширину столбцов мышкой).

Для этого выделите столбцы от А до К и выполните команду Формат Столбец Ширина..., в поле ввода Ширина столбца введите значение, например, 5.

  • Разумеется, каждому понятно, что в ячейку В3 нужно поместить формулу, которая возводит в квадрат число, составленное из десятков, указанных в столбце А и единиц, соответствующих значению, размещенному в строке 2. Таким образом, само число, которое должно возводиться в квадрат в ячейке В3 можно задать формулой =А3*10+В2 (число десятков, умноженное на десять плюс число единиц). Остается возвести это число в квадрат.
  • Попробуем воспользоваться Мастером функций.

Для этого выделите ячейку, в которой должен разместиться результат вычислений (В3), и выполните команду Вставка Функция...

Среди предложенных категорий функций выберите «Математические», имя функции: «Степень», нажмите кнопку Шаг.

В следующем диалоговом окне введите число (основание степени) – А3*10+В2 и показатель степени – 2. Так же, как и при наборе формулы непосредственно в ячейке электронной таблицы, нет необходимости вводить адрес каждой ячейки, на которую ссылается формула, с клавиатуры. Работая с Мастером функций, достаточно указать мышью на соответствующую ячейку электронной таблицы и ее адрес появится в поле ввода «Число» диалогового окна. Вам останется ввести только арифметические знаки (*, +) и число 10.

Если диалоговое окно загораживает нужные ячейки электронной таблицы, переместите его в сторону, «схватив» мышью за заголовок. В этом же диалоговом окне можно увидеть значение самого числа (10) и результат вычисления степени (100).

Остается только нажать кнопку Закончить.

В ячейке В3 появился результат вычислений.

  • Хотелось бы распространить эту формулу и на остальные ячейки таблицы. Выделите ячейку В3 и заполните диапазон, протянув маркер выделения вправо, на соседние ячейки.

Почему результат не оправдал наших ожиданий? В ячейке С3 не видно числа, т. к. оно не помещается целиком в ячейку.

Расширьте мышью столбец С. Число появилось на экране, но оно явно не соответствует квадрату числа 11.

Почему? Дело в том, что когда мы распространили формулу вправо, Excel автоматически изменил с учетом нашего смещения адреса ячеек, на которые ссылается формула, и в ячейке С3 возводится в квадрат не число 11, а число, вычисленное по формуле = В3*10+С2.

Во всех предыдущих упражнениях нас вполне устраивали относительные ссылки на ячейки таблицы (при перемещении формулы по такому же закону смещаются и ссылки), однако здесь возникла необходимость зафиксировать определенные ссылки, т. е. указать, что число десятков можно брать только из столбца А, а число единиц только из строки 2 (для того, чтобы формулу можно было распространить вниз). В этом случае применяют абсолютные ссылки.

Для фиксирования любой позиции адреса ячейки перед ней ставят знак $.

Таким образом, верните ширину столбца С в исходное положение и выполните следующие действия.

  • Выделите ячейку В3 и, установив текстовый курсор в Строку формул, исправьте имеющуюся формулу =СТЕПЕНЬ(А3*10+В2;2) на правильную =СТЕПЕНЬ($А3*10+В$2;2).
  • Теперь, воспользовавшись услугами маркера заполнения, можно заполнить этой формулой все свободные ячейки таблицы (сначала протянуть маркер заполнения вправо, затем, не снимая выделения с полученного блока ячеек, вниз).
  • Осталось оформить таблицу: ввести в ячейку А1 заголовок, сформатировать его и отцентрировать по выделению, выполнить обрамление таблицы и заполнение фоном отдельных ячеек.

Упражнение 6. Составьте таблицу умножения чисел от 1 до 9

Для заполнения последовательности чисел от 0 до 9 введите первые два числа (0 и 1), выделите обе ячейки, содержащие эти числа, и протяните маркер заполнения в нужном направлении. Введите в одну из ячеек таблицы формулу, используя абсолютную ссылку. Распространите эту формулу на всю таблицу. Обратите внимание на оформление таблицы: обрамление и фон (Формат Ячейки..., вкладка Вид).

Закончив создавать и оформлять таблицу, выделите последнюю заполненную строку таблицы и протяните маркер заполнения вниз – таблица умножения продолжилась для последующих чисел. Выполните то же самое для последнего заполненного столбца. Таким образом, можно получить таблицу умножения и для больших чисел.


ТАБЛИЦА УМНОЖЕНИЯ

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
2 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
3 0 3 6 9 12 15 18 21 24 27
4 0 4 8 12 16 20 24 28 32 36
5 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
6 0 6 12 18 24 30 36 42 48 54
7 0 7 14 21 28 35 42 49 56 63
8 0 8 16 24 32 40 48 56 64 72
9 0 9 18 27 36 45 54 63 72 81


Упражнение 7. Подготовьте таблицу, с помощью которой вам достаточно будет ввести последние показания счетчика, a Excel рассчитает расход электроэнергии и сумму оплаты.

Стоимость электроэнергии 1,26 руб./кВт ч

Месяц Дата Показания счетчика Расход кВт ч Сумма

26.12.06 3750
Январь 30.01.07 3840
Февраль 25.02.07 3960
Март 23.03.07 4070
Апрель 24.04.07 4185
Май 30.05.07 4200
Июнь 28.06.07 4290
Июль 29.07.07 4400
Август 28.08.07 4535
Сентябрь 27.09.07 4680
Октябрь 28.10.07 4790
Ноябрь 29.11.07 4895
Декабрь 26.12.07 5000

Для заполнения столбца названиями месяцев года, введите первый месяц и, выделив ячейку, протяните маркер заполнения вниз. В столбцы «Расход кВт ч» и «Сумма» введите формулы (для формулы столбца «Сумма» не забудьте абсолютные ссылки).

К некоторым заголовкам столбцов примените возможность «Переносить по словам», все заголовки центрируйте по горизонтали и вертикали.

Упражнение 8. Введение понятия «имя ячейки»

Представьте, что вы имеете собственную фирму по продаже какой-либо продукции и вам ежедневно приходится распечатывать прайс-лист с ценами на товары в зависимости от курса доллара.

  • Подготовьте таблицу, состоящую из столбцов:

«Наименование товара», «Эквивалент $ US», «Цена в р.». Заполните все столбцы, кроме «Цена в р.». Столбец «Наименование товара» заполните текстовыми данными (перечень товаров по вашему усмотрению), а столбец «Эквивалент $ US» числами (цены в долл.).

  • Понятно, что в столбце «Цена в р.» должна разместиться формула: «Эквивалент $ US*Kypc доллара».

Почему неудобно в этой формуле умножать на конкретное значение курса? Да потому, что при каждом изменении курса, вам придется менять свою формулу в каждой ячейке.

Проще отвести под значение курса доллара отдельную ячейку, на которую и ссылаться в формуле. Ясно, что ссылка должна быть абсолютной, т. е. значение курса доллара можно брать только из этой конкретной ячейки с зафиксированным адресом.

Как задавать абсолютные ссылки, мы рассмотрели выше, однако существует еще один удобный способ: ссылаться не на адрес ячейки, а на имя, которое можно присвоить ячейке.

  • Выделите ячейку, в которую будет вводиться курс доллара (выше таблицы), введите в нее значение курса доллара на сегодняшний день и выполните команду Вставка Имя Присвоить....

В появившемся диалоговом окне вам остается только ввести имя ячейки (ее точный адрес уже приведен в поле ввода «Ссылается на») и нажать кнопку ОК. Обратите внимание на то, что в Поле имени вместо адреса ячейки теперь размещено ее имя.

  • В ячейку, расположенную левее ячейки «Курс_доллара», можно ввести текст «Курс доллара».
  • Теперь остается ввести формулу для подсчета цены в рублях.

Для этого выделите самую верхнюю пустую ячейку столбца «Цена в рублях» и введите формулу следующим образом: введите знак «=», затем щелкните мышью по ячейке, расположенной левее (в которой размещена цена в долл.), после этого введите так «*» и в раскрывающемся списке Поля имени выберите мышью имя ячейки «Курс_доллара». Формула должна выглядеть приблизительно так: =В7*Курс_доллара.

  • Заполните формулу вниз, воспользовавшись услугами маркера заполнения.
  • Выделите соответствующие ячейки и примените к ним денежный формат числа.
  • Оформите заголовок таблицы: выровняйте по центру, примените полужирный стиль начертания шрифта, расширьте строку и примените вертикальное выравнивание по центру, воспользовавшись командой Формат Ячейки..., выберите вкладку Выравнивание и в группе выбора Вертикальное выберите По центру. В этом же диалоговом окне активизируйте переключатель Переносить по словам на случай, если какой-то заголовок не поместится в одну строчку.
  • Измените ширину столбцов.
  • Выделите таблицу и задайте для нее обрамление.
  • Вам необходимо проставлять дату выпуска прайс-листа. Можно дать команду программе ежедневно автоматически изменять текущую дату. Для этого:
  • Выделите ячейку выше таблицы (в случае необходимости вставьте дополнительные строки перед таблицей Вставка Строка;
  • Выполните команду Вставка Функция...
  • Выберите Категорию функции – «Дата и время» среди Имен функции остановитесь на «Сегодня» и через два шага вы получите в выделенной ячейке текущую дату, которая будет изменяться ежедневно.
  • В оформительских целях можно разместить в этом документе рисунок, характеризующий направление торговли.

Для этого необходимо выполнить действия, полностью совпадающие с такими же в редакторе Word.

В меню Вставка выберите команду Рисунок..., найдите каталог Clipart и выберите подходящий рисунок.

Рисунок, вставленный в Excel можно перемещать мышью по документу, а также изменять традиционным способом его ширину и высоту.

Если хотите убрать рамку вокруг рисунка, то воспользуйтесь командой Формат-Объект.... На вкладке Вид можно отменить рамку (рисунок предварительно должен быть выделен).

А можно вставить не рисунок, а логотип (фирменный знак) предприятия, воспользовавшись для этого возможностями WordArt (аналогично тому, как делали это в редакторе Word).

  • В заключение можно отсортировать товары по алфавиту (выполните самостоятельно).
Курс доллара 25,7р.
Наименование товара Эквивалент $US Цена в р.
39
35
60
42
65
20
65
82

Упражнение 9. Построение диаграмм

В первом столбце таблиц дан список товаров, а во втором и в третьем приведены цены на эти товары за 1994 и 1997 год соответственно. По приведенным данным требуется вычислить индекс цен и построить диаграммы.

Индекс цен служит для измерения инфляции. Для вычисления индекса цен берут соотношения между совокупной ценой товаров и услуг определенного набора товаров для временного периода и совокупной ценой идентичной или сходной группы товаров и услуг в базовом периоде. Выражается индекс цен обычно в процентах:

Индекс цен в = Цена группы товаров в данном периоде 100 %

данном периоде, % Цена аналогичной группы товаров

в базовом периоде

В ячейку D2 введите формулу =C2/B2*100 и скопируйте её в оставшиеся ячейки.

Для подведения итогов воспользуйтесь кнопкой Автосумма на панели инструментов Стандартная.

Для построения диаграммы воспользуйтесь кнопкой Мастер диаграмм или командами меню Вставка Диаграмма. При построении диаграмм используется программа Microsoft Graph, с которой вы познакомились при изучении текстового процессора Microsoft Word.

Постройте диаграмму, сравнивающую цены за 1994 и 1997 годы (гистограмму или линейный график) и круговую диаграмму для индекса цен для одного из вариантов.

Товары Цены за 1994 год Цены за 1997 год Индекс цен
Хлеб 500 3000
Молоко 1500 4900
Масло 2800 5000
Картофель 1200 3400
Мука 1650 5600
Сумма


Упражнение 10. Введите названия любых пяти фирм и занесите произвольные значения курса акций по каждой фирме в течение 8 недель. Для каждой фирмы необходимо построить не менее трех различных типов диаграмм, показывающих зависимость величины курса акций от даты. Постройте составной график, отражающий динамику курса акций по всем фирмам.

  1. Введите в клетку А1 – «Дата», в клетки В1, С1, D1, Е1, F1 – названия любых фирм.
  2. Начиная со 2.11.07 один раз в неделю до конца года заносится в таблицу курс акций вышеприведенных фирм. Для этого в ячейку А5 заносим 2.11.07, затем выделим столбец А5 : А13. Выберем в меню Правка Заполнить, Прогрессия, расположение по столбцам, тип – Дата, единицы День. Величина приращения (шаг) – 7 дней. В поле Предельное значение – 31.12.07.
  3. Введем жирным шрифтом в А2 – «Высший курс», в А3 – «Низший курс», в А4 – «Средний курс».
Дата волна стрела агро кенгуру спорт
высший курс 37,7 78,5 560 97,2 24,5
низший курс 34,3 45,9 210 89,7 12,8
средний курс 35,54444 59,83333 418,5556 94,18889 21,93333
02.11.07 34,5 78,5 456,6 89,7 23,4
09.11.07 35,6 75,6 440 90,8 23,2
16.11.07 35,7 59,6 448,6 92,4 22,6
23.11.07 37,5 45,9 457,8 94,6 22,8
30.11.07 37,7 46,2 470 95,4 23,3
07.12.07 34,3 54,5 490 95,6 23,6
14.12.07 34,4 58,6 560 95,8 24,5
21.12.07 35 59,2 234 96,2 21,2
28.12.07 35,2 60,4 210 97,2 12,8


Pages:     || 2 | 3 |
 



<
 
2013 www.disus.ru - «Бесплатная научная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.